Outils de communication interne pour des échanges efficaces en entreprise

Les outils de communication interne pour faciliter les échanges en entreprise

Les outils de communication interne pour faciliter les échanges en entreprise

Les outils de communication interne favorisent la circulation des informations en rendant les échanges entre les collaborateurs réguliers et transparents.

Divulguer des informations à l’échelle de l’entreprise, fixer des règles de vie au travail, diffuser les valeurs et la culture d’entreprise, booster l’engagement des équipes... les intérêts et enjeux de la communication interne sont multiples.

Des PME aux grands groupes, toutes les entreprises peuvent bénéficier de ces outils. Ils se révèlent d’ailleurs d’autant plus importants pour des entreprises souhaitant décloisonner leurs services, et pour des équipes travaillant à distance, a fortiori dans un contexte de fort développement du télétravail.

Voici un panel d’outils sélectionnés pour vous inspirer, afin d’adopter une communication interne efficace, répondant à des objectifs à la fois de qualité, de performance ou encore de bien-être au travail.

Sommaire :

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Les outils de circulation de l’information en interne

La newsletter interne

La newsletter interne est un outil de communication efficace et dématérialisé. Elle divulgue des informations à l’ensemble des collaborateurs à une fréquence régulière, par exemple hebdomadaire ou mensuelle, selon le volume des contenus à transmettre.

Envoyée sous forme de mailing, cette lettre d’information numérique ne porte pas seulement la voix de la direction, mais transmet des faits marquants issus des différents services, pour refléter les actualités de toute l’entreprise. Pour approfondir les sujets, la newsletter prendra parfois la forme d’un journal interne d’entreprise.

Elle peut contenir :

  • une nouvelle initiative ou un événement à promouvoir,
  • un changement intervenant dans un service,
  • l’arrivée de nouveaux collaborateurs,
  • un focus sur un projet en cours,
  • des interviews de collaborateurs, partenaires, ou clients, etc.

Les possibilités sont vastes et créatives !

✅  Ses atouts :

  • une communication rapide et participative,
  • un format divertissant, exploitant l’image, la vidéo, les liens hypertextes, etc.
  • bien menée, elle devient un rendez-vous attendu des collaborateurs.

L’intranet d’entreprise

L’intranet d’entreprise est un réseau informatique accessible à tous les services de l’entreprise. Il centralise généralement des informations, de la documentation et des outils à usage des collaborateurs, comme des documents informatifs, des règles ou des procédures à suivre, des guides facilitant l’intégration de nouveaux collègues, etc.

Relativement coûteux à mettre en œuvre, il est plutôt adopté par des entreprises de taille moyenne à grande, et garde un intérêt particulier pour les équipes multisites. L’accès est généralement conditionné par un profil utilisateur, qui permet à chacun·e d’accéder aux informations les plus pertinentes pour son rôle dans l’entreprise.

Les flux de communication de l’intranet circulent souvent de manière unilatérale, de la direction vers les équipes au sein d’éléments de discours homogènes. Toutefois, les intranets d’entreprise tendent à devenir de plus en plus collaboratifs, offrant la possibilité à toutes les personnes d’interagir avec le contenu.

✅  Ses atouts :

  • un espace informatif de référence pour centraliser la documentation essentielle,
  • un niveau d’informations harmonisé pour tous les membres d’équipe, même géographiquement éloignés,
  • un accès personnalisable par profil.

L’affichage en interne

L’affichage en interne permet de mettre en avant des informations de façon simple et en mobilisant peu de moyens. Notez que certains affichages sont obligatoires, en fonction de la taille de l’entreprise, diffusant des informations comme :

  • l’inspection du travail,
  • la médecine du travail,
  • les consignes de sécurités et d’avertissement de zones de danger, avec le nom des personnes responsables de l’évacuation en cas d’incendie, etc.

Les affiches sont placées dans des lieux fréquentés de toutes les personnes de votre entreprise, comme le hall d’entrée, la salle de restauration ou les salles de réunion. Prévoyez pour cela des supports d’affichage de qualité et consacrés à cet effet.

Dans ces lieux de passage, ce mode de communication se prête bien à des messages percutants et visuels pour interpeller des personnes qui ont généralement peu de temps à leur disposition. L’information gagnera à être relayée doublement via un support numérique.

✅  Ses atouts :

  • attire facilement l’attention,
  • une transmission efficace de l’information à des endroits clés de l’entreprise,
  • une solution peu coûteuse.

La boîte à idées

La boîte à idées est un dispositif qui a la cote. Cet outil consiste à recueillir de façon anonyme des idées, des suggestions ou des remarques de tous les collaborateurs dans un récipient à disposition de tout le monde.

Cette mise en commun des idées peut viser à améliorer des processus de travail, des éléments d’organisation plus générale ou de qualité de vie au travail. Il s’agit de faire remonter des problématiques communes, qui ne seraient pas forcément détectées autrement, et de témoigner de votre volonté d’amélioration.

Outil très utile pour votre équipe RH, il vous permet de renforcer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs. Vous prenez en compte leurs avis et ressentis, et cette reconnaissance jouera en faveur de leur engagement et de leur motivation.

✅  Ses atouts :

  • facilite la communication verticale,
  • valorise les initiatives de tous·tes,
  • met au jour des préoccupations collectives.

Les outils de communication instantanée

La téléphonie d’entreprise

Le téléphone fait partie des moyens de communication les plus directs en entreprise, permettant un véritable échange spontané. Pratique, il reste très répandu dans les entreprises, simple et intuitif à utiliser.

