Pourquoi la conformité des RH est-elle essentielle pour les employés ?

Au sein de toutes les organisations, l’un des rôles les plus importants des ressources humaines (RH) est la gestion de la conformité. Cette notion RH fait référence à l’application des règles et réglementations légales qui régissent la relation entre les employeurs et les employés. Ces lois peuvent être promulguées par des entités législatives nationales, régionales ou locales, et garantissent l’égalité sur le lieu de travail et la protection des droits des travailleurs. De l’interdiction du travail infantile à la détermination d’un salaire minimum en passant par l’autorisation pour les travailleurs de se syndiquer, le droit du travail a considérablement contribué à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des travailleurs.

Du point de vue de l’employeur, les responsables de conformité agissent en tant que médiateurs qui encouragent continuellement les organisations à aligner les attentes de leurs employés sur la loi applicable.

Les règles de conformité s’appliquent à un grand nombre de comportements des entreprises et employés. Les organisations sont soumises aux lois et réglementations régissant différents domaines, notamment en matière de pratiques commerciales, normes comptables, santé et sécurité au travail, normes environnementales, égalité des chances, harcèlement sexuel, relations industrielles, et confidentialité.

Très souvent, en raison des frais administratifs associés au respect des réglementations, la conformité peut être perçue comme un obstacle aux efforts de croissance ou comme ayant un impact négatif sur les objectifs fixés. En définitive, les mesures de conformité sont considérées comme un fardeau bureaucratique et un facteur qui limite les performances. Par conséquent, les organisations ont tendance à ignorer l’impact néfaste du non-respect des règles de conformité relatives aux employés.

Lorsque les collaborateurs arrivent sur leur lieu de travail, ils doivent se sentir en sécurité sachant qu’il existe des lois protégeant leurs droits en ce qui concerne leurs salaires, congés, pauses, santé et sécurité, et égalité des chances.

Bien que tous les employeurs ne respectent pas les lois et que tous les employés ne sachent pas nécessairement vers qui se tourner en cas d’abus, les travailleurs fournissent généralement leurs services aux employeurs en étant convaincus que le monde du travail est régi par des règles relativement justes.

La conformité est la première étape de la création de normes d’éthique organisationnelle : un ensemble de bonnes pratiques visant à bien traiter les employés. En effet, certaines organisations semblent intéressées par la mise en œuvre de normes éthiques applicables à leur main-d’œuvre afin de faire face au mécontentement des collaborateurs. Selon un sondage Gallup de 2014, près de 70 % des travailleurs américains ne se sentent pas impliqués dans leur emploi.

De plus, un grand nombre d’entre eux perçoivent un déséquilibre entre la valeur que les entreprises accordent à leurs employés et la valeur qu’elle accorde au maintien de la compétitivité, à l’augmentation des bénéfices et à la maximisation de la valeur des actionnaires. Ce type de sentiment peut venir surpasser l’importance et la valeur de la moralité et du bien-être personnel.

En réponse à cette situation, des concepts tels que la responsabilité sociale des entreprises (RSE) et le développement durable sont devenus de plus en plus importants au sein de la culture d’entreprise. Et, si la conformité est la base de ces initiatives, elle ne suffit pas en elle-même. Il est essentiel que les mesures de conformité soient accompagnées d’efforts visant à stimuler et améliorer les pratiques éthiques de l’organisation.

Se concentrer sur la conformité sans tenir compte de la sous-structure éthique peut donner lieu à des sentiments du type « quel est le minimum que je doive respecter ? » chez les employeurs et les employés. Cette approche surpasse les considérations éthiques et ne donne que peu de résultats en termes d’amélioration des conditions de travail et de performances professionnelles. Par exemple, il sera impossible de se sentir personnellement efficace dans un environnement de travail où l’employeur respecte la loi, mais ne reconnaît pas la contribution de ses équipes dans la réalisation des bénéfices. Il est peu probable que les employés se sentiront à l’aise pour s’exprimer de manière ouverte et transparente dans une entreprise qui récompense les bonnes performances, mais est réputée pour ses actions contraires à la loi et pour les amendes élevées mettant le groupe en danger.

