Gardez une trace de vos interventions terrain avec un compte rendu complet

Ça y est, votre agent de terrain vient de terminer une intervention chez un client, et tout s’est bien passé. Une tâche beaucoup moins drôle l’attend, celle du compte rendu d’intervention. Particulièrement chronophage et redondante, elle n’est clairement pas une partie de plaisir pour les équipes terrain. Pourtant, ce document est très apprécié des clients et des entreprises, afin de faire l’état des lieux des interventions et suivre leur bon déroulé. 😎

On vous aide à rédiger un compte rendu efficace et conforme pour faciliter votre cycle de facturation grâce à des conseils et à un modèle à télécharger gratuitement ! 👇

Pour faire leur travail au mieux, les agents de travail ont besoin de diverses informations avant de commencer une intervention. Ces informations sont souvent récoltées par le responsable chargé de la planification des interventions qui est en contact direct avec le client.

Son rôle est donc de jouer l’intermédiaire entre l’agent en intervention et le client pour que la prestation de service se passe dans les meilleures conditions possible.

Les informations communiquées doivent être rapportées de manière claire et concise, de préférence sur un support que l’agent de terrain peut consulter rapidement.

Vous trouverez généralement les informations suivantes :

• les coordonnées du client,
• la date de l’intervention,
• le lieu de l’intervention et le mode d’accès (digicode, accès toit ou sous-sol),
• la description détaillée de l’intervention et les contraintes possibles,
• le matériel que l’agent devra emmener,
• l’historique client et compte rendu éventuel si le client a déjà eu des interventions par le passé (avec les résultats obtenus).

Voilà la partie la plus longue (celle que l’on redoute le plus) souvent parce qu’on ne sait pas par quoi commencer ! Pas de panique, le compte rendu d’intervention est en réalité extrêmement structuré et très simple à écrire et ne vous prendra pas plus de quinze minutes si vous connaissez déjà les informations à y faire figurer.

Dans ce rapport d’intervention, vous devrez expliquer dans les grandes lignes :

• les travaux qui ont été réalisés,
• le temps de travail demandé,
• les conditions de travail et les recommandations afin d’assurer un suivi de qualité auprès des clients,
• le statut de l’intervention (en cours, à poursuivre ou abandon),
• les pièces détachées utilisées et celles manquantes.

⚠️ Joignez les photos des travaux effectués pour bien attester leur réalisation.

Pour plus de professionnalisme et pour assurer une meilleure relation client, nous vous conseillons de partager ces renseignements avec votre client en amont. Faites-lui signer le document par la suite pour prouver qu’il valide l’intervention et les prestations réalisées.

Maintenant que vous avez les grandes lignes, passons au compte rendu détaillé ! Voici les éléments qui doivent impérativement apparaître dans votre rapport :

• l’identité de votre société (logo, nom, capital social, SIRET, adresse, coordonnées),
• les coordonnées du technicien en charge de l’intervention ainsi que celles du client,
• le motif de l’intervention,
• le lieu et la date de l’intervention (en précisant l’heure de début et de fin),
• l’origine de l’intervention (références du bon de commande, date de l’email ou de l’appel téléphonique, etc.),
• la signature du client final.

Sur le papier, il n’existe aucune règle ou norme qui impose un type de support pour qu’un compte rendu d’intervention soit considéré comme conforme. Vous êtes donc libre de choisir le support qui vous convient le mieux (papier, Excel, Word, ou un logiciel spécialisé). Nous vous conseillons néanmoins la digitalisation des comptes rendus d’intervention afin de vous faire gagner un maximum de temps et d’augmenter votre productivité.

• logiciel d’organisation logistique ergonomique et consultable à distance pour faciliter le travail des intervenants,
• système de notification pour mieux s’organiser en évitant les oublis,
• suivi en temps réel de toute l’activité d’une équipe,
• communication en temps réel (plus besoin de passer un coup de fil pour se tenir au courant des récentes informations),
• une application disponible pour plus de mobilité,
• mise en page et création automatique des rapports d’intervention.

Il existe plusieurs solutions qui peuvent tout à fait répondre à vos besoins. Nous en avons sélectionné trois qui répondent à nos critères.

WCS Field Service est une solution web de gestion des interventions couplée à une application mobile hautement intuitive et simple à prendre en main qui permet d’automatiser, de gérer et d’améliorer les processus opérationnels de tout type d’entreprise. Véritable outil de Business Intelligence, il vous aide à générer des comptes rendus d’interventions personnalisées et adaptés à tous types de cahiers de charges ; le tout, même en mode hors ligne !

Ainsi, WCS Field Service vous permet de : 

1. concevoir des formulaires dématérialisés pour collecter et transmettre vos données terrains, tout en facilitant la capture de vos photos, informations d’horodatage et de géolocalisation, 
2. utiliser les données collectées pour remplir tous types de formulaires, y compris de type CERFA, en quelques clics, 
3. construire des tableaux de bord actualisés en temps réel et avoir une vue globale sur vos actions d’interventions.

Kizeo Forms dématérialise tous vos processus et facilite les tâches redondantes de votre quotidien. Concentrez davantage d’effort sur les activités avec de la plus-value et laissez Kizeo Forms s’occuper de la paperasse pour vous. Le logiciel est muni d’une interface moderne et ergonomique, facile d’utilisation, qui vous donne une vue globale sur l’ensemble des interventions. L’outil vous permet de :

1. faciliter et centraliser la collecte de vos données terrain et celles de vos clients (photos, coordonnées, signature électronique) ;
2. créer, automatiser et envoyer vos comptes rendus d’intervention en quelques clics ;
3. gagner en moyenne 10 à 15 h de travail par semaine sur votre temps de travail.

Praxedo est un logiciel de gestion d’interventions pour toutes les entreprises de service ayant des techniciens itinérants. Synchronisée, l’application mobile permet de saisir les comptes rendus d’interventions et les intègre automatiquement dans le logiciel. Personnalisez les formulaires d’interventions pour améliorer l’efficacité de vos intervenants terrain et éliminer les erreurs de saisie. Adopter Praxedo, c’est vous permettre de :

1. planifier intelligemment les interventions et de gagner en productivité ;
2. créer rapidement des rapports d’interventions faciles à compléter (menus déroulants cliquables, cases à cocher, signature, etc.) ;
3. suivre et optimiser l’activité en temps réel grâce à des plannings clairs et la géolocalisation des techniciens.

Twimm est une solution SaaS de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) qui digitalise toute la gestion et la planification de vos interventions. Vos équipes terrain établissent et envoient leurs comptes rendus d’intervention en mobilité sur une interface ultra-intuitive, disponible même en mode hors connexion et ils accèdent à toutes les informations concernant leurs interventions. Avec Twimm, vous vous assurez de :

1. disposer de données exhaustives et synchronisées en temps réel sur toutes vos interventions ;
2. générer des rapports experts entièrement paramétrables et personnalisables ;
3. joindre à vos comptes rendus tout type de documents (attestations, analyses, audits, contrôles réglementaires, etc.).

Téléchargez ce modèle gratuit et complétez-le à la suite de vos interventions.

Le compte rendu d’intervention recense tout le détail d’une intervention et permet son bon suivi. Il assure la transparence avec vos clients, qui ont un récapitulatif des actions menées. Même si le compte rendu prend quelques minutes à être rédigé, il est nécessaire pour construire une bonne image de marque et satisfaire vos clients.

Avec les bonnes informations et le bon support, vous êtes sûr·e de rédiger un bon rapport d’intervention qui saura vous apporter efficacité et informations pertinentes. 🤓