BDES 2019 : nouveau contenu, modèle et outils pour la mettre en place

Administration du personnel : comment tenir votre BDES ?

Le nouveau contenu de la Base de Données Économiques et Sociales (BDES) varie selon la taille de votre entreprise : de 50 à 299 salariés ou à partir de 300 employés. Désormais obligatoire pour toute entreprise atteignant les 50 salariés, la BDES doit refléter la stratégie de l’entreprise, ses orientations, et comprendre des mentions obligatoires.

L’employeur est par ailleurs tenu de permettre la consultation de la BDES aux organisations suivantes :

  • le CSE (comité économique et social),
  • le CE (comité d’entreprise),
  • les délégués du personnel (délégué syndical, délégué du comité central, etc.),
  • le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail)

Il incombe ainsi au responsable RH de savoir comment mettre en place la BDES afin de favoriser le dialogue entre la direction et les représentants des salariés. Nous vous livrons les informations essentielles pour maîtriser l’ensemble des données concernant les ressources humaines :

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Une obligation légale

L’établissement d’une Base de Données Économiques et Sociales doit respecter certaines conditions. Voici les principaux éléments nécessaires à sa mise en place.

Les entreprises concernées

Toute entreprise de plus de 50 salariés est dans l’obligation de tenir une BDES

Les mentions obligatoires varient selon la taille de l’entreprise :

  • entreprise de 50 à 299 salariés,
  • entreprise de plus de 299 employés.

Nous détaillons ces mentions obligatoires pour chaque type d’entreprise plus bas.

Dans le cas où l’organisation se répartit sur plusieurs sites, c’est l’effectif global qui est retenu. La BDES concentre alors toutes les données au niveau du groupe et les différents sites doivent y avoir accès.

Chaque établissement peut par ailleurs décider de se créer sa propre base de données unique, mais elle devra alors être ajoutée à la BDES globale du groupe.

Les accès à la base

Si l’employeur a la charge de concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDES, il doit également organiser ses modalités d’accessibilité, de consultation et d’utilisation. Ces modalités peuvent faire l’objet d’un accord collectif.

Le comité économique et social (CSE), ou à défaut le comité d’entreprise (CE), doit disposer d’un accès à la BDES afin de préparer sa consultation annuelle.

L’enjeu est de comprendre les orientations suivies et leurs conséquences en matière d’emploi et de formation au sein de l’entreprise.

Il s’agit d’observer l’évolution des métiers et des compétences, mais aussi l’organisation du travail : le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

L’accord d’entreprise

Le contenu de la BDES peut ainsi être enrichi par un accord d’entreprise : un accord collectif obtenu après concertation entre les parties prenantes.

Cet accord d’entreprise peut notamment :

  • définir le niveau de détails du contenu de la BDES,
  • déterminer la manière d’organiser les données,
  • restreindre la durée des informations comme les perspectives sur les 3 années suivantes par exemple,
  • définir les conditions d’accès, de consultation, et d’utilisation.

L’absence d’accord

Vous constatez l’absence d’un accord d’entreprise ?

Le BDES doit alors contenir obligatoirement des informations :

  • sur l’année en cours,
  • les 2 années précédentes,
  • les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

La sanction encourue

Si le CE constate que le contenu de la Base de Données Économiques et Sociales est incomplet ou qu’il n’est pas à jour, il est en droit de saisir le tribunal de grande instance (TGI). Ce tribunal peut ainsi ordonner à l’entreprise de communiquer les informations manquantes.

L’employeur ne remplissant pas son obligation de tenue d’une BDES se rend passible d’une amende de 7 500 euros

Les textes de loi

Pour aller plus loin, vous pouvez vous référer aux textes de lois suivants :

  • Le Code du travail : article L2312-18, article L2312-36, article R2312-8, article R2312-9 ;
  • L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue économique et social au sein de l’entreprise ;
  • Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 portant sur le comité social et économique.

