14 outils RH incontournables pour structurer vos process… et les logiciels pour les automatiser

Aujourd’hui, les RH ne se contentent plus de gérer l’administratif. Entre recrutement sous tension, obligations légales, attentes des équipes et pression de la productivité, la fonction RH doit s’équiper… intelligemment.

Bonne nouvelle : on vous dévoile la boîte à outils RH parfaite, pour structurer (vraiment) vos process, des classiques documents papier aux logiciels automatisés qui font le job à votre place.

Inspirez-vous en !

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Outils RH pour le recrutement et l’onboarding

Le profil de poste

Le profil de poste, c’est un peu la carte d’identité d’un rôle dans l’entreprise : missions principales, responsabilités, compétences attendues, rattachement hiérarchique… Bref, tout ce qu’il faut pour clarifier les attentes. Il sert alors de référence lors du processus de recrutement et d'évaluation des performances.

👉 Modèle de profil de poste vierge

La grille d’entretien

La grille d’entretien désigne un support qui liste les questions à poser et les critères à évaluer pendant un entretien d’embauche, afin de garder un fil conducteur et de comparer les candidats sur la même base. Une bonne manière de limiter les biais (et les trous de mémoire après 6 entretiens) !

👉 Modèle de grille d’entretien

Le formulaire DPAE

L’employeur est tenu de transmettre la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) à l’Urssaf avant l’embauche d’un salarié. Il officialise ainsi l’arrivée du collaborateur (immatriculation à la Sécurité sociale si besoin, affiliation à l’assurance chômage, déclaration du contrat, etc.) et prouve que tout est fait dans les clous.

👉 Formulaire DPAE

Les logiciels de gestion du recrutement

Pourquoi opter pour un logiciel de recrutement en ligne (ou logiciel ATS) ? Parce qu’il automatise nombre de vos opérations de recrutement, comme la publication d’offres d’emploi sur des job boards, le sourcing des candidats ou encore le tri des CV.

De quoi gagner du temps et en efficacité, tout en améliorant l’expérience candidat !

🛠️ Exemples de logiciels de recrutement :

• Recruitee by Tellent, outil tout-en-un conçu pour aider les organisations à optimiser chaque étape de leur processus de recrutement, au moyen d’une interface intuitive et d’outils collaboratifs.
  
  
• Softy, un ATS complet adapté aux TPE, ETI et grands groupes. Très simple à prendre en main, il vous fait gagner du temps via des fonctionnalités de recrutement automatisées et personnalisables.

Outils pour la gestion des données RH

Le registre unique du personnel

Impossible d’y couper : le registre unique du personnel demeure un incontournable des obligations RH. Il recense toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise (salariés, alternants, intérimaires, stagiaires, etc.), avec les informations essentielles associées : dates d’entrée/sortie, contrat, poste, etc. Son rôle ? Assurer la traçabilité et prouver, en cas de contrôle, que tout le monde est bien déclaré… et à la bonne place.

👉 Modèle de registre unique du personnel

La BDESE

La BDESE est une base obligatoire qui regroupe les informations clés de l’entreprise sur le plan économique, social et environnemental. Elle sert alors à structurer le dialogue social et à partager une vision claire quant à la situation de l’organisation.

Les logiciels de gestions des données RH

Grâce à un logiciel de gestion des données RH, vous centralisez l’ensemble des informations obligatoires, avec des données à jour et faciles à retrouver. C’est aussi un vrai gain de temps pour les RH, car les fichiers sont moins dispersés et les indicateurs prêts à être partagés en cas de demande du CSE ou de contrôle.

🛠️ Exemples de logiciels de gestion des données RH :

• BDESE online, pour profiter d’une BDESE clé en main, sans frais de service, avec des rubriques légales mises à jour quotidiennement et automatiquement (grâce à l’expertise des Éditions Tissot).
  
  
• Alcuin BDES, qui centralise l'ensemble des données et documents RH nécessaires pour simplifier et mener un dialogue social serein. Le tout avec une parfaite conformité légale et réglementaire.

Outils pour le pilotage RH

Inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise, le pilotage RH se traduit par le déploiement de la politique ressources humaines au sein de l’organisation. Il combine alors la gestion opérationnelle et légale (respect des obligations, gestion administrative, etc.), la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ainsi qu’une vision plus stratégique de la performance RH dans le temps.

