Externalisation de la paie : est-ce fait pour vous ?

Externalisation de la paie : est-ce fait pour vous ?

L’externalisation de la paie est une solution pertinente et un gage de sérénité pour toutes les entreprises. Les enjeux de la paie diffèrent selon leur taille, mais les avantages et les inconvénients de l’externalisation restent les mêmes.

Soulagez votre gestion des ressources humaines en externalisant l’édition des bulletins de salaire et les déclarations sociales, dont la DSN. À vous la gestion administrative du personnel sereine !

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Externalisation de la paie : définition

Elle consiste à faire appel à un prestataire, une société d’externalisation de la paie ou un expert-comptable, pour gérer la paie d’une entreprise (bulletins de salaire, déclarations diverses et DSN, par exemple). On parle également d’outsourcing de la paie.

Pourquoi externaliser la paie ? Passons en revue ses avantages.

Les avantages de l’externalisation de la paie

Avantage n° 1 : garantir la conformité légale

La réglementation française est l’une des plus complexes en matière de paie : les dirigeant·es d’entreprise ne peuvent pas toujours s’improviser gestionnaires de paie.

Les cabinets d’externalisation de la paie, en revanche, sont des experts qui maîtrisent la réglementation et savent l’appliquer pour respecter le droit du travail. Les cas généraux et événements exceptionnels (licenciement, augmentation, prime, etc.) sont ainsi pris en compte sans jamais sortir du cadre légal.

👉 Résultat : moins de risques d’erreurs de paie, et une tranquillité d’esprit pour les entreprises.

Avantage n° 2 : maîtriser les coûts

L’entrepreneur n’a pas encore exprimé le besoin d’engager un·e responsable des ressources humaines ou il ne dispose pas du budget nécessaire. En faisant appel à un prestataire externe pour la gestion de la paie, il optimise ses dépenses.

Avantage n° 3 : gérer simplement toutes les configurations de paie

La paie, ce n’est pas juste faire un chèque du même montant tous les mois. Et cela, les entrepreneurs le découvrent parfois sur le tard !

Bien au contraire, il faut prendre en compte :

  • les différents types de contrats (CDI, CDD, intérim, stage, etc.),
  • les différents statuts (employé, cadre, etc.),
  • les différents temps de travail (temps plein ou temps partiel),
  • les variables et les primes,
  • le remboursement d’avantages (tickets restaurants, frais de transport, mutuelle d’entreprise),
  • les notes de frais,
  • les congés sans solde, etc.

Un jargon juridique difficilement compréhensible pour des entrepreneur·es concentré·es sur le développement de leur entreprise ? Pas pour un prestataire de paie !

Avantage n° 4 : faire déclarer la DSN en toute sérénité

Chaque mois, l’employeur doit effectuer sa Déclaration Sociale Nominative. Pendant que le prestataire établit ce fichier unifié à partir des informations de paie, le gérant convainc de nouveaux clients de signer.

Le gestionnaire de la paie transmet en temps et en heure les informations relatives à la protection sociale des salariés aux organismes concernés (URSSAF, CPAM, AGIRC ARRCO, centre des impôts, caisses de régimes spéciaux, Pôle emploi, organismes complémentaires, etc.).

Avantage n° 5 : décharger l’équipe en interne

Vous avez un·e responsable RH, un·e DAF, voire une équipe administrative dans votre effectif ? Diminuez leurs charges de travail avec l’externalisation la paie. Ils peuvent ainsi se concentrer d’autres tâches de fond, comme la gestion des carrières ou l’amélioration du bien-être des collaborateurs.

Qui plus est, cela signifie également un gain financier et de temps puisque vous n’avez pas besoin d’un outil spécialisé pour gérer la paie.

Avantage n° 6 : bénéficier de conseils avisés en droit social

Lorsqu’un·e créateur·rice d’entreprise démarre une activité avec de nouveaux employés, il ou elle doit savoir à quoi s’attendre, comment faire les choses dans le respect du droit du travail : il ou elle a besoin d’un audit personnalisé, d’une expertise, de conseils juridiques pour commencer sur des bases solides, et de sécuriser toutes les démarches sociales liées à la paie.

Plus tard, lorsque votre entreprise a grandi, vous continuez à bénéficier de conseils juridiques pertinents.

Les inconvénients de l’externalisation de la paie

  • Vous êtes dépendants d’une société d’externalisation de la paie : prenez le temps de faire votre choix, vous n’en changerez pas tous les mois !
     
  • Évitez les coûts cachés et les mauvaises surprises au moment de la facture si votre équipe grandit et que, naturellement, le volume à traiter en paie est plus grand.
    💡 Étudiez précisément votre contrat avant de le signer.
     
  • Vous n’avez pas de compétences sociales et juridiques en interne : en cas de question ou de doute, vous dépendez de votre prestataire.
    💡 Choisissez-le aussi pour sa réactivité.
     
  • Vous devez exporter et transmettre vos données de congés à votre gestionnaire de paie externe.
    💡 Cela peut se faire facilement et rapidement avec des logiciels de gestion des congés comme Figgo ou ManaTime Congés pour éviter les ressaisies en paie.
     
  • Prêtez attention à la gestion des données personnelles pour garantir la sécurité des données de vos salarié·es.

La gestion de la paie externalisée : pour quel type d’entreprise ?

  • les TPE et startups jusqu’à 10 salariés qui n’ont personne en interne pour s’occuper des questions RH ou de gestion administrative du personnel. L’externalisation évite que cette tâche incombe aux dirigeant·es qui ont de nombreuses priorités.
     
  • les entreprises qui ont des équipes à l’international : les obligations légales quant à la paie diffèrent d’un pays à un autre. L’externalisation simplifie la gestion de la paie en s’assurant qu’elle est conforme à la réglementation locale.
     
  • les PME, ETI et les grands groupes pour qui l’internalisation de la paie serait trop coûteuse au regard du nombre de salariés.

Externalisation partielle de la paie : le bon compromis ?

Vous souhaitez conserver une gestion de la paie en interne, mais craignez que votre manque de compétences juridiques vous joue des tours ? Comment éviter les erreurs liées aux obligations, bénéficier de conseils d’experts sans pour autant externaliser totalement votre gestion de la paie ?

👉 Choisissez le compromis entre des outils RH en interne et l’externalisation de la paie pour avoir le meilleur des deux mondes. Par exemple, avec l’offre SIRH et Paie de Lucca, vous bénéficiez d’un SIRH pour préparer la production de la paie (administration du personnel et gestion des congés, par exemple), puis la gestion de la paie est confiée à un prestataire de paie de confiance. Vous distribuez ensuite les bulletins de salaire à vos salarié·es.

👉 Optez pour un logiciel de paie simple, comme PayFit, et appuyez-vous sur son équipe d’experts pour répondre à vos questions et éviter d’éventuelles erreurs. Vous continuez à maîtriser la paie en interne, mais êtes à l’abri de ratés juridiques. Idéal pour les PME qui n’ont pas beaucoup de cas exceptionnels à gérer.

La paie, un enjeu stratégique

La paie est l’un des enjeux stratégiques d’une entreprise : traitée par un expert-comptable ou un prestataire de paie confirmé, vous garantissez la conformité des documents produits et évitez à coup sûr les erreurs.

Alors, l’externalisation de la paie est-elle faite pour vous ?

Article mis à jour, publié initialement en mai 2018.

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