Externalisation de la paie : est-ce fait pour votre entreprise ?

Par Maëlys De Santis
Mis à jour le 15 juillet 2021, publié initialement en mai 2018
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L’externalisation de la paie est une solution pertinente et un gage de sérénité pour toutes les entreprises.

Les enjeux de la paie diffèrent selon leur taille, mais les avantages et les inconvénients de l’externalisation restent les mêmes.

Soulagez votre gestion des ressources humaines en externalisant l’édition des bulletins de salaire et les déclarations sociales, dont la DSN.

À vous les missions RH à plus forte valeur ajoutée, ou la concentration sur votre cœur de métier !

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

Définition

Externaliser la paie consiste à faire appel à un prestataire extérieur, un cabinet d’externalisation de la paie ou un expert-comptable, pour lui déléguer les tâches liées à la gestion de la paie, totalement ou en partie.

On parle également d’outsourcing de la paie.

Les missions du prestataire d’externalisation de la paie

Les missions de votre prestataire peuvent englober :

  • la saisie et le calcul des éléments variables de paie,
  • la réalisation et l’édition des bulletins de salaire,
  • le contrôle de leur conformité,
  • leur envoi aux salariés,
  • le paiement,
  • l’archivage et le stockage des documents,
  • la réalisation des déclarations sociales, dont la DSN.

Avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie

Avantages de l’externalisation de la paie

Avantage 1 — Garantir la conformité légale

La réglementation française est l’une des plus complexes en matière de paie : les dirigeant·es d’entreprise ne peuvent pas toujours s’improviser gestionnaires de paie.

Les cabinets d’externalisation de la paie, en revanche, sont des experts qui maîtrisent la réglementation et savent l’appliquer pour respecter le droit du travail. Les cas généraux et les événements exceptionnels (licenciement, rupture conventionnelle, augmentation, prime, etc.) sont ainsi pris en compte sans jamais sortir du cadre légal.

👉  Résultat : moins de risques d’erreurs de paie, et une tranquillité d’esprit pour les entreprises.

Avantage 2 — Maîtriser les coûts

L’entrepreneur n’a pas encore exprimé le besoin d’engager un·e responsable des ressources humaines ou il ne dispose pas du budget nécessaire.

En faisant appel à un prestataire externe pour la gestion de la paie, il optimise ses dépenses.

Avantage 3 — Gérer simplement toutes les configurations de paie

La paie, ce n’est pas juste faire un chèque du même montant tous les mois. Et cela, les entrepreneurs le découvrent parfois sur le tard !

Bien au contraire, il faut prendre en compte :

  • les différents types de contrats (CDI, CDD, intérim, stage, etc.),
  • les différents statuts (employé, cadre, etc.),
  • les différents temps de travail (temps plein ou temps partiel),
  • les variables et les primes,
  • le remboursement d’avantages (tickets restaurants, frais de transport, mutuelle d’entreprise),
  • les notes de frais ou les déductions forfaitaires spécifiques,
  • les congés sans solde, etc.

Un jargon juridique difficilement compréhensible pour des entrepreneur·es concentré·es sur le développement de leur entreprise ? Pas pour un prestataire de paie !

Avantage 4 — Déclarer la DSN en toute sérénité

Chaque mois, l’employeur doit effectuer sa Déclaration Sociale Nominative. Pendant que le prestataire établit ce fichier unifié à partir des informations de paie, le gérant convainc de nouveaux clients de signer.

Le gestionnaire de la paie transmet en temps et en heure les informations relatives à la protection sociale des salariés aux organismes concernés (URSSAF, CPAM, AGIRC ARRCO, centre des impôts, caisses de régimes spéciaux, Pôle emploi, organismes complémentaires, etc.).

Avantage 5 — Décharger l’équipe en interne

Vous avez un·e responsable RH, un·e DAF, voire une équipe administrative dans votre effectif ? Diminuez leurs charges de travail avec l’externalisation la paie. Ils peuvent ainsi se concentrer d’autres tâches de fond, comme l’amélioration du bien-être des collaborateurs.

Qui plus est, cela signifie également un gain financier et de temps puisque vous n’avez pas besoin d’un outil spécialisé pour gérer la paie.

Avantage 6 — Bénéficier de conseils avisés en droit social

Lorsqu’un·e créateur·rice d’entreprise démarre une activité avec de nouveaux employés, il ou elle doit savoir à quoi s’attendre, comment faire les choses dans le respect du droit du travail : il ou elle a besoin d’un audit personnalisé, d’une expertise, de conseils juridiques pour commencer sur des bases solides, et de sécuriser toutes les démarches sociales liées à la paie.

Plus tard, lorsque votre entreprise a grandi, vous continuez à bénéficier de conseils juridiques pertinents.

Inconvénients de l’externalisation de la paie

Vous êtes dépendants d’une société ou d’un prestataire indépendant d’externalisation de la paie : prenez le temps de faire votre choix, vous n’en changerez pas tous les mois !

