12 bonnes pratiques et actions de communication interne pour fidéliser vos talents

On dit souvent que la communication est la clé d’une relation réussie. Et bien, figurez-vous qu’en entreprise, c’est la même chose.

Un collaborateur a besoin de s’exprimer, de se sentir écouté et compris. Il exige également de la transparence et de l’honnêteté, pour mieux appréhender l’environnement dans lequel il évolue. Dans le cas contraire, non seulement il risque de perdre en productivité, mais aussi de vouloir vérifier si l’herbe est plus verte ailleurs.

Mais bonne nouvelle, il existe de nombreuses façons de devenir une entreprise exemplaire en la matière.

Voici un exemple de 12 bonnes pratiques et actions de communication interne ultra-efficaces.

Inspirez-vous !

La communication interne désigne l’ensemble des opérations mises en place pour :

• transmettre les bonnes informations aux collaborateurs ;
• recueillir leur feedback ;
• échanger sur divers sujets relatifs à l’entreprise.

Plusieurs acteurs de l’organisation sont alors susceptibles de gérer ces questions. Mais on retrouve communément les responsables des ressources humaines, les responsables de la communication ou encore la Direction.

Elle apparaît indispensable à la bonne santé d’une entreprise. Impossible sans elle de parfaitement coordonner les actions. D’ailleurs, selon Vocoli, une mauvaise communication interne provoquerait une baisse de productivité dont le prix s’élèverait à environ 26 041 dollars par salarié et par an (source : Parlons RH).

Toutefois, cette notion se révèle plutôt complexe et englobe bien des réalités. La communication devient en effet un axe de plus en plus stratégique, au-delà de la seule efficacité des collaborateurs. Elle participe à leur engagement, à l’heure où le marché de l’emploi se tend chaque jour davantage. Et pour cause, difficile de saisir le sens réel de ses missions quotidiennes sans une bonne communication interne !

👉 En somme, la communication interne est vectrice de bien-être au travail, participe au sentiment d’appartenance et améliore l’expérience collaborateur. Elle peut même influer sur l’externe, en véhiculant une image positive facilitant le recrutement : la marque employeur.

Vous connaissez désormais tous les enjeux autour de la communication interne. Place aux actions concrètes !

Le parcours d’un collaborateur se compose de 5 étapes :

• le recrutement,
• l’onboarding,
• le développement,
• la rétention,
• l’offboarding.

La communication interne doit être absolument optimale à CHACUNE de ces étapes, car toutes participent à améliorer l’expérience employé.

L’onboarding, par exemple, représente un moment clé dans la vie du collaborateur. Un « loupé » à ce niveau, et vous engagez très mal la relation avec votre nouvelle recrue. Vous rencontrerez également plus de difficultés à l’assimiler à la culture de l’entreprise.

Autre phase souvent bâclée : l’offboarding. Pourtant, si vous le négligez, vous laissez une mauvaise impression à votre ancien salarié, alors susceptible de ternir votre réputation. Pas top pour le recrutement…

Pour une communication efficace, encore faut-il savoir qui vous êtes vraiment, quelles sont les composantes de votre culture d’entreprise.

En effet, cette dernière influence la manière dont vous vous adressez aux équipes, au niveau :

• du langage,
• des supports,
• des rituels mis en place, etc.

Par exemple, une startup du digital qui joue la carte de l’innovation aura tendance à utiliser des anglicismes ainsi que des canaux numériques.

Par ailleurs, définir votre ADN, ce qui caractérise votre organisation, favorise le sentiment d’appartenance des collaborateurs.

☝️ La culture de l’entreprise va de pair avec ses valeurs. D’où l’intérêt de veiller à la cohérence de votre communication interne. Si vous prônez l’écoresponsabilité, alors les moyens employés doivent prendre en compte ce paramètre. En gros, évitez d’imprimer du papier à tout bout de champ !

La base de connaissance d’une organisation fait partie des piliers de sa communication interne.

Elle permet à chacun de disposer du même niveau d’information, mais également de progresser avec plus d’autonomie sur certains sujets.

On vous conseille donc de prévoir un espace dédié (généralement en ligne) à ces ressources, et accessible en libre-service.

💡 Au niveau du type d’information concerné, il peut s’agir :

• des processus métiers,
• de la charte graphique,
• des modèles de documents,
• des procédures administratives,
• des reportings, etc.

Dans la plupart des entreprises (et même les plus modestes), on a parfois du mal à saisir précisément qui fait quoi.

Ce manquement constitue une perte de temps considérable, notamment lorsqu’il s’agit de solliciter une compétence précise… mais qu’on ne sait pas à qui s’adresser !

Il convient alors d’instaurer un procédé destiné à diffuser les informations relatives aux employés (fonctions, missions, place dans l’organisation, etc.).

Si on pense, de prime abord, à ce bon vieil organigramme, celui-ci n’offre pas un niveau de détail suffisant. Il sert surtout à appréhender la structure hiérarchique globale.

