Prévenez les pannes et optimisez votre activité grâce à un plan de maintenance

Vos installations et équipements doivent être régulièrement inspectés selon un plan de maintenance consciencieux, pour éviter les pannes et les dysfonctionnements.

Que vous ayez une équipe dédiée en interne ou que vous fassiez appel à la sous-traitance, la maintenance est primordiale pour une entreprise :

• maintien de l'activité,
• augmentation de la durée de vie,
• réduction des coûts,
• amélioration des conditions de travail, etc.

C'est une activité qui, suivant la manière dont elle est appréhendée, peut plomber votre planning et votre budget, ou au contraire vous faire gagner du temps et de l’argent. Quels sont les enjeux du plan de maintenance, ses objectifs et quels outils de gestion adopter ? C’est parti !

La maintenance représente un poste de dépense important dans certains secteurs nécessitant un équipement spécifique à une production (maintenance industrielle : pharmaceutique, agroalimentaire, pétrochimie, aéronautique, hydraulique, BTP, etc.), ou à une prestation de service.

Sans matériel en bon état de marche, ces activités sont sérieusement handicapées et la satisfaction client mise à rude épreuve. 

Il faut aussi prendre en compte la motivation et l’engagement des collaborateurs : en l’absence de bon fonctionnement des équipements, outils quotidiens des employés, les conditions de travail et le climat humain se trouvent nettement dégradés.

La maintenance préventive est donc stratégique. Mais en quoi consiste-t-elle ?

La maintenance préventive est l’ensemble des opérations techniques programmées pour anticiper les dysfonctionnements selon certains critères :

• des dispositions réglementaires qui imposent des contrôles périodiques sur certains matériels ou infrastructures pour répondre à des normes, 
• des préconisations des constructeurs, très importantes pour pouvoir faire appliquer la garantie ou l’assurance qualité en cas de panne ;
• des observations suite à l’utilisation : le comportement technique des matériels (rapports) et le retour d’expérience des utilisateurs (user experience).

Anticipation oblige, le plan de maintenance est indispensable dans le cadre d’une maintenance préventive ; on l’appelle alors le plan de maintenance préventive.

Deux sous-types de maintenance préventive :

• la maintenance systématique (selon un calendrier ou une périodicité d’usage),
• la maintenance conditionnelle (selon la condition, l’état de l’équipement).

Elle demande des moyens humains et techniques supérieurs à la maintenance corrective ou curative, mais permet une meilleure gestion des équipements, ce qui peut représenter une sérieuse économie.

Pour aller plus loin, il y a la maintenance prédictive (ou maintenance prévisionnelle) : les interventions sont réduites, car programmées après une analyse fine des données du matériel, transmises par des capteurs (on parle d’IoT, Internet of Things, ou internet des objets, en français, c’est-à-dire la récolte, le stockage et l’analyse de données grâce à des objets connectés).

Il y a 30 ans encore, il était difficile de trouver des prestataires spécialisés. 
Les industriels préféraient gérer la maintenance en interne pour garder la maîtrise de leurs expertises ; et les vendeurs d’équipements proposaient des prestations de maintenance sur leurs produits, pour développer leur chiffre d’affaires ou leurs services.

La sous-traitance est intéressante dans le contexte d’obligation de résultats, pour éviter les conflits entre la production et la maintenance. 
Gérée par un tiers extérieur à l’entreprise, c’est le gage d’une maintenance plus sérieuse. Elle nécessite néanmoins une bonne coordination et une bonne communication entre les parties prenantes.

• des ressources humaines compétentes,
• des ressources matérielles et techniques (surveillance, logiciels, etc.),
• une bonne communication entre les prestataires et les clients, ou entre l’équipe de maintenance et l’équipe production,
• une bonne organisation en interne : 
  • désignation d’un responsable maintenance,
  • définition d’une politique de maintenance,
  • élaboration d’un plan de maintenance, etc.

Véritable programme de maintenance, c’est un document synthétisant les procédures, les ressources et la planification des tâches de maintenance d’un bien. Son établissement rentre dans une démarche de stratégie de maintenance, après une phase d’analyse (audit) de l’équipement, de la politique de maintenance de l’entreprise, et des objectifs de production ou de service. 

Mis à jour régulièrement, il est intégré dans un contrat de maintenance dans le cas d’une sous-traitance. 

Qu’il s’agisse de maintenance préventive ou corrective, d’une prestation programmée ou d’un dépannage en urgence, une intervention peut être vécue comme une réelle contrainte, qu’elle soit gérée en interne ou sous-traitée.

Le plan de maintenance permet ainsi de poser des bases saines et :

• d’améliorer la fiabilité et le rendement du matériel, 
• de diminuer les pannes,
• de diminuer les coûts de maintenance,
• d’éviter toute perte de production, de temps et d’argent,
• de maintenir une qualité de service, contractuelle, ou réglementaire,
• d’assurer la sécurité du personnel,
• d’optimiser la gestion des stocks et des achats de pièces de remplacement,
• de permettre la coordination des travaux et la bonne entente entre le client et le prestataire, 
• de garantir la satisfaction client,
• de suivre l’évolution de l’équipement et de synthétiser les consignes.

