BDESE (BDES) : exemples et conseils pour comprendre et agir !

BDESE (BDES) : exemples et conseils pour comprendre et agir !

Par Gregory Coste
Mis à jour le 23 février 2024, publié initialement en avril 2020

Vous cherchez un exemple de BDES, devenue aujourd'hui la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) ? Vous êtes au bon endroit 😉.

La BDESE varie selon la taille de votre entreprise : de 50 à 299 salariés ou à partir de 300 employés. Désormais obligatoire pour toute organisation atteignant les 50 collaborateurs, il lui faut en refléter la stratégie, les orientations et inclure un certain nombre de mentions obligatoires.

Mais que doit contenir exactement ce document ? Nous vous livrons les informations essentielles pour vous assurer de n’oublier aucune donnée clé, ainsi qu’un modèle de BDESE sur lequel vous appuyer.

C’est quoi la BDESE ?

Signification de la BDESE

La BDESE, acronyme de Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales, désigne un document mis en place par l’employeur et regroupant les informations de l’entreprise associées à sa situation :

  • économique,
  • sociale ,
  • environnementale.

Obligatoire pour les organisations d’au moins 50 salariés, la BDESE est généralement utilisée à des fins d'analyse des performances, ou encore dans le cadre de prises de décisions politiques et stratégiques.

À quoi sert la BDESE ?

Une BDESE complète regroupe un ensemble de données économiques, sociales et environnementales, que l’employeur met à disposition de toutes les instances représentatives du personnel :

  • le CSE (Comité Économique et Social),
  • le CE (Comité d’Entreprise),
  • les délégués du personnel (délégué syndical, délégué du comité central, etc.),
  • le CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail).

De ce fait, elle joue un rôle crucial dans la préparation des consultations annuelles obligatoires et favorise la transparence entre toutes les parties prenantes de l’entreprise.

👉 Les informations contenues dans cette base de données couvrent une gamme variée de thématiques, telles que :

  • les investissements sociaux,
  • les investissements matériels et immatériels,
  • l'égalité professionnelle hommes-femmes,
  • les fonds propres, endettement et impôts,
  • la rémunération des salariés et dirigeants/la variation des rémunérations salariales,
  • les activités sociales et culturelles,
  • la rémunération des financeurs,
  • les flux financiers à destination de l’entreprise.

Quelles entreprises sont concernées par la BDESE ?

On l’a vu, toute entreprise de plus de 50 salariés se trouve dans l’obligation de tenir une BDES

Toutefois, les mentions obligatoires varient selon la taille :

  • entreprise de 50 à 299 salariés,
  • entreprise de plus de 299 employés.

🔎 Nous détaillerons ces mentions obligatoires par type d’organisation plus bas dans l’article.

Dans le cas où l’entreprise se répartit sur plusieurs sites, c’est l’effectif global qui est retenu. La BDES concentre alors toutes les données au niveau du groupe et les différents sites doivent y avoir accès.

Chaque établissement peut, par ailleurs, décider de se créer sa propre base de données unique, mais elle devra alors être ajoutée à la BDES globale du groupe.

Exemples de BDESE au format PDF

Voici un modèle gratuit de BDES de 50 à 299 salariés : téléchargez cet exemple de BDES au format PDF offert par QuickMS !

Exemple de BDESE 50 à 299 salariés

Télécharger le document

Et ici un autre exemple pour les entreprises qui comptent 300 salariés et plus :

Exemple de BDESE 300+ salariés

Télécharger le document

Quel est le contenu de la BDESE ?

La BDESE pour une entreprise de 50 à 299 employés

Voici un tableau BDES spécifiant les mentions obligatoires pour les entreprises employant 50 à 299 salariés :

Contenu de la BDES : entreprise de 50 à 299 salariés
Thématique Détails des informations

Présentation de l’entreprise

Éléments reflétant la situation de l’entreprise incluant obligatoirement :

  • le chiffre d’affaires,
  • la valeur ajoutée,
  • le résultat d’exploitation,
  • le résultat net.

Investissement social

1. Évolution des effectifs :

  • par typologie de contrat,
  • par âge, 
  • par ancienneté,
  • au fil des mois,
  • par catégorie professionnelle, 
  • concernant les personnes handicapées, 
  • selon le nombre de stagiaires dépassant l’âge de 16 ans.

