Comment définir un plan de maintenance pour optimiser votre activité

Comment définir un plan de maintenance

Votre infrastructure, à savoir vos installations et vos équipements, nécessite une maintenance et donc la rédaction d’un plan de maintenance consciencieux pour éviter les pannes et les dysfonctionnements.
Que vous ayez une équipe dédiée en interne ou que vous fassiez appel à la sous-traitance, la maintenance est primordiale pour une entreprise : préservation de la production ou de la prestation de services, augmentation de la durée de vie de vos biens, réduction des coûts, amélioration des conditions de travail... elle représente une des clés de la compétitivité de votre structure.

Pour le sous-traitant, l’enjeu est donc de fournir des prestations à la hauteur des exigences de ses clients. Il en va de sa réputation ! Idem pour l’équipe interne : elle doit veiller au respect des normes et du budget alloué, tout en garantissant une continuité de l’activité.

La maintenance est donc une activité qui, suivant la manière dont elle est appréhendée, peut plomber votre planning et votre budget, ou au contraire vous faire gagner du temps et de l’argent. Quels sont les enjeux du plan de maintenance, ses objectifs et quels outils de gestion adopter ? C’est parti !

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Qu’est-ce que la maintenance ?

Définition de la maintenance

Selon Larousse, la maintenance est « l’ensemble des opérations permettant de maintenir ou de rétablir un matériel, un appareil, un véhicule, etc., dans un état donné, ou de lui restituer des caractéristiques de fonctionnement spécifiées ».

La maintenance concerne tout type de matériels : télécoms, informatiques (hardware et software, ou logiciels), appareils électroménagers, automobiles, robotiques, etc.

Enjeux de la maintenance

Elle représente un poste de dépense important dans certains secteurs nécessitant un équipement spécifique à une production (maintenance industrielle : pharmaceutique, agroalimentaire, pétrochimie, aéronautique, hydraulique, BTP, etc.), ou à une prestation de service.

Mais sans matériel en bon état de marche, ces activités sont sérieusement handicapées et la satisfaction client mise à rude épreuve. 

Il faut aussi prendre en compte la motivation et l’engagement des collaborateurs : en l’absence de bon fonctionnement des équipements, outils quotidiens des employés, les conditions de travail et le climat humain se trouvent nettement dégradés.

Différents types de maintenance

D’après l’AFNOR, « il existe différents types de maintenance s’agissant des machines, et tout autant en matière de logiciels, déterminés en fonction de leur finalité, de leur résultat et des moyens techniques d’intervention » :

  • le résultat : les unités d’usage du bien (fréquence d’utilisation sur une période donnée), la disponibilité (et le taux d’indisponibilité due aux pannes), la durabilité, l’état de référence, etc., 
  • les moyens techniques d’intervention : intervention automatisée, à distance avec l’aide d’un support technique téléphonique par exemple (télémaintenance), intervention physique, intervention assistée d’un logiciel de gestion, etc.,
  • la finalité : maintenance préventive, maintenance curative, maintenance corrective, maintenance évolutive, maintenance prédictive, etc.

Plan de maintenance : infographie maintenance industrielle
Source : Waverstone

[Focus] Qu’est-ce que la maintenance préventive ?

La maintenance préventive est l’ensemble des opérations techniques programmées pour anticiper les dysfonctionnements selon certains critères :

  • des dispositions réglementaires qui imposent des contrôles périodiques sur certains matériels ou infrastructures pour répondre à des normes
  • des préconisations des constructeurs, très importantes pour pouvoir faire appliquer la garantie ou l’assurance qualité en cas de panne ;
  • des observations suite à l’utilisation : le comportement technique des matériels (rapports) et le retour d’expérience des utilisateurs (user experience).

Anticipation oblige, le plan de maintenance est indispensable dans le cadre d’une maintenance préventive ; on l’appelle alors le plan de maintenance préventive.

Deux sous-types de maintenance préventive :

  • la maintenance systématique (selon un calendrier ou une périodicité d’usage),
  • la maintenance conditionnelle (selon la condition, l’état de l’équipement).

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour assurer une maintenance préventive, les plus connues étant :

  • l’AMDEC, ou analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leurs criticités, pour identifier les points faibles des équipements et prioriser les risques selon la gravité des événements passés, leur occurrence et leur détection ;
  • la MBF, maintenance basée sur la fiabilité, qui priorise selon l’importance des conséquences des défaillances potentielles.

Elle demande des moyens humains et techniques supérieurs à la maintenance corrective ou curative, mais permet une meilleure gestion des équipements, ce qui peut représenter une sérieuse économie.