💡 Google, lui, a opté pour l’annuaire des salariés. Chaque collaborateur dispose d’une fiche dans laquelle ses collègues voient :

• son nom et sa photo,
• son poste, son équipe et ses projets,
• sa géolocalisation avec l’heure réelle sur son fuseau horaire (pratique si vous travaillez à l’international),
• des données sur ses compétences (certifications, badges, etc.).

☝️ Communiquer sur les employés, c’est aussi annoncer à temps les arrivées et les départs. Il n’y a rien de pire que d’avoir besoin de s’adresser à un collaborateur… avant de se rendre compte qu’il a quitté la société depuis 2 semaines.

La culture du feedback participe grandement au bien-être des collaborateurs, qu’il s’agisse d’un feedback montant ou descendant.

En effet, ce procédé démontre aux équipes que leurs avis sont pris en considération, qu'on n'est pas uniquement d’une communication unilatérale.

Évidemment, l’entreprise a beaucoup à y gagner, puisqu’elle bénéficie de remontées utiles pour dégager des axes d’amélioration.

Côté communication descendante, l’employé qui reçoit du feedback (bienveillant et constructif, of course) tend à s’améliorer. Il se sent accompagné dans ses missions quotidiennes et comprend plus aisément le sens de son travail.

Mais comment mettre en place un tel système ?

On dénombre différentes manières de procéder, mais on vous conseille de recourir :

• aux sondages et enquêtes. Diffusés à grande échelle, ils servent à prendre la température globale, tout en offrant la possibilité de préserver l’anonymat (de quoi délier les langues 😉) ;
• aux entretiens individuels, afin de se concentrer sur un collaborateur précis.

☝️ Bien sûr, ce processus appelle la réalisation et le suivi d’un plan d’action concret. Récolter du feedback pour récolter du feedback ne sert à rien et risque de décevoir les employés.

💡 La communication peut également se faire entre les collaborateurs eux-mêmes. Se remercier, montrer sa gratitude, renforce la cohésion et la collaboration.

Il est important de soigner le style de vos communications internes.

Déjà, gardez à l’esprit qu’un collaborateur assimilera plus rapidement un message clair et concis plutôt qu’un long pavé.

Mais surtout, focalisez-vous sur le ton ! Si vous vous révélez trop négatif, vous générez du découragement. Montrez-vous toujours positif et convivial si vous espérez motiver vos équipes. Pourquoi ne pas utiliser des emojis ou encore des GIF ? 🎉

💡 Même si on parle beaucoup de storytelling en marketing, les RH ou encore la Direction ont aussi intérêt à user de cette technique pour parvenir à captiver leur audience. En effet, la transmission d’émotions concourt à une meilleure mémorisation et au ralliement des troupes sous des valeurs communes. Le storytelling s’avère notamment très utile en cas d’annonce d’un changement important.

Niveau formats de communication interne, on pense en premier lieu :

• à l’écrit, qui se décline sur différents supports (mail, affichage, intranet, newsletter d’entreprise, etc.) ;
• à l’oral, dans le cadre de réunions d’équipe, de one to one, etc.

💡 Toutefois, on vous conseille d’envisager d’autres médiums, en particulier la vidéo, de plus en plus populaire en entreprise. Déjà, cette dernière renforce l’ancrage des idées, puisque selon le chercheur Thierry Karsenti, les individus retiennent 50 % des informations diffusées dans une vidéo, contre 10 % seulement pour celles transmises à l’écrit.

De plus, ce support séduit par sa modernité. En somme, la vidéo est parfaite pour une action de communication interne innovante.

Pour sélectionner vos outils de communication interne, vous avez l’embarras du choix !

Si on compte encore sur les supports traditionnels, la technologie joue un rôle important. Et ça n’est pas la généralisation du télétravail qui laisse penser le contraire !

Dans tous les cas, choisissez vos canaux de diffusion selon votre culture d’entreprise, mais également en fonction de vos objectifs. Par exemple, le chat est souvent utilisé pour transmettre un message urgent, à assimiler dans l’heure, tandis que le mail sert davantage aux informations plus générales (arrivée d’un nouveau collaborateur, etc.).

👉 Voici des exemples d’outils de communication interne :

• L’affichage. S’il paraît un peu vieillot, il reste un excellent levier de communication interne. À condition d’être bien placé, dans la salle de repos par exemple. En revanche, il implique des messages et visuels impactants.
  
  
• Le réseau social d’entreprise (RSE). Il se définit comme un espace d’échange collaboratif et ludique. Il est possible de partager du contenu, de mettre des commentaires, etc.
  
  
• Les logiciels de visioconférence. Ils sont particulièrement plébiscités lorsqu’il faut reproduire les conditions de réunions réelles… à distance.
  
  
• La newsletter d’entreprise. Support qui se généralise de plus en plus, elle sert à communiquer :
  • les dernières actualités,
  • les faits marquants,
  • les informations clés,
  • les événements à venir, etc.
    Le tout selon une périodicité prédéfinie (toutes les semaines par exemple).
    