2. Formation professionnelle  

3. Conditions de travail 

Investissement matériel et immatériel

1. Variation des actifs nets d’amortissement 

2. Montant des dépenses en recherche et développement

3. Actions visant à perfectionner les procédures de production et impact sur les conditions de travail et l’emploi

Égalité professionnelle hommes-femmes

1. Analyse de la situation de chaque genre par catégorie professionnelle sur chaque critère :

  • embauche,
  • formation,
  • promotion,
  • qualification,
  • classification,
  • conditions de travail
  • sécurité et santé au travail, 
  • rémunération,
  • équilibre entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.

2. Examen :

  • des écarts de salaires,
  • de la progression de carrière,
  • en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté.

3. Variation des promotions attribuées par métier et par sexe

4. Actions mises en œuvre pour respecter l’égalité des sexes

Fonds propres, endettement et impôts

1. Capitaux propres

2. Emprunts et dettes financières

3. Impôts et taxes

Rémunération des salariés et dirigeants/variation des rémunérations salariales

1. Tous les frais de personnel, incluant :

  • les cotisations sociales, 
  • les évolutions salariales,
  • le salaire de base minimum, moyen et médian, 
  • une classification par sexe et par catégorie professionnelle.

2. Épargne salariale/intéressement/participation

3. Montant de la rémunération globale des personnes les mieux payées dans les SA et SCA

Activités sociales et culturelles

Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat.

Rémunération des financeurs

1. Rémunération des actionnaires

2. Rémunération de l’actionnariat salarié

Flux financiers à destination de l’entreprise

1. Aides publiques

2. Réductions d’impôts

3. Crédits d’impôts

Sous-traitance (facultatif*)

1. Prestations réalisées pour le compte d’une autre entreprise

2. Prestations utilisées par l’entreprise

Entreprises appartenant à un groupe (facultatif*)

1. Transferts de capitaux

2. Cessions/fusions/acquisitions réalisées

*Si l’accord d’entreprise le prévoit.

La BDES pour une entreprise de plus de 299 salariés

Voici un tableau BDES spécifiant les mentions obligatoires pour les entreprises employant plus de 299 salariés :

Contenu de la BDES : entreprise de plus de 299 employés
Thématique Détails des informations

Présentation de l’entreprise

Éléments reflétant la situation de l’entreprise incluant obligatoirement :

  • le chiffre d’affaires,
  • la valeur ajoutée,
  • le résultat d’exploitation,
  • le résultat net.

Investissement social

1. Évolution de l’effectif au 31/12 :

  • par typologie de contrat (CDI, CDD),
  • par âge,
  • par sexe,
  • par ancienneté (tout type de contrat),
  • par nationalité,
  • au fil des mois,
  • par catégorie professionnelle, 
  • concernant les personnes handicapées, 
  • selon le nombre de stagiaires/d’intérimaires,
  • selon le nombre de salariés détachés.

2. Formation professionnelle  

3. Conditions de travail 

4. Évolution des emplois par catégorie professionnelle sur chaque critère :

  • embauche,
  • départ, 
  • promotion,
  • situation de chômage,
  • emploi des personnes handicapées,
  • nombre de stagiaires dépassant l’âge de 16 ans,
  • formation,
  • conditions de travail,
  • exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité,
  • accidents du travail et maladies professionnelles, 
  • absentéisme, 
  • dépenses en matière de sécurité.

Investissement matériel et immatériel

1. Variation des actifs nets d’amortissement 

2. Montant des dépenses en recherche et développement

3. Variation de la productivité et du taux d’utilisation des capacités de production 

Égalité professionnelle hommes-femmes

1. Analyse de la situation de chaque genre par catégorie professionnelle sur chaque critère :

  • embauche,
  • formation,
  • promotion,
  • qualification,
  • classification,
  • conditions de travail
  • sécurité et santé au travail, 
  • rémunération,
  • équilibre entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.

2. Examen :

  • des écarts de salaires,
  • de la progression de carrière,
  • en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté.

3. Variation des promotions attribuées par métier et par sexe

4. Actions mises en œuvre pour respecter l’égalité des sexes
 

Fonds propres, endettement et impôts

1. Capitaux propres

2. Emprunts et dettes financières

3. Impôts et taxes

Rémunération des salariés et dirigeants

1. Variation des rémunérations salariales incluant tous les frais de personnel avec une classification par sexe et par catégorie professionnelle :

  • les cotisations sociales, 
  • les évolutions salariales,
  • le salaire de base minimum, moyen et médian.

