Dématérialisez vos bons d'intervention et créez des rapports efficacement pour vos clients

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 22 mars 2021, publié initialement en septembre 2018
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L’utilité du bon d’intervention n’est plus à prouver dans le cadre d’une bonne gestion des activités de vos techniciens sur le terrain.

Vous réalisez des interventions d’installation, de maintenance, de dépannage, d’assistance, ou de SAV ? Le rapport d’intervention, ou encore fiche d’intervention, contribue à l’efficacité de vos équipes.

En outre, vous voilà dans l’ère de la dématérialisation des supports de travail. Le bon d’intervention digital en fait partie, et il va vous changer la vie !

Pourquoi utiliser un bon d’intervention ?

Pour l’équipe intervenante :

  • avoir les détails de la mission en cours (client, coordonnées, lieu, date) et l’historique des précédentes en cas d’interventions multiples,
  • tenir un compte détaillé des heures travaillées,
  • être encadrée, avoir un support qui fait le lien entre la société intervenante et le client,
  • bénéficier d’une validation des travaux avec la signature du client.

Pour la société intervenante/le responsable de conduite d’activité :

  • conserver un historique des interventions et assurer le suivi des interventions,
  • communiquer le détail de l’intervention,
  • se protéger en cas de litige avec le client,
  • établir les documents commerciaux : facture, devis et estimations des travaux suivants,
  • calculer le temps de travail des équipes,
  • affirmer son statut d’expert en faisant des préconisations d’entretien, d’utilisation, et en anticipant la maintenance,
  • favoriser la relation de confiance avec le client,
  • encourager ses équipes à avoir le souci du détail, à travailler en transparence et loyauté, de façon autonome, mais avec supervision.

Pour le client :

  • conserver un historique des interventions reçues,
  • retrouver facilement les coordonnées de la société, pour la maintenance et le SAV,
  • être en confiance sur le professionnalisme de la société intervenante,
  • pouvoir ajouter des observations et un avis sur la qualité du travail,
  • mieux comprendre la facturation.

3 phases pour créer le parfait bon d’intervention

En amont de l’intervention

La personne chargée de la planification des interventions (le responsable de conduite d’activité) y reporte les informations du client et de la mission pour l’équipe intervenante.

Doivent figurer sur le bon d’intervention :

  • le lieu : le site exact de l’intervention,
  • les coordonnées du client,
  • le mode d’accès : digicode, accès sous-sol, etc.,
  • la date et le lieu du rendez-vous,
  • la description de l’intervention : mission, contraintes spécifiques,
  • le matériel : pièces détachées, etc.,
  • le type d’équipement ciblé sur le site,
  • les pièces jointes : plan du site, schémas,
  • l’historique client : interventions précédentes et résultats.

Pendant l’intervention

Le bon d’intervention sert au technicien ou au chef d’équipe pour renseigner :

  • les travaux effectivement réalisés,
  • le temps de travail,
  • les anomalies,
  • les pièces utilisées,
  • les préconisations pour la suite.

Le document est signé par le client qui valide ainsi l’intervention et ajoute éventuellement ses remarques.

Il faut donc :

  • indiquer les horaires effectifs de début et de fin,
  • renseigner le statut de l’intervention : en cours, à poursuivre, abandon,
  • prendre des photos illustrant les travaux réalisés et les joindre au rapport,
  • indiquer les pièces détachées utilisées, et celles qui ont manqué,
  • recueillir la signature du client.

👉 Nos conseils :

  • utilisez la signature électronique pour signer et faire signer vos bons d’interventions plus rapidement ;
  • faites figurer le prix qui sera facturé au client par la suite : la jurisprudence montre que c’est une bonne pratique !

Après l’intervention

Une fois la transmission du bon d’intervention faite à la société prestataire, le service comptabilité établit la facture et les fiches de paie des intervenants.

Les remarques des clients peuvent être reportées dans un logiciel CRM pour le suivi de la relation client, puis le rapport d’intervention est directement stocké dans le système informatique ou imprimé puis archivé dans un classeur.

Comment établir un bon d’intervention ? 4 solutions et leurs modes d’emploi

Les bons d’intervention « papier »

Les bons d’intervention peuvent s’acheter en papeterie sous forme de carnet avec feuilles doubles ou triples autocopiantes afin de laisser un exemplaire au client et d’en conserver un ou plusieurs pour la société prestataire.

Des spécialistes en papeterie et signalétique peuvent fournir aux entreprises des carnets de bons d’intervention personnalisés avec leur logo. Ils se complètent de façon manuscrite.

Avantages : c’est accessible pour ceux qui ne sont pas du tout à l’aise avec les outils informatiques et pour les toutes petites structures.

Inconvénients : 

  • des difficultés possibles à relire le technicien,
  • la saisie complète de la facture à faire,
  • le carnet doit passer de mains en mains pour être rempli au gré des interventions (risque de pertes et d’oublis),
  • l’espace limité pour mettre des notes,
  • l’archivage et la recherche d’anciens bons,
  • le coût : comptez environ 20 euros pour 50 bons non personnalisés.

Les fiches d’intervention PDF à télécharger

Des bons d’intervention sont accessibles en ligne gratuitement pour téléchargement.
Si vous ne voulez pas acheter de carnets de bons d’intervention, c’est une option.

Avantages : c’est gratuit, hors impression (papier et encre).

Inconvénients : 

  • des difficultés possibles à relire le technicien,
  • l’envoi d’une copie au client,
  • la saisie complète de la facture à faire,
  • l’espace limité pour mettre des notes,
  • l’archivage et la recherche d’anciens bons (à moins de les numériser).
Exemple de fiche d'intervention PDFExemple de fiche d’intervention PDF © Organilog

Les rapports d’intervention Excel

Il est possible de se servir d’Excel pour réaliser une fiche d’intervention, de maintenance par exemple, complétée et numérotée sur ordinateur.

