Sous-traiter la paie : assurez votre conformité et donnez le smile à vos salariés

DRH, le traitement de la paie vous prend beaucoup de temps et est parfois complexe à gérer. Sachez que vous n’êtes pas seul·e dans cette situation, et ce, peu importe votre secteur d’activité. Quelle solution pour vous libérer de cette charge ? Le sous-traitement de la paie ! 💪

Sous-traiter la paie, c’est se concentrer davantage sur des tâches avec de la plus-value et ne pas s’arracher les cheveux quand un salarié n’a pas été payé ce mois-ci ! Plus besoin d’organiser votre paperasse, quelqu’un s’en charge pour vous.

Vous vous demandez sûrement comment faire confiance à d’autres que vous pour traiter la paie de vos salariés. Sachez que la pratique est très répandue dans les entreprises qui passent désormais par des logiciels spécialisés, en particulier celles qui se développent à l’international et souhaitent déléguer la gestion de la paie à un prestataire externe qui va gérer toutes les spécificités locales. 🤩

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La sous-traitance de paie est le fait de transmettre à une entreprise spécialisée le calcul et la création des bulletins de salaire chaque mois, ainsi que la gestion des déclarations sociales.

Adopter la sous-traitance, c’est se décharger de tâches administratives longues et parfois complexes pour permettre au service RH de travailler sur d’autres activités, ou alors de faire des économies si vous travaillez dans une petite entreprise sans service RH digne de ce nom.

C’est également gérer la paie des salariés dans le cadre d’une activité à l’international en répondant à tous les critères de conformité propre à chaque pays.

Plusieurs services sont pris en charge par les sous-traitants, comme :

• le livre de paie,
• les bulletins de paie,
• la déclaration unifiée des cotisations sociales,
• l’état récapitulatif des charges,
• l’état des ordres de paiement, par virement ou chèque,
• l’ensemble des attestations de la Sécurité Sociale,
• la déclaration annuelle des données sociales (DADS),
• la préparation de fichiers récapitulatifs en vue de leur intégration dans la comptabilité du client.

Vous êtes évidemment libre de choisir à quel degré le sous-traitant prend en charge vos documents.

Dans le cas d’une externalisation totale, le prestataire prend totalement en charge le traitement des salaires ainsi que d’autres services comme cité plus haut. En fonction de la société que vous choisissez, ces services peuvent changer comme la prise en charge :

• des attestations pour Pôle Emploi,
• des certificats de travail,
• des soldes de tout compte,

des courriers de suivi du DIF (droit individuel à la formation), etc.

Vous l’aurez compris, passer par une externalisation totale signifie en revanche transmettre toutes les données nécessaires à cette société. Soyez vigilant·e lorsque vous sélectionnez une entreprise avant l’établissement d’un contrat, car si des erreurs sont commises, elles ne seront pas de votre fait et il sera peut-être plus long de les rectifier.

L’externalisation partielle, comme son nom l’indique, est lorsque vous passez par un système informatique de gestion de la paie. Autrement dit, vous utilisez simplement un outil pour faciliter la gestion, et vous pouvez ainsi commettre des erreurs, car c’est vous qui rentrez vos propres données.

Si vous souhaitez passer par des logiciels, il en existe de toutes sortes, adaptés à tous les secteurs. La plupart exigent une formation adéquate afin d’utiliser de manière optimale l’outil, mais certains peuvent s’utiliser plus librement (attendez-vous dans ce cas-là à moins de fonctionnalités). Les tarifs sont variés, et il s’agit principalement d’un abonnement que vous pouvez payer au mois ou à l’année.

Chaque mois, vous saisissez les données nécessaires pour les bulletins de paie comme :

• les heures travaillées,
• les heures supplémentaires,
• les congés et absences.

La sous-traitance de la paie permet un recentrage sur les activités à forte valeur ajoutée, qui apportent du chiffre d’affaires. C’est l’occasion de laisser la paperasse de côté pour optimiser votre temps de travail. Les sous-traitants sont souvent des cabinets d’expertise avec des experts-comptables qui connaissent leur métier sur le bout des doigts.

Grâce aux analyses et aux données, vous prévoyez le coût de la paie avec une certaine avance grâce au calcul unique de l’effectif de votre entreprise. Tous les autres coûts liés à la formation du personnel ou le logiciel de paie ne sont pas pris en compte pour une meilleure visibilité.

