Des ordres de travail dématerialisés pour gagner en productivité... tenté ?

Sociétés de services de maintenance, entreprises du secteur du bâtiment, du transport, ou de l’énergie, vous êtes toujours en quête d’amélioration de vos processus pour gagner en productivité, prendre soin de votre clientèle… sans négliger votre rentabilité !

Pour mieux organiser et superviser vos activités de services, l’élaboration d’un ordre de travail en bonne et due forme contribue grandement à l’efficacité des équipes de gestion et de vos intervenants sur le terrain, et à une communication fluide entre toutes les parties prenantes.

Qu’est-ce qu’un ordre de travail, quelle est son utilité exactement, et comment le créer ? Pour devenir plus performant et offrir la meilleure qualité de service à vos clients, la clé réside sans doute dans la digitalisation de vos bons de travail… Découvrez pourquoi et comment !

Commençons simplement par la définition d’un ordre de travail : appelé « work order » en anglais, également bon de travail ou bon d’intervention, il est un document qui consigne toutes les informations sur un travail à réaliser pour le compte d’un client.

Il est indispensable dans la prestation d’un service (installation, rechange de pièces, dépannage, assistance, etc.), souvent utilisé dans le domaine de la maintenance, ou plus généralement par les entreprises de services spécialisées par exemple dans :

• le transport et la logistique,
• la climatisation ventilation chauffage (CVC),
• le nettoyage ou l’entretien d’espaces verts,
• les garages,
• la production de pièces électroniques, etc.

Pour bien organiser les activités de maintenance, les planificateurs et responsables de maintenance veillent à la bonne exécution et à l’optimisation des travaux sur le terrain. Parmi leurs missions, ils doivent établir et gérer les ordres de travail de la façon la plus optimale possible.

Un ordre de travail contribue à une bonne communication entre les équipes terrain, les équipes de gestion et les clients, sur la nature et les conditions de réalisation de la tâche de maintenance.

Il normalise le flux de travail et permet de fluidifier le processus de planification, d’attribution et de suivi des tâches. Il sert aussi à documenter les ressources et à suivre les performances.

C’est également un document à portée juridique, qui peut faire office de preuve en cas de réclamation client. Tout y est reporté, des horaires exacts de réalisation du service au lieu de son exécution, en passant par le matériel utilisé.

En plus de cela, l’ordre de travail a une utilité pratique pour toutes les parties concernées :

• Pour l’équipe technique :
  • disposer des détails de l’intervention et des précédentes, le cas échéant,
  • faire le suivi des heures de travail effectuées,
  • avoir un document servant d’intermédiaire entre la société prestataire et le client,
  • faire valider l’achèvement des travaux grâce à la signature du client.
    
    
• Pour le responsable d’équipe ou la société prestataire :
  • faire le suivi des interventions,
  • avoir une traçabilité des interventions en cas de mésentente avec le client,
  • recueillir des données fiables sur les heures travaillées par les techniciens,
  • être force de proposition quant aux prestations d’entretien à fournir,
  • augmenter la confiance dans la relation client,
  • octroyer plus d’autonomie et de responsabilité à ses équipes, tout en adoptant une posture d’amélioration continue.
    
    
• Pour le client :
  • garder l’historique des prestations obtenues,
  • retrouver aisément le contact de la société intervenante,
  • avoir la possibilité de transmettre un avis sur la qualité de la prestation reçue,
  • comprendre le calcul du prix et la facturation grâce à la transparence.

Que contient un ordre de travail ? Il n’existe pas de format type, car chaque document peut être adapté aux spécificités et aux besoins de l’entreprise.

Sa mise en page également est très variable, c’est avant tout un document de communication donc veillez à privilégier la clarté !

👉 Voici la liste des informations les plus courantes qu’on peut y retrouver :

• le numéro de l’ordre de travail (OT),
• la date,
• le lieu de l’intervention,
• les coordonnées et le contact du client,
• le type de prestation,
• la description détaillée de l’intervention,
• le matériel utilisé,
• les horaires : dates/heures de début et de fin,
• le total d’heures travaillées,
• l’historique des autres interventions précédemment réalisées,
• les pièces jointes (photos, plans, schémas, etc.),
• des remarques éventuelles en conclusion.

💡 Quelques conseils pour créer vos ordres de travail :

• préciser les heures de début/fin du service,
• ajouter une photo des travaux effectués,
• préciser les pièces détachées nécessaires,
• faire signer le client pour valider l’intervention.

Cet exemple, qui peut être adapté aux spécificités de votre entreprise, vous donne un aperçu des champs et données à faire figurer.

Peut-être que vous faites partie des entreprises qui utilisent et gèrent leurs ordres de travail au format papier et notre exemple vous a été utile.

Mais, comme vous le savez sans doute, les outils numériques (et on ne parle pas que du tableau Excel !) peuvent vous aider à rationaliser la gestion de vos ordres de travail. Un vrai atout pour améliorer la performance de votre entreprise !

