

BPM VS ERP : quelles sont les différences et les synergies entre ces deux outils ? Découvrez comment booster votre productivité à l'aide de ces puissants logiciels.
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La facturation en entreprise est souvent une excellente porte d’entrée pour votre projet de transformation digitale, car ce processus a l’avantage d’apporter rapidement des résultats et de convaincre les équipes sur les bienfaits de l’automatisation.
Par expérience, les factures papier ont la mauvaise habitude de passer de main en main avec en prime des dates butoirs à respecter et des circuits de validation qui peuvent être complexes. C’est pourquoi, si vous voulez aider vos équipes à appréhender ce que peut être « la digitalisation » d’une entreprise, les procédures de facturation sont un très bon levier.
Les applications de gestion de processus — aussi appelées en anglais Business Process Management — sont d’excellents outils pour informatiser les procédures papier des entreprises. Il suffit de dessiner sous forme de diagramme la procédure que vous souhaitez automatiser et ensuite, de paramétrer les connexions à vos applications existantes.
Dans ce tutoriel, vous allez créer un premier processus standard de facturation. À noter que le processus est personnalisable à souhait.
Les outils technologiques restent des outils. Il est donc essentiel d’établir en amont les besoins auxquels devra répondre le processus. Ici, il est intéressant d’appliquer des méthodes itératives pour construire votre projet et avec Iterop, c’est très facile grâce aux fonctionnalités d’évolution instantanée présentes dans l’application.
Typiquement chez Iterop, voici comment nous démarrons les projets avec nos clients :
La norme BPMN 2.0 est le langage d’écriture utilisé à l’international par tous les logiciels de BPM. Un peu comme un traducteur, il permet à l’homme d’interpréter visuellement un dessin pendant que l’ordinateur peut l’automatiser en parallèle.
Dans Iterop, vous avez deux interfaces disponibles :
Vous démarrez avec une feuille blanche, ce qui veut dire que vous pouvez dessiner un processus très simple puis avec les cycles d’amélioration, complexifier les circuits.
Pour commencer à créer un premier processus de facturation simple :
À noter :
Dans ce circuit de facturation, on trouve une boucle de validation au cas où la comptabilité voudrait plus d’informations sur la facture. Puis, dans la seconde partie du processus, les tâches se déroulent en parallèle avec une notification email au client et le paiement de la facture.
Vous avez terminé le dessin du processus. Passons maintenant à la configuration des automatisations.
Aujourd’hui, les entreprises s’arrêtent souvent à l’étape du dessin sans penser qu’elles pourraient donner vie à tous ces schémas inertes.
Dans Iterop, une fois votre diagramme validé, vous êtes redirigé vers l’interface de configuration :
Toute la configuration se fait dans le panneau de droite.
Vous allez commencer par configurer le formulaire de démarrage qui sera affiché auprès des utilisateurs qui lanceront le processus. Voici à quoi il ressemblera :
Suivez les étapes pas à pas :
Nom du champ | Type de champ | Obligatoire | Condition d’affichage |
N° de facture | Auto-incrémental Il sert à identifier le processus | Oui | |
Adresse email du fournisseur | Texte Cochez les options avancées > Email | Oui | |
Montant de la facture | Oui | ||
Responsable hiérarchique Si le montant de la facture est supérieur à 10 000 €, l’utilisateur devra choisir un responsable hiérarchique pour validation. | Liste de valeurs | Oui Cochez « Afficher les options avancées » > Condition d’affichage > éditer > sélectionnez dans les variables « Montant de la facture » avec en opérateur =, Variable 10 000 (valeur) | |
Facture | Fichier | Oui |
Dans le cadre d’une validation, cette tâche peut être envoyée au responsable hiérarchique ou au service comptabilité.
Pour le besoin du tutoriel, nous allons nous attribuer la tâche en tant que lanceur du processus. Il est également possible d’intégrer des acteurs externes au sein des processus, nous verrons cela plus tard dans le tutoriel.