Mettre en place une maintenance nécessite de la rigueur. 
Le plan de maintenance n’échappe pas à la règle, ainsi il doit faire figurer :

• la date d’établissement ;
• le lieu ;
• les responsables de la rédaction, de la vérification et de l’approbation ;
• l’équipement concerné et notamment :
  • son taux d’engagement (nombre d’heures d’utilisation/d’exploitation par jour),
  • son rendement,
  • l’état à maintenir,
  • l’historique,
  • le taux de défaillance constaté,
  • l’existence d’une assurance ou d’une garantie ;
• les compétences et les disponibilités du personnel technique ;
• le contexte de rédaction du plan de maintenance : réception de pièces de rechange, panne, etc. ;
• l’objectif du plan de maintenance ;
• l’inventaire des interventions : la liste des tâches à effectuer avec désignations, périodicité (en fonction des instructions du fabricant et de l’historique) et ressources ;
• le planning des interventions de maintenance avec :
  • leur caractère : inspections, contrôles, visites, réparations, etc. ;
  • leur mode opératoire ;
  • les moyens nécessaires ;
  • les schémas si besoin ;
  • les consignes de préparation de l’installation et du chantier ;
• les préconisations de suivi, dont le compte rendu et le renseignement de l’outil (GMAO ou autre).

Chaque intervention prévue dans le plan de maintenance donnera lieu à l’établissement d’un bon d’intervention.

Oubliez les tableaux Excel et les formulaires papier, les politiques de maintenance tendent à se digitaliser via l’utilisation d’outils mobiles et de solutions dans le cloud.

Gain de temps, traçabilité, analyse des données, suivi en temps réel, le suivi des interventions et du respect du plan de maintenance est grandement facilité.

Si vous hésitez encore et ne savez pas comment vous passer d'Excel, ce Livre Blanc produit en collaboration avec BigChange vous offre toutes les clés pour passer à la digitalisation de votre plan de maintenance et de la gestion des interventions, avec simplicité !

Et si vous êtes déjà convaincu·e, vous avez le choix ! Voici notre sélection selon trois types de logiciels : le logiciel de gestion des interventions, le logiciel GMAO et le logiciel de data analytics.

Les logiciels de gestion des interventions permettent aux prestataires, notamment en maintenance :

• d’optimiser l’organisation et la planification des interventions,
• de faciliter le suivi et la communication entre les différentes parties prenantes : responsables de conduite d’activité, équipes sur le terrain et clients,
• de simplifier la documentation de maintenance (bons d’interventions dématérialisés, ajouts de photos et de pièces jointes, transmission des rapports d’interventions, etc.).

BigChange, leader des logiciels de gestion des interventions, s’adresse à toutes les entreprises gérant des opérations de dépannage, de maintenance ou d’installation.

La planification des interventions en drag and drop simplifie l’organisation des tournées et fait gagner du temps. Les équipes terrain ont accès au planning via l’application mobile.

Sur son smartphone, le technicien peut consulter l’historique des interventions, accéder aux données des équipements à maintenir ou consulter le stock de pièces de rechange. Toute l’intervention de maintenance est tracée pas à pas pour édition automatique du bordereau d’intervention.

Avec BigChange, passez au zéro papier ! Le logiciel digitalise toute la chaîne commerciale et opérationnelle, du premier appel pour demande d’intervention jusqu'à la facture finale. Sa force est son module CRM qui améliore la relation et le suivi client : vous pourrez y gérer vos contrats d’entretien, vos échéances récurrentes de maintenance, y consulter les équipements chez vos clients et y réaliser toute votre gestion commerciale sans changer d’outil.

Ermeo est une solution web et mobile intuitive et no code, qui vous accompagne dans la gestion de vos interventions, pour les rendre toujours plus efficaces. Obtenez une visibilité et traçabilité totale des actions réalisées sur le terrain grâce à des dashboards, pour mieux prioriser et optimiser vos interventions, et maintenir vos équipements à niveau.

Pendant leurs tournées, les agents peuvent accéder facilement à toute la documentation des équipements directement sur mobile ou tablette, ainsi qu’à leurs ordres de travail et à l’historique des interventions pour optimiser le temps passé sur le terrain.

Ils renseignent les informations techniques, des photos et leurs observations directement dans l’application Ermeo, via des formulaires standardisés et dynamiques. Des rapports d’inspection sont ensuite automatiquement générés et envoyés aux responsables concernés.

Les opérateurs peuvent ainsi passer le temps nécessaire sur leurs missions à valeur ajoutée où leur expertise est requise, et moins sur les tâches administratives. Cela permet aux utilisateurs d’Ermeo de réduire leur taux de ré-intervention de 70 %, et d’améliorer l’efficacité opérationnelle de 20 %. 