La BDES pour une entreprise de 50 à 299 employés

Voici un tableau de la BDES spécifiant les mentions obligatoires pour les entreprises employant de 50 à 299 salariés :

Contenu de la BDES : entreprise de 50 à 299 salariés
Thématique Détails des informations

Présentation de l’entreprise

Éléments reflétant la situation de l’entreprise incluant obligatoirement :

  • le chiffre d’affaires,
  • la valeur ajoutée,
  • le résultat d’exploitation,
  • le résultat net.

Investissement social

1. Évolution des effectifs :

  • par typologie de contrat,
  • par âge, 
  • par ancienneté,
  • au fil des mois,
  • par catégorie professionnelle, 
  • concernant les personnes handicapées, 
  • selon le nombre de stagiaires dépassant l’âge de 16 ans.

2. Formation professionnelle  

3. Conditions de travail 

Investissement matériel et immatériel

1. Variation des actifs nets d’amortissement 

2. Montant des dépenses en recherche et développement

3. Actions visant à perfectionner les procédures de production et impact sur les conditions de travail et l’emploi

Égalité professionnelle hommes-femmes

1. Analyse de la situation de chaque genre par catégorie professionnelle sur chaque critère :

  • embauche,
  • formation,
  • promotion,
  • qualification,
  • classification,
  • conditions de travail
  • sécurité et santé au travail, 
  • rémunération,
  • équilibre entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.

2. Examen :

  • des écarts de salaires,
  • de la progression de carrière,
  • en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté.

3. Variation des promotions attribuées par métier et par sexe

4. Actions mises en œuvre pour respecter l’égalité des sexes

Fonds propres, endettement et impôts

1. Capitaux propres

2. Emprunts et dettes financières

3. Impôts et taxes

Rémunération des salariés et dirigeants/variation des rémunérations salariales

1. Tous les frais de personnel, incluant :

  • les cotisations sociales, 
  • les évolutions salariales,
  • le salaire de base minimum, moyen et médian, 
  • une classification par sexe et par catégorie professionnelle.

2. Épargne salariale/intéressement/participation

3. Montant de la rémunération globale des personnes les mieux payées dans les SA et SCA

Activités sociales et culturelles

Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat.

Rémunération des financeurs

1. Rémunération des actionnaires

2. Rémunération de l’actionnariat salarié

Flux financiers à destination de l’entreprise

1. Aides publiques

2. Réductions d’impôts

3. Crédits d’impôts

Sous-traitance (facultatif*)

1. Prestations réalisées pour le compte d’une autre entreprise

2. Prestations utilisées par l’entreprise

Entreprises appartenant à un groupe (facultatif*)

1. Transferts de capitaux

2. Cessions/fusions/acquisitions réalisées

*Si l’accord d’entreprise le prévoit.

La BDES pour une entreprise de plus de 299 salariés

Voici un tableau de la BDES spécifiant les mentions obligatoires pour les entreprises employant plus de 299 salariés :

Contenu de la BDES : entreprise de plus de 299 employés
Thématique Détails des informations

Présentation de l’entreprise

Éléments reflétant la situation de l’entreprise incluant obligatoirement :

  • le chiffre d’affaires,
  • la valeur ajoutée,
  • le résultat d’exploitation,
  • le résultat net.

Investissement social

1. Évolution de l’effectif au 31/12 :

  • par typologie de contrat (CDI, CDD),
  • par âge,
  • par sexe,
  • par ancienneté (tout type de contrat),
  • par nationalité,
  • au fil des mois,
  • par catégorie professionnelle, 
  • concernant les personnes handicapées, 
  • selon le nombre de stagiaires/d’intérimaires,
  • selon le nombre de salariés détachés.