La maintenance prédictive ou maintenance prévisionnelle

Pour aller plus loin, il y a la maintenance prédictive (ou maintenance prévisionnelle) : les interventions sont réduites, car programmées après une analyse fine des données du matériel, transmises par des capteurs (on parle d’IoT, Internet of Things, ou internet des objets, en français, c’est-à-dire la récolte, le stockage et l’analyse de données grâce à des objets connectés).

Autres types de maintenance

La maintenance corrective ou curative

C’est un peu l’ancienne méthode. Mais faute de temps et de budget, il arrive encore souvent que les entreprises se retrouvent confrontées à une panne pour y remédier. 

La maintenance corrective a donc lieu après défaillance d’un bien. Elle a pour objectif de réparer les pannes tandis que la maintenance curative vise à réparer les sources des pannes, les défauts, pour neutraliser le problème.

La maintenance évolutive

Son but est d’apporter des modifications à un équipement pour en améliorer le fonctionnement ou les performances.

Comment assurer une bonne maintenance ?

Mettre en place une maintenance en interne ou sous-traitée ?

Il y a 30 ans encore, il était difficile de trouver des prestataires spécialisés. 
Les industriels préféraient gérer leur maintenance en interne pour garder la maîtrise de leurs expertises ; et les vendeurs d’équipements proposaient des prestations de maintenance sur leurs produits, pour développer leur chiffre d’affaires ou leurs services.

La sous-traitance est intéressante dans le contexte d’obligation de résultats, pour éviter les conflits entre la production et la maintenance. 
Gérée par un tiers extérieur à l’entreprise, c’est le gage d’une maintenance plus sérieuse. Elle nécessite néanmoins une bonne coordination et une bonne communication entre les parties prenantes.

Récapitulatif des prérequis pour assurer une maintenance efficace :

  • des ressources humaines compétentes,
  • des ressources matérielles et techniques (surveillance, logiciels, etc.),
  • une bonne communication entre les prestataires et les clients, ou entre l’équipe de maintenance et l’équipe production,
  • une bonne organisation en interne : 
    • désignation d’un responsable maintenance,
    • définition d’une politique de maintenance,
    • élaboration d’un plan de maintenance, etc.

Qu’est-ce qu’un plan de maintenance et à quoi sert-il ?

Plan de maintenance : définition

Véritable programme de maintenance, c’est un document synthétisant les procédures, les ressources et la planification des tâches de maintenance d’un bien. Son établissement rentre dans une démarche de stratégie de maintenance, après une phase d’analyse (audit) de l’équipement, de la politique de maintenance de l’entreprise, et des objectifs de production ou de service. 

Mis à jour régulièrement, il est intégré dans un contrat de maintenance dans le cas d’une sous-traitance. 

Objectifs du plan de maintenance

Qu’il s’agisse de maintenance préventive ou corrective, d’une prestation programmée ou d’un dépannage en urgence, une intervention peut être vécue comme une réelle contrainte, qu’elle soit gérée en interne ou sous-traitée.

Le plan de maintenance permet ainsi de poser des bases saines et :

  • d’améliorer la fiabilité et le rendement du matériel, 
  • de diminuer les pannes,
  • de diminuer les coûts de maintenance,
  • d’éviter toute perte de production, de temps et d’argent,
  • de maintenir une qualité de service, contractuelle, ou réglementaire,
  • d’assurer la sécurité du personnel,
  • d’optimiser la gestion des stocks et des achats de pièces de remplacement,
  • de permettre la coordination des travaux et la bonne entente entre le client et le prestataire, 
  • de garantir la satisfaction client,
  • de suivre l’évolution de l’équipement et de synthétiser les consignes.

[Liste] Quels éléments doivent figurer sur le plan de maintenance ?

Mettre en place une maintenance nécessite de la rigueur. 
Le plan de maintenance n’échappe pas à la règle, ainsi il doit faire figurer :

  • la date d’établissement ;
  • le lieu ;
  • les responsables de la rédaction, de la vérification et de l’approbation ;
  • l’équipement concerné et notamment :
    • son taux d’engagement (nombre d’heures d’utilisation/d’exploitation par jour),
    • son rendement,
    • l’état à maintenir,
    • l’historique,
    • le taux de défaillance constaté,
    • l’existence d’une assurance ou d’une garantie ;
  • les compétences et les disponibilités du personnel technique ;
  • le contexte de rédaction du plan de maintenance : réception de pièces de rechange, panne, etc. ;
  • l’objectif du plan de maintenance ;
  • l’inventaire des interventions : la liste des tâches à effectuer avec désignations, périodicité (en fonction des instructions du fabricant et de l’historique) et ressources ;
  • le planning des interventions de maintenance avec :
    • leur caractère : inspections, contrôles, visites, réparations, etc. ;
    • leur mode opératoire ;
    • les moyens nécessaires ;
    • les schémas si besoin ;
    • les consignes de préparation de l’installation et du chantier ;
  • les préconisations de suivi, dont le compte rendu et le renseignement de l’outil (GMAO ou autre).

