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La DPAE (déclaration préalable à l’embauche), ancienne DUE (déclaration unique d’embauche), est une déclaration sociale que toute entreprise a l’obligation de remplir et de transmettre à l’Urssaf au moment d’embaucher un salarié.
Vous vous demandez comment la remplir et transmettre votre DPAE à l’URSSAF en 2022 ? Quelles en sont les modalités et les obligations de la paie à respecter pour votre entreprise ? On répond à toutes vos questions !
Depuis la DUE, l’obligation déclarative a été allégée pour les employeurs avec la DPAE (déclaration préalable à l’embauche).
La marche à suivre est plutôt simple. Pour déclarer votre DPAE, rendez-vous en ligne :
💡 Vous recevrez immédiatement un accusé de réception après la validation de votre DPAE grâce à l’Urssaf en ligne.
☝️ Bon à savoir — ce qui change en 2022 :
À compter du 1er juillet 2022, vous ne pourrez plus :
La transmission par voie électronique se généralise, et peut également être réalisée via l’Api DPAE ou via l’upload.
💡 Tournez-vous vers vos prestataires (consultant paie, expert-comptable, éditeur de logiciel de paie ou de votre SIRH) pour mettre en place la solution adaptée à vos besoins.
Différentes solutions logicielles permettent justement de gérer vos déclarations sociales facilement et rapidement.
PayFit dépose par exemple automatiquement vos DPAE sur net-entreprises. D’autres solutions existent, comme Ogust Manager propre aux activités de services par exemple.
Selon vos besoins RH et les spécificités de votre activité, choisissez un outil adapté et capable de vous faciliter l’ensemble des obligations déclaratives.
La DPAE doit contenir :
La DPAE est l’une des obligations employeurs définies dans la convention collective. Vous devez faire une déclaration Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) lors de l’embauche d’un salarié pour :
La déclaration d’embauche est un passage obligé pour tout recrutement. C’est la condition sine qua non pour embaucher un salarié et régulariser la relation de travail entre l’employé et l’employeur aux yeux de l’administration — voilà la définition de la DUE/DPAE.
La DPAE doit être adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction ou début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié.
Pensez à informer l’Urssaf le plus rapidement possible si l’embauche ne se concrétisait pas.
Chaque nouveau recrutement donne donc lieu à une DPAE, qu’il s’agisse d’un contrat pour un travail temporaire, d’un contrat d’apprentissage, d’un CDD (contrat à durée déterminée) ou d’un CDI (contrat à durée indéterminée). Seul le recrutement de stagiaires, de bénévoles ou de volontaires du service civique y échappe. La dispense s’applique également aux adhérents au TESE (titre emploi service entreprise), au TFE (titre firme étrangère) et au CEA (chèque emploi associatif).
Votre DPAE est à faire avant l’embauche auprès de l’Urssaf dont vous relevez. Pour en connaître les coordonnées, il est possible de se rapprocher de la DIRECCTE (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi). En cas de dispositif VLU (versement en lieu unique), c’est auprès de l’Urssaf dont relève le lieu de travail du salarié que la DPAE est à faire.
La procédure de la déclaration préalable à l’embauche permet de répondre à six formalités en une. La faire revient simultanément à :
Quel que soit le secteur d’activité, la taille ou la forme juridique de la structure, toutes les entreprises sont concernées, y compris les associations. Seuls les territoires d’outre-mer, les entreprises de travail temporaire et les professions d’assistantes maternelles se voient appliquer des conditions particulières.
Transmettre sa DPAE [DUE] à l’Urssaf est une obligation légale. Il est obligatoire de faire une DPAE et d’en remettre une copie au salarié. Ne pas faire de DPAE vous expose à des sanctions à la fois :
La peine cumulative va alors jusqu’à :
La DPAE est une formalité administrative essentielle. Pour vous en acquitter sans perdre ni temps ni énergie, structurez vos processus RH de façon adaptée, pour une efficacité de gestion optimale.