Comment faire un planning d’intervention : sous Excel ou logiciel ?

Comment faire un planning d’intervention efficace ?

Pourquoi et comment faire un planning d'intervention efficace ?

Qu’est-ce qu’un planning d’intervention, pourquoi y prêter une attention particulière et comment l’optimiser ?

Que vous soyez gestionnaire d’une entreprise de prestation de services ou responsable d’une équipe de maintenance, vous cherchez à déployer un planning efficace pour organiser les interventions de vos équipes terrain de manière fluide et rentable. Il en va de votre compétitivité !

La gestion des interventions de maintenance, d’installation ou de dépannage ne s’improvise pas. Pour vous aider, vous trouverez quelques exemples de plannings, sous Excel notamment, mais surtout des outils pour optimiser vos tournées et votre temps.

Au planning :

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À quoi sert un planning d’interventions ?

Les interventions peuvent être prévues, voire récurrentes, dans le cadre d’un contrat de maintenance préventive. Mais les demandes urgentes, en cas de panne par exemple, surviennent hélas de façon imprévisible.

Le responsable de conduite d’activité doit donc veiller à remplir le planning avec les tournées techniciens connues, mais aussi anticiper et réagir en cas de demandes exceptionnelles de dernière minute, dans le respect du temps de travail maximum et des engagements contractuels.

Le planning d’intervention lui permet :

  • de répartir les missions dans le temps, selon les délais impartis, en gardant une marge de manœuvre ;
  • d’affecter les interventions en fonction du besoin en matériel, du temps de travail estimé, de la disponibilité et des compétences des techniciens ;
  • de visualiser l’activité en cours sur le terrain et le job status des techniciens (disponibles, en route, en intervention) pour planifier les urgences.

En plus d’être un outil d’organisation et de communication, le planning est donc un levier de performance favorisant l’optimisation du temps, des coûts mais aussi la gestion des ressources humaines et matérielles.

Pourquoi faut-il l’optimiser ?

Voici les principaux enjeux d’une planification des interventions efficace :

  • la productivité : en répartissant les missions intelligemment, suivant leur situation géographique par exemple, les techniciens perdent moins de temps dans les déplacements, réalisent plus d’interventions et les plages horaires vides sont évitées ;
  • la flexibilité : une planification flexible et bien anticipée permet de pallier les problèmes de dernière minute, comme une absence pour congé maladie, une mauvaise météo, des embouteillages, une panne de véhicule ou le retard sur un chantier ;
  • le développement de la marque employeur : l’attraction et la rétention des meilleurs talents passent souvent par les conditions de travail proposées, la communication interne et les outils mis à disposition ;
  • la satisfaction des clients : le respect des délais et des engagements en est un critère, mais les techniciens qui travaillent dans de meilleures conditions sont aussi plus à l’écoute des demandes et retours éventuels. Le temps gagné en trajet peut être réaffecté à d’autres missions mais aussi à du service client (la démonstration plus poussée du fonctionnement d’une machine par exemple).

Comment faire un planning d’intervention ?

Il va sans dire qu’un planning d’intervention bénéficie à la fois au planificateur et à ses équipes terrain. Il est donc indispensable qu’il soit dématérialisé, pour pouvoir être modifié et partagé en quelques clics.

Quelques méthodes de planification :

  • Planification par jour : quand les types d’interventions et les compétences de vos équipes sont similaires ;
  • Planification par technicien : quand vos équipes ont des compétences différentes (techniciens de maintenance, inspecteurs-auditeurs, conducteurs-chauffeurs, etc.) ;
  • Planification selon la disponibilité du matériel : quand certains équipements coûteux sont en nombre limité ;
  • Planification par zone géographique : quand vous couvrez plusieurs zones, pour réduire les déplacements ;
  • Planification sous contraintes : quand vous définissez les priorités en fonction de vos objectifs, à l’aide de tableaux de bord et d’indicateurs de pilotage ;
  • Planification assistée par intelligence artificielle : quand des algorithmes permettent l’optimisation automatique des plannings suivant certains critères, comme la durée prévisionnelle des différents types d’interventions.

Planification interventions par drag and drop
exemple de planning par glisser-déposer avec marges de sécurité © Organilog

Réaliser un planning d’intervention sous Excel

Excel est un outil universel. Tout le monde l’a sur son ordinateur, ou connaît Google Sheet, son équivalent dans le cloud. 
Il permet de faire un planning d’intervention gratuitement.

Voici un exemple de planning d’intervention sous Excel pour une semaine et deux équipes de travail :

Exemple de planning d'intervention chantier, planning d'intervention sous excel
exemple de planning © appvizer

Pour aller plus loin, cette vidéo explique comment créer un planning automatisé en utilisant des formules (ici pour la gestion des congés ou la planification des astreintes de vos techniciens par exemple) :

Mais si Excel peut convenir aux petites équipes gérant peu d’interventions et peu de clients, il devient vite une usine à gaz pour les tableaux plus complexes, avec un risque de perte de données.

Ce qui lui manque principalement ? L’interactivité avec vos autres outils, comme votre ERP ou votre CRM, et l’accessibilité aux données à jour, en mobilité et en temps réel.

Utiliser un logiciel de planification

Avec un outil tel que PlanningPME, adapté à tous les secteurs d’activité, vous pouvez créer tous types de plannings, d’interventions, mais aussi de formation, ou de suivi des congés.

Grâce à ses versions desktop, web et application mobile, les différentes parties prenantes peuvent visualiser et modifier le planning en temps réel, depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
Sa large capacité de personnalisation permet à l’outil de s’adapter à votre métier, avec des champs paramétrables en fonction des données spécifiques à votre activité.

Vous pouvez aussi suivre l’historique des modifications effectuées dans le planning et gérer les droits des utilisateurs.

Logiciel de planification : Planning PME
exemple de planning tournée techniciens © PlanningPME

Adopter un logiciel spécialisé en gestion des interventions

Climatisation, plomberie, électricité, sécurité, BTP... si votre activité dépend d’une gestion des interventions optimale, un logiciel de gestion des interventions et d’optimisation des tournées vous offre une plus grande profondeur fonctionnelle.

En mode SaaS, il permet :

  • à vos équipes du back-office de planifier les interventions et d’optimiser les déplacements grâce à la visualisation cartographique des tournées ;
  • à vos équipes terrain d’accéder à toutes les informations à jour, depuis une application mobile, même hors connexion.

Le progiciel Praxedo en est un bon exemple car il propose :

  • la planification drag & drop : le responsable planifie les interventions récurrentes et les déplace, ou change leur affectation, par un simple glisser-déposer ;
  • la planification intelligente : le module SmartScheduler permet l’optimisation automatique de planning grâce des algorithmes. Ils prennent en compte des paramètres tels la nature de l’intervention, sa durée prévisible, le temps de trajet et l’état du trafic, la compétence et la disponibilité des techniciens, etc. ;
  • l’auto-planification : le technicien, une fois disponible, peut repérer les missions dans son périmètre grâce à leur géolocalisation et s’attribuer lui-même une intervention.

Planning d'intervention : Praxedo
exemple de tableau de bord planning - interventions planifiées et à planifier © Praxedo

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Le planning d’intervention : un levier de performance

Une bonne organisation passe par un planning clair et intelligent.

Les enjeux sont trop importants pour être ignorés : rentabilité et compétitivité de votre entreprise, attractivité pour recruter des techniciens qualifiés sur un marché tendu, gain en temps et en chiffre d’affaires, sans compter la diminution du stress.

Mettez la recherche d’un logiciel de planification dans votre planning, de toute urgence !

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