À quoi correspond le matricule RH ? Savoir l’identifier et où le trouver

Vous avez entendu parler du matricule RH, mais ne savez pas exactement ce que c’est ni comment le reconnaître ?

Pour vous faciliter votre gestion des ressources humaines, et en particulier l’élaboration de la paie, découvrez plus en détail à quoi correspond cet identifiant RH, comment l’identifier et le générer sur une fiche de paie.

Le matricule RH est également appelé numéro de matricule salarié. Voici ses caractéristiques :

• Il est un identifiant unique dont chaque salarié·e dispose. Cela permet de l’associer à une identité unique et sécurisée au sein de l’entreprise ;
• En règle générale, il est créé et attribué à l’employé·e dès son inscription sur les registres de l’employeur ;
• Son attribution est généralement automatisée par un logiciel de paie utilisé au sein du département compétent.

💡 À la différence du code EK, autre numéro d’identification du salarié, le matricule RH est attribué définitivement et ne change pas régulièrement.

Et si vous vous demandez combien de chiffres comporte le matricule RH, il n’y a pas de nomenclature imposée. La suite chiffrée utilisée s’adapte à votre organisation et son format doit être utilisé avec cohérence.

☝️ Il est important de noter que cet identifiant ne doit pas être le même que le numéro de sécurité sociale, afin d’être en conformité avec le RGPD. Cela est valable pour tout moyen d’identification des salariés dans les fichiers RH de l’entreprise, dont fait partie le registre unique du personnel, par exemple.

Côté employeur, l’intérêt du matricule RH est d’identifier chaque salarié·e au sein de l’entreprise, comme nous l’avons vu. Il est également utile pour éditer un bulletin de paie.

Côté salarié, il s’apparente à une clé qui lui octroie accès sécurisé à son compte de coffre numérique pour la consultation de ses bulletins de paie dématérialisés.

Le numéro de matricule salarié figure parmi les informations obligatoires sur un bulletin de salaire.

Plus précisément, ce code RH est identifiable dans la partie haute du bulletin, aux côtés d’autres données personnelles et informations telles que :

• l’identité de la personne salariée (nom, prénom, numéro de sécurité sociale),
• l’adresse de l’employé·e,
• l’identité de l’employeur (raison sociale, numéro de SIRET, code NAF, etc.),
• l’adresse de l’entreprise,
• l’identifiant de cotisant URSSAF, etc.

💡 Et où peut-on trouver le matricule RH sans fiche de paie ?

Pour certains cas particuliers, un·e employé·e peut chercher à connaître son numéro de matricule salarié sans disposer de fiche de paie.

La seule solution qui s’offre à elle·lui est de se rapprocher de son service RH, car cette information confidentielle ne peut être rendue accessible en dehors de l’entreprise.

Si votre entreprise a déjà opté pour la dématérialisation des bulletins de paie, votre solution logicielle vous permet d’attribuer automatiquement un matricule salarié, dès la saisie d’un nouveau ou d’une nouvelle collaborateur·rice.

Un logiciel de paie comporte de nombreux autres avantages, comme :

• l’édition automatique de la fiche de paie,
• la gestion de toutes les informations et rubriques obligatoires,
• la possibilité pour chaque salarié·e de consulter et de télécharger ses bulletins de paie sur un espace personnel sécurisé, etc.

Vos dossiers sont classés automatiquement et la conformité RH assurée. Si ce n’est pas encore le cas, renseignez-vous pour vous équiper d’un outil RH, afin de simplifier et d’automatiser vos processus… et vous faire gagner du temps sur votre gestion administrative, dont la distribution des bulletins de paie !