Comprendre la norme BPMN 2.0 pour modéliser vos processus

Qu’est-ce que BPMN 2.0 ? Derrière ce sigle mystérieux se cache la version la plus récente de la norme BPMN, en vigueur depuis 2011.

Norme BPMN, kézako ? Le standard Business Process Management and Notation est la norme de notation qui encadre la modélisation des processus et l’automatisation des workflows dans une organisation.

Son objectif principal est de simplifier la représentation des processus, qu’il s’agisse de processus métiers ou de processus applicatifs, pour faciliter leur compréhension et leur exécution par tous leurs utilisateurs.

Que vous soyez DSI, CDO ou responsable métier, cet article vous aide à comprendre BPMN 2.0, ses enjeux et sa mise en application.

Le standard BPMN, ou norme BPMN, est une norme de notation en matière de modélisation des processus. Elle définit une manière de représenter les processus graphiquement pour les rendre clairs et compréhensibles auprès de toutes les personnes susceptibles d’avoir recours auxdits processus :

• collaborateurs,
• managers responsables de la mise en place et du suivi des processus,
• techniciens responsables de la mise en place des outils,
• intervenants externes, etc.

La norme BPMN a été créée en 2004 par la Business Process Management Initiative (BPMI). Depuis 2008, l’OMG (Object Management Group) est l’organisme garant de la standardisation de la représentation des modèles de systèmes d’information.

Le BPM, ou Business Process Management, se traduit par gestion des processus métiers. Il englobe tous les enjeux de la gestion des processus :

• l’automatisation des workflows,
• l’amélioration de la productivité,
• la rationalisation des processus,
• la modélisation des processus, etc.

Par extension, « BPM » peut aussi désigner le logiciel BPM utilisé pour modéliser les processus d’une organisation.

👉 La différence entre BPM et BPMN est donc simple : le BPM est une méthode d’organisation, tandis que le BPMN est une norme codifiée.

L’enjeu principal du BPMN est de fluidifier le passage de la phase de conception et de modélisation des processus, à la phase de mise en œuvre, pour en faciliter l’exécution.

Son objectif est de rendre intelligible la compréhension de processus aussi bien par les humains que par les machines. Cela passe par une représentation la plus simple, graphique et intuitive possible. En bref, la norme BPMN est un langage commun pour faciliter la transmission d’informations liées aux processus dans une organisation grâce à :

• des symboles,
• une syntaxe,
• une sémantique,
• des règles d’usage.

Comme pour une langue vivante, tous les utilisateurs du BPMN ont recours à des éléments communs normés pour véhiculer du sens dans la mise en place de processus, mais aussi pour éviter les interprétations multiples et donc les risques de mauvaises interprétations.

C’est un langage complexe et suffisamment riche pour couvrir l’ensemble des processus et applications métiers possibles dans une organisation :

• les processus organisationnels vs les processus exécutables,
• les processus existants vs les processus cibles que vous souhaitez mettre en place,
• les processus intra vs les processus interorganisationnels.

Exemple de processus exécutable © Iterop

• une notation visuelle et claire,
• un format commun automatisable,
• un formalisme univoque, compréhensible même en dehors de votre organisation,
• une interopérabilité entre plusieurs organisations et plusieurs outils,
• une norme évolutive grâce à une communauté active, pour répondre aux besoins métiers qui changent sans cesse,
• un consensus au niveau métier et au niveau technique pour la modélisation des processus : BPMN est une notation de référence.

Un processus modélisé, c’est bien, mais comment le rendre exécutable au niveau technique ?

Il faut pouvoir « traduire » le processus organisationnel en processus exécutable ou applicatif, pour passer du niveau métier au niveau technique, et ainsi automatiser les workflows pour gagner du temps dans l’exécution des processus. C’est ce que permet la norme BPMN en s’interfaçant avec le système d’information de votre organisation.

La notation graphique BPMN peut être « lue » et interprétée par les outils dédiés, appelés moteurs de workflow, qui vont ensuite automatiser l’exécution des processus grâce à un langage d’exécution BPEL (Business Process Execution Language).

Exemple d’automatisation d’exécution de processus avec Iterop :

Nous l’avons vu, la norme BPMN 2.0 est la dernière version en date de BPMN, depuis son actualisation en 2011 par l’OMG. C’est cette version de la norme qui fait figure de référence.

💡 La norme BPMN 2.0 correspond à la norme internationale ISO/CEI 195103.

Les enjeux, avantages et applications de BPMN développés plus haut dans cet article s’appliquent à BPMN 2.0.

Le BPMN 2.0 comprend au total 98 éléments visuels, autant d’objets utiles à la modélisation des diagrammes BPMN 2.0. Nous vous en présentons ici les principaux.

L’OMG définit des objets de base parmi les objets de flux, ou éléments de workflow :

• l’activité :
  • une action à réaliser par un humain, une machine ou une application ;
  • une activité a un début et une fin clairs ;
  • chaque tâche a un type pour préciser son fonctionnement (action utilisateur, service, envoi, tâche manuelle, réception, etc. ;
  • les tâches et les sous-processus sont deux types d’activité ;
  • l’objet activité prend la forme d’un rectangle aux angles arrondis ;
  • exemple d’activité : envoyer une facture à un client.