2. Épargne salariale/intéressement/participation

3. Rémunérations accessoires : 

  • primes et avantages sociaux,
  • avantages en nature,
  • classement par sexe,
  • classement par catégorie professionnelle,
  • régimes de prévoyance/de retraite complémentaire.

4. Montant de la rémunération globale :

  • des 5 personnes les mieux payées dans les sociétés anonymes (moins de 200 salariés),
  • des 10 personnes les mieux payées dans les sociétés dépassant 200 salariés.
Activités sociales et culturelles & représentants du personnel

1. Constitution du CSE

2. Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise

3. Dépenses prises en charge par l’entreprise

4. Mécénat
 

Rémunération des financeurs

1. Rémunération des actionnaires

2. Rémunération de l’actionnariat salarié

Flux financiers à destination de l’entreprise

1. Aides publiques

2. Réductions d’impôts

3. Exonérations et réductions de cotisation sociales

4. Crédits d’impôts

Sous-traitance (facultatif*)

1. Prestations réalisées pour le compte d’une autre entreprise

2. Prestations utilisées par l’entreprise

Entreprises appartenant à un groupe (facultatif*)

1. Transferts de capitaux

2. Cessions/fusions/acquisitions réalisées

*Si l’accord d’entreprise le prévoit.

La mention envrionnementale dans la BDESE

Suite au décret du 26 avril 2022, les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail, qui fixent les informations à faire figurer dans la BDESE en l’absence d’accord collectif, ont été réécrits.

En effet, quel que soit l’effectif de l’entreprise, il faut intégrer une rubrique dédiée à l’environnement et les 3 sous-rubriques suivantes :

☘️ Politique générale en matière environnementale ⭕️ Économie circulaire     🌥 Changement climatique
1. Entreprise avec moins de 300 salariés Organisation de l’entreprise pour prendre en compte les questions environnementales - Prévention et gestion de la production de déchets

- Identification des postes d’émissions directes de gaz à effet de serre

- Bilan des émissions de gaz à effet de serre prévu par l’article L. 229-25 du Code de l’environnement

- Bilan simplifié prévu par l’article 244 de la loi n° 2020-1721

2. Entreprise au moins 300 salariés + soumise à la déclaration de performance extra-financière Informations environnementales présentées en application du 2° du A du II de l’article R. 225-105 du Code de commerce Évaluation de la quantité de déchets dangereux définis à l’article R. 541-8 du Code de l’environnement - Bilan des émissions de gaz à effet de serre prévu par l’article L. 229-25 du Code de l’environnement

- Bilan simplifié prévu par l’article 244 de la loi n° 2020-1721

3. Entreprise avec au moins 300 salariés et n’est pas soumise à la déclaration de performance extra-financière Cf ligne ci-dessus Cf ligne ci-dessus Cf ligne ci-dessus

Comment gérer l’accès à la BDESE ?

Si l’employeur a la charge de concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDES, il doit également organiser ses modalités d’accessibilité, de consultation et d’utilisation.

👉 Ces conditions peuvent faire l’objet d’un accord collectif.

Le Comité Économique et Social (CSE), ou à défaut le Comité d’Entreprise (CE), doit disposer d’un accès à la BDES afin de préparer sa consultation annuelle.

L’enjeu est de comprendre les orientations suivies et leurs conséquences en matière d’emploi et de formation au sein de la société. Il s’agit d’observer l’évolution des métiers et des compétences, mais aussi l’organisation du travail : le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Quelles sanctions en cas de manquement ?

Si le CE constate que le contenu de la Base de Données Économiques et Sociales est incomplet ou qu’il n’est pas à jour, il est en droit de saisir le tribunal de grande instance (TGI).

Ce tribunal peut ainsi ordonner à l’entreprise de communiquer les informations manquantes.

L’employeur ne remplissant pas son obligation de tenue d’une BDES se rend passible d’une amende de 7 500 euros

Comment faire sa BDESE ?

Quid d’Excel ?

Il n’est pas conseillé de gérer sa base de données unique sur Excel, et ce pour plusieurs raisons :

  • l’outil n’est pas conçu pour supporter la gestion d’un volume de données aussi important ;
  • la mise à jour manuelle est chronophage à l’usage ;
  • les erreurs de saisies engendrent des erreurs d’interprétation et de prospectives ;
  • la gestion des droits utilisateurs est impossible, à moins de créer plusieurs versions spécifiques de votre fichier ;
  • Excel ne permet pas de visualisations graphiques lisibles et favorisant l’interprétation des données ;
  • il ne se met pas à jour par rapport aux obligations juridiques.

