BDESE 2022 : nouveau contenu, modèle et outils pour la mettre en place

Le nouveau contenu de la BDES, devenu aujourd'hui la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE), varie selon la taille de votre entreprise : de 50 à 299 salariés ou à partir de 300 employés. Désormais obligatoire pour toute entreprise atteignant les 50 salariés, la BDESE doit refléter la stratégie de l’entreprise, ses orientations, et comprendre des mentions obligatoires.

L’employeur est par ailleurs tenu de permettre la consultation de la BDES aux organisations suivantes :

• le CSE (comité économique et social),
• le CE (comité d’entreprise),
• les délégués du personnel (délégué syndical, délégué du comité central, etc.),
• le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail).

Il incombe ainsi au responsable RH de savoir comment mettre en place la BDESE afin de favoriser le dialogue entre la direction et les représentants des salariés. Nous vous livrons les informations essentielles pour maîtriser l’ensemble des données concernant les ressources humaines :

Suite au décret du 26 avril 2022, les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail, qui fixent les informations à faire figurer dans la BDESE en l’absence d’accord collectif, sont réécrits.

En effet, quel que soit l’effectif de l’entreprise, il faut désormais intégrer une nouvelle rubrique dédiée à l’environnement et 3 sous-rubriques sur :

💡 A noter : Pour les grandes entreprises soumises à la déclaration de performance extra-financière, la sous-rubrique dédiée aux informations environnementales qui figurait dans la rubrique « Investissement » est supprimée.

L’établissement d’une Base de Données Économiques et Sociales doit respecter certaines conditions. Voici les principaux éléments nécessaires à sa mise en place.

Toute entreprise de plus de 50 salariés est dans l’obligation de tenir une BDES

Les mentions obligatoires varient selon la taille de l’entreprise :

• entreprise de 50 à 299 salariés,
• entreprise de plus de 299 employés.

Nous détaillons ces mentions obligatoires pour chaque type d’entreprise plus bas.

Dans le cas où l’organisation se répartit sur plusieurs sites, c’est l’effectif global qui est retenu. La BDES concentre alors toutes les données au niveau du groupe et les différents sites doivent y avoir accès.

Chaque établissement peut par ailleurs décider de se créer sa propre base de données unique, mais elle devra alors être ajoutée à la BDES globale du groupe.

Si l’employeur a la charge de concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDES, il doit également organiser ses modalités d’accessibilité, de consultation et d’utilisation. Ces modalités peuvent faire l’objet d’un accord collectif.

Le comité économique et social (CSE), ou à défaut le comité d’entreprise (CE), doit disposer d’un accès à la BDES afin de préparer sa consultation annuelle.

L’enjeu est de comprendre les orientations suivies et leurs conséquences en matière d’emploi et de formation au sein de l’entreprise.

Il s’agit d’observer l’évolution des métiers et des compétences, mais aussi l’organisation du travail : le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Le contenu de la BDES peut ainsi être enrichi par un accord d’entreprise : un accord collectif obtenu après concertation entre les parties prenantes.

Cet accord d’entreprise peut notamment :

• définir le niveau de détails du contenu de la BDES,
• déterminer la manière d’organiser les données,
• restreindre la durée des informations comme les perspectives sur les 3 années suivantes par exemple,
• définir les conditions d’accès, de consultation, et d’utilisation.

Vous constatez l’absence d’un accord d’entreprise ?

Le BDES doit alors contenir obligatoirement des informations :

• sur l’année en cours,
• les 2 années précédentes,
• les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

Si le CE constate que le contenu de la Base de Données Économiques et Sociales est incomplet ou qu’il n’est pas à jour, il est en droit de saisir le tribunal de grande instance (TGI). Ce tribunal peut ainsi ordonner à l’entreprise de communiquer les informations manquantes.

Pour aller plus loin, vous pouvez vous référer aux textes de lois suivants :

• Le Code du travail : article L2312-18, article L2312-36, article R2312-8, article R2312-9 ;
• L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue économique et social au sein de l’entreprise ;
• Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 portant sur le comité social et économique.

