Comment faire un planning de maintenance... sans s'arracher les cheveux !

Découvrez les enjeux autour de la bonne utilisation du planning maintenance, ainsi que des conseils et des outils pour l’optimiser, que vous soyez :

• un prestataire de service avec des équipes sur le terrain,
• ou un service de maintenance dans l’industrie.

Le planning de maintenance est un outil de gestion et de suivi très important pour organiser et visualiser les interventions de maintenance récurrentes, mais aussi pour anticiper les opérations urgentes.

Vous avez tout à gagner à l’élaborer soigneusement : économie, flexibilité, efficacité et satisfaction des utilisateurs, entre autres !

Au planning ⤵️

Dans un premier temps, éclaircissons tout de suite une confusion récurrente : plan de maintenance et planning maintenance sont deux choses différentes.

Le plan de maintenance est en quelque sorte un programme, un document qui compile :

• les procédures,
• les ressources,
• et les préconisations des constructeurs quant à la planification des tâches de maintenance (autrement dit le planning maintenance).

Le plan de maintenance préventive est établi en fonction d’objectifs de production ou de service, et annexé au contrat de maintenance dans le cas d’une sous-traitance.

Consultez l’article ci-dessous pour comprendre comment élaborer un plan de maintenance.

▶ Le planning de maintenance est un document sous forme de tableau ou de calendrier, permettant d’organiser et de visualiser l’affectation de techniciens et de matériel à des tâches de maintenance, de façon journalière, hebdomadaire ou mensuelle.

Le processus de planification implique des inspections, la commande de pièces, des descriptions de processus et une hiérarchisation des travaux.

🎯  Que les techniciens dépendent d’un site de production ou qu’ils interviennent en sous-traitance, le responsable d’une équipe de maintenance, doit :

• organiser son planning de maintenance en fonction des obligations prévues dans les plans de maintenance ;
• garder une marge de sécurité pour pouvoir intervenir rapidement en cas de problème technique urgent ;
• respecter le temps de travail maximum et anticiper les aléas relevant des ressources humaines (congés, accidents) ou matérielles (pannes).

✅  Une bonne planification de la maintenance permet donc de :

• planifier et prioriser les activités de maintenance dans le temps, dans le respect des conditions de travail, et du contrat signé avec le client le cas échéant ;
• réduire les coûts de maintenance et les temps d’arrêt ;
• prolonger la durée de vie du matériel ;
• garantir une sécurité optimale ;
• répartir la charge de travail selon les ressources à disposition, le temps d’intervention et les équipements techniques nécessaires ;
• déplacer une intervention ou changer une affectation pour optimiser les tournées et l’efficacité des techniciens ;
• visualiser l’activité en temps réel pour ajuster et planifier les urgences, notamment dans le cadre d’un service après-vente performant ;
• œuvrer en faveur de la satisfaction des clients et des collaborateurs ;
• communiquer et donner de la visibilité aux techniciens sur leur emploi du temps.

Il y a plusieurs méthodes de planification des interventions en fonction du type de maintenance :

• maintenance préventive (conditionnelle ou systématique),
• maintenance corrective (immédiate ou différée), etc. ;

et des ressources disponibles ou des contraintes :

• planification par jour,
• planification par technicien,
• planification selon la disponibilité du matériel,
• planification par zone géographique, etc.

Consultez notre article dédié pour en savoir plus et découvrir des exemples :

Le plus judicieux est de commencer par la planification des opérations de maintenance préventive, car ce sont des interventions prévues, récurrentes, et souvent à échéances régulières. Il s’agit de :

• consulter les contrats et les plans de maintenance préventive en sa possession ;
• sélectionner les interventions ;
• identifier les techniciens et les délais à respecter (plage de dates de planification),

Par principe de précaution, des créneaux disponibles peuvent être laissés vacants pour pallier les urgences ou aux retards, et satisfaire les clients ou les collaborateurs nécessitant un dépannage de dernière minute, lorsqu’un accident ou une panne se présente.

Une demande d’intervention implique :

• d’identifier le problème et de créer un bon de travail ;
• d’inspecter les biens et les locaux où l’intervention aura lieu, ou de demander les informations nécessaires au donneur d’ordre ;
• de commander les pièces ou le matériel si nécessaire ;
• d’indiquer un niveau de priorité ;
• de planifier.

Avec l’expérience, et le suivi d’indicateurs de maintenance sur les sites de production, vous pouvez évaluer le nombre d’heures qu’il est raisonnable de bloquer pour des interventions de maintenance non programmées, et ainsi ajuster les prochains plannings de maintenance.

Nombreuses sont les entreprises qui, à leur début, cherchent à réaliser un planning de maintenance préventive sur Excel gratuitement.

Mais avec le temps, le suivi d’un planning de maintenance peut s’avérer complexe en fonction du nombre de clients et de techniciens à gérer.

