Comment faire un planning de maintenance : enjeux, astuces et outils

Par Nathalie Pouillard
Le 07/05/2021
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Découvrez les enjeux autour de la bonne utilisation du planning maintenance, ainsi que des conseils et des outils pour l’optimiser, que vous soyez :

  • un prestataire de service avec des équipes sur le terrain,
  • ou un service de maintenance dans l’industrie.

Le planning de maintenance est un outil de gestion et de suivi très important pour organiser et visualiser les interventions de maintenance récurrentes, mais aussi pour anticiper les opérations urgentes.

Vous avez tout à gagner à l’élaborer soigneusement : économie, flexibilité, efficacité et satisfaction des utilisateurs, entre autres !

Au planning ⤵️

Planning maintenance vs plan de maintenance

Dans un premier temps, éclaircissons tout de suite une confusion récurrente : plan de maintenance et planning maintenance sont deux choses différentes.

Le plan de maintenance est en quelque sorte un programme, un document qui compile :

  • les procédures,
  • les ressources,
  • et les préconisations des constructeurs quant à la planification des tâches de maintenance (autrement dit le planning maintenance).

Le plan de maintenance préventive est établi en fonction d’objectifs de production ou de service, et annexé au contrat de maintenance dans le cas d’une sous-traitance.

Consultez l’article ci-dessous pour comprendre comment élaborer un plan de maintenance :

▶ Le planning de maintenance est un document sous forme de tableau ou de calendrier, permettant d’organiser et de visualiser l’affectation de techniciens et de matériel à des tâches de maintenance, de façon journalière, hebdomadaire ou mensuelle.

Le processus de planification implique des inspections, la commande de pièces, des descriptions de processus et une hiérarchisation des travaux.

Enjeux du planning de maintenance

🎯  Que les techniciens dépendent d’un site de production ou qu’ils interviennent en sous-traitance, le responsable d’une équipe de maintenance, doit :

  • organiser son planning de maintenance en fonction des obligations prévues dans les plans de maintenance ;
  • garder une marge de sécurité pour pouvoir intervenir rapidement en cas de problème technique urgent ;
  • respecter le temps de travail maximum et anticiper les aléas relevant des ressources humaines (congés, accidents) ou matérielles (pannes).

Avantages d’une planification maîtrisée

✅  Une bonne planification de la maintenance permet donc de :

  • planifier et prioriser les activités de maintenance dans le temps, dans le respect des conditions de travail, et du contrat signé avec le client le cas échéant ;
  • réduire les coûts de maintenance et les temps d’arrêt ;
  • prolonger la durée de vie du matériel ;
  • garantir une sécurité optimale ;
  • répartir la charge de travail selon les ressources à disposition, le temps d’intervention et les équipements techniques nécessaires ;
  • déplacer une intervention ou changer une affectation pour optimiser les tournées et l’efficacité des techniciens ;
  • visualiser l’activité en temps réel pour ajuster et planifier les urgences, notamment dans le cadre d’un service après-vente performant ;
  • œuvrer en faveur de la satisfaction des clients et des collaborateurs ;
  • communiquer et donner de la visibilité aux techniciens sur leur emploi du temps.

Comment faire un planning de maintenance ?

Il y a plusieurs méthodes de planification des interventions en fonction du type de maintenance :

  • maintenance préventive (conditionnelle ou systématique),
  • maintenance corrective (immédiate ou différée), etc. ;

et des ressources disponibles ou des contraintes :

  • planification par jour,
  • planification par technicien,
  • planification selon la disponibilité du matériel,
  • planification par zone géographique, etc.

Consultez notre article dédié pour en savoir plus et découvrir des exemples :

Étapes pour créer un planning de maintenance

1 — Commencer par les interventions récurrentes

Le plus judicieux est de commencer par la planification des opérations de maintenance préventive, car ce sont des interventions prévues, récurrentes, et souvent à échéances régulières. Il s’agit de :

  • consulter les contrats et les plans de maintenance préventive en sa possession ;
  • sélectionner les interventions ;
  • identifier les techniciens et les délais à respecter (plage de dates de planification),

2 — Garder une marge de sécurité

Par principe de précaution, des créneaux disponibles peuvent être laissés vacants pour pallier les urgences ou aux retards, et satisfaire les clients ou les collaborateurs nécessitant un dépannage de dernière minute, lorsqu’un accident ou une panne se présente.

3 — Planifier les interventions urgentes ou imprévues

Une demande d’intervention implique :

  • d’identifier le problème et de créer un bon de travail ;
  • d’inspecter les biens et les locaux où l’intervention aura lieu, ou de demander les informations nécessaires au donneur d’ordre ;
  • de commander les pièces ou le matériel si nécessaire ;
  • d’indiquer un niveau de priorité ;
  • de planifier.

4 — Analyser les données pour ajuster

Avec l’expérience, et le suivi d’indicateurs de maintenance sur les sites de production, vous pouvez évaluer le nombre d’heures qu’il est raisonnable de bloquer pour des interventions de maintenance non programmées, et ainsi ajuster les prochains plannings de maintenance.

Exemple pour planifier la maintenance préventive

Nombreuses sont les entreprises qui, à leur début, cherchent à réaliser un planning de maintenance préventive sur Excel gratuitement.

Mais avec le temps, le suivi d’un planning de maintenance peut s’avérer complexe en fonction du nombre de clients et de techniciens à gérer.

❌  Sans un outil de planification efficace, vous risquez :

  • la dégradation de votre qualité de service et de l’image de votre société,
  • des dépenses inutiles en mauvaise gestion du temps ou encore en carburant,
  • des réclamations de clients pouvant aller jusqu’à la perte d’un contrat,
  • en interne, des pertes financières dues à une baisse de la production,
  • l’augmentation des risques d’accidents, de fatigue, et de désengagement de vos techniciens, due à une mauvaise organisation, etc. entre autres !

Outils pour optimiser la planification de la maintenance

Un outil professionnel a l’avantage de permettre plus de collaboration, de réactivité et de flexibilité, notamment grâce à un planning interactif et un planificateur intelligent.

☝️  Pour les prestataires de service, cela peut être un logiciel de gestion des interventions et des tournées, à l’instar de Praxedo qui propose :

  • la planification des interventions et leur suivi en temps réel pour adapter le planning au besoin ;
  • via l’application mobile, la visualisation du planning à distance, même hors connexion, pour les techniciens.
planning maintenance Praxedo© Praxedo

Avec la fonction Smart Scheduler, le planificateur peut indiquer ses contraintes au moteur (compétence clé, délai, matériel, etc.) ; l’outil va faire un calcul grâce à une IA pour minimiser les temps de trajet et équilibrer la charge des plannings.

☝️  Pour les industries nécessitant un service de maintenance plus poussé, vous pouvez aussi adopter un outil de GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur), pour monitorer la performance d’un service de production, gérer vos prestataires, détecter les problèmes sur vos équipements et mieux anticiper vos plannings.

Avez-vous des conseils à partager avec nos lecteurs pour gérer efficacement les plannings de maintenance ?

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