L’art de devenir un as du reporting RH (sans avoir fait Math Sup)

Loin d’être réservé aux collègues du département financier, le reporting s’est généralisé ces dernières années aux autres services de l’entreprise.

Il faut dire que devant la nécessité de rester compétitif face à la concurrence, suivre assidûment les performances de chaque fonction s’impose comme une solution efficace pour piloter l’entreprise et prendre les meilleures décisions possibles.

Oui mais voilà, en tant que Responsable RH, les chiffres et vous ça fait deux et construire un reporting RH sur un tableau Excel vous donne des sueurs froides (sans exagérer). La bonne nouvelle, c’est que la Business Intelligence et l’Intelligence Artificielle s’invitent de plus en plus à la fête pour vous faciliter la tâche du pilotage RH.

Mais revenons d’abord sur les bases : qu’est-ce qu’un reporting RH et quels sont ses objectifs ? Nous vous donnerons ensuite nos conseils et des outils pour créer un reporting RH de qualité.

Un reporting RH est un outil de communication qui reprend différents indicateurs de performance sur une période définie, pour aider à la prise de décision stratégique.

Il offre une vision claire et synthétique d’une situation à un instant T, qui facilite l’identification en un coup d’œil des différentes forces du département RH mais également les points bloquant ou axes d’amélioration.

👉Avec le bon choix d’indicateurs et une mise en forme visuelle soignée, le reporting RH permet de prendre des décisions plus justes et éclairées basées sur des faits.

Parlons maintenant plus en détail des différents objectifs du reporting RH. Il permet de renforcer le pilotage de la performance globale du département :

• en identifiant les points forts,
• pour mettre l’accent ce qui fonctionne déjà pour que cela fonctionne encore mieux,
• et en repérant les endroits où cela « pêche » un peu plus pour identifier la cause et intervenir pour rectifier le tir.

Ainsi, vous serez mieux à même :

• de gagner en efficacité dans le processus de recrutement,
• d’identifier les opportunités de développement,
• de valoriser vos actions auprès de tou·tes les salarié·es,
• de démontrer à la direction votre contribution à la performance globale de l’entreprise.

🦸‍♀️Votre mission, si vous l’acceptez : contribuer aux bonnes performances de l’entreprise en facilitant les prises de décisions stratégiques.

Reporting RH ou tableau de bord RH : même combat ? Bien qu’ils semblent similaires, il ne faut pas les confondre. Pourquoi ? On vous explique :

• Leur rôle, d’abord. Ils n’ont pas exactement la même utilité, car :
• le tableau de bord RH est utilisé par toute l’équipe au quotidien pour vérifier l’avancement en temps réel de leurs tâches (des campagnes de recrutement par exemple) et l’atteinte des objectifs ;
• alors que le reporting permet de résumer la performance du service à la direction et de présenter une analyse permettant la prise de décision (par exemple, revoir les objectifs ou embaucher des compétences qui manquent).

• La visée du tableau de bord est donc opérationnelle, tandis que celle du reporting est stratégique.
  
  
• Ensuite, le contenu diffère. En effet,
• le tableau de bord est synthétique et dynamique, mis à jour automatiquement au fil de la progression. Il se compose d’indicateurs RH (KPI), de tableaux et de graphiques ;
• le reporting présente des résultats fixes, et résume le résultat pour une période donnée. Il contient des données, peut comporter des graphiques, mais comporte surtout une partie rédigée qui commente les résultats présentés, et parfois des recommandations pour les améliorer. Son format est plus long que le tableau de bord, parfois sur plusieurs pages.

Résumons les différences entre les 2 outils dans le tableau ci-dessous :

💡 À noter toutefois : ces deux outils sont complémentaires pour piloter vos ressources humaines, et il ne s’agit pas d’utiliser l’un au profit de l’autre !

Tout part des données ! Si elles ne sont pas fiables, votre rapport risque de sonner faux (ou creux) et de ne pas être très convaincant. Que celui ou celle qui n’a pas déj�� passé des heures à vérifier les erreurs ou à supprimer les doublons lève la main 🙋‍♀️.

Ensuite, à partir des données, il vous faudra sélectionner les indicateurs ou KPI les plus pertinents pour votre reporting.

