Tenez votre registre unique du personnel en toute conformité (+modèle)

Qu’est-ce que le registre unique du personnel et à quoi sert-il ? 

Parmi les documents nécessaires à la gestion des ressources humaines, plus précisément l’administration du personnel, il comporte son lot de mentions obligatoires et de règles à respecter.

Comment le tenir et quelles sont les obligations de l’entreprise ? Les réponses ⤵️

Le registre unique du personnel est un document synthétisant, dès l’embauche du premier employé, ou l’arrivée d’un stagiaire dans une entreprise, les mentions obligatoires suivantes pour chacun d’entre eux.

• nom, prénom
• date de naissance 
• numéro de sécurité sociale
• sexe 
• nationalité

• emploi (titre du poste)
• classification (employé/cadre)
• date d’entrée dans l’entreprise
• date de sortie de l’entreprise

Selon le contrat, des mentions et annexes sont obligatoires :

• la mention « contrat à durée déterminée » ou « contrat à durée indéterminée »,
• la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire,
• la mention « mis à disposition » ainsi que la dénomination et l’adresse du groupement d’employeurs,
• la mention « salarié à temps partiel » le cas échéant,
• la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »,
• l’autorisation d’embauche ou de licenciement si requise.

🤓  Pour les travailleurs étrangers, une colonne est dédiée au renseignement du titre valant autorisation de travail, par exemple la déclaration de détachement (mentionnée aux articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du Code du travail).

Il est nécessaire :

• d’indiquer le type et le numéro d’ordre du titre,
• de fournir une copie du titre en annexe. 

☝️  Pour les contrats successifs, une ligne est ajoutée à chaque fois, avec une nouvelle date de début et de fin.

Elles sont inscrites dans une partie spécifique, avec :

• nom, prénom du stagiaire,
• date de début du stage (ou de la formation en milieu professionnel),
• date de fin du stage,
• identification du tuteur,
• lieu du stage.

Tous les employés figurent dans le registre, même :

• les volontaires en service civique, dans la partie dédiée aux stagiaires,
• les employés en télétravail.

Son objectif, selon le Ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion, est d’assurer une transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.

Le registre est tenu à la disposition :

• du CSE, qui représente le personnel et est d’ailleurs consulté pour le passage du registre du format papier au format informatique. L’employeur doit pouvoir présenter l’avis résultant de cette consultation sur demande de l’administration ;
  
  
• des contrôleurs chargés de veiller à l’application :
• du Code du travail (notamment l’Inspection du travail),
• du Code de la Sécurité Sociale.

Dans le Code du Travail, le registre unique du personnel est encadré par la Sous-section 2 : Registre unique du personnel. (Articles L1221-13 à L1221-15-1).

📌  Il fait partie des documents obligatoires qu’un employeur doit tenir, avec :

• les registres relatifs aux conditions de travail, 
• le registre du comité social et économique (CSE),
• le document unique d’évaluation des risques professionnels.

Toutes les entreprises sont concernées sauf :

• les associations ayant recours au chèque emploi associatif,
• les particuliers employeurs.

🕵️‍♂️   En cas de contrôle de l’inspection du travail, si l’un de ces faits est avéré :

• l’absence de tenue du registre,
• le défaut de mise à jour,
• des informations erronées,
• l’oubli de mentions obligatoires,

l’entreprise risque jusqu’à 3 750 € d’amende (personne morale) ou 750 € d’amende (personne physique) par salarié concerné.

📍  L’entreprise doit aussi :

• conserver les données pendant 5 ans après le départ du salarié ou stagiaire ;
• tenir un registre par établissement,
• inscrire le personnel dans l’ordre chronologique des embauches.

Aucune forme n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel. Ainsi, il peut être au format papier ou au format numérique (Excel, Word), etc.

Néanmoins, les inscriptions doivent être indélébiles, et les formats numériques offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. 

Par exemple, en cas de correction, il est obligatoire d’indiquer les mentions rectificatives à côté des mentions initiales, sans les effacer.

☝️ La dématérialisation du registre unique du personnel est dispensée de déclaration auprès de la CNIL si elle répond aux conditions fixées par l’organisme (informations limitées aux mentions obligatoires et respect de la durée de conservation maximale).

Pour illustrer au mieux cet article, voici un modèle de registre unique du personnel xls, gratuit et exportable au format PDF.

Notre conseil : si vous souhaitez gagner un temps précieux et éviter des erreurs ou des oublis, optez pour un logiciel RH proposant un registre unique du personnel numérique. Notre annuaire regorge de solutions adaptées à toutes les entreprises. 😉