[Paie] Internalisation ou externalisation : quel choix pour les TPE et les PME ?

[Paie] Internalisation ou externalisation : quel choix pour les TPE et les PME ?

L’externalisation de la paie est une solution pertinente et un gage de sérénité pour la petite entreprise. À l’inverse, les enjeux de la paie sont plus complexes pour une PME : le dirigeant fait le choix d’internaliser la gestion des bulletins de salaire et la DSN pour de multiples raisons (coûts, gestion des compétences, etc.). appvizer vous expose les arguments qui guident le choix de chaque entreprise :

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Les 6 avantages de l’externalisation de la paie pour les TPE

Lorsqu’ils gèrent un personnel de moins de 10 salariés, les entrepreneurs constatent de manière générale qu’il n’est pas avantageux d’internaliser la gestion des bulletins de salaire. Ils se dirigent alors vers la paie externalisée auprès d’experts. Les raisons ? Trop de contraintes à gérer, pas de responsable RH en interne, pas de maîtrise des sujets complexes. L’entrepreneur décide de se reposer sur un expert-comptable pour externaliser la gestion de la paie. Le dirigeant se décharge sur le spécialiste qui s’occupe du volet social, rédige les contrats de travail, les avenants. C’est également à ce dernier qu’incombe la responsabilité de se tenir au fait des évolutions légales pour tout ce qui concerne les ressources humaines, notamment l’évolution de la convention collective.

Avantage n°1 : se reposer sur un expert pour respecter la loi

Le dirigeant se dégage des responsabilités concernant les contraintes juridiques et fiscales. L’expert-comptable applique le Code du travail et la convention collective en vigueur dans votre entreprise : l’entrepreneur dispose de contrats de travail et de fiches de salaire conformes à la réglementation qui prennent en compte toutes les variables, comme le licenciement ou la prime. La responsabilité des erreurs éventuelles lui incombe !

Avantage n°2 : bénéficier de conseils avisés en droit social

Lorsqu’un créateur d’entreprise démarre une activité avec de nouveaux employés, il doit savoir à quoi il s’attend, comment faire les choses dans le respect du droit du travail, etc. : il a besoin d’un audit personnalisé, d’une expertise, de conseils juridiques pour commencer sur des bases solides, et de sécuriser toutes les démarches sociales liées à la paie.

Avantage n°3 : maîtriser sa masse salariale

L’entrepreneur n’a pas encore exprimé le besoin d’engager un responsable des ressources humaines ou il ne dispose pas du budget nécessaire. En faisant appel à un prestataire externe pour la gestion de la paie, il optimise ses dépenses.

Avantage n°4 : le tiers déclarant s’occupe de la DSN récurrente

Chaque mois, l’employeur doit effectuer sa Déclaration Sociale Nominative. Pendant que le prestataire établit ce fichier unifié à partir des informations de paie, le gérant convainc de nouveaux clients de signer. Le gestionnaire de la paie transmet les informations relatives à la protection sociale des salariés à l’URSSAF, la CPAM, AGIRC ARRCO, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, Pôle emploi, Organismes complémentaires, etc.

Avantage n°5 : se concentrer sur le développement de l’entreprise

Le fonctionnement d’une entreprise est complexe. Pour répondre à tous les enjeux professionnels et motiver ses salariés, autant préserver son énergie et son temps pour les consacrer pleinement aux missions que seul l’entrepreneur peut assumer.

Avantage n°6 : communiquer facilement les jours non travaillés

Il s’agit plus précisément d’une astuce pratique peu connue et pourtant très utile aux TPE. En utilisant un outil de gestion des absences et des congés très accessible comme Figgo ou ManaTime Congés, le dirigeant donne un accès à ses employés. Les salariés effectuent leurs demandes, le manager les valide suivant les plannings, et en fonction des congés scolaires : tout se gère facilement en ligne, fini la paperasse ou l’interminable fichier Excel propices aux erreurs !

L’atout : ces logiciels permettent d’exporter les données concernant les absences dans des formats universels ; le dirigeant peut communiquer facilement ces données au gestionnaire de la paie pour répercuter les données sur les bulletins.