Pour toutes ces raisons, la base de données unique sous Excel ne représente pas une solution viable ni pérenne afin de maintenir une BDES à jour dans le temps.

Par conséquent, de plus en plus d’entreprises décident de s’appuyer sur des logiciels dédiés.

Les solutions spécialisées dans la BDESE

BDESE online

BDESE online est une solution en ligne qui vous permet de créer et de gérer votre Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales, garantie 100% à jour avec la législation grâce à l’expertise des Éditions Tissot, éditeur de contenu juridique depuis plus de 40 ans.

Avantages clés de BDESE online :

  • la création clé en main de votre BDESE, sans frais de service ;
  • les mises à jour automatique des rubriques légales de la BDESE en fonction de la réglementation, grâce à l'expertise des juristes Éditions Tissot ;
  • la génération automatique de vos indicateurs sociaux, en totale conformité avec le Code du travail et sous différents formats : tableau, tableau et histogramme, tableau et camembert, etc. ;
  • le stockage et la sécurité de vos données : l'audit de sécurité, réalisé par l’organisme Vaadata, certifie que l'application BDESE online est fiable.

GrafiQ

GrafiQ est une solution de gestion complète de la Base de Données Économiques et Sociales permettant d’éditer un reporting RH rapidement. Ce logiciel SaaS est utilisé par des PME, ETI et grands groupes, tels que NOVA Courtage, Assurance Mutuelle des motards, la Fondation Lenval, l'hôpital Foch ou encore GM Consultant.

Avantages clés de GrafiQ :

  • l’import de vos DSN sur les périodes souhaitées dans le logiciel ;
  • la génération automatique de 70 % des indicateurs RH de votre rapport BDES grâce à la récupération des informations de vos DSN ;
  • le respect des principaux champs obligatoires exigés par la loi ;
  • la gestion des droits d’accès de manière sécurisée de vos partenaires sociaux, par groupes d’utilisateurs.

Les autres logiciels utiles

Carbo

Carbo est une solution développée afin d’aider les entreprises à élaborer efficacement leur bilan carbone et à appréhender au mieux leurs sources d’émission de CO2. Cet outil se révèle donc particulièrement utile pour renseigner tout le volet environnemental de votre BDESE.

Avantages clés de Carbo

  • la réalisation, en quelques clics, d’un bilan carbone précis, à partir de la méthodologie de l'Agence pour la Transition Bas Carbone ;
  • la collecte de vos données de manière collaborative, par saisie manuelle ou import ;
  • l’analyse approfondie de vos sources d’émission afin de détecter des axes d’amélioration ;
  • l’accompagnement dans votre trajectoire bas-carbone au moyen d’un plan d’action personnalisé.

Emalti-RH

Emalti-RH est un logiciel SIRH complet utilisé par des PME, ETI et grands groupes, tels que Legoueix, Advini, Thirard, Viking. La solution est notamment appréciée pour sa capacité à éditer le bilan social.

Avantages clés d’Emalti-RH :

  • la centralisation de toutes vos données RH au sein d’une plateforme unique ;
  • l’intégration d’outils de reporting social pré-paramétrés ;
  • la BDESE en automatique et diffusable très simplement ;
  • une solution rapide à mettre en place.

Factorial

Factorial est un logiciel RH complet et simple d’utilisation, spécialement conçu pour les TPE et PME souhaitant digitaliser leurs processus. En plus d’être doté d’une interface intuitive et ergonomique, Factorial fournit à ses utilisateurs une multitude de supports en tous genres pour les accompagner dans la gestion de leur activité RH, tels que des supports BDESE.

Avantages clés de Factorial :

  • un système de communication interne performant ;
  • de nombreuses certifications assurant la protection des données (eIDAS, ISO 27001, GDPR) ;
  • des rapports personnalisés et créés automatiquement.

BDES exemple : que retenir ?

La Base de Données Économiques et Sociales constitue une obligation pour l’entreprise. Si elle peut paraître contraignante ou laborieuse à mettre en œuvre, elle l’est bien moins dès qu’on lui associe les fonctionnalités d’un outil adapté.

En somme, l’employeur ou le responsable RH a tout intérêt à s’équiper d’une solution permettant de gagner du temps sur ses tâches chronophages. Il peut alors se concentrer sur l’établissement d’un dialogue social durable au sein de l’entreprise.

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