2. Formation professionnelle  

3. Conditions de travail 

4. Évolution des emplois par catégorie professionnelle sur chaque critère :

  • embauche,
  • départ, 
  • promotion,
  • situation de chômage,
  • emploi des personnes handicapées,
  • nombre de stagiaires dépassant l’âge de 16 ans,
  • formation,
  • conditions de travail,
  • exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité,
  • accidents du travail et maladies professionnelles, 
  • absentéisme, 
  • dépenses en matière de sécurité.

Investissement matériel et immatériel

1. Variation des actifs nets d’amortissement 

2. Montant des dépenses en recherche et développement

3. Variation de la productivité et du taux d’utilisation des capacités de production 

Égalité professionnelle hommes-femmes

1. Analyse de la situation de chaque genre par catégorie professionnelle sur chaque critère :

  • embauche,
  • formation,
  • promotion,
  • qualification,
  • classification,
  • conditions de travail
  • sécurité et santé au travail, 
  • rémunération,
  • équilibre entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.

2. Examen :

  • des écarts de salaires,
  • de la progression de carrière,
  • en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté.

3. Variation des promotions attribuées par métier et par sexe

4. Actions mises en œuvre pour respecter l’égalité des sexes
 

Fonds propres, endettement et impôts

1. Capitaux propres

2. Emprunts et dettes financières

3. Impôts et taxes

Rémunération des salariés et dirigeants

1. Variation des rémunérations salariales incluant tous les frais de personnel avec une classification par sexe et par catégorie professionnelle :

  • les cotisations sociales, 
  • les évolutions salariales,
  • le salaire de base minimum, moyen et médian.

2. Épargne salariale/intéressement/participation

3. Rémunérations accessoires : 

  • primes et avantages sociaux,
  • avantages en nature,
  • classement par sexe,
  • classement par catégorie professionnelle,
  • régimes de prévoyance/de retraite complémentaire.

4. Montant de la rémunération globale :

  • des 5 personnes les mieux payées dans les sociétés anonymes (moins de 200 salariés),
  • des 10 personnes les mieux payées dans les sociétés dépassant 200 salariés.
Activités sociales et culturelles & représentants du personnel

1. Constitution du CSE

2. Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise

3. Dépenses prises en charge par l’entreprise

4. Mécénat
 

Rémunération des financeurs

1. Rémunération des actionnaires

2. Rémunération de l’actionnariat salarié

Flux financiers à destination de l’entreprise

1. Aides publiques

2. Réductions d’impôts

3. Exonérations et réductions de cotisation sociales

4. Crédits d’impôts

Sous-traitance (facultatif*)

1. Prestations réalisées pour le compte d’une autre entreprise

2. Prestations utilisées par l’entreprise

Entreprises appartenant à un groupe (facultatif*)

1. Transferts de capitaux

2. Cessions/fusions/acquisitions réalisées

*Si l’accord d’entreprise le prévoit.

Outils pour mettre en place la BDES

Comment mettre en place la BDES ? Nous vous expliquons pourquoi gérer sa base de données unique avec Excel est une mauvaise idée, nous vous proposons un modèle de BDES, et vous présentons deux solutions concrètes.

​Modèle de BDES à télécharger

Voici un exemple de BDES gratuite : téléchargez ce modèle de BDES au format PDF !

modele de BDES à télécharger

Gérer sa base de données unique sur Excel

Il n’est pas conseillé de gérer sa base de données unique sur Excel.

La BDU sous Excel (autre nom donné à la BDES) comporte en effet les désavantages suivants :

  • l’outil n’est pas conçu pour supporter la gestion d’un volume de données aussi important,
  • la mise à jour manuelle est chronophage à l’usage,
  • les erreurs de saisies engendrent des erreurs d’interprétation et de prospectives,
  • la gestion des droits utilisateurs est impossible, à moins de créer plusieurs versions spécifiques de votre fichier,
  • Excel ne permet pas de visualisations graphiques lisibles et favorisant l’interprétation des données,
  • Excel n’est pas un logiciel qui se met à jour par rapport aux obligations juridiques.