Aperçu de l’interface de Figgo :

Figgo communique les informations des absences pour la paie

Aperçu de l’interface de ManaTime Congés :

manatime congés transfère les données pour paie externalisée

Les 6 avantages de l’internalisation de la paie pour les PME

Lorsque l’entreprise a atteint une certaine taille, les dirigeants préfèrent internaliser la gestion de la paie. En effet, lorsqu’on atteint un effectif de 100 ou 200 salariés, les problématiques de gestion RH prennent une toute autre ampleur : il devient nécessaire d’engager un profil maîtrisant tous les aspects des ressources humaines tels qu’un suivi des salariés pour mieux évaluer les compétences, les besoins en formation, rectifier les écarts de salaire, attribuer les promotions, mener une politique de rétention des talents, en incluant bien entendu la gestion de la paie.

Avantage n°1 : la disponibilité et la réactivité d’un expert sur place

La compétence est dans vos locaux : ce confort vous offre une disponibilité précieuse pour réagir en cas d’erreur et vous offre surtout des conseils avisés en temps réel, pour justement, éviter de commettre des erreurs.

Avantage n°2 : un gain de temps à tous les niveaux

La gestion internalisée des salariés incluant la paie procure un gain de temps considérable sur l’édition des documents administratifs (contrats, attestations…) comme sur la gestion des congés, absences, des primes, etc.

Avantage n°3 : rationaliser ses coûts

Le volume des bulletins de paie d’une PME est bien plus conséquent que celui d’une TPE. Il devient alors plus rentable de traiter la quantité en interne, en alliant la qualité au processus de traitement : le responsable de la paie maîtrise les contraintes légales, comme la DSN. Cette vision de réduction des coûts est d’autant plus perspicace lorsque le turn-over en entreprise est important.

Avantage n°4 : la confidentialité absolue

L’employeur apprécie toujours que les données de l’entreprise… restent dans l’entreprise ! Plus il y a de données, plus il y a de chance pour que des fuites surgissent. Mère de sûreté, la prudence incite donc à internaliser la gestion intégrale de la paie.

Avantage n°5 : une meilleure connaissance des salariés

Chaque dossier, chaque expérience est unique : les contacts humains entre le directeur des ressources humaines, le dirigeant, et les employés permettent de compléter les informations fournies par les éléments de paie. Si les chiffres sont essentiels, les contacts seuls sont révélateurs de valeurs sûres pour le développement de l’entreprise.

Avantage n°6 : garder le contrôle pour un meilleur suivi

La maîtrise totale de la paie en interne permet à l’entreprise de garder la main sur tous les processus. Ceci lui procure une meilleure lisibilité pour prendre des décisions et lui permet de conserver un lien d’édition en fonction des besoins exprimés en termes de budget, de suivi CE, bilan social, etc.

Logiciel de paie en ligne recommandé pour les PME

En paramétrant PayFit, le gestionnaire de la paie simplifie et automatise un grand nombre de tâches comme l’édition des bulletins de salaire et leur envoi par email.

Les atouts indéniables de la solution :

  • PayFit se charge de toutes les déclarations sociales auprès de l’administration, telles que l’attestation Pôle Emploi, Prévoyance, Retraite, CUCS, DADS… ,
  • Le calcul des cotisations sociales et le télérèglement sont effectués par le système,
  • L’outil est mis à jour automatiquement pour respecter la conformité légale en vigueur,
  • Une traçabilité des informations pour éviter les erreurs.

Les utilisateurs de Payfit témoignent du changement apporté par Payfit dans la vidéo ci-dessous :
 

Du côté des salariés, un espace personnel leur permet de consulter leurs fiches de paies, de saisir leurs notes de frais, de modifier leurs informations personnelles (exemple : changement d’adresse après un déménagement, naissance d’un enfant, etc.) et même d’effectuer leur demande de congés.

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C’est la taille de l’entreprise qui compte

Rébarbative et ennuyeuse aux yeux du dirigeant d’une TPE, la gestion de la paie est déléguée par manque de temps, et de moyens financiers qu’il ne serait pas utile de mobiliser.

Il n’en demeure pas moins que la paie est l’un des enjeux stratégiques d’une entreprise : elle doit être traitée par un expert-comptable, un prestataire confirmé comme un cabinet ou un responsable en interne, garant de la conformité des documents.

Les enjeux sont aussi plus grands à relever pour une PME : c’est pourquoi elle se tourne vers l’internalisation de la paie et avoir une totale maîtrise des données qui l’aident à répondre à des problématiques RH plus complexes.

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