Si des forfaits abordables pour les entreprises existent, des solutions de téléphonie passant par internet (VoIP) confèrent à ce mode de communication de plus en plus de flexibilité. Vous pouvez par exemple passer des appels internes sur tout type de support (ordinateur, téléphone mobile ou tablette).

Pour bénéficier de tous les atouts et fonctionnalités d’un opérateur dans le cloud, n’hésitez pas à vous renseigner sur ce mode de communication, facile à mettre en place.

✅  Ses atouts :

  • une mise en relation des individus de façon très interactive,
  • une utilisation simple et universelle,
  • adaptée pour des messages à transmettre rapidement ou des informations à obtenir sans délai.

La messagerie instantanée

L’outil de messagerie instantanée est également un format d’échanges très interactif, avec toutefois moins d’immédiateté que le téléphone.

Cela étant, l’information peut être partagée « à chaud » avec les personnes concernées, sous forme de chats individuels ou de groupes de conversation, à l’image des « salons » de Google Hangouts.

Les fils de conversation d’une messagerie instantanée peuvent être l’une des fonctionnalités d’un outil plus complet, à l’image de Slack, qui rassemble tous vos canaux de communication digitaux en un endroit unique.

✅  Ses atouts :

  • des messages envoyés rapidement et au(x) destinataire(s) concerné(s),
  • la possibilité d’utiliser un ton plus léger en utilisant des emojis,
  • conserve la régularité des échanges pour les équipes travaillant à distance.

La visioconférence

Mode de communication par excellence des réunions digitales, la visioconférence est très pertinente pour les équipes qui ne sont pas toutes présentes sur le lieu de travail. Elle permet une prise de parole spontanée et des échanges directs, à l’image des réunions physiques.

Les équipes peuvent donc se rencontrer sur un dispositif de vidéoconférence en ligne, et rester productives malgré la distance.

Les projets avancent, les points problématiques sont résolus, et les informations essentielles sont véhiculées, via l’outil de messagerie et de partage de contenu intégré à l’outil.

✅  Ses atouts :

  • une bonne qualité audio et vidéo pour un rendu naturel,
  • facilite les prises de décision en équipe,
  • disponible sur tous les supports mobiles.

Les outils de travail collaboratif

Le réseau social d’entreprise (RSE)

Les réseaux sociaux d’entreprise sont des espaces de communication à forte dimension collaborative et diffèrent en cela des intranets d’entreprise. Ils offrent une communication conviviale et ludique, à tendance plus informelle. Les collaborateurs sont encouragés à être initiateurs des échanges et non plus « commentateurs ».

Plateforme d’échanges et de partage d’informations, un réseau social présente de nombreuses caractéristiques :

  • un profil personnalisé par collaborateur,
  • un fil d’actualité (ou feed),
  • un moteur de recherche,
  • une organisation en groupe de projets,
  • un dispositif de chat, etc.

On retrouve des outils tels que Facebook Business (Workplace) ou Yammer, réseau social professionnel qui s’inscrit dans la suite Microsoft Office 365.

Les RSE permettent de collaborer et de communiquer autour de projets d’équipe, tout en favorisant l’interaction sociale, au moyen de publications d’articles, du partage de contenus, de commentaires et de réactions (mentions J’aime, etc.). Ils constituent une expression riche et multiforme de la communication interne.

✅  Ses atouts :

  • facilite le travail en groupe et l’émulation d’idées,
  • à l’image des réseaux sociaux, présente un aspect convivial et ludique,
  • fédère les équipes autour de valeurs partagées et de centres d’intérêts communs.

La plateforme collaborative en ligne

Des outils collaboratifs en ligne sont extrêmement utiles pour communiquer directement et faciliter la coordination autour de projets en évitant la multiplication de réunions chronophages.

Un outil tel que Trello permet d’organiser ses tâches et projets en temps réel, de façon à rendre leur avancement visible et accessible à tous.

Une plateforme collaborative est un véritable espace de travail virtuel qui approfondit encore plus la collaboration tout en fluidifiant les échanges. Très complète, elle intègre :

  • la discussion instantanée,
  • la gestion de tâches et de projets,
  • et même la visioconférence, à l’image d’Atolia.

Plateforme collaborative souple et ultra personnalisable, elle s’organise en groupes de travail qui structurent l’information autour des projets de l’entreprise.

✅  Ses atouts :

  • une grande richesse de fonctions de communication et collaboration,
  • booste la performance des équipes de travail,
  • innovation et modernité de l’expérience collaborateur.

Les objectifs de la communication interne : lier les humains derrière les outils

L’éventail des différentes solutions à votre portée pour communiquer est large, d’autant plus dans un contexte de digitalisation des échanges.

Une stratégie de communication interne doit même apparaître comme l’une de vos priorités, pour développer une véritable culture de la communication en interne.

Favorisez tant que possible la transparence, la régularité des messages, et la diversité des canaux de communication, qui soient appréciés et utilisés facilement par chacun·e. Les enjeux à la clé sont nombreux : qualité de vie au travail, engagement des collaborateurs et, finalement, marque employeur.

Enfin, n’oublions pas que les interactions humaines sont également clé dans toute vie d’entreprise : les réunions, les événements d’entreprise, tels que des inaugurations, la célébration d’un succès, ou encore des team buildings, sont aussi l’occasion de faire passer des messages, soudent les équipes et offrent aux collaborateurs l’occasion de se sentir pleinement partie prenante de leur entreprise.

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