[Tutoriel] Comment mettre en place un workflow de gestion des factures ?

Par Marie-Lou Guérin
Le 12/02/2021
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La facturation en entreprise est souvent une excellente porte d’entrée pour votre projet de transformation digitale, car ce processus a l’avantage d’apporter rapidement des résultats et de convaincre les équipes sur les bienfaits de l’automatisation.

Par expérience, les factures papier ont la mauvaise habitude de passer de main en main avec en prime des dates butoirs à respecter et des circuits de validation qui peuvent être complexes. C’est pourquoi, si vous voulez aider vos équipes à appréhender ce que peut être « la digitalisation » d’une entreprise, les procédures de facturation sont un très bon levier.

Les applications de gestion de processus — aussi appelées en anglais Business Process Management — sont d’excellents outils pour informatiser les procédures papier des entreprises. Il suffit de dessiner sous forme de diagramme la procédure que vous souhaitez automatiser et ensuite, de paramétrer les connexions à vos applications existantes.

Dans ce tutoriel, vous allez créer un premier processus standard de facturation. À noter que le processus est personnalisable à souhait.

Étape 1 : Étudier le périmètre du processus

Les outils technologiques restent des outils. Il est donc essentiel d’établir en amont les besoins auxquels devra répondre le processus. Ici, il est intéressant d’appliquer des méthodes itératives pour construire votre projet et avec Iterop, c’est très facile grâce aux fonctionnalités d’évolution instantanée présentes dans l’application.

Typiquement chez Iterop, voici comment nous démarrons les projets avec nos clients :

  • Réunion de cadrage avec les équipes
    • Définir le processus à dématérialiser
    • Lister les jalons clés à respecter avec les livrables
    • Définir qui pilote le processus et veille aux tests
  • Réalisation d’une preuve de concept
    • Apporter des résultats rapides aux opérationnels
  • Accompagnement & formation :
    • Il est possible de réaliser une formation de 5 jours pour être totalement autonome sur l’outil.
    • Il est aussi possible de déléguer la partie dessin et configuration à nos experts pour avoir une preuve de concept encore plus rapide.
    • Les évolutions du processus peuvent être réalisées en totale autonomie.
Accompagnement processus automatisation facturationSchéma d’accompagnement

Étape 2 : Passez du papier à la donnée (modéliser un diagramme en BPMN 2.0)

La norme BPMN 2.0 est le langage d’écriture utilisé à l’international par tous les logiciels de BPM. Un peu comme un traducteur, il permet à l’homme d’interpréter visuellement un dessin pendant que l’ordinateur peut l’automatiser en parallèle.

Dans Iterop, vous avez deux interfaces disponibles :

  • La partie PLAY qui donne accès aux processus et au suivi des étapes,
  • la partie DESIGN où vous créez et configurez tous vos workflows en BPMN avant de les mettre à disposition dans Play.

Vous démarrez avec une feuille blanche, ce qui veut dire que vous pouvez dessiner un processus très simple puis avec les cycles d’amélioration, complexifier les circuits.

Pour commencer à créer un premier processus de facturation simple :

  1. Connectez-vous à votre espace Iterop en ligne
  2. Rendez-vous dans Iterop Design
  3. Cliquez sur créer un nouveau modèle — les modèles correspondent à vos brouillons.
  4. Vous arrivez dans l’éditeur de diagramme où vous allez dessiner votre premier processus
  5. Recopiez le modèle ci-dessous 
  6. Cliquez sur la clé à molette pour modifier le type de tâche ou de porte
  7. Ajoutez un évènement de fin pour terminer le dessin de votre processus
modélisation de processus de facturationVitesse réelleProcessus modélisé de gestion des facturesImage finale

À noter :

  • Le démarrage correspond à l’action qui démarre le processus : un formulaire, un email, la récupération de données, etc.
  • Les tâches humaines sont réalisées dans l’application par les équipes
  • Les tâches de service correspondent aux automatisations
  • Les tâches de script permettent de faire des calculs complexes
  • Les portes parallèles signifient que les tâches peuvent se dérouler au même moment et que le process ne sera terminé que lorsque les deux auront été réalisées

Dans ce circuit de facturation, on trouve une boucle de validation au cas où la comptabilité voudrait plus d’informations sur la facture. Puis, dans la seconde partie du processus, les tâches se déroulent en parallèle avec une notification email au client et le paiement de la facture.