Voici un tableau de la BDES spécifiant les mentions obligatoires pour les entreprises employant de 50 à 299 salariés :

*Si l’accord d’entreprise le prévoit.

Voici un tableau de la BDES spécifiant les mentions obligatoires pour les entreprises employant plus de 299 salariés :

*Si l’accord d’entreprise le prévoit.

Comment mettre en place la BDES ? Nous vous expliquons pourquoi gérer sa base de données unique avec Excel est une mauvaise idée, nous vous proposons un modèle de BDES, et vous présentons deux solutions concrètes.

Voici un exemple de BDES gratuite : téléchargez ce modèle de BDES au format PDF offert par QuickMS !

Il n’est pas conseillé de gérer sa base de données unique sur Excel.

La BDU sous Excel (autre nom donné à la BDES) comporte en effet les désavantages suivants :

• l’outil n’est pas conçu pour supporter la gestion d’un volume de données aussi important,
• la mise à jour manuelle est chronophage à l’usage,
• les erreurs de saisies engendrent des erreurs d’interprétation et de prospectives,
• la gestion des droits utilisateurs est impossible, à moins de créer plusieurs versions spécifiques de votre fichier,
• Excel ne permet pas de visualisations graphiques lisibles et favorisant l’interprétation des données,
• Excel n’est pas un logiciel qui se met à jour par rapport aux obligations juridiques.

Pour toutes ces raisons, la base de données unique sous Excel ne représente pas une solution viable ni pérenne afin de maintenir une BDES à jour dans le temps.

BDESE online est une solution en ligne qui vous permet de créer et de gérer votre Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales garantie 100% à jour avec la législation grâce à l’expertise des Editions Tissot, éditeur de contenu juridique depuis plus de 40 ans.

✅ Les avantages de son utilisation sont nombreux : 

• vous créez votre BDESE clé en main, sans frais de service, en profitant d’un mois d’essai pour tester toutes les fonctionnalités gratuitement, 
• les rubriques légales de la BDESE sont mises à jour automatiquement en fonction de la réglementation grâce à l'expertise des juristes Editions Tissot, 
• vos indicateurs sociaux sont générés automatiquement, en totale conformité avec le Code du travail sous différents formats : tableau - tableau et histogramme - et tableau et camembert, etc, 
• vos données sont stockées et sécurisées : l'audit de sécurité, réalisé par l’organisme Vaadata, certifie que l'application BDESE online est fiable.

🛠 Ainsi, s’équiper du logiciel BDESE online vous donne accès à une liste de fonctionnalités avancées, très pertinentes et simples à prendre en main. Parmi elles : 

• la possibilité de définir une durée de confidentialité sur vos données et même intégrer un filigrane et une charte de confidentialité,
• une gestion des utilisateurs sécurisée et personnalisée (avec la possibilité de créer des utilisateurs facilement en leur définissant un rôle administrateur, représentant du personnel, contributeur ou invité),
• une création de rubriques sur-mesure avec la possibilité d’en masquer certaines selon vos choix,
• une génération de vos de plus de 100 indicateurs sociaux à partir de vos données DSN directement issues de votre logiciel de paie pour alimenter une grande partie de la BDESE,
• un module d’aide à la saisie qui vous informe des données à insérer dans chacune des sous-rubriques légales et qui vous propose même des modèles préétablis. 

Factorial est un logiciel RH complet et simple d’utilisation, spécialement conçu pour les TPE et PME souhaitant optimiser et digitaliser leurs processus manuels.

En plus d’être doté d’une interface intuitive et ergonomique, Factorial fournit à ses utilisateurs une multitude de supports de tous genres pour les accompagner dans la gestion de leur activité RH tels que des supports BDESE et autres documents RH indispensables. 

Présentation de l’outil en vidéo : 

✅ Avantages clés de Factorial : 

• Une gestion des planning plus rapide et intuitive, 
• Une gestion des congés annuels très rapide et automatisée, 
• L’encouragement de l'autogestion de vos employés : ils gèrent leur propre temps, la demande de leurs congés annuels et signent des documents importants en toute légalité,
• Un système de communication interne qui permet de tenir tous les collaborateurs au courant des dernières nouvelles via des évènements récurrents, rappels et notifications. 