💡 Préconisez un verbe pour le libellé d’une activité afin d’indiquer une action et d’éviter toute ambiguïté.

© bpms.info

• les flux séquentiels :
  • objet utilisé pour indiquer le sens de progression du flux dans un processus ;
  • ils prennent la forme de flèches qui matérialisant l’orchestration des activités et la logique du processus ;
  • chaque flux a une origine et une destination.

• le branchement ou connecteur :
  • objet utilisé pour réunir ou dissocier des flux ;
  • il ne représente pas une action à réaliser ;
  • il dirige le flux du processus, depuis l’entrée jusqu’à la sortie du processus ;
  • il prend la forme d’un losange au centre duquel un symbole indique les sorties de flux possibles (un losange vide indique que toutes les sorties sont possibles).

• l’événement :
  • définit une action qui déclenche, interrompt ou influence un processus ;
  • on distingue l’événement de début (cercle simple), l’événement de fin (cercle épais) qui peut être multiple, si plusieurs fins sont possibles pour un processus, et le processus intermédiaire (cercle double).

© Université Lyon III Jean Moulin — Mooc Cartopro’s sur YouTube

👉 Avec seulement ces quatre éléments, vous êtes en mesure de créer et de modéliser des processus simples. Lorsque les processus deviennent plus complexes, il faut envisager d’ajouter d’autres objets : voyons lesquels.

Ces objets servent à identifier le « Qui » dans un diagramme pour connaître les acteurs et leurs responsabilités dans un processus.

On note :

• les piscines,
• les couloirs,
• les groupes.

© Bonitasoft

Les piscines (pools) sont des représentations graphiques d’un participant, qui peut être une entité ou un rôle. Le nom de l’entité ou du rôle devient alors le libellé de la piscine dans le diagramme.

La piscine peut également comprendre entièrement un processus complet et l’englober. Le libellé de cette piscine est alors le nom du processus.

Les piscines peuvent modéliser un processus horizontalement ou verticalement.

Dans tous les cas, la piscine prendre la forme d’un rectangle.

Les couloirs ou lignes d’eau (swimlanes) sont aussi des boîtes rectangulaires. Elles servent à organiser les activités dans une piscine. Elles matérialisent le plus souvent un rôle ou une sous-entité.

💡 Une activité ne peut appartenir qu’à un seul couloir.

Les groupes (groups) peuvent être utilisés pour regrouper des objets dans un couloir. Ils sont matérialisés en lignes pointillées.

Cette vidéo explique simplement ces concepts avec des exemples :

💡 La notation BPMN 2.0 est décrite en anglais par l’OMG : c’est pour cela que les dénominations officielles de chaque objet se font en anglais. Les termes francophones sont des traductions acceptées et usitées dans la communauté BPMN.

Comme leur nom l’indique, ces éléments graphiques servent à simplifier la lecture des diagrammes BPMN. Ils n’indiquent en aucun cas une action à effectuer.

Ces objets sont :

• les annotations, pour apporter des précisions ou des commentaires sur une action par exemple,
• les liens, pour couper un processus trop long et le faire continuer sur une autre ligne.

Vous vous sentez noyé·es sous toute cette théorie ? C’est normal. Mais rassurez-vous : si BPMN 2.0 est une notation très codifiée et encadrée, son but reste tout de même de simplifier la conception, la modélisation et l’exécution de vos processus.

Pour cartographier vos processus, procédez par étapes :

1. Identifiez un processus grossièrement : son début, sa fin, son objectif, quelques activités.
2. Identifiez les activités à modéliser sur ce processus.
3. Ordonnez ces activités selon le flux logique du processus.
4. Modélisez les processus au moyen des objets cités précédemment.
5. Testez et exécutez vos processus.

Pour cela, il est nécessaire de s’équiper des meilleurs outils. Nous l’avons vu plus haut, les logiciels BPM vont vous être utiles :

• pour modéliser simplement vos processus en suivant BPMN 2.0 (oubliez le dessin « à la main » des objets un à un),
• pour en automatiser l’exécution grâce à un moteur de workflow.

Quel logiciel BPM choisir ? Les modélisateurs, les gestionnaires de processus métiers ou encore les Chief Digital Officers (CDO), en charge de la transformation digitale et du management des processus, ont aujourd’hui le choix parmi l’offre logicielle. Nous vous proposons une sélection :

• Bonita BPM, la solution open source d’automatisation des processus de l’éditeur Bonitasoft, qui vise l’amélioration continue des processus,
• Iterop, l’outil français et 100 % SaaS qui assure autant l’automatisation de la cartographie que la clarté des rôles et l’interfaçage avec vos outils, le tout avec une approche low-code,
• Oracle BPM Suite 12c, du géant Oracle, qui conviendra aux grandes entreprises pour optimiser leur gestion des processus métiers et applicatifs.

La gestion des processus n’est pas réservée aux grandes organisations tentaculaires. Savoir gérer ses processus, même dans une petite entreprise, c’est :

• un gage de clarté sur le fonctionnement de votre organisation à tous les niveaux (vision macro ou micro),
• une intégration plus rapide de nouveaux collaborateurs grâce à des processus graphiques clairs,
• une automatisation de tâches pour gagner du temps et en productivité,
• bref, un avantage concurrentiel fort !