Kizeo Forms est une autre solution du marché. Sa raison d’être : vous aider à digitaliser et uniformiser toute votre documentation, que vous soyez prestataire ou gestionnaire de la maintenance en interne, quel que soit votre secteur d’activité.

Créez vos formulaires (rapports d’intervention, bons de livraison, suivi de chantier, etc.), transmettez des informations en temps réel à vos équipes, générez automatiquement vos rapports au format Word ou Excel et partagez-les avec vos clients.

La solution offre aussi des fonctionnalités telles que la géolocalisation automatique, la signature électronique ou encore l’horodatage des photos.
Personnalisable, Kizeo Forms vous permet aussi d’intégrer vos bases de données clients ou produits sur sa plateforme, pour une gestion plus complète.

Le logiciel prend en compte la maintenance préventive avec des informations détaillées de chaque intervention comme les techniciens mobilisés, le matériel utilisé, le stock de pièces de rechange, les anomalies détectées, etc. Accédez à l’historique des interventions en seulement quelques clics sur une interface ergonomique et simple d’utilisation pour gagner en temps et en efficacité. 

D’autres fonctionnalités, comme le suivi en temps réel du déroulement de l’intervention, la signature électronique et l'envoi des rapports d'interventions en PDF chartés, sont un vrai plus pour votre satisfaction client et votre image de marque. L’application prend aussi en compte les planifications de dernière minute et s'adapte en temps réel, en fonction de la disponibilité et des compétences des techniciens, pour une prise en charge rapide.

Le logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur, ou GMAO, est spécialisé dans la maintenance prévisionnelle et curative des équipements. Comme le logiciel de gestion des interventions, il propose des fonctionnalités telles que la gestion du personnel, des plannings, des demandes d’intervention et leur suivi. 

Il permet aussi l’organisation des interventions préventives et réglementaires, la gestion des équipements, la gestion de stocks, des achats et le reporting.

openGST, par exemple, est un logiciel de GMAO pratique, intuitif et illimité en utilisateurs. Cette solution s’adresse à tous types d’entreprises (entreprises de maintenance, gestionnaires de biens immobiliers, chaînes de magasins, etc.) désireuses de gérer leur plan de maintenance de manière optimale.

Ergonomique, openGST est équipé d’un module intervention permettant de prioriser et suivre les interventions, ainsi que de planifier les emplois du temps des intervenants et relever les tâches.

D’autre part, une application mobile a été développée pour permettre aux usagers de signaler directement les problèmes avec leurs équipements dans ce module d’intervention. Ainsi, la communication est fluidifiée et la réactivité accrue.

D'autres logiciels GMAO sont, quant à eux, spécialisés dans un secteur d'activité. Prenons pour illustration Twimm, qui assiste les entreprises de l’immobilier dans l’optimisation du processus de maintenance, la réalisation de travaux et la réduction des coûts associés.

Les équipes sur le terrain sont équipées de l’application mobile, qui se met à jour en temps réel avec la plateforme au gré des modifications de plannings et des demandes d’interventions.

Il propose aussi un module de gestion des contrats de maintenance, un module de devis/facturation et un module de management énergétique (suivi de la consommation et des performances énergétiques des bâtiments).

La smart maintenance, ou maintenance connectée,  joue dans une autre ligue et répond à des besoins beaucoup plus poussés. Si vous recherchez une solution en maintenance prédictive, c’est du côté des logiciels d’analyses prédictives qu’il vous faut aller.

InUse combine une forme de GMAO à l’analyse pointue des données machines grâce à l’IoT (Internet of Things) et des algorithmes prédictifs.
Spécialisée dans le secteur industriel, la solution permet de déclencher les bonnes procédures aux moments opportuns, pour une efficacité optimale et une réduction des coûts de maintenance.

Vous visualisez vos données machines grâce des capteurs installés sur les équipements sensibles.
D’après les datas récoltées, vous décidez de déclencher des interventions immédiates sur le terrain ou de suggérer des actions à venir aux opérateurs sur site, suivant le contexte de production, en les guidant de check-lists.

Que vous soyez dans la production ou dans la prestation de services, vos équipements assurent le maintien d’une offre qualitative et de la satisfaction de vos clients. Une panne, un retard et c’est toute l’entreprise qui en pâtit.

Le plan de maintenance a un rôle déterminant à jouer dans l’anticipation de problèmes potentiels et l’entretien de vos biens. Plus que d’être réactif, il vous permet d’être proactif.
Oui, cela demande un peu de budget et de temps, mais négliger cet aspect peut coûter cher à votre image de marque, à votre compétitivité et à la motivation de vos équipes. À votre productivité, en somme.

Adoptez un outil de gestion dématérialisé et faites-nous part des économies réalisées !