D’après Ruedelapaye, recourir à la sous-traitance de la paie coûte jusqu’à 30 % moins cher que la gestion en interne grâce aux économies d’échelle réalisées par le prestataire.

Passer par des experts de la comptabilité et de la gestion de la paie diminue le risque d’erreur et les retards de paiement. Chaque mois, vos salariés reçoivent leur salaire en temps et en heure, et cela permet d’éviter les conflits en interne en cas de problème. En moyenne, les entreprises qui se chargent elles-mêmes de la gestion de la paie font plus d’erreurs que des prestataires externes. 🤓

💡 Petit plus, certains sous-traitants peuvent se charger de la paie de vos salariés à l’international. Étant donné que les réglementations varient en fonction de chaque pays, c’est parfois un casse-tête pour les entreprises. Les sous-traitants sont informés de chaque processus à l’étranger pour garantir la paie de vos salariés en bonne et due forme tout en respectant les critères légaux.

Pour choisir le prestataire idéal, vous devez prendre en considération plusieurs critères parmi les suivants :

• stockage et sauvegarde des données,
• diversité des fonctionnalités,
• édition du bulletin de salaire,
• dématérialisation et archivage des fiches de paie,
• télédéclaration de la Déclaration Sociale Nominative (DSN),
• gestion des congés et des absences,
• respect des normes de sécurité,
• accès au service client.

Effectuez un contrat précisant les modalités de gestion de la paie pour éviter les mauvaises surprises.

🌎  Si vous souhaitez développer votre entreprise à l’international ou que c’est déjà le cas, vous devez prendre en considération les critères suivants dans votre gestion internationale des ressources humaines (GIRH) :

• les paiements internationaux,
• le traitement de la paie,
• les déductions fiscales,
• les déclarations de revenus,
• le recouvrement des pensions,
• les primes d’activité, etc.

Le tout en accord avec les réglementations en vigueur dans chaque pays.

👉  Pour simplifier votre croissance mondiale, des logiciels de GIRH telles que Remote vous offrent une solution complète pour embaucher, gérer l’intégralité de la paie internationale et les avantages sociaux de vos salariés à l’étranger. Pas besoin de créer une entité locale : vous utilisez la plateforme en ligne pour gérer l’ensemble de vos RH à l’international, y compris la paie, en toute confiance et en conformité.

Maintenant que vous êtes bien rodé, passons aux quatre étapes simples pour mettre en place le sous-traitement de la paie de vos salariés.

D’abord, l’entreprise doit transmettre au sous-traitant les documents suivants :

• KBIS,
• bulletins de paie depuis janvier,
• contrats de travail,
• bordereaux de cotisations,
• synthèses DSN.

Une fois les documents réceptionnés, le sous-traitant doit vérifier la conformité légale des bulletins de paie. Ils vérifient notamment :

• les statuts des salariés,
• l’assujettissement aux cotisations et le contrôle des taux applicables,
• le contrôle des assiettes de cotisations,
• le contrôle de l’exonération Fillon et/ou d’autres exonérations selon les entreprises,
• le contrôle des contrats exonérés,
• les réintégrations fiscales et sociales.

Même si vous avez déjà fourni un bon nombre de documents, vous devez renseigner chaque mois les données variables des fiches de paie des salariés ainsi que d’autres informations comme le nombre d’heures travaillées et d’absence.

Sur le support de votre choix, vous récupérez les bulletins de paie afin de les transmettre à vos salariés. Certains logiciels envoient même les bulletins à tous les salariés de l’entreprise via une notification.

La sous-traitance de la paie est une aubaine pour les entreprises qui souhaitent se décharger d’une tâche administrative supplémentaire. Organiser et distribuer les bulletins de paie demande beaucoup de temps, mais surtout de la rigueur.

Pour pallier ces difficultés, la sous-traitance de la paie est une très bonne solution déjà adoptée par de nombreuses entreprises. Qu’il s’agisse d’un sous-traitement partiel ou total, vos salariés sont payés chaque mois et reçoive un bulletin de paie conforme, le tout en respectant les réglementations et spécificités locales quand votre prestataire est spécialisé à l’international ! 👍