Savez-vous vraiment ce qu’est le travail collaboratif ?

Les 10 avantages du travail collaboratif pour la gestion de projet

Votre entreprise cultive la coopération, opère en mode projet, mais pratique-t-elle pour autant le vrai travail collaboratif ?

Loin de simplement valoriser l’esprit d’équipe, indispensable au fonctionnement optimal de tout projet professionnel, le travail collaboratif induit des changements plus radicaux dans les organisations et dans les pratiques managériales. Il implique de faire bouger les lignes de l’entreprise et de redéfinir l’implication et la responsabilité de chacun·e.

Mais quels comportements nouveaux exige le travail collaboratif ? Et comment les organisations peuvent en tirer profit pour accroître leur productivité face à une pression concurrentielle chaque jour plus imposante ?

Pour comprendre tous les enjeux entourant la pleine collaboration des salarié·es, redéfinissons précisément le travail collaboratif et ses avantages.

Et puisque l’efficacité de ce nouveau mode opératoire relève en grande partie de la transformation digitale des entreprises et de l’utilisation de logiciels spécifiques, focus en fin d’article sur les outils du travail collaboratif.

Sommaire

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Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Définition du travail collaboratif

Le travail collaboratif s’appuie sur l’intelligence collective, c’est-à-dire sur l’échange entre différents collaborateurs, ainsi que sur la mutualisation de leurs compétences et de leurs connaissances, pour réaliser un objectif commun.

Mais cette idée de mutualisation ne concerne pas que le domaine des compétences ; elle se rapporte également : 

  • aux valeurs,
  • aux projets,
  • à la documentation,
  • aux moyens de communication,
  • aux ressources,
  • aux outils informatiques.

☝️Le travail collaboratif s’oppose à une organisation hiérarchisée et parfois immuable du travail. Par conséquent, il fait tomber les barrières hiérarchiques, et fait glisser les entreprises d’une structure verticale en silos vers une structure horizontale et décloisonnée.

Objectif du travail collaboratif

L’objectif de cette collaboration étroite entre les salarié·es est de favoriser :

  • l’émergence des idées entre les différents protagonistes,
  • l’implication et la responsabilisation de chacun·e dans le projet,
  • l’émulation créative et l’innovation.

Travail collaboratif et coopératif

La notion de travail coopératif est souvent associée à celle de travail collaboratif.

Pour bien saisir les enjeux du travail collaboratif, il convient alors de souligner les nuances entre les deux.

En effet, le travail coopératif intègre cette idée de travail de groupe. Mais les tâches composant un projet sont hiérarchisées et dépendent de la responsabilité d’un collaborateur ou d’une équipe précise, en fonction de ses compétences et de la structure de l’entreprise.

Ce mode opératoire, s’il permet d’envisager une organisation horizontale des activités, entre souvent dans le cadre de rapports plus verticaux.

Le travail coopératif :

différence travail coopératif et travail collaboratif

À l’inverse, nous avons vu que le travail collaboratif suppose une responsabilité collective, des buts et tâches communes et un cadre plus souple.

Le travail collaboratif :

travail collaboratif

Prérequis du travail collaboratif

Mais attention, il n’y a travail collaboratif que s’il y a respect de certains prérequis intrinsèques à sa mise en place.

Les connaître, c’est comprendre tous les enjeux d’une collaboration efficace et fluide.

Communication régulière

L’individu ne reste plus centré sur ses tâches et son périmètre d’action s’élargit. Chacun doit désormais s’aligner avec le reste de l’équipe pour atteindre l’objectif commun prédéfini.

Conséquence ?

Le travail collaboratif implique une communication permanente et constructive entre tous les acteurs concernés.

Suivi de la progression

Ce point rejoint le précédent : afin qu’ils n’éparpillent pas leurs efforts, les collaborateurs doivent pouvoir suivre l’avancée de l’action collective, savoir quelles ont été les réalisations et quel chemin reste à parcourir.

Une bonne visibilité sur la progression du projet encourage le travail collaboratif.

Champ d’intervention étendu

Puisant sa force dans l'intelligence collective, le travail collaboratif ne fonctionne correctement que si le mérite, les compétences et la pertinence de l’individu l’emportent sur son statut professionnel et son intitulé de poste.

Issu·es des services commercial, marketing, relation client, production, etc. chacun·e est encouragé·e à soumettre des idées ne relevant pas directement de son domaine de compétences.

C’est de ce brassage que provient l’émulation créative.