Vous avez terminé le dessin du processus. Passons maintenant à la configuration des automatisations.

Étape 3 : Configurer le processus

Aujourd’hui, les entreprises s’arrêtent souvent à l’étape du dessin sans penser qu’elles pourraient donner vie à tous ces schémas inertes.

Dans Iterop, une fois votre diagramme validé, vous êtes redirigé vers l’interface de configuration :

Configuration d'un processus de facturation dans Iterop L'idée c'est que tout soit vert à la fin !

Toute la configuration se fait dans le panneau de droite.

Vous allez commencer par configurer le formulaire de démarrage qui sera affiché auprès des utilisateurs qui lanceront le processus. Voici à quoi il ressemblera :

Configuration d'un processus de facturation dans Iterop

N°1 : Cliquez sur « Déclencheur » puis configurez le formulaire

Suivez les étapes pas à pas :

Nom du champ Type de champObligatoire Condition d’affichage
N° de facture Auto-incrémental

Il sert à identifier le processus

Oui
Adresse email du fournisseurTexte

Cochez les options avancées > Email

Oui
Montant de la facture Oui
Responsable hiérarchique

Si le montant de la facture est supérieur à 10 000 €, l’utilisateur devra choisir un responsable hiérarchique pour validation.

Liste de valeursOui

Cochez « Afficher les options avancées » > Condition d’affichage > éditer > sélectionnez dans les variables « Montant de la facture » avec en opérateur =, Variable 10 000 (valeur)

Facture FichierOui

N°2 : Configurez la tâche « Valider la facture »

Dans le cadre d’une validation, cette tâche peut être envoyée au responsable hiérarchique ou au service comptabilité.

Pour le besoin du tutoriel, nous allons nous attribuer la tâche en tant que lanceur du processus. Il est également possible d’intégrer des acteurs externes au sein des processus, nous verrons cela plus tard dans le tutoriel.

Affectations
Affectation dynamique > Acteur de la tâche > Lanceur du processus
Normalement, vous auriez mis ici le service chargé de la validation.

Notification par email À cocher si vous souhaitez que le valideur soit notifié par email
Information à afficher

Choisissez à gauche, les données que vous souhaitez récupérer auprès de l’utilisateur et glissez-les sur chaque ligne à droite.

Formulaire

Paramétrez le formulaire que l’utilisateur devra compléter

Nom du champType de donnée
Identificateur auto-incrémental > à renommer N° de factureCette donnée sera affichée pour identifier l’instance du processus
Montant de la factureNombre décimal

Cochez Obligatoire

Besoin de modifier la facture ?Booléen

Cochez afficher les options avancées

Oui/Non

Complément d’informations Bloc Texte

Affichez les options avancées

Condition d’affichage > Éditer

Si la case besoin de facturer est cochée, alors l’encart complément s’affichera dynamiquement

Vous avez la possibilité de modifier le bouton final du formulaire

Côté Utilisateur, voici ce qui sera affiché à l’utilisateur :

N°3 : Configurez les portes logiques ou « branches »

Nous allons configurer pour chaque branche, le chemin que devra prendre la facture en fonction des informations renseignées par l’utilisateur.

Condition vers la tâche suivante :

Si la personne en charge de la facture n’a pas besoin d’information supplémentaire (besoin d’information = pas coché), alors le processus suit son cours.

Condition vers la tâche de modification :

Si la personne en charge de la facture a besoin d’information supplémentaire (besoin d’information = coché), alors le processus boucle sur la tâche de modification et repart au demandeur initial via un email ou une tâche externe.

N°4 : Configurez la demande de modification

Nous allons maintenant paramétrer la tâche de modification. Ici il s’agit d’interroger un acteur externe à l’organisation. Nous allons affecter la tâche en cochant dans Affectations > Affectation à un extérieur.

Complétez les éléments comme suit :

Un email avec le lien vers la tâche de modification sera automatiquement envoyé à l’adresse email fournie par le fournisseur en début de processus.

