Comment bien rédiger son bilan de projet, pour assurer le succès des suivants

Votre équipe est ravie : le projet sur lequel elle a travaillé pendant plusieurs semaines est enfin terminé. Vous êtes soulagé·e·s, et prêt·e·s à passer au prochain challenge.

Pas si vite ! Et le bilan du projet ? Cette phase de clôture est indispensable à toute bonne gestion de projet, et est aussi importante que les autres étapes pour assurer de bons résultats lors des projets futurs.

Alors pourquoi fait-on un bilan de projet ? Comment rédiger votre fiche de bilan de projet ? Suivez les étapes pas à pas et aidez-vous de notre document à télécharger.

On fait le bilan, calmement.

Bien qu’il soit tout à fait tentant de suivre son envie de démarrer un nouveau projet aussitôt le précédent terminé, il est déconseillé de se lancer sans avoir fait un bilan de projet au préalable.

Pourquoi ? Car cela permet de :

• crédibiliser le projet,
• savoir si les objectifs fixés ont été atteints,
• tirer des enseignements et des bonnes pratiques,
• prévoir des améliorations,
• garder une trace de ce qui a été fait,
• enrichir les connaissances de l’entreprise, etc.

👉  L’objectif fondamental du bilan de projet est de capitaliser sur l’expérience d’un projet pour assurer la réussite des suivants !

Cette courte partie permet de rappeler les éléments de contexte du projet. Quelqu’un qui lirait le bilan sans connaître le projet doit pouvoir comprendre les tenants et les aboutissants en quelques lignes.

Vous pouvez faire apparaître par exemple :

• l’objectif principal du projet,
• le périmètre,
• le commanditaire,
• le chef de projet,
• la durée, etc.

Chaque entreprise et chaque projet étant différents, vous êtes la·le plus à même de savoir quelles informations sont les plus pertinentes à y faire figurer, sans pour autant rentrer dans les détails.

Cette partie du bilan de projet est particulièrement intéressante pour comprendre en un coup d’œil l’échec ou le succès du projet au regard de différents critères (budget, délais, etc.).

L’objectif est de voir si les objectifs fixés ont été :

• atteints,
• non réalisés,
• ou surpassés.

👉Ces mesures doivent être enrichies d’une analyse expliquant la raison de l’atteinte ou de la non-atteinte.

Voici un exemple de tableau que vous pouvez insérer dans votre rapport :

Lors des étapes précédentes de votre projet, vous avez très probablement déjà réalisé une analyse des risques dans l’étude de faisabilité, puis l’avez enrichie lors du pilotage du projet au fur et à mesure de l’avancement.

Dans le bilan projet, vous pouvez ainsi :

• revenir sur les risques anticipés, afin de voir s’ils ont effectivement eu lieu et s’ils ont été maîtrisés,
• leur impact sur le projet,
• ajouter les risques non prévus qui sont apparus.

Vous pouvez utiliser un tableau comme ci-dessous :

Dans cette partie, l’exercice consiste à analyser si les choix techniques qui ont été faits pour répondre aux besoins exprimés dans le cahier des charges ont été les plus adéquats.

Vous pourrez apprécier, pour chaque option choisie, si :

• elle a permis d’atteindre l’objectif, auquel cas comprendre pourquoi et comment pour garder des bonnes pratiques,
• elle a impacté négativement le projet, et auquel cas comprendre pourquoi et comment, voir quelles autres options peuvent être envisagées à l’avenir pour mieux répondre à la problématique et pourquoi.

Pour résumer, gardez ce qui fonctionne et trouvez de nouvelles options à essayer lors de vos prochains projets.

💡 Faire ce bilan vous mettra de faire des choix techniques encore plus avisés à l’avenir.

Les choix méthodologiques doivent être analysés au même titre que les choix techniques. Vous pourrez ainsi clôturer le projet en ayant la certitude que l’organisation actuelle fonctionne bien, ou s’il faut la modifier totalement ou à certains niveaux.

Rappelez :

• l’organisation du projet avec ses différents rôles,
• la méthode de gestion de projet utilisée,
• les outils de pilotage,
• les documents, etc.

Qu’il soit interne à l’entreprise ou client, prendre la mesure de la satisfaction du commanditaire permet de donner une autre dimension d’évaluation au projet. Après tout, la satisfaction du donneur d’ordre du projet est essentielle, n’est-ce pas ?

Pour l’évaluer, le format est libre. Vous pouvez :

• l’inviter à rédiger son impression générale en quelques lignes,
• lui soumettre un questionnaire d’évaluation complet et précis,
• lui poser quelques questions ouvertes, etc.

Voici les différentes questions qui pourront être abordées :

• Est-ce que le projet répond au besoin initial ?
• Est-ce que la livraison a eu lieu dans les délais fixés ?
• Le déroulement et l’organisation du projet ont-ils été fluides ?
• La communication avec l’équipe projet était-elle claire ?
• Quelles sont les pistes d’amélioration pour faire mieux la prochaine fois ?
• Ferez-vous à nouveau appel à cette équipe pour un prochain projet ?

Cette partie se veut synthétique et doit résumer toutes les leçons apprises des échecs et des réussites du projet.

On reprendra bien entendu les éléments principaux de l’analyse de risque, du bilan technique méthodologique, mais également sur tous les éléments inhérents au projet.

Voici une liste non exhaustive :

Le chef de projet offre une conclusion de quelques lignes sur le projet.

On peut ainsi apprécier rapidement si :

• le projet a bien été livré,
• s’il a répondu aux attentes et exigences,
• les pistes d’amélioration importantes à prendre en compte pour les autres projets.

Pour vous aider à réaliser votre bilan de projet, voici notre modèle de fiche à télécharger et à remplir. Vous y trouverez toutes les parties indispensables au bilan de votre projet, à savoir :

1. Rappel du projet
2. Analyse des écarts
3. Analyse de la gestion des risques
4. Bilan technique
5. Bilan méthodologique
6. Satisfaction du commanditaire
7. Leçons apprises
8. Synthèse générale

Si cette tâche incombe au chef de projet, elle résulte avant tout d’un travail d’équipe. Il est en effet bien plus enrichissant de recueillir le retour d’expérience de l’ensemble des parties prenantes, pour ensuite en faire une synthèse.

Préparez et animez une réunion de quelques heures dédiée à ce sujet, où chacun pourra par exemple remonter un élément qui s’est mal passé, un qui s’est bien déroulé, et enfin quelque chose qui aurait pu être fait autrement.

Cette séance permettra à la fois :

• de souligner les succès du projet,
• d’échanger et de partager les vécus,
• et de trouver des solutions pour que les points bloquants ne se répètent pas la prochaine fois.

Et vous ? Avez-vous l’habitude de passer du temps à rédiger un bilan de projet ? Est-ce que cela vous a permis de mieux faire par la suite ? N’hésitez pas à nous donner vos ressentis en commentaire.