En effet, intégrés à un logiciel de GMAO par exemple, ils peuvent être accessibles par tous (responsable de maintenance, intervenants terrains, clients, et mêmes vos services administratifs et comptables), à tout moment, que ce soit avant, pendant et après l’intervention.

Avec la dématérialisation de vos ordres de travail, vous bénéficiez des avantages suivants :

• gain de temps et d’efficacité,
• limiter les ressaisies et éviter les erreurs manuelles,
• une planification de vos interventions simple et rapide,
• des données centralisées, exhaustives, fiables et sécurisées,
• une dimension collaborative : entre techniciens et chefs d’équipe, chacun dispose des mêmes informations actualisées,
• le suivi facilité du statut de vos demandes clients et travaux : pris en compte, planifié, en cours, réalisé, différé, annulé, etc.

Sans oublier que vous véhiculez une image moderne et professionnelle auprès de vos clients, qui bénéficient de la traçabilité de leurs travaux et n’ont pas de mauvaise surprise lorsqu’ils reçoivent la facture. Un gage de confiance pour plus de fidélisation client !

Plus précisément, avec une gestion numérique, les ordres de travail font partie d’un workflow intégré au système informatique qui trace et automatise de nombreuses tâches :

• vos bases de données sont alimentées automatiquement : causes, solutions trouvées, etc. pour faciliter toute la chaîne de suivi,
• plus besoin de transmettre l’OT à la personne concernée, tout le monde dispose des mêmes informations sur la plateforme collaborative (pas de pertes, ni d’oublis, etc.),
• des notifications sur l’état d’avancement et des alertes envoyées en temps réel,
• des champs sont préremplis pour faciliter le reporting des techniciens,
• des rapports sont automatiquement générés pour les responsables, qui ont une meilleure visibilité de la planification et de l’exécution des tâches,
• export des données simple et fluide pour la facturation et la paie, etc.

🛠 Vous retrouvez ce fonctionnement digitalisé dans des outils tels que :

• BigChange, qui intègre la dématérialisation de vos ordres de travail, mais aussi de vos bordereaux et de vos comptes-rendus d’intervention.
  
  Accessible même en mobilité via une application sur tablette et smartphone, l’outil facilite le travail de vos équipes sur le terrain qui accèdent à tous leurs formulaires et disposent d’informations préremplies. Ils peuvent également recueillir directement la signature du client sur leur tablette.
  
  Enfin, un CRM intégré améliore le suivi de chacun de vos dossiers clients, de l’historique des interventions réalisées à leurs retours.
  
  
• Praxedo, qui met à disposition toutes les fonctionnalités utiles pour éditer et gérer vos ordres de travail dématérialisés, avec un paramétrage à la fois simple et approfondi.
  
  Complète et polyvalente, la solution améliore votre efficacité, pour vos techniciens terrain comme pour les équipes au bureau : synchronisation des informations, suivi en temps réel, ajout de photos de l’intervention, signature client, etc. Grâce à ses nombreux connecteurs avec des logiciels ERP/CRM, la facturation est aussi plus rapide !
  
  Un autre plus : le déploiement rapide de l’application mobile, qui s’adapte à tous les OS et fonctionne aussi bien en ligne que hors ligne.
  
  
• Timetonic Interventions, qui offre l’édition automatique de vos ordres de travail, de vos rapports et de vos comptes-rendus d’intervention digitalisés dès que la mission est terminée.
  
  La plateforme va plus loin : elle vous assiste dans le pilotage complet de vos interventions terrain : planning des équipes avec différentes vues, gestion de la relation client (CRM), SAV, gestion financière et reporting, de façon collaborative et sécurisée.
  
  Sa force principale ? Sa grande agilité pour vous permettre de l’utiliser facilement, sans compétence technique, avec la même flexibilité qu’un tableur Excel !
  
  
• Twimm, qui digitalise vos ordres de travail au sein d’une solution de GMAO experte dédiée aux métiers de la maintenance, quel que soit votre secteur d’activité.
  
  Efficace et fiable, la solution est pensée à la fois pour vos techniciens, grâce à son application ultra-intuitive et disponible hors connexion, et pour les équipes back-office, leur permettant de gérer efficacement les contrats, les plannings, la facturation… et d’obtenir une meilleure traçabilité de leurs interventions.
  
  Son atout clé : l’expertise et la qualité de son support pour vous accompagner dans votre digitalisation.

L’ordre de travail ou bon de travail est la trace écrite qui restitue les informations concernant des travaux entre un prestataire et un client : ce qui doit être réalisé, quand, avec quel matériel et quelle main-d’œuvre, et pour combien. Il est essentiel dans de nombreuses industries, notamment pour les entreprises de services et du domaine de la maintenance.

Pour que votre organisation gagne en efficacité et en productivité, équipez-vous d’un logiciel pour gérer vos ordres de travail et bénéficiez d’échanges d’informations numérisés : lisibilité, fiabilité, sécurité, et traçabilité des données seront au rendez-vous, à la fois pour les intervenants sur le terrain, leurs responsables et les services administratifs et de comptabilité.

Alors, n’hésitez plus à regarder les solutions logicielles de plus près, et à demander une démo pour tester en pratique !

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