Alors, assurez-vous que les données RH utilisées soient :

• ✅ issus de sources fiables,
• ✅ harmonisées,
• ✅ sans doublon,
• ✅ à jour.

Certaines entreprises réalisent leur pilotage RH en récoltant les données a la mano puis en faisant tous les calculs elles-mêmes. Malheureusement cela pose plusieurs soucis :

• c’est fastidieux,
• cela peut être très chronophage selon le volume de data à traiter,
• et le risque d’erreur est présent.

Pour adopter un vrai pilotage de vos ressources humaines sans y passer toutes vos journées, il faut en passer par l’automatisation du reporting. À la clé ? Des bénéfices forts :

• ✅ des données fiabilisées, centralisées, sécurisées et intègres, que vous pouvez utiliser sans douter ;
• ✅ l’exploitation automatique des données par la business intelligence (tri, filtres, croisement des données, création automatique des graphiques, etc.) ;
• ✅ la génération d’un reporting préformaté en quelques minutes, que vous n’avez plus qu’à personnaliser.

Nous reviendrons un peu plus loin dans l’article sur les différents outils pour automatiser la création du reporting.

Avant de vous lancer tête baissée dans la production de votre reporting, posez-vous la question : qui va lire mon rapport, et pourquoi ?

Avoir les réponses à ces questions vous facilitera la tâche dans :

• la sélection des indicateurs à présenter,
• et dans la manière de commenter les résultats ou les projections, afin que chaque information ait un intérêt pour le destinataire.

En tant qu’outil d’aide à la décision, il faut que votre reporting RH soit présenté de sorte que le destinataire comprenne très rapidement le contexte et la situation pour décider des actions à mettre en place. Et une présentation soignée aide en ce sens !

Voici quelques conseils pour une présentation professionnelle et attrayante :

• Mettez-la en valeur avec des couleurs. Le but n’est pas uniquement de « faire joli », mais surtout de mettre en valeur des informations essentielles. Idéalement, choisissez les coloris parmi les éléments de la charte graphique de votre entreprise, et utilisez-les avec parcimonie (trop de couleur tue la couleur !).
  
  
• Insérez des visuels. Que ce soit des illustrations, des photos (ou même des émojis, pourquoi pas), les visuels permettent d’aérer la lecture en faisant des micro-pauses. Idéal pour retenir l’attention de l’audience tout au long de la lecture.

• Utilisez des graphiques. Ils permettent de donner une autre dimension aux données et autres indicateurs, et sont souvent plus compréhensibles qu’un tableau. Ils peuvent prendre différentes formes : courbes, camembert, diagramme en bâtons, etc.

Voici quelques exemples de reporting RH que vous pouvez être amené·e à produire :

• un reporting mensuel à destination de la direction pour suivre les performances de votre service,
• un reporting ponctuel à destination des actionnaires qui ont besoin de connaître les projections financières,
• un reporting pour faire état de l’absentéisme de l’entreprise,
• un reporting sur les coûts de fonctionnement du service en cas de nécessité de réduire les coûts de l’entreprise.

Afin de donner plus de contexte à votre reporting, n’hésitez pas à le mettre en perspective avec un tableau de bord RH.

Découvrez notre article dédié au tableau de bord RH avec plusieurs exemples pour vous inspirer.

Bon, vous l’avez compris, on essaie d’éviter de faire son reporting sur Excel pour ne pas perdre de temps, à moins que soyez un as du tableur, dans ce cas, faites-vous plaisir (et respect 🙌).

Voici quelques exemples d’outils à utiliser :

• les logiciels de gestion des données RH,
• les logiciels de Business Intelligence,
• certains SIRH ont également les modules nécessaires.

• Le reporting RH est un outil de communication permettant de faire état des performances du département RH pour aider à la prise de décision la plus rapide et pertinente possible.
• Il ne faut pas le confondre avec le tableau de bord RH qui a une visée plus opérationnelle, qui est utile au pilotage quotidien de l’équipe.
• Pour créer un reporting RH en bonne et due forme, assurez-vous :
  • d’avoir des données propres,
  • d’automatiser les processus,
  • d’adapter le contenu à l’interlocuteur et l’objectif à atteindre,
  • de soigner la présentation.
• Il existe des outils pour automatiser vos reporting RH, afin de gagner du temps et en pertinence.