Comment déclarer sa DUE à l’Urssaf ?

comment declarer sa DUE a l'urssaf

La DPAE (déclaration préalable à l’embauche), ancienne DUE (déclaration unique d’embauche), est une déclaration sociale que toute entreprise a l’obligation de remplir et de transmettre à l’Urssaf au moment d’embaucher un salarié. Quels en sont les modalités et les obligations de la paie à respecter pour votre entreprise ?

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Déclarer un salarié : pourquoi fournir un formulaire DPAE (ancienne DUE) à l’Urssaf ?

À quoi sert une déclaration préalable à l’embauche ?

La DPAE est l’une des obligations employeurs définie dans la convention collective. Vous devez faire une déclaration Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) lors de l’embauche d’un salarié pour :

  • Ouvrir au salarié ses droits sociaux ;
  • Être couvert s’il lui arrivait un accident du travail ;
  • Bénéficier de droits à exonération si votre entreprise y est éligible ;
  • Satisfaire aux demandes des administrations de contrôle.

La déclaration d’embauche est un passage obligé pour tout recrutement. C’est la condition sine qua non pour embaucher un salarié et régulariser la relation de travail entre l’employé et l’employeur aux yeux de l’administration – voilà la définition de la DUE / DPAE.

À quelles obligations répond la DPAE ?

La procédure de la déclaration préalable à l’embauche permet de répondre à six formalités en une. La faire revient simultanément à :

  • Immatriculer le salarié au régime de la CPAM (caisse primaire d'assurance maladie) (ou au régime de protection sociale agricole s’il s’agit d’un salarié agricole) ;
  • Vous immatriculer vous, en tant qu’employeur, auprès du régime général de Sécurité sociale, lors de l’embauche de votre premier salarié ;
  • Faire la demande de visite médicale d’embauche ;
  • Faire la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • Générer l’affiliation au régime d’assurance chômage du Pôle emploi ;
  • Préétablir la liste des salariés embauchés pour la DADS (déclaration annuelle des données sociales (DADS).

DPAE / DUE à l’Urssaf : une obligation légale

Il est obligatoire de faire une DPAE et d’en remette une copie au salarié. Ne pas faire de DPAE vous expose à des sanctions à la fois :

  • Civiles : l’Urssaf régularise vos cotisations.
  • Administratives : les pénalités encourues sont égales à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, qui était de 3,52 € en 2016, soit environ 1000 €.
  • Pénales : si votre « oubli » est qualifié d’intentionnel, vous devenez coupable de dissimulation d’emploi salarié.

La peine cumulative va alors jusqu’à :

  • 45000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique, autrement dit le particulier employeur – sont concernés les micros-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs), entreprises individuelles, libéraux et indépendants.
  • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale : sociétés anonymes, unipersonnelles ou par actions simplifiées.

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Dans quelles situations l’employeur doit faire une déclaration d’embauche à l’Urssaf ?

Quelles sont les entreprises concernées ?

Quels que soient la forme juridique, le secteur d’activité ou la taille de la structure, toutes les entreprises sont concernées, y compris les associations. Seuls les territoires d’outre-mer, les entreprises de travail temporaire et les professions d’assistantes maternelles se voient appliquer des conditions particulières.

Quand déclarer un salarié et pour quel type de recrutement ?

La DPAE intervient dans les 8 jours précédant l’embauche de salarié, période d’essai comprise. Chaque nouveau recrutement donne donc lieu à une DPAE, qu’il s’agisse d’un contrat pour un travail temporaire, d’un contrat d’apprentissage, d’un CDD (contrat à durée déterminée) ou d’un CDI (contrat à durée indéterminée). Seul le recrutement de stagiaires, de bénévoles ou de volontaires du service civique y échappe. La dispense s’applique également aux adhérents au TESE (titre emploi service entreprise), au TFE (titre firme étrangère) et au CEA (chèque emploi associatif).

Auprès de qui faire sa DPAE ?

Votre DPAE est à faire avant l’embauche auprès de l’Urssaf dont vous relevez. Pour en connaître les coordonnées, il est possible de se rapprocher de la DIRECCTE (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi). En cas de dispositif VLU (versement en lieu unique), c’est auprès de l’Urssaf dont relève le lieu de travail du salarié que la DPAE est à faire.

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La DPAE : comment ça marche ?

Quelles informations y faire figurer ?

La DPAE doit contenir :

  • La dénomination sociale de l’entreprise, ou les nom et prénom de l’employeur à défaut ;
  • Le code APE (activité principale exercée), aussi appelé code NAF, de votre structure ;
  • Votre numéro SIRET (système informatique pour le répertoire des entreprises sur le territoire) ou celui de la liasse délivré par le CFE (centre de formalités des entreprises) si vous venez de faire une demande d’immatriculation ;
  • L’adresse de votre établissement ;
  • Le service de santé au travail auquel vous êtes rattaché ;
  • L’identité du salarié et son numéro de sécurité sociale ;
  • La date et l’heure de l’embauche ;
  • Les informations propres à son contrat de travail : durée, modalités, etc.

Comment la soumettre ?

Vous pouvez soumettre votre DPAE soit :

  • Version papier – cependant, si vous avez réalisé plus de 50 embauches l’année passée, la dématérialisation de la DPAE vous est imposée.
  • En ligne – le site net-entreprises.fr est prévu à cet effet (il vous permet aussi d’autres services en ligne : compte AT/PM, déclaration d’accident du travail, attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières…). Vous pouvez remplir un formulaire pour chaque recrutement, ou importer un fichier de votre logiciel de RH (ressources humaines). Vous recevrez immédiatement un accusé de réception après la validation de votre DPAE grâce à l’Urssaf en ligne.

Les outils adaptés

Différentes solutions logicielles permettent de gérer vos déclarations sociales facilement et rapidement. PayFit dépose par exemple automatiquement vos DPAE sur net-entreprises. D’autres solutions existent, comme Ogust Manager propre aux activités de services par exemple. Selon vos besoins RH et les spécificités de votre activité, choisissez un outil adapté et capable de vous faciliter l’ensemble des obligations déclaratives.

La DPAE est une formalité administrative essentielle. Pour vous en acquitter sans perdre ni temps ni énergie, structurez vos processus RH de façon adaptée, pour une efficacité de gestion optimale.

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