Inconvénient 1 — Dépendre des compétences du prestataire

Vous n’avez pas de compétences sociales et juridiques en interne : en cas de question ou de doute, vous dépendez de votre prestataire.

💡 Choisissez-le aussi pour sa réactivité et sa réputation.

Inconvénient 2 — Surveiller les coûts cachés

Évitez les coûts cachés et les mauvaises surprises au moment de la facture si votre équipe grandit et que, naturellement, le volume à traiter en paie est plus grand.

💡 Étudiez précisément votre contrat avant de le signer.

Inconvénient 3 — Exporter et transmettre vos données

Vous devez exporter et transmettre vos données de congés à votre gestionnaire de paie externe.

💡 Prêtez attention à la gestion des données personnelles pour garantir la sécurité des données de vos salariés.

La gestion de la paie externalisée : pour quel type d’entreprise ?

Les TPE, les start-up et les associations

Ces petites structures n’ont parfois personne en interne pour s’occuper des questions RH ou de gestion administrative du personnel.

L’externalisation évite que cette tâche incombe aux dirigeant·es, qui ont d’autres priorités.

Les entreprises internationales

Les entreprises qui ont des équipes à l’international ont des obligations légales relatives à la paie qui diffèrent d’un pays à un autre.

L’externalisation simplifie la gestion de la paie en s’assurant qu’elle est conforme à la réglementation locale.

Les PME, ETI et grands groupes

Pour certaines structures, l’internalisation de la paie peut être très coûteuse au regard du nombre de salariés à gérer.

Externaliser la paie permet ici de se concentrer sur des missions RH de plus grande envergure comme :

Comment externaliser la paie ?

Le cabinet d’expert-comptable ou le prestataire spécialiste de la paie

Certains cabinets d’experts-comptables emploient des personnes spécialisées dans le traitement de la paie et des déclarations aux administrations.

Cela peut être intéressant si ce même cabinet gère déjà votre comptabilité, en termes de coûts mais aussi de transmission des données.

Les microentreprises ont souvent recours à ce type de service global.

Des sociétés spécialisées en paie proposent aussi leurs services, pour une gestion de la paie plus conséquente. Elles ont l’avantage d’être au fait des dernières réglementations, notamment sur les exonérations de charges applicables.

Ce sont plutôt les moyennes à grandes structures qui font appel à elles.

🧐  Quelle est la tarification pour une externalisation de la paie ?

Tout dépend du nombre de salariés, car les tarifs peuvent être dégressifs. Comptez autour de 15 à 25 € par bulletin de salaire. Il faut parfois ajouter à cela un forfait pour la réalisation des déclarations sociales.

Rapportez cela au coût d’un employé dédié à la gestion de la paie et voyez ce qui est le plus rentable pour vous.

Le logiciel de gestion de la paie

Vous souhaitez conserver une gestion de la paie en interne, mais craignez que votre manque de compétences juridiques vous joue des tours ?

Comment éviter les erreurs liées aux obligations, bénéficier de conseils d’experts sans pour autant externaliser totalement votre gestion de la paie ?

Choisissez le compromis entre des outils RH en interne et l’externalisation de la paie pour avoir le meilleur des deux mondes.

👉  Par exemple, avec l’offre SIRH et Paie de Lucca, vous bénéficiez d’un SIRH pour préparer la production de la paie (administration du personnel et gestion des congés, par exemple), puis la gestion de la paie est confiée à un prestataire de paie de confiance. Vous distribuez ensuite les bulletins de salaire à vos salarié·es.

👉  Avec Sage Business Cloud Paie, c’est du sur mesure : vous pouvez choisir la formule qui vous convient pour le traitement de la paie, entre externalisation partielle, totale ou internalisation. Vous avez le choix de déléguer cette responsabilité auprès de spécialistes métier tout en conservant le contrôle sur votre paie, c’est vous qui décidez du niveau d’accompagnement que vous souhaitez.

👉  Pour transmettre les infos relatives aux congés, des logiciels de gestion des congés comme Figgo ou ManaTime Congés communiquent avec les logiciels de paie pour éviter les ressaisies.

👉  Vous pouvez aussi opter pour un logiciel de paie simple, comme PayFit, et vous appuyer sur son équipe d’experts pour répondre à vos questions et éviter d’éventuelles erreurs. Vous continuez à maîtriser la paie en interne, mais vous êtes à l’abri de ratés juridiques. Idéal pour les PME qui n’ont pas beaucoup de cas exceptionnels à gérer.

La paie, un enjeu stratégique

La paie est l’un des enjeux stratégiques d’une entreprise : traitée par un expert-comptable ou un prestataire de paie confirmé, vous garantissez la conformité des documents produits et évitez à coup sûr les erreurs. Un logiciel professionnel peut aussi représenter une alternative de qualité.

Alors, l’externalisation de la paie est-elle faite pour vous ?

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