Affectations |
Affectation dynamique > Acteur de la tâche > Lanceur du processus |
Normalement, vous auriez mis ici le service chargé de la validation. |
Notification par email | À cocher si vous souhaitez que le valideur soit notifié par email | |
Information à afficher | Choisissez à gauche, les données que vous souhaitez récupérer auprès de l’utilisateur et glissez-les sur chaque ligne à droite. | |
Formulaire Paramétrez le formulaire que l’utilisateur devra compléter | Nom du champ | Type de donnée |
Identificateur auto-incrémental > à renommer N° de facture | Cette donnée sera affichée pour identifier l’instance du processus | |
Montant de la facture | Nombre décimal Cochez Obligatoire | |
Besoin de modifier la facture ? | Booléen Cochez afficher les options avancées Oui/Non | |
Complément d’informations | Bloc Texte Affichez les options avancées Condition d’affichage > Éditer Si la case besoin de facturer est cochée, alors l’encart complément s’affichera dynamiquement | |
Vous avez la possibilité de modifier le bouton final du formulaire |
Côté Utilisateur, voici ce qui sera affiché à l’utilisateur :
Nous allons configurer pour chaque branche, le chemin que devra prendre la facture en fonction des informations renseignées par l’utilisateur.
Condition vers la tâche suivante :
Si la personne en charge de la facture n’a pas besoin d’information supplémentaire (besoin d’information = pas coché), alors le processus suit son cours.
Condition vers la tâche de modification :
Si la personne en charge de la facture a besoin d’information supplémentaire (besoin d’information = coché), alors le processus boucle sur la tâche de modification et repart au demandeur initial via un email ou une tâche externe.
Nous allons maintenant paramétrer la tâche de modification. Ici il s’agit d’interroger un acteur externe à l’organisation. Nous allons affecter la tâche en cochant dans Affectations > Affectation à un extérieur.
Complétez les éléments comme suit :
Un email avec le lien vers la tâche de modification sera automatiquement envoyé à l’adresse email fournie par le fournisseur en début de processus.
Voici un aperçu de ce que le fournisseur va recevoir :
Paramétrez ensuite les données qui seront communiquées au fournisseur dans la tâche :
Notification par email | Non | |
Information à afficher | Choisissez à gauche, les données que vous souhaitez récupérer auprès de l’utilisateur et glissez-les sur chaque ligne à droite. | |
Formulaire Paramétrez le formulaire que l’utilisateur devra compléter | Nom du champ | Type de donnée |
Identificateur auto-incrémental > à renommer N° de facture | Cette donnée sera affichée pour identifier l’instance du processus | |
Montant de la facture | Nombre décimal Cochez Obligatoire | |
Besoin de modifier la facture ? | Booléen Cochez Afficher les options avancées Oui/Non | |
Complément d’informations | Bloc Texte Affichez les options avancées Condition d’affichage > Éditer Si la case besoin de facturer est cochée, alors l’encart complément s’affichera dynamiquement | |
Bouton de fin de tâche Envoyer la réponse |
Ici, il s’agit de recenser toutes les informations utiles afin que le service puisse procéder au paiement. Il est possible de connecter Iterop a des outils de comptabilité comme Sage afin de simplifier la mise à jour des virements.
Affectation au lanceur du processus pour le besoin du tutoriel.
Paramétrez la tâche comme suit :
Notification par email | Non | |
Information à afficher | Choisissez à gauche, les données que vous souhaitez récupérer auprès de l’utilisateur et glissez-les sur chaque ligne à droite. | |
Formulaire Paramétrez le formulaire que l’utilisateur devra compléter | Nom du champ | Type de donnée |
Le paiement a-t-il été effectué ? | Booléen Cochez Obligatoire Cochez les options avancées : Oui/non | |
Vous avez la possibilité de modifier le bouton final du formulaire |
Ici, nous allons paramétrer l’envoi d’une tâche automatique qui informera le fournisseur que sa facture a été mise en paiement.
Cliquez sur choisir les données et remplir comme suit :
Configurez la partie droite, une fois que vous avez glissé-déposé les variables.
Votre processus est déployé !
Allez plus loin :
Pour vous donner une idée, voici un processus de facturation un peu plus complexe.
Une fois votre processus de facturation déployé, vous avez accès aux différents niveaux de droit :
Cette fonctionnalité vous permet d’affiner les niveaux de supervision et de savoir qui a accès au lancement ou au suivi des processus.
Vous pourrez également suivre en temps réel l’état de votre processus et aller encore plus loin en concevant par exemple, des tableaux de bord entièrement dédiés à la gestion des factures (retard, traitées, en attente...) :
Selon la complexité du workflow et les connexions à réaliser, le déploiement peut se faire en quelques heures ou en quelques jours selon la complexité et les étapes de test. Sur le marché, la solution Iterop est la plus efficace en termes de délais de mise en production.
Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’Appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.