Subrogation de salaire : définition et mode d'emploi

Qu’est-ce que la subrogation ?

Si vous vous posez cette question, c’est que vous faites probablement face à l’arrêt de travail d’un·e employé·e, avec un maintien de salaire.

La subrogation est-elle obligatoire ? Quelles sont les conditions à respecter pour la mettre en place ? Peut-il y avoir maintien de salaire sans subrogation ?

Nous répondons à toutes vos interrogations dans cet article et vous présentons une sélection de logiciels de paie, afin que vous puissiez gérer la subrogation des indemnités journalières (ou IJSS), en toute légalité et tranquillité !

La subrogation est un processus qui permet à l’employeur de simplifier le maintien de la rémunération d’un salarié absent (arrêt maladie, congé parental ou accident du travail), en percevant pour son compte les indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS ou IJ) dues par l’Assurance Maladie.

Quand il n’y a pas de mécanisme subrogatoire mis en place dans l’entreprise, le salarié absent reçoit deux paiements :

• celui des IJ versées par la CPAM,
• le complément de salaire versé par l’employeur.

La subrogation permet donc au salarié de percevoir un seul et unique paiement, et à l’entreprise de limiter le risque d’erreurs de calcul et de simplifier la gestion comptable.

Il faut réunir deux conditions pour pouvoir mettre en place une action subrogatoire :

• le salaire doit être versé en partie ou en totalité pendant toute la durée de l’arrêt ;
• le salaire maintenu doit être au moins égal aux IJSS.

La subrogation est obligatoire uniquement si la convention collective ou l’accord de branche dont dépend votre entreprise le stipule.

Dans le cas contraire :

• soit le montant du complément de salaire est égal au montant des IJ, auquel cas l’employeur subrogé de plein droit choisit librement de l’appliquer ou non.
• soit le montant est inférieur au montant des IJ, auquel cas il lui faut l’accord du salarié, avec signature.

💡 Qu'il s'agisse de la question de la subrogation ou autre, le traitement des salaires doit composer avec de nombreuses subtilités. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises se tournent vers l'externalisation de la paie. Découvrez notre guide complet :

Qui demande la subrogation ? En tant qu’employeur, c’est à vous qu’incombe la demande de subrogation. Suivez pas à pas ces différentes étapes :

1. Effectuez la demande de subrogation au moment de la déclaration de l’arrêt de travail via la DSN (déclaration sociale nominative).
    
2. Complétez l’encadré « Subrogation » ou « Demande de subrogation en cas de maintien de salaire ».
    
3. Renseignez la date de début de l’arrêt de travail. Elle doit correspondre parfaitement à celle indiquée par le médecin sur le certificat, et ce même si le début tombe pendant des jours non travaillés. Sinon, cela peut fausser le délai de carence et bloquer la subrogation.
    
4. Indiquez la date maximum possible du maintien de salaire, telle que définie par la convention collective ou l’accord de branche. Cette date n’est pas forcément celle de la fin de l’arrêt de travail.
    
5. Remplissez les coordonnées bancaires du compte sur lequel doivent être versées les indemnités journalières.

Source : dsn-info.fr

💡À savoir : la subrogation nécessite parfois une avance de trésorerie non négligeable. Il se peut que vous ayez à verser les IJ au salarié sans les avoir encore touchées de la Sécurité sociale. Nous vous conseillons de provisionner suffisamment au niveau comptable, pour ne pas subir ces aléas.

Si vous avez opté pour la subrogation, il est à votre charge, en tant qu’employeur, de la faire figurer sur le bulletin de travail du salarié concerné.

Pour ce faire, vous devez bien y faire apparaître le montant des IJSS comme suit :

💡Attention : pour calculer le prélèvement à la source, le montant de IJSS nettes pris en compte est différent de celui ci-dessus, car la CSG est déductible.

Les IJ sont imposables sur une base de 100 % dans les cas de maladie non professionnelle et de congé parental, et à 50 % dans les cas de maladie professionnelle ou accident du travail.

Pour le calcul du prélèvement à la source, il faudra opérer comme suit :

• IJSS brutes x 3,80 %

Voici un exemple de bulletin de salaire simplifié :

© Legisocial.fr

👆À savoir : la loi de financement de la Sécurité sociale a connu quelques changements dans le calcul des IJSS du 1er juillet 2020. Il prévoit notamment la suppression de la majoration après le 30ème jour pour les familles nombreuses, la disparition du délai de carence en cas de mi-temps thérapeutique, et le gain journalier de base par les revenus d’activité antérieurs.

Le maintien de salaire avec subrogation entraîne de vrais impératifs de gestion pour l’employeur, particulièrement au moment de l’établissement de la fiche de salaire. Il existe plusieurs centaines de changements de règles de paie qui interviennent chaque année, ce qui rend la tâche parfois difficile.

Afin de vous conformer aux obligations légales, de réaliser les bons calculs et de respecter les modalités de part et d’autre, il apparaît indispensable de vous aider d’un outil performant.

C’est pourquoi nous listons pour vous une sélection de logiciels de paie, pour mettre en pratique la subrogation en toute légalité… et surtout en toute tranquillité :

• Fiche-Paie.net : grâce au logiciel en ligne, créez simplement, et en deux minutes seulement, des fiches de paie conformes. Il a même un service paie à votre écoute, par mail, chat et téléphone, qui vous accompagne dans la réalisation de vos bulletins.
   
• Inexpaie propose un accompagnement par une équipe de spécialistes paie, répartis dans dix agences régionales pour plus de proximité et la reprise ponctuelle de la production de vos paies en cas d’impossibilité soudaine de gérer votre paie en interne.
   
• Nibelis est un système d’information des ressources humaines adapté à tout type de structure, qui met aussi à disposition une équipe d’experts paie et RH pour vous apporter la réponse conforme à votre organisation.
   
• Openpaye gère plus de 600 conventions collectives et s’adapte ainsi à toutes les spécificités de votre entreprise ; son tableau de bord vous permet de suivre en un coup d’œil tous vos dossiers en cours, et les actions restant à accomplir.
   
• PayFit paramètre par défaut la subrogation pour tou·tes vos salarié·es. Vous avez juste à fournir votre RIB à PayFit, qui l’envoie au centre CPAM avec la première attestation de salaire. Il calcule automatiquement les IJSS et les fait apparaître sur le bulletin du salarié.

Si la subrogation ne constitue pas une obligation pour l’employeur, elle reste en général fortement appréciée par le salarié. Gage de simplicité pour lui, elle garantit une réception de salaire simplifiée, et potentiellement plus rassurante que lorsque l’administration entre dans l’équation. C’est pourquoi nous vous recommandons d’envisager cette option lors de l’arrêt d’un de vos employés.

La question de la subrogation s’avère toutefois plus complexe qu’il n’y paraît, et soulève certaines obligations légales. D’où l’intérêt de vous accompagner d’un logiciel de paie performant, parfaitement en accord avec la structure de votre entreprise et la législation en vigueur.

Et vous, quelle est votre position en tant qu’employeur sur la subrogation ?

Article mis à jour, publié initialement en avril 2017.