Pour toutes ces raisons, la base de données unique sous Excel ne représente pas une solution viable ni pérenne afin de maintenir une BDES à jour dans le temps.

Économiser 2 semaines de travail avec QuickMS

QuickMS est une solution de gestion complète de la Base de Données Économiques et Sociales permettant d’éditer un reporting RH rapidement.

QuickMS est un logiciel SaaS (utilisable en ligne) utilisé par des PME, ETI et grands groupes, tels que NOVA Courtage, Assurance Mutuelle des motards, la Fondation Lenval, l'hôpital Foch, GM Consultant, etc.

Présentation de l’outil en vidéo, incluant un aperçu du module dédié à la BDES :

Voici comment gagner 2 semaines de travail avec QuickMS :

  • Importez vos DSN (déclarations sociales et nominatives) sur les périodes souhaitées dans le logiciel.
  • L’outil génère automatiquement 70 % des indicateurs RH de votre rapport BDES en récupérant les informations de vos DSN, et ce, en quelques minutes !

Vous pouvez ensuite importer les 30 % de données restantes pour compléter votre BDES avec les informations non comprises par la DSN : les formations, le bilan financier, les données comptables et financières, l’actionnariat, le compte de résultat, etc.

Autres avantages :

  • QuickMS respecte les principaux champs obligatoires exigés par la loi,
  • Vous gérez les droits d’accès de manière sécurisée de vos partenaires sociaux par groupes d’utilisateurs,
  • Vous partagez vos tableaux de bord au sein de la solution à qui de droit,
  • La solution est conforme au RGPD,
  • Vous pouvez tester la solution gratuitement.

+100 indicateurs préparamétrés dans Emalti-RH

Emalti-RH est un logiciel SIRH complet (système d’information dédié aux ressources humaines) utilisé par des PME, ETI et grands groupes, tels que Legoueix, Advini, Thirard, Viking. La solution est notamment appréciée pour sa capacité à éditer le bilan social.

Présentation de la solution Emalti-RH en vidéo :

Voici les principaux indicateurs préparamétrés et conformes au cadre réglementaire :

  • Investissement social :
    • Évolution des effectifs par type de contrat.
    • Évolution des effectifs par tranche d’ancienneté.
    • Évolution de l’emploi des personnes handicapées par catégorie professionnelle.
    • Nombre de salariés formés par catégorie professionnelle.
    • Nombre d’heures de formation par catégorie professionnelle.
  • Rémunération :
    • Répartition des effectifs suivant la durée du travail : temps complet et partiel.
    • Répartition des accidents (travail + trajet) par catégorie professionnelle.
    • Absentéisme : maladie par catégorie professionnelle (journées).
    • Frais de personnel (Brut + charges patronales) par catégorie professionnelle.
    • Salaire de base mensuel moyen : femmes, sur le dernier mois de la période.
    • Salaire de base mensuel moyen : hommes, sur le dernier mois de la période.
  • Flux financiers :
    • Réductions et exonérations.
    • Montant de la réduction Fillon par catégorie professionnelle.

Emalti-RH permet par ailleurs de produire des bases de données uniques consolidées au niveau d’un groupe, de plusieurs entités ou encore d’un seul établissement. Pour mettre votre base à disposition des représentants du personnel, il vous suffit de l’exporter.

Conclusion

La Base de Données Économiques et Sociales est une obligation pour l’entreprise.

Si elle peut paraître contraignante ou laborieuse à mettre en œuvre, elle l’est bien moins dès qu’on lui associe les fonctionnalités d’un outil adapté.

Les thématiques sont en effet très détaillées : le responsable RH doit vérifier l’exactitude des informations avec rigueur et assiduité dans le temps.

Dans cette optique, ce responsable a tout intérêt à s’équiper d’une solution qui lui permet de gagner du temps sur des tâches chronophages.

Il peut alors se concentrer sur l’établissement d’un dialogue social durable au sein de l’entreprise.

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