Les petits plus : 

• De nombreuses certifications qui assurent la protection des données (eIDAS, ISO 27001, GDPR), 
• Un module note de frais pour une gestion des dépenses facilitée et intégrée à l’outil, 
• Des rapports personnalisés et créés automatiquement.

GrafiQ est une solution de gestion complète de la Base de Données Économiques et Sociales permettant d’éditer un reporting RH rapidement.

GrafiQ est un logiciel SaaS (utilisable en ligne) utilisé par des PME, ETI et grands groupes, tels que NOVA Courtage, Assurance Mutuelle des motards, la Fondation Lenval, l'hôpital Foch, GM Consultant, etc.

Présentation de l’outil en vidéo, incluant un aperçu du module dédié à la BDES :

Voici comment gagner 2 semaines de travail avec GrafiQ :

• Importez vos DSN (déclarations sociales et nominatives) sur les périodes souhaitées dans le logiciel.
• L’outil génère automatiquement 70 % des indicateurs RH de votre rapport BDES en récupérant les informations de vos DSN, et ce, en quelques minutes !

Vous pouvez ensuite importer les 30 % de données restantes pour compléter votre BDES avec les informations non comprises par la DSN : les formations, le bilan financier, les données comptables et financières, l’actionnariat, le compte de résultat, etc.

Autres avantages :

• GrafiQ respecte les principaux champs obligatoires exigés par la loi,
• Vous gérez les droits d’accès de manière sécurisée de vos partenaires sociaux par groupes d’utilisateurs,
• Vous partagez vos tableaux de bord au sein de la solution à qui de droit,
• La solution est conforme au RGPD,
• Vous pouvez tester la solution gratuitement.

Emalti-RH est un logiciel SIRH complet (système d’information dédié aux ressources humaines) utilisé par des PME, ETI et grands groupes, tels que Legoueix, Advini, Thirard, Viking. La solution est notamment appréciée pour sa capacité à éditer le bilan social.

Présentation de la solution Emalti-RH en vidéo :

Voici les principaux indicateurs préparamétrés et conformes au cadre réglementaire :

• Investissement social :
  • Évolution des effectifs par type de contrat.
  • Évolution des effectifs par tranche d’ancienneté.
  • Évolution de l’emploi des personnes handicapées par catégorie professionnelle.
  • Nombre de salariés formés par catégorie professionnelle.
  • Nombre d’heures de formation par catégorie professionnelle.
• Rémunération :
  • Répartition des effectifs suivant la durée du travail : temps complet et partiel.
  • Répartition des accidents (travail + trajet) par catégorie professionnelle.
  • Absentéisme : maladie par catégorie professionnelle (journées).
  • Frais de personnel (Brut + charges patronales) par catégorie professionnelle.
  • Salaire de base mensuel moyen : femmes, sur le dernier mois de la période.
  • Salaire de base mensuel moyen : hommes, sur le dernier mois de la période.
• Flux financiers :
  • Réductions et exonérations.
  • Montant de la réduction Fillon par catégorie professionnelle.

Emalti-RH permet par ailleurs de produire des bases de données uniques consolidées au niveau d’un groupe, de plusieurs entités ou encore d’un seul établissement. Pour mettre votre base à disposition des représentants du personnel, il vous suffit de l’exporter.

La Base de Données Économiques et Sociales est une obligation pour l’entreprise. Si elle peut paraître contraignante ou laborieuse à mettre en œuvre, elle l’est bien moins dès qu’on lui associe les fonctionnalités d’un outil adapté. Les thématiques sont en effet très détaillées : le responsable RH doit vérifier l’exactitude des informations avec rigueur et assiduité dans le temps.

Dans cette optique, ce responsable a tout intérêt à s’équiper d’une solution qui lui permet de gagner du temps sur des tâches chronophages. Il peut alors se concentrer sur l’établissement d’un dialogue social durable au sein de l’entreprise.