Chaque intervention prévue dans le plan de maintenance donnera lieu à l’établissement d’un bon d’intervention.

Plan de maintenance : exemple de plan de maintenance préventive pdf

Extrait d’un exemple de plan de maintenance préventive

Les outils pour le suivi de votre plan de maintenance

Oubliez les tableaux Excel et les formulaires papier, les politiques de maintenance tendent à se digitaliser via l’utilisation d’outils mobiles et de solutions dans le cloud.

Gain de temps, traçabilité, analyse des données, suivi en temps réel, le suivi des interventions et du respect du plan de maintenance est grandement facilité. 

Vous avez le choix, nous vous proposons trois exemples : un logiciel de gestion des interventions, un logiciel GMAO et un logiciel de data analytics.

Les logiciels de gestion des interventions et des tournées

Les logiciels de gestion des interventions permettent aux prestataires, notamment en maintenance, d’optimiser l’organisation et la planification des interventions. Ils facilitent aussi le suivi et la communication entre les différentes parties prenantes : responsables de conduite d’activité, équipes sur le terrain et clients. Bons d’interventions dématérialisés, ajouts de photos et de pièces jointes, transmission des rapports d’interventions, la gestion de la documentation de maintenance est vraiment simplifiée.

Kizeo Forms est l’une des solutions du marché. Sa raison d’être : vous aider à digitaliser et uniformiser toute votre documentation, que vous soyez prestataire ou gestionnaire de la maintenance en interne, quel que soit votre secteur d’activité.

Créez vos formulaires (rapports d’intervention, bons de livraison, suivi de chantier, etc.), transmettez des informations en temps réel à vos équipes, générez automatiquement vos rapports au format Word ou Excel et partagez-les avec vos clients.

La solution offre aussi des fonctionnalités telles que la géolocalisation automatique, la signature électronique ou encore l’horodatage des photos.
Personnalisable, Kizeo Forms vous permet aussi d’intégrer vos bases de données clients ou produits sur sa plateforme, pour une gestion plus complète.

Les logiciels de GMAO

Le logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur, ou GMAO, est spécialisé dans la maintenance prévisionnelle et curative des équipements.
Comme le logiciel de gestion des interventions, il propose des fonctionnalités telles que la gestion du personnel, des plannings, des demandes d’intervention et leur suivi.
Il permet aussi l’organisation des interventions préventives et réglementaires, la gestion des équipements, la gestion de stocks, des achats et le reporting.

Twimm par exemple, assiste les entreprises de l’immobilier dans l’optimisation du processus de maintenance, la réalisation de travaux et la réduction des coûts associés.

Plan de maintenance : outil de GMAO Twimm

Les équipes sur le terrain sont équipées de l’application mobile, qui se met à jour en temps réel avec la plateforme au gré des modifications de plannings et des demandes d’interventions.

Il propose aussi un module de gestion des contrats de maintenance, un module de devis/facturation et un module de management énergétique (suivi de la consommation et des performances énergétiques des bâtiments).

Les logiciels de data analytics

La smart maintenance, ou maintenance connectée,  joue dans une autre ligue et répond à des besoins beaucoup plus poussés. Si vous recherchez une solution en maintenance prédictive, c’est du côté des logiciels d’analyses prédictives qu’il vous faut aller.

InUse combine une forme de GMAO à l’analyse pointue des données machines grâce à l’IoT (Internet of Things) et des algorithmes prédictifs.
Spécialisée dans le secteur industriel, la solution permet de déclencher les bonnes procédures aux moments opportuns, pour une efficacité optimale et une réduction des coûts de maintenance.

Plan de maintenance : outil de maintenance InUse

Vous visualisez vos données machines grâce des capteurs installés sur les équipements sensibles.
D’après les datas récoltées, vous décidez de déclencher des interventions immédiates sur le terrain ou de suggérer des actions à venir aux opérateurs sur site, suivant le contexte de production, en les guidant de check-lists.

La maintenance, poste stratégique de votre productivité

Que vous soyez dans la production ou dans la prestation de services, vos équipements assurent le maintien d’une offre qualitative et de la satisfaction de vos clients. Une panne, un retard et c’est toute l’entreprise qui en pâtit.

Le plan de maintenance a un rôle déterminant à jouer dans l’anticipation de problèmes potentiels et l’entretien de vos biens. Plus que d’être réactif, il vous permet d’être proactif.
Oui, cela demande un peu de budget et de temps, mais négliger cet aspect peut coûter cher à votre image de marque, à votre compétitivité et à la motivation de vos équipes. À votre productivité, en somme.

Adoptez un outil de gestion dématérialisé et faites-nous part des économies réalisées !

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