Modification des barrières hiérarchiques

Les obstacles au travail collaboratif selon une étude Ipsos et Openmind Kfé :

obstacles au travail collaboratif

Le travail collaboratif remet en question les pratiques managériales traditionnelles et nécessite d’aplanir la structure hiérarchique.

En revanche, en fonction du degré de maturité de l'entreprise quant au travail collaboratif, l’élimination brutale de toute forme de management peut se révéler déstabilisante pour les salarié·es. La plateforme e-commerce Zappos, par exemple, a perdu 14 % de ses effectifs suite à la suppression des postes de managers (source : The Wall Street Journal).

C’est pourquoi certaines sociétés envisagent plutôt de repenser le rôle du ou de la manager. Ses missions ne consistent alors plus à imposer un cadre strict ou à valider les actions de ses subordonnés ; il ou elle favorise la collaboration en encourageant l’émulation collective par un travail de guide et d’animation.

Environnement de travail collaboratif

Pour favoriser le travail collaboratif, les espaces de travail sont réorganisés.

De ce fait, les bureaux ouverts de type open space apparaissent appropriés tant ils encouragent la proximité et le décloisonnent les services.

Un environnement de travail collaboratif optimal comprend également des lieux de rencontre et d’échanges spontanés, comme des box, des bulles, des espaces de repos, etc.

L’utilisation d’outils appropriés

Notons enfin que si la notion de travail collaboratif n’est pas nouvelle, elle revêt depuis ces dernières années une dimension particulièrement plus importante, notamment du fait de l'émergence de nouveaux outils de travail.

En effet, ces derniers ont permis d’abattre les barrières technologiques, et donc de faciliter l’essor des pratiques du management collaboratif.

Les avantages du travail collaboratif

Production plus qualitative

Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin.

Proverbe africain

De plus en plus d’entreprises ont compris que plusieurs cerveaux valent mieux qu’un, et qu’il est de leur intérêt, pour gagner en qualité de travail, d’encourager l’intelligence collective plutôt que l’individualisme et la compétition.

avantages du travail collaboratif

© Mindjet

Gain de temps

Grâce à la centralisation des informations rendue possible par l’utilisation d’outils et de méthodes collaboratives, les équipes gagnent du temps dans l’exécution de leurs missions.

☝️ Attention, le travail collaboratif ne doit pas se transformer en “usine à gaz”. Le gain de temps n’est possible que si les collaborateurs se disciplinent et s’organisent intelligemment, notamment en matière de réunion de travail.

Réactivité et résolution des problèmes

Face aux urgences et autres problématiques, les équipes font preuve d’une meilleure réactivité car :

  • elles se sentent davantage investies et responsabilisées,
  • le travail collaboratif encourage la flexibilité et l’agilité,
  • la mutualisation des savoirs et des compétences facilite le dénouement de certaines situations.

Bien-être au travail

60 % des salariés estiment que le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur leur motivation au travail.

Selon une étude Ipsos et Openmind Kfé

Se sentir valorisé·e dans son travail, créer du lien et de la cohésion avec ses collaborateurs, ou encore évoluer dans un environnement de confiance et de libération de la parole sont autant de conditions qui favorisent le bien-être au travail.

Or, nous sommes conscients aujourd’hui de l’impact de l’épanouissement professionnel sur la rétention des talents, ainsi que sur leur motivation et leur productivité.

Les outils du travail collaboratif

Nous avons vu que la notion de travail collaboratif est de plus en plus associée à celle d’outils collaboratifs.

Découvrons quels types de logiciels se révèlent des aides précieuses pour assurer la réussite de tout projet collaboratif.

Les suites bureautiques partagées

Les entreprises ont toujours travaillé au moyen de suites bureautiques, à l’exemple de la suite Office et de ses fameux traitements de texte Word et tableur Excel.

🛠️ Mais l’émergence de solutions hébergées dans le cloud, comme Google Docs, a changé la donne et amélioré la collaboration.

travail collaboratif : visuel Google Docs

© Archimag

Avec Google Docs, les équipes travaillent à plusieurs simultanément sur un même document. Il est actualisé en temps réel en cas de modification.

Il est également possible d’émettre des suggestions sur le document d’un collaborateur, dans une perspective d’amélioration continue.

Les outils de partage de documents

Autre condition indispensable au travail collaboratif : le transfert et le partage de documents.

Mais encore faut-il que l’entreprise s’assure la sécurité des échanges !

🛠️ C’est dans cet objectif que des solutions comme LockTransfer ont été développées.

travail collaboratif : visuel LockTransfer

© LockTransfer

LockTransfer permet un partage de documents parfaitement sécurisé avec un ou plusieurs destinataires. L’émetteur dispose également d’une traçabilité fine pour savoir qui l’a téléchargé ou non.