Avantages : 

  • gratuit, si on ne compte pas l’impression et le coût de la licence,
  • la présence du logiciel sur tous les ordinateurs,
  • la lisibilité des informations saisies, 
  • la possibilité de créer des formules pour compléter des cellules automatiquement et pour générer la facture.

Inconvénients : 

  • la saisie post-intervention du tableau (forte marge d’erreurs et de retards),
  • la dimension peu collaborative (le tableau doit être partagé entre l’intervenant et le planificateur, qui doit idéalement lui permettre d’accéder à certaines cellules mais lui interdire l’accès à d’autres),
  • la nécessité d’une formation dans le cas d’une utilisation poussée des fonctionnalités d’Excel,
  • le recueil de la signature sur un support à part ou a posteriori,
  • l’export au format PDF puis l’archivage.

Les bons d’intervention dématérialisés grâce à un logiciel

Le bon d’intervention est accessible via une application sur tablette, smartphone ou ordinateur. Le responsable de conduite d’activité, les intervenants, le client, les services administratif et comptable y ont tous accès, en amont, pendant et après l’intervention.

Avantages :

  • l’outil est ultra collaboratif pour une meilleure communication sur et avec le terrain,
  • il évite les pertes et les oublis qu’occasionne le format papier ou Excel,
  • les informations sont lisibles, complètes, tracées et accessibles même sur le lieu d’intervention et mises à jour automatiquement,
  • certains champs sont préremplis pour faciliter le travail de reporting du technicien,
  • participe à optimiser les tournées des techniciens en gagnant du temps sur la collecte d’informations,
  • il favorise la fidélisation client : tout est tracé et transparent pour le client qui n’a pas de mauvaises surprises en recevant la facture, et vous dégagez une image moderne,
  • en interne, vous gagnez du temps sur la gestion des interventions : fin de la double saisie et des documents égarés, export des données facile pour la facturation et la paie.

Inconvénients : c’est payant. Mais les gains en temps, en productivité et en traçabilité compensent largement le coût d’un abonnement.

Certaines solutions de gestion d’interventions proposent des formules gratuites mais limitées en termes d’utilisateurs et de fonctionnalités.

Outils pour dématérialiser vos rapports et bons d’intervention

Voici des exemples de logiciels pour dématérialiser votre gestion des interventions.

Altagem

Dotée d’un connecteur ERP, l’application Altagem affiche une ligne chronologique en pied de page pour voir l’enchaînement des interventions au long de la journée ainsi que le temps passé sur chaque chantier. La formule de prix par équipier est intéressante.

Bob! Desk

Bob! Desk simplifie la réalisation de bons d’intervention, que vous soyez :

  • un prestataire technique : entreprise de maintenance, multitechnique, etc.,
  • un donneur d’ordre (retail, immobilier, bureaux, etc.) qui gère de multiples interventions sur votre site,
  • un artisan technicien.

Plus largement, la solution aide à planifier les interventions et à les gérer de A à Z, de l’attribution automatique de prestation au suivi de la facturation.

Kizeo forms

Kizeo forms : d’un simple « glisser-déposer », choisissez les options à ajouter à votre formulaire et saisissez vos données avec ou sans connexion internet. Vos rapports seront générés et envoyés automatiquement par e-mail. Le logiciel SaaS est entièrement paramétrable.

Organilog

Organilog est une solution de gestion des interventions qui peut évoluer vers un système d’information complet : ERP, GMAO, CRM, field force management, ticket, analyse d’activité, suivi de chantier, etc. Le prix de ses abonnements est attractif.

Praxedo

Leader SaaS de la gestion d’interventions, Praxedo propose une gamme de connecteurs avec des logiciels de facturation, ERP et CRM pour une gestion plus globale de vos opérations.

L’application mobile offre un déploiement très rapide et sa connexion hors ligne est un plus.

Twimm

Twimm est un outil de GMAO pensé pour le technicien (application mobile), l’équipe au bureau (ordinateur) et le client (extranet dédié). Lors d’une intervention, le technicien peut prendre des photos avant et après son travail directement depuis l’application, puis, a posteriori, renseigner un bilan et les heures passées. Enfin, le client signe le bon d’intervention sur le smartphone du technicien.

Tableau comparatif des logiciels de gestion d’interventions en mode SaaS

Logiciel

Cible

Avantage principal

Langues supportées

Altagem

de l’auto-entrepreneur
au grand groupe

Gestion des équipes terrain

 

 

Français

Bob! Desk

Toutes les entreprises

Gestion des interventions et GMAO complètes

Français

Kizeo forms

de l’auto-entrepreneur
au grand groupe

Création de formulaires en quelques clics

Anglais
Français
Italien
Portugais
Allemand
Espagnol

Organilog

de l’auto-entrepreneur
au grand groupe

Large spectre fonctionnel

Français

Praxedo

TPE
PME
ETI

Gestion globale avec application mobile

 

 

Anglais
Français
Italien
Portugais
Allemand

Twimm

Dès 10 salariés

 

Outil de GMAO complet dans votre poche

 

 

Français

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Une révolution dans le monde du travail mobile

La gestion des interventions via une application SaaS, notamment du bon d’intervention, permet à la fois de vous aider dans le suivi de production et l’optimisation des ressources en temps, en main d’œuvre et en matériel.

La dématérialisation du bon d’intervention soulage aussi vos techniciens, qui voient une tâche laborieuse simplifiée, améliorant jusqu’à la qualité de leur travail et de leur bien-être.
Les clients ne sont pas en reste, ils sont témoins de votre professionnalisme et de l’expertise de vos équipes. Que demander de plus ?

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