    
• La messagerie instantanée. Nous l’avons vu, elle autorise l’immédiateté. Il s’agit également d’un outil très interactif qui encourage les moments informels entre collègues.
  
  
• La plateforme collaborative. Cette dernière devient presque un espace de travail virtuel, où tout le monde coopère sur les projets de l’organisation. Elles servent aussi à centraliser les ressources de l’entreprise, comme évoqué plus haut.
  
  
• La signature mail. Eh oui , c’est un canal de communication à part entière ! Associée à tous les emails que s’échangent vos collaborateurs en interne et en externe, elle ne passe jamais inaperçue. En intégrant une bannière mail aux signatures de vos salariés, vous pouvez diffuser vos initiatives auprès d’une large audience.

💡 Mention spéciale pour Letsignit, solution destinée à créer et gérer les signatures mail des collaborateurs. En plus, Letsignit permet de programmer des bannières de communication insérées dans les signatures mail. Grâce à sa fonctionnalité dédiée à la communication interne, allez plus loin dans le processus de personnalisation de vos messages, et programmez des signatures et des campagnes spécifiques selon que vos collaborateurs communiquent en externe ou en interne.

L’organisation de réunions régulières participe à la bonne communication interne.

Certes, on pense aux réunions d’équipe, indispensables pour mener à bien les projets. Mais elles relèvent plutôt de chaque service.

Au niveau RH ou Direction, en revanche, les réunions sont l’occasion de transmettre des informations importantes, d’échanger sur les moments forts… et bien sûr de se rassembler lorsque les collaborateurs sont éparpillés.

Par contre, il importe de trouver la bonne régularité, afin d’éviter l’écueil de la réunionite aigüe, complètement contre-productive.

💡 On vous recommande d’organiser vos meetings :

• soit à une fréquence précise, tous les mois ou trimestres par exemple. Ici, on a plutôt affaire à une sorte de rituel, lors duquel on partage les grandes réussites de la société, la roadmap à venir, etc. ;
• soit ponctuellement, dans le cadre d’annonces importantes pour lesquelles le simple envoi d’un mail est à proscrire (elles suscitent trop d’interrogations !). On pense notamment au rachat ou à la fusion de l’entreprise.

Les employés vivent très mal le fait que leur entreprise fasse de la rétention d’information.

Il faut donc faire preuve de transparence quant à la vision, aux objectifs et à la roadmap de la société.

Mais ça ne suffit pas.

Pour inspirer confiance, soyez honnête. Il ne s’agit pas de partager seulement les réussites (même si c’est très important), mais aussi les défaites.

Pourquoi ce projet a échoué ? Pour quelles raisons tel collaborateur a été remercié ? Comment se portent les finances ? Etc.

💡 Ces « mauvaises nouvelles » peuvent faire l’objet de réunions, comme évoqué ci-dessus. Ainsi, il sera plus facile de lever les doutes, et vous éviterez que les salariés tirent leurs propres conclusions autour de la machine à café.

De nombreuses organisations optent pour l’instauration de rituels, de traditions sortant du périmètre du travail.

Ces moments informels soutiennent la communication interne et la connexion des collaborateurs entre eux. Ils permettent en outre de prévenir l’isolement, dans un contexte de généralisation du télétravail.

Là aussi, une multitude d’options s’offrent à vous :

• afterworks,
• petits déjeuners,
• ateliers,
• jeux de société durant les pauses déjeuner, etc.

💡 Pensez à organiser régulièrement des team building. Conviviaux, ils renforcent la cohésion d’équipe. Mais ils constituent aussi une occasion privilégiée pour échanger sur l’avenir de l’entreprise, dans un contexte qui libère davantage la parole que les réunions traditionnelles.

Au même titre qu’un service marketing et communication réalise un plan de communication à destination de l’externe, on vous conseille de faire la même chose pour l’interne.

Ce document sert de feuille de route et précise le cap atteindre selon :

• les enjeux de l’organisation (conserver les talents, augmenter les performances, favoriser l’engagement des collaborateurs, etc.) ;
• la ou les cibles auxquelles s’adresser ;
• les grandes thématiques à aborder.

Il convient ensuite de définir, selon ces divers critères, la fréquence de diffusion ainsi que les canaux de communication à privilégier.

💡 Pour ce faire, il est possible de vous appuyer sur un calendrier éditorial.

Vous savez désormais comment améliorer la communication interne grâce à ces 12 actions et bonnes pratiques.

On a affaire ici à un travail de longue haleine, à intégrer dans vos processus quotidiens.

De plus, sachez qu’il faudra sans cesse vous améliorer afin de peaufiner votre stratégie. Par exemple, pourquoi ne pas réaliser un questionnaire pour demander à vos collaborateurs ce qu’ils pensent… de votre communication interne ? Vous en apprendrez beaucoup !

Dans tous les cas, il s’agit d’un sujet à prendre très au sérieux, tant il influence des composantes essentielles à la croissance de votre entreprise, en particulier la rétention des talents et la productivité.

Alors, votre société est-elle prête à devenir une great place to work ?