Pour qu’une organisation gagne la confiance de ses collaborateurs, les dirigeants doivent également comprendre l’importance de valeurs commerciales telles que l’ouverture et la transparence (du point de vue éthique de celles-ci). Montrer que ces valeurs sont importantes permet aux employés de sentir plus à l’aise.

En résumé, le fait que la direction s’engage en matière de conformité et d’éthique commerciale est souvent le fondement de la croissance, de la productivité et du succès général de l’entreprise.

Du point de vue administratif, la conformité exige d’organiser et de classer un nombre considérable de documents et de formulaires, de la manière la plus efficace possible. Les entreprises doivent régulièrement soumettre ces documents aux agences gouvernementales, et ceux-ci doivent pouvoir être facilement récupérés à des fins d’audit de conformité RH.

Être toujours conforme à la législation impose que les entreprises soient informées des nombreuses modifications annuelles. Par exemple, l’an dernier, aux États-Unis, une série d’amendements de lois applicables ont modifié le salaire minimum, les prestations de santé et le statut matrimonial de certains travailleurs. Bien qu’elles soient craintes, les modifications des législations reflètent les changements sociaux. Avec ces changements sociaux, des problématiques attendues ou imprévisibles imposent aux gouvernements et aux décideurs de prendre des mesures.

Il est évident que les experts en RH doivent avoir recours à l’automatisation pour faire face à ces défis de conformité. Les fournisseurs de logiciels professionnels qui investissent dans l’automatisation des fonctions de RH ont généralement recours à des experts juridiques pour garantir que les législations soient respectées par l’application. Ainsi, les fournisseurs limitent le risque de non-respect de règles par leurs clients. Ces applications proposent généralement des paramètres prédéfinis en matière de processus de conformité, des outils de validation des données et de formulaires intégrés.

Les applications de conformité RH présentent un avantage indéniable : les fichiers relatifs aux employés sont typiquement rédigés à l’aide de données de conformité et répondent à des exigences de stockage. Dans ce cas, les informations sensibles sont donc protégées et plus faciles d’accès en cas d’audit ou de rapport de conformité. Les applications de conformité couvrent des domaines tels que l’égalité des chances, la discrimination positive, la formation obligatoire, etc. Leurs tableaux de bord peuvent donc offrir des informations sur la diversité des équipes et les aspects d’égalité, qui ne sont pas immédiatement visibles par les gestionnaires de talents.

Les éditeurs doivent adapter les fonctionnalités et options de conformité de leurs logiciels aux attentes commerciales de leurs clients, mais également aux exigences législatives en vigueur. Comme l’on pourrait s’y attendre, les éditeurs essaient au maximum d’automatiser les fonctions de conformité afin de garantir cohérence et efficacité dans le cadre des pratiques d’intégration, notamment en ce qui concerne les exigences gouvernementales en matière de recrutement.

L’un des fournisseurs a ainsi indiqué : « La cohérence offerte par l’automatisation permet de faciliter le recrutement des employés, d’accélérer l’intégration et peut également renforcer la protection des nouvelles recrues contre les pratiques d’embauche discriminantes. Par exemple, une procédure conforme à la règle américaine I-9 autorise la nouvelle recrue à fournir le document de son choix parmi la liste des pièces jugées acceptables par le gouvernement, et n’impose pas un document type à fournir ».

Les fournisseurs ont tendance à convenir que des fonctions de conformité automatisées, simplifiées et transparentes peuvent améliorer le moral des employés, ainsi que celui de leurs supérieurs hiérarchiques. Beaucoup soulignent les avantages des outils SaaS, afin que les collaborateurs puissent comprendre que les réglementations sont respectées pour leur bien.