Mais pour coordonner efficacement ces dimensions, du quotidien aux enjeux long terme, difficile d’opérer uniquement via des feuilles de calcul Excel. Autrement dit, le recours à un logiciel spécialisé, en particulier un SIRH, devient vite indispensable.

🛠️ Exemples de logiciels pour le pilotage RH :

• Bizneo HR Suite, le logiciel RH tout-en-un et simple d’utilisation, composé de plus de 16 modules prenant en charge l’ensemble de vos processus, et réduisant la charge opérationnelle de 35 %.
  
  
• Factorial, la solution SIRH simple et intuitive à destination des TPE et PME, centrée sur l’humain et la réduction des coûts.
  
  
• GrafiQ, un outil développé pour automatiser la gestion, le pilotage et l’analyse de vos ressources humaines, en utilisant entre autres une bibliothèque de plus de 1000 KPI préconfigurés.
  
  
• Kelio, un SIRH modulaire pour PME, ETI et grands groupes, couvrant l’ensemble du parcours collaborateur (gestion des temps, congés et absences, paie, etc.), et s’adaptant parfaitement à vos spécificités métiers.
  
  
• Lucca, une plateforme orientée performance, qui gère à la fois vos opérations financières et de ressources humaines. Le tout au moyen d’outils « ni gris, ni moches, ni tristes ».

💡 Impossible de piloter les RH sans garder le contrôle sur une multitude de documents, comme les contrats, les avenants, les dossiers salariés, les entretiens, les politiques internes, etc. Autant de pièces à organiser et à sécuriser et retrouver rapidement ! D’où l’intérêt de s’appuyer sur des plateformes de GED (Gestion Électronique des Documents) telles que DocuWare ou Zeendoc.

Outils pour la gestion de la paie

Les logiciels de gestion de la paie

Aujourd’hui, la plupart des organisations passent par des logiciels spécifiques pour le traitement de leur paie. Et pour cause, ces outils permettent d’automatiser les calculs et de réduire les manipulations chronophages. Résultat : les RH et gestionnaires de paie gagnent du temps, et surtout évitent les erreurs (car on ne rigole pas avec les salaires !).

🛠️ Exemple de logiciel de gestion de la paie :

Inexpaie, outil de paie en ligne conçu pour aider les PME à élaborer une paie juste et conforme, avec en sus un accompagnement sur mesure de la part d’experts.

La grille de rémunération

La grille de rémunération sert à cadrer les règles du jeu. Concrètement, elle définit des niveaux de salaire par poste, métier ou niveau d’expérience, avec des fourchettes cohérentes et alignées sur la politique RH de l’entreprise. De quoi éviter les rémunérations « à la tête du client ».

Outils pour la gestion des talents et de la formation

La grille d’évaluation des compétences

Pas toujours facile d’évaluer un collaborateur sans tomber dans le flou artistique. C’est là que la grille d’évaluation des compétences entre en scène, en aidant les RH à mesurer de façon claire le niveau de maîtrise des compétences attendues pour un poste. Et ce, au moyen de critères concrets.

👉 Modèle de grille d’évaluation des compétences

La trame d’entretien professionnel

Pour ne pas transformer l’entretien professionnel en discussion improvisée, la trame d’entretien sert de fil conducteur. Elle structure l’échange autour des sujets clés associés à cet exercice, comme le parcours du salarié, ses compétences, ses perspectives d’évolution ou encore ses besoins de formation.

👉 Modèle de trame d’entretien professionnel

Le plan de formation

Le plan de formation sert à mettre de l’ordre dans le développement des compétences. Quelles formations prévoir ? Pour qui ? Quand ? Avec quel budget ? Vous anticipez ainsi les besoins (évolution des métiers, nouveaux outils, obligations légales, etc.), plutôt que de former en urgence quand ça commence à devenir tendu.

👉 Modèle de plan de formation

Les logiciels de gestion de gestion des talents et de la formation

Un logiciel de gestion des talents et de la formation permet de centraliser tout le parcours collaborateur, de la gestion des compétences aux formations, en passant pas le suivi des objectifs et les entretiens pro. Résultat, vous pilotez la montée en compétences avec des données fiables. Le salarié, quant à lui, sait où il en est et ce qu’il peut développer.

🛠️ Exemples de logiciel de gestion des talents et/ou de la formation :

• Cegid HR, plateforme complète pour la gestion des talents et de la formation, prenant en charge l’ensemble des processus associés au moyen d’une large couverture fonctionnelle.
  
  
• Elium, outil de partage des connaissances, bien pratique pