Gestion des équipements efficace : étapes et outils de GMAO, planification des activités de maintenance et demandes d’intervention

Quelles sont les clés d’une gestion des équipements efficace ?

Quelles sont les clés d’une gestion des équipements efficace ?

Dans tout secteur d’activité, la gestion des équipements, étroitement liée à celle de la qualité, est essentielle. Elle vise à garantir la fiabilité, la disponibilité et la conformité du parc de machines ou de matériel d’une entreprise, tout en appliquant une démarche de rentabilité.

Les équipements et systèmes de l’entreprise doivent offrir un fonctionnement optimal pour atteindre les objectifs commerciaux. Or, celui-ci est soumis à des impératifs et à des contraintes, entre la concurrence, l’évolution de la réglementation, les délais de mise sur le marché et la nécessité d’innover. Assurer une gestion efficace des équipements permet d’obtenir des répercussions positives non seulement sur la production, mais aussi sur d’autres pôles comme le marketing, les achats ou encore le service à la clientèle.

Entretenir, faire évoluer, vérifier, améliorer, simplifier : la gestion des équipements se découpe en diverses activités. Elle comprend notamment la réalisation de la maintenance, mais également sa planification. Quels sont les objectifs et les missions de la gestion du matériel dans une entreprise ? Comment gérer efficacement vos équipements ? Comme nous allons le voir, des outils vous aident dans votre prise de décision, et c’est là qu’un logiciel de GMAO prend tout son sens !

Sommaire :

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Objectifs et enjeux de la gestion des équipements

Quelles entreprises sont concernées ?

Tous les types d’entreprises, disposant d’un parc de matériel à entretenir, sont concernés. Il peut s’agir notamment :

  • d’entreprises dans le tertiaire disposant d’un parc informatique (ordinateurs, imprimantes, etc.) ;
  • d’entreprises dans le BTP (outillages, etc.) ;
  • de sites de production (machines industrielles, etc.).

Les équipements au sens large peuvent englober tout outil de production, mais également les véhicules d’intervention ou encore les équipements de protection individuelle (EPI), par exemple.

Viser la productivité et la compétitivité de l’entreprise

La gestion du matériel dans une entreprise s’articule autour de différents objectifs, chacun d’eux concourant de près ou de loin à la rentabilité de l’utilisation de ce matériel. Il s’agit de mieux répartir les ressources dans la gestion des tâches, afin de concentrer les efforts vers les activités aux retombées les plus directes sur la productivité de l’entreprise.

Une bonne gestion des équipements et les opérations de maintenance associées visent à apporter une plus grande rentabilité, à produire la quantité attendue sans augmenter les coûts et à obtenir une vision d’ensemble du parc de matériel, tout en diminuant les risques pour le personnel. Ainsi, en assurant une plus grande fiabilité de son offre de valeur, l’entreprise se forge une meilleure image auprès de ses clients et peut ainsi gagner en compétitivité.

Plus précisément, quels sont les gains escomptés ?

Bénéfices d’une bonne gestion des équipements

Voici ce que peut apporter une bonne gestion de son parc de matériel :

  • un gain de temps ;
  • une optimisation des coûts ;
  • une plus grande supervision et une meilleure maîtrise des risques ;
  • plus de sécurité de l’environnement de travail pour les opérants et moins d’accidents ;
  • le respect des délais de production ;
  • l’assurance de la qualité du produit fabriqué, grâce à des ajustements périodiques ;
  • la garantie de la conformité du produit, grâce à un suivi des évolutions réglementaires ;
  • la préservation de l’environnement, etc.

Ceci étant, la gestion du matériel a une portée stratégique pour toute l’entreprise. Elle inclut notamment l’entretien et la maintenance, qui doivent faire l’objet d’un soin tout particulier.

Rôle stratégique de l’entretien et de la maintenance

Partie intégrante de la gestion des équipements, la maintenance est au croisement de différentes attentes :

  • elle assure le fonctionnement du matériel à court terme afin de répondre aux impératifs de production avec efficacité ;
  • elle répond à d’autres exigences sur le moyen à long terme pour les équipes d’entretien, garantes du bon maintien des moyens techniques de production : dans une optique de réduction des coûts, c’est vers plus d’entretien préventif et moins d’entretien correctif qu’il faut tendre.

Entretenir signifie mieux produire. Si un équipement ou du matériel essentiel à la mission de l’entreprise connaît une indisponibilité, cela entraîne des surcoûts d’exploitation. L’activité directe peut en subir les conséquences, et engendrer une perte de chiffre d’affaires.

Mettre en œuvre un véritable programme d’entretien peut accompagner votre démarche de gestion efficace des équipements, afin d’augmenter la disponibilité des machines de production sans faire l’impasse sur la qualité du produit fini.

Investir dans l’entretien préventif est synonyme de retour sur investissement, et se traduit par :

  • une productivité améliorée,
  • moins d’arrêts de la production,
  • un temps de réparation réduit,
  • moins de gaspillage de pièces, moins de stocks,
  • une meilleure consommation et une gestion efficiente de l’énergie.

Enfin, selon le type d’équipement concerné, un programme d’entretien préventif peut être requis par les organismes de santé et de sécurité au travail, dans le cadre des exigences relatives à l’entretien prévues par les normes ISO 9000.

Dès lors, comment programmer et mettre en œuvre la gestion de ses équipements, concrètement ? Selon la taille du parc machine de l’entreprise, la gestion d’actifs peut vite s’avérer complexe. Examinons les différentes actions à mettre en place afin de procéder par étapes.

Comment optimiser la gestion des équipements ?

Vous cherchez à optimiser le suivi et la gestion de votre matériel de manière simple et efficace, au meilleur coût possible. Vous souhaitez gérer votre rendement et augmenter les possibilités de vos équipements. L’entretien est une fonction support clé, souvent sous-estimée, mais qui gagne en importance autant que les machines gagnent en complexité.

En plus de l’établissement de budgets liés à l’entretien, la maintenance a une fonction primordiale. Non seulement la maintenance corrective ou curative, mais aussi et surtout la maintenance préventive, qui requiert l’élaboration d’un programme dédié.

Comment créer un système d’entretien et de maintenance préventive ? Comment en rationaliser la gestion ? Voici les options qui s’offrent à vous :

Utiliser une nomenclature claire et efficace

Vous pouvez commencer par faire l’inventaire précis et détaillé des équipements que votre entreprise possède et notamment codifier les machines et actifs de production.

👉 Un exemple de règle de nommage :

« Nom de l’équipement – Marque – Modèle – Emplacement – Numéro de la machine ».

Quel que soit le système d’arborescence que vous choisissez, l’important est qu’il soit lisible et facilement exploitable par ses utilisateurs, afin de pouvoir identifier rapidement un élément et de le situer géographiquement.

L’identification permet ainsi de centraliser les marques et les modèles de chacun de vos équipements et de connaître leur emplacement précis. Ces informations peuvent être intégrées à des logiciels de gestion et/ou inscrites sur une plaque signalétique.

Identifier le matériel avec des codes ou des puces

Pour aller plus loin, vous pouvez également utiliser des codes-barres, des codes QR ou encore des puces NFC, que vous retrouverez aisément à partir d’un ordinateur ou d’un mobile.

Cette identification numérique permet de gagner du temps lors de la gestion des interventions, notamment pour les prestataires de service ou pour tout intervenant en matière de maintenance, qui ne connaît pas encore votre parc d’équipement.

Effectuer un suivi rapproché du cycle de vie du matériel

Une fois que votre matériel est clairement répertorié, vous gagnerez à conserver une trace des mouvements et actions entreprises sur votre parc de matériel. Cela vous permet d’assurer un suivi constant et une traçabilité complète des utilisations et de l’état de chacun des équipements.

Finalement, c’est tout le cycle de vie du matériel qu’il s’agit de retracer : son emplacement, le statut de son utilisation par les opérants (en opération, en stock, etc.), son historique d’entretien, son affectation à tel ou tel projet, sa documentation, ses accessoires et pièces détachées, etc.

Grâce à toutes ces données, soigneusement recueillies et consignées, vous pouvez améliorer la sécurité et la disponibilité de votre parc d’équipements.

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Fournir aux utilisateurs un accès à la documentation et aux procédures

Dès lors que vous créez une documentation du matériel, avec numéros de série, état, date de la dernière maintenance, etc., vous avez tout intérêt à prévoir un accès facilité à ces informations.

Vous pouvez utiliser des outils dédiés, comme :

  • une fiche technique de suivi de matériel ;
  • une fiche d’entretien ou une fiche de suivi de maintenance machine ;
  • des rapports d’intervention, bons d’intervention ou bons de travail, etc.

Le but est de recueillir toutes les données et caractéristiques techniques de l’équipement nécessaires à l’entretien, ainsi que l’historique des opérations effectuées, qui serviront aussi bien aux services de l’entreprise qu’à des intervenants externes. Les fiches techniques seront enrichies et révisées régulièrement dans une démarche d’amélioration continue.

Pour une gestion efficace du travail, les procédures gagnent à être allégées et connues de tous. Pour les commandes de pièces à changer, par exemple, le processus peut être simplifié en diminuant le nombre d’interlocuteurs. En effet, c’est parfois le système de validation lors d’un processus d’achat qui peut s’avérer long et coûteux.

Créer un programme d’entretien préventif

Les mesures à mettre en place peuvent s’intégrer à un programme d’entretien, qui structure et organise les travaux d’entretien à effectuer. Pour minimiser la défaillance de chaque machine, des périodes d’inspection et de fréquence de contrôles doivent être définies : soit à l’aide du manuel fourni par le fabricant, soit en fonction des pannes et réparations ayant eu lieu, soit en s’appuyant sur des observations émises par le personnel d’entretien.

Un ordre de priorité peut également être établi en fonction de la « criticité » de l’entretien :

  • risques pour la santé,
  • arrêt de la production,
  • altération de la qualité,
  • danger pour l’environnement, etc.