Voici un aperçu de ce que le fournisseur va recevoir :

Exemple de mail

Paramétrez ensuite les données qui seront communiquées au fournisseur dans la tâche :

Notification par email Non
Information à afficher

Choisissez à gauche, les données que vous souhaitez récupérer auprès de l’utilisateur et glissez-les sur chaque ligne à droite.

Formulaire

Paramétrez le formulaire que l’utilisateur devra compléter

Nom du champType de donnée
Identificateur auto-incrémental > à renommer N° de factureCette donnée sera affichée pour identifier l’instance du processus
Montant de la factureNombre décimal

Cochez Obligatoire

Besoin de modifier la facture ?Booléen

Cochez Afficher les options avancées

Oui/Non

Complément d’informations Bloc Texte

Affichez les options avancées

Condition d’affichage > Éditer

Si la case besoin de facturer est cochée, alors l’encart complément s’affichera dynamiquement

Bouton de fin de tâche

Envoyer la réponse

N°5 : Paramétrez la tâche de paiement

Ici, il s’agit de recenser toutes les informations utiles afin que le service puisse procéder au paiement. Il est possible de connecter Iterop a des outils de comptabilité comme Sage afin de simplifier la mise à jour des virements.

Affectation au lanceur du processus pour le besoin du tutoriel.

Paramétrage de la tâche de paiement dans le processus Iterop

Paramétrez la tâche comme suit :

Notification par email Non
Information à afficher

Choisissez à gauche, les données que vous souhaitez récupérer auprès de l’utilisateur et glissez-les sur chaque ligne à droite.

Formulaire

Paramétrez le formulaire que l’utilisateur devra compléter

Nom du champType de donnée
Le paiement a-t-il été effectué ?Booléen

Cochez Obligatoire 

Cochez les options avancées :

Oui/non

Vous avez la possibilité de modifier le bouton final du formulaire

N°6 : Paramétrez l’envoi de l’email automatique

Ici, nous allons paramétrer l’envoi d’une tâche automatique qui informera le fournisseur que sa facture a été mise en paiement.

  • Cliquez sur « Choisir le service »
  • Sélectionnez le service Mail et cliquez sur le bouton « Mail »
Service mail Iterop

Cliquez sur choisir les données et remplir comme suit :

Configuration de la tâche email automatique

Configurez la partie droite, une fois que vous avez glissé-déposé les variables.

  1. Cliquez sur Configurez en bas du label
  2. Sélectionnez JUEL
  3. Rédigez votre texte et cliquez sur la variable pour l’intégrer dans votre bloc
Configuration de l'email automatiqueRéalisez la même opération pour tous les champs de l’email à envoyer.

N°7 : Déployez le processus en cliquant sur le bouton vert Déployer

Votre processus est déployé !

Allez plus loin :

Pour vous donner une idée, voici un processus de facturation un peu plus complexe.

  1. Ici, on utilise un outil d’OCR pour récupérer le scan papier puis une tâche de script pour rendre les données exploitables par l’application Iterop.
  2. La facture passe ensuite dans les mains du valideur auquel on attribue une tâche automatique de rappel.
  3. On a ensuite intégré un circuit de validation selon le montant de la facture. Si cette dernière est rejetée, un sous-processus de notification informera le fournisseur du problème.
  4. Enfin, la synchronisation avec le CRM a été intégrée pour éviter une double saisie.
Processus de facturation déployé dans Iterop

Étape 4 : Simplifiez le quotidien de vos collaborateurs

Une fois votre processus de facturation déployé, vous avez accès aux différents niveaux de droit :

Définition des rôles des utilisateurs

Cette fonctionnalité vous permet d’affiner les niveaux de supervision et de savoir qui a accès au lancement ou au suivi des processus.

Vous pourrez également suivre en temps réel l’état de votre processus et aller encore plus loin en concevant par exemple, des tableaux de bord entièrement dédiés à la gestion des factures (retard, traitées, en attente...) :

Tableau de suivi des factures dans Iterop

Selon la complexité du workflow et les connexions à réaliser, le déploiement peut se faire en quelques heures ou en quelques jours selon la complexité et les étapes de test. Sur le marché, la solution Iterop est la plus efficace en termes de délais de mise en production.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’Appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.

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