

Quelles étapes suivre pour la mise en place d’un SIRH ? Appvizer vous détaille les étapes d’un projet SIRH et dévoile les facteurs clés de réussite. En bonus : notre sélection de SIRH.
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Qu’est-ce que le registre unique du personnel et à quoi sert-il ?
Parmi les documents nécessaires à la gestion des ressources humaines, plus précisément l’administration du personnel, il comporte son lot de mentions obligatoires et de règles à respecter.
Comment le tenir et quelles sont les obligations de l’entreprise ? Les réponses ⤵️
Le registre unique du personnel est un document synthétisant, dès l’embauche du premier employé, ou l’arrivée d’un stagiaire dans une entreprise, les mentions obligatoires suivantes pour chacun d’entre eux.
Selon le contrat, des mentions et annexes sont obligatoires :
🤓 Pour les travailleurs étrangers, une colonne est dédiée au renseignement du titre valant autorisation de travail, par exemple la déclaration de détachement (mentionnée aux articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du Code du travail).
Il est nécessaire :
☝️ Pour les contrats successifs, une ligne est ajoutée à chaque fois, avec une nouvelle date de début et de fin.
Elles sont inscrites dans une partie spécifique, avec :
Tous les employés figurent dans le registre, même :
Son objectif, selon le Ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion, est d’assurer une transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Le registre est tenu à la disposition :
Dans le Code du Travail, le registre unique du personnel est encadré par la Sous-section 2 : Registre unique du personnel. (Articles L1221-13 à L1221-15-1).
📌 Il fait partie des documents obligatoires qu’un employeur doit tenir, avec :
Toutes les entreprises sont concernées sauf :
🕵️♂️ En cas de contrôle de l’inspection du travail, si l’un de ces faits est avéré :
l’entreprise risque jusqu’à 3 750 € d’amende (personne morale) ou 750 € d’amende (personne physique) par salarié concerné.
📍 L’entreprise doit aussi :
Aucune forme n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel. Ainsi, il peut être au format papier ou au format numérique (Excel, Word), etc.
Néanmoins, les inscriptions doivent être indélébiles, et les formats numériques offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
Par exemple, en cas de correction, il est obligatoire d’indiquer les mentions rectificatives à côté des mentions initiales, sans les effacer.
☝️ La dématérialisation du registre unique du personnel est dispensée de déclaration auprès de la CNIL si elle répond aux conditions fixées par l’organisme (informations limitées aux mentions obligatoires et respect de la durée de conservation maximale).
Pour illustrer au mieux cet article, voici un modèle de registre unique du personnel xls, gratuit et exportable au format PDF.
Modèle de registre unique du personnel
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