Par ailleurs, LockTransfer met à disposition des équipes collaboratives des espaces d’échange pour récupérer et déposer facilement les documents, avec un cloisonnement des accès possible en cas de partage de données en externe.

Les outils de communication

Pour échanger les informations au quotidien

Si une communication régulière est un des prérequis au travail collaboratif, interrompre physiquement ses collaborateurs ne favorise pas leur productivité et leur concentration. En parallèle, l’usage du mail limite la réactivité.

🛠️ Les outils de communication instantanée comme Slack répondent parfaitement à ces impératifs.

travail collaboratif : visuel Slack

© Slack

Si Slack offre tous les avantages d’un chat, il permet de surcroît de créer des espaces de travail et des canaux de discussion dans lesquels chaque collaborateur est intégré ou non en fonction des projets sur lesquels il travaille.

Par ailleurs, cette solution facilite les échanges de documents grâce au partage de fichiers par simple glisser-déposer.

Pour tenir des réunions à distance

Mais quand nous pensons communication, nous pensons aussi aux outils facilitant les réunions à distance. Et pour cause, la possibilité de travailler en mobilité ou en télétravail fait souvent partie des pratiques des organisations collaboratives.

🛠️ Côté outils, citons les logiciels de visioconférence, dont le plus célèbre représentant reste Skype.

travail collaboratif : visuel Skype

© Skype

Initialement, Skype a été développé pour rendre possibles les réunions à distance grâce à l’usage du micro et de la webcam.

Mais au fur et à mesure, le logiciel s’est étoffé en fonctionnalités intéressantes comme le partage d’écrans. Il est même possible désormais d’enregistrer un appel pour y revenir plus tard et prendre des notes.

Les outils de gestion de tâches et de projet

Afin de connaître l’avancement des réalisations et de coordonner leurs actions, il est chaudement recommandé aux équipes opérant en mode collaboratif d’utiliser des plateformes de gestion des tâches et/ou de projet.

🛠️ Trello, une des plus célèbres d’entre elles, fonctionne sur le principe d’une vue Kanban.

travail collaboratif : visuel Trello

© Trello

Chaque carte de l’interface représente une tâche, qui évolue en fonction d’où elle se situe dans le projet. Par exemple : “à faire”, “en cours” et “terminé”.

Et si les salarié·es souhaitent profiter d’un éventail plus large de fonctionnalités, il existe des outils de gestion de projet plus complets.

🛠️ Wrike, malgré sa simplicité d’utilisation, propose en plus un diagramme de Gantt et des tableaux de bord. Les collaborateurs gagnent alors en visibilité et les prises de décision stratégiques sont encouragées.

En outre, l’outil s’avère plus agile puisqu’en cas de modification de l’échéance des tâches, les mises à jour des plannings s’exécutent automatiquement.

Les plateformes collaboratives

Enfin, il existe des logiciels solutionnant nombre des problématiques évoquées ci-dessus.

Nous les nommons plateformes collaboratives.

🛠️ Wimi, par exemple, est un logiciel de gestion de projet… mais pas que !

Il réunit, en plus des vues Kanban et des diagrammes de Gantt, des fonctionnalités permettant :

  • de communiquer et d’échanger directement sur la plateforme,
  • de centraliser la documentation,
  • de partager un calendrier,
  • ou encore d’accéder à des reportings pour savoir où chacun en est.

Accompagner les équipes vers le travail collaboratif

Ne perdons pas de vue que si les avantages du travail collaboratif sont nombreux, le changement qui en découle s’avère quelquefois déstabilisant pour les salarié·es. Le glissement de leur entreprise vers ces nouveaux modes d’organisation doit donc se réaliser progressivement.

Par ailleurs, ce changement des modes opératoires va généralement de pair avec la transformation numérique. Le choix mais surtout l’appropriation des bons outils par les équipes constitue donc une des clés de la réussite. Pourtant, selon une étude de Lecko et YouGov, seulement 5 à 15 % des employé·es utilisent régulièrement les nouvelles solutions de collaboration ; le mail reste le canal de communication privilégié.

Une stratégie d’accompagnement, tant sur la transmission des nouvelles pratiques et valeurs que sur la formation aux nouveaux outils de travail collaboratifs, doit donc être déployée. Mais les entreprises modernes ont tout à y gagner !

Article mis à jour, publié initialement en septembre 2017.

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