Outre la périodicité, d’autres éléments sont à considérer, tels que le type d’entretien, l’affectation de personnel à l’entretien du matériel, la planification des travaux, le contrôle de l’inventaire des pièces de rechange, mais également les ressources responsables du suivi et de la réalisation du programme d’entretien.

Des logiciels de GMAO pour faciliter votre gestion

Quels sont les gains attendus d’un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur ? Pour maîtriser la gestion de vos équipements et systèmes d’entreprise, une solution logicielle dédiée offre de nombreux avantages.

Les avantages d’un logiciel de GMAO

Équiper votre organisation d’un système d’information conçu pour répondre à ces problématiques permet :

  • la réduction des coûts et un gain de temps : toutes les informations essentielles sont centralisées dans la solution et le suivi s’effectue grâce à un calendrier ;
  • l’augmentation de la productivité : le temps passé sur des points administratifs est dégagé pour se concentrer sur d’autres tâches ;
  • la planification proactive des visites de maintenance préventive : les temps d’arrêt de la production sont limités et la durée de fonctionnement des équipements est maximisée ;
  • la connaissance et l’organisation des équipements : l’identification et le suivi de l’état du parc d’équipements dans son ensemble permettent une meilleure supervision, pour contrôler et maîtriser les risques ;
  • l’amélioration de la gestion : gain en rapidité et en pertinence des interventions, avec une accélération des délais de réponse ;
  • la supervision du cycle de vie et le suivi de la conformité pour tout le parc de machines : traçabilité pour tout changement, historique des interventions, etc.

Il s’agit désormais de s’équiper pour travailler avec les bons outils. Quels sont les logiciels qui vous permettent de gérer efficacement vos activités de maintenance ? Nous vous en présentons quelques-uns.

Notre sélection de logiciels

Altair Enterprise

Altair Enterprise est une solution de GMAO basée sur une technologie web accessible depuis n’importe quel navigateur, présentant près de 250 fonctionnalités. Flexible et modulable, elle s’adapte aux besoins de votre structure et permet de gérer les données relatives à vos équipements et à la maintenance, avec notamment la gestion des plannings et des demandes d’intervention.

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© inoteam.fr

Les points forts d’Altair Enterprise :

  • la gestion des droits utilisateurs et la personnalisation des écrans,
  • un logiciel terrain pensé par des experts du métier,
  • une interface ergonomique et conviviale.

Dimo Maint

Dimo Maint est un logiciel complet de gestion de la maintenance assistée par ordinateur. En matière de gestion des équipements, il offre une vision globale de vos actifs : toutes les informations concernant vos équipements sont accessibles, de la description technique aux interventions effectuées, en passant par les données comptables.
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© Dimo Maint

Les points forts de Dimo Maint :

  • l’arborescence illimitée en nombre de niveaux,
  • l’historique des déplacements et de l’allocation des équipements,
  • la gestion de la maintenance préventive, avec système d’alerte.

Twimm.me

Twimm.me est une solution dédiée aux propriétaires et gestionnaires de biens immobiliers. Elle leur permet d’obtenir une vue d’ensemble de tous les sites qu’ils gèrent et de visualiser l’ensemble des équipements installés au sein de leur patrimoine, avec leurs fiches techniques et leur état de fonctionnement accessibles directement au sein de l’application. En tant que property manager, vous suivez l’activité des prestataires de maintenance et le statut en temps réel des interventions prévues sur votre patrimoine.

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© Twimm

Les points forts de Twimm.me :

  • la communication et les échanges facilités entre tous les acteurs concernés : gestionnaires, prestataires, techniciens, etc., au sein d’un espace partagé,
  • une plateforme qui s’interface avec d’autres solutions comme des ERP ou des logiciels de comptabilité,
  • la génération automatique de rapports d’activité des interventions.

S’équiper des bons outils ne s’improvise pas !

Que vous soyez dirigeant·e d’entreprise dans le tertiaire, directeur·rice d’usine, opérateur·rice de production, responsable ou prestataire de service dans l’industrie de la maintenance, vos préoccupations centrales demeurent similaires : vous souhaitez maximiser les possibilités et les durées de fonctionnement des équipements sous votre responsabilité avec simplicité et efficacité.

Avec des machines qui tendent à se complexifier, l’approche de leur entretien et de la maintenance doit se structurer et se formaliser. L’objectif : être plus proactif et moins réactif, autrement dit plus dans l’anticipation que dans la correction effectuée dans l’urgence. L’entretien prend une importance clé, qui ne doit pas être négligée.

Le choix de votre outil sera donc déterminant : il doit être flexible et s’adapter à la réalité de votre entreprise, selon le type de matériel, la complexité et l’envergure de votre parc d’actifs à gérer. De même, vous privilégierez un logiciel facile d’utilisation, modulable et disposant d’un service support de qualité, pour veiller à l’intégrer au mieux à vos processus et à vos équipes.

N’hésitez pas à demander une démonstration gratuite ou une version d’essai de l’outil que vous choisirez de tester !

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