❌  Sans un outil de planification efficace, vous risquez :

• la dégradation de votre qualité de service et de l’image de votre société,
• des dépenses inutiles en mauvaise gestion du temps ou encore en carburant,
• des réclamations de clients pouvant aller jusqu’à la perte d’un contrat,
• en interne, des pertes financières dues à une baisse de la production,
• l’augmentation des risques d’accidents, de fatigue, et de désengagement de vos techniciens, due à une mauvaise organisation, etc. entre autres !

Un outil professionnel a l’avantage de permettre plus de collaboration, de réactivité et de flexibilité, notamment grâce à un planning interactif et un planificateur intelligent. Quelques exemples :

Kizeo Forms est une solution de gestion des interventions complète et simple à prendre en main qui digitalise tout type d'interventions terrain, processus et documents. Grâce à un outil de planification intuitif et poussé par des fonctionnalités d’automatisation, vous organisez le planning de maintenance de vos techniciens en temps réel. 

Les avantages principaux de Kizeo Forms sont : 

• Des rapports de maintenance personnalisables et générés en quelques clics directement depuis la plateforme,
• Un mode hors ligne, idéal pour inspecter des sites avec une couverture réseau limitée, 
• Une application mobile pour remonter efficacement les informations terrains : photos, commentaires, champs personnalisés, etc. 

La création en quelques clics d’un planning en ligne pour vos salariés sur le terrain (synchronisation en temps réel, création d’événements récurrents, mise à disposition de documents pour le terrain…).

Pour les prestataires de service, cela peut être un logiciel de gestion des interventions et des tournées, à l’instar de Praxedo qui propose :

• la planification des interventions et leur suivi en temps réel pour adapter le planning au besoin ;
• via l’application mobile, la visualisation du planning à distance, même hors connexion, pour les techniciens.

Avec la fonction Smart Scheduler, le planificateur peut indiquer ses contraintes au moteur (compétence clé, délai, matériel, etc.) ; l’outil va faire un calcul grâce à une IA pour minimiser les temps de trajet et équilibrer la charge des plannings.

BigChange est un logiciel qui offre :

• la gestion des plannings de maintenance avec une visibilité sur les ressources disponibles, les statuts des missions, les éventuels problèmes, pour gagner en réactivité ;
• une application mobile entièrement paramétrable pour accompagner, géolocaliser et suivre en temps réel vos équipes terrain.

Cette plateforme complète va au-delà de l’optimisation de vos plannings de maintenance : elle présente tous les outils (facturation, CRM, suivi analytique…) pour augmenter la réactivité de vos équipes, la satisfaction de vos clients et la rentabilité de votre activité.

Citons également Synchroteam, solution de gestion des interventions qui s’adresse à tous les secteurs d’activité : médical, agricole, services, etc. Avec elle vous profitez :

• d’un outil de planification simple d’utilisation et pratique (attribution d’une intervention avec glisser-déposer, application de durée automatique en fonction de la nature de l’intervention, connexion à vos agendas, etc.) ;
• d’un panier d’interventions permettant aux techniciens de se les attribuer en fonction de leurs disponibilités ;
• du ScheduleAssist qui analyse plusieurs critères afin de vous proposer la meilleure option de planification ;
• d’un portail client qui permet aux clients finaux d’accéder à leurs interventions et de faire des demandes de rendez-vous ;
• d’un module d’encaissement qui offre à vos techniciens la possibilité de collecter directement sur le terrain le règlement des prestations.

Synchroteam est donc un logiciel de planning de maintenance complet, et qui va même plus loin en proposant des fonctionnalités CRM, de gestion de stock, de gestion des devis, etc.

Vous pouvez aussi adopter un outil de GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur), pour monitorer la performance d’un service de production, gérer vos prestataires, détecter les problèmes sur vos équipements et mieux anticiper vos plannings.

Une solution telle que Twimm, par exemple, assiste les entreprises de services de maintenance dans de nombreux secteurs (CVC, électricité, nettoyage, sécurité, ascensoristes, etc.) dans la planification et la gestion des interventions de leurs équipes sur le terrain et supervise le bon déroulement et la rentabilité de leurs chantiers.

L’outil planifie automatiquement les visites préventives et y intègre les visites curatives en s’adaptant à toutes leurs spécificités (équipements, gammes de maintenance, mesures, etc.). Plus besoin de les planifier ! Il facilite votre tâche et celle de l’intervenant, qui reçoit instantanément des notifications en cas de demande d’intervention et accède simplement à l’historique des interventions du site.

Quant au client, il est informé de tout le déroulé et peut facilement suivre l’évolution de ses travaux, de la planification de l’intervention à sa clôture, qui s’accompagne d’un compte rendu.

💡 Vous avez justement un projet de GMAO en tête et ne savez pas par où commencer ? Ou vous aimeriez savoir exactement quels seraient les bénéfices d’un tel outil pour votre activité ?

Pour mieux comprendre la digitalisation de la maintenance et vous accompagner dans votre projet, nous mettons gratuitement à votre disposition ce guide produit en collaboration avec l’expert Twimm. Téléchargez-le sans plus attendre et découvrez toutes les informations dont vous avez besoin pour vous lancer bien outillé !

Avez-vous des conseils à partager avec nos lecteurs pour gérer efficacement les plannings de maintenance ?