[Étude de cas] La réponse à des besoins métier spécifiques grâce à un logiciel complet de GMAO

Le quotidien d’une entreprise de services dans le secteur de l’immobilier n’est pas de tout repos. Il faut effectuer et coordonner de nombreuses tâches parmi lesquelles, la maintenance régulière des biens ou équipements sous contrat avec la gestion des demandes + ou - urgentes de dépannages, des commandes, des stocks, l’édition de devis, de factures, la production de rapports d’activité pour ses clients, etc.

Il faut une sacrée dose d’organisation et une excellente communication entre toutes les parties : le client, l’entreprise prestataire et les collaborateurs au sein de l’entreprise.

C’est pour répondre à ces problématiques que l’entreprise AJC, s’est tournée vers les logiciels de GMAO, et en particulier vers Twimm. Voyons sans plus tarder tous les bénéfices de ce partenariat noué sur le long terme !

AJC est une PME corse spécialisée dans le génie climatique (chauffage, ventilation et climatisation) et dans la fourniture d’énergie depuis 2007. La réalisation de prestations d’exploitation et de maintenance constitue le cœur de son activité, avec la gestion de l’énergie et les travaux d’exploitation.

AJC travaille principalement pour des acteurs des secteurs tertiaire, industriel et résidentiel (syndics de copropriété, bâtiments d’État, collectivités et bâtiments commerciaux). Elle emploie 15 collaborateurs, pour gérer les contrats de 172 clients répartis sur 342 sites d’intervention.

Avant d’avoir Twimm, l’entreprise était équipée d’une solution qui assurait uniquement la gestion de leur base de données client et des bons d’interventions.

Cette solution est vite devenue obsolète compte tenu du nombre croissant de tâches et le besoin de fonctionnalités supplémentaires comme la gestion du planning préventif des techniciens est apparu.

AJC s’est alors tournée vers les logiciels de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur), les plus complets. Parmi eux, Twimm est ressorti comme étant le plus simple à utiliser et surtout comme le plus adapté aux besoins des entreprises de CVC de leur taille.

Leur choix d’investir dans Twimm s’avère aujourd’hui payant, car la plateforme facilite le quotidien de tous les collaborateurs et répond à leurs besoins spécifiques métiers :

• Les techniciens remplissent leurs bons d’intervention (ou « bons de réparation ») plus vite et en faisant moins d’erreur, car le remplissage des bons est beaucoup mieux cadré. Ils deviennent plus faciles à lire, à décrypter ou à partager. Les ordres d’intervention qu’ils reçoivent directement sur leur smartphone sont également mieux renseignés et plus clairs : ils ne risquent plus d’effectuer, soit trop de tâches soit pas assez sur une intervention, ce qui arrivait souvent avant Twimm. Aujourd’hui, les gammes de maintenance contractuelles sont accessibles depuis leur smartphone.
  
  Enfin, Twimm est pour eux un véritable outil d’organisation qui leur fait considérablement augmenter leur productivité.

• Le comptable peut piocher rapidement dans les bons d’intervention Twimm les informations dont elle a besoin pour facturer efficacement. Elle gère également plus facilement les spécificités administratives liées aux astreintes grâce aux fonctionnalités RH de la solution.
  
  
• Les responsables de secteur prennent moins de temps à valider les bons d’intervention, qui leur sont transmis depuis l’application technicien et à les transmettre aux clients. Ils planifient mieux les interventions pour les techniciens et peuvent éditer rapidement des rapports d’activité détaillés pour les clients.
  
  
• La responsable technico-administrative gère beaucoup mieux les bases de données et suit plus facilement la bonne réalisation des interventions planifiées et de nos prestations contractuelles.

Les fonctionnalités de Twimm étant nombreuses, AJC prévoit d’intégrer de plus en plus de fonctionnalités expertes, c’est-à-dire spécifiques au métier de chauffagiste, qui sont proposées par le logiciel. À commencer par la fonctionnalité « portail client » qu’ils sont en train de mettre en place. Elle permettra d’ouvrir à leurs clients un accès à une interface Twimm dédiée dans laquelle ils peuvent effectuer eux-mêmes des demandes d’interventions et suivre en temps réel le bon déroulement des interventions sur leur patrimoine.

AJC participe également en collaboration avec Twimm au développement de la fonctionnalité « carnet de chaufferie dématérialisé », ce qui leur permettra d’avoir au final un outil expert et parfaitement adapté à leurs besoins. En effet, les carnets de chaufferie papier classiques sont fastidieux à tenir à jour pour un technicien, et ils se détériorent rapidement dans les chaufferies.

Le but de cette fonctionnalité est donc de remplacer ce carnet papier par un QR code grâce auquel le client accède à toutes les informations réglementaires de la chaufferie et à l’historique des interventions. Elle facilite également la tâche de mise à jour des informations effectuée par le technicien.

La digitalisation de l’activité de AJC était devenue indispensable pour :

• optimiser la gestion de leur activité,
• améliorer leur qualité de service
• et par là même augmenter la satisfaction de leurs clients.

Les fonctionnalités expertes de Twimm ont collé aux besoins de l’entreprise qui utilise de plus en plus de fonctionnalités de la solution.

AJC aborde depuis l’avenir plus sereinement, car l’utilisation d’une GMAO performante rend l’entreprise plus compétitive. Twimm pérennise son activité et contribue à faire de AJC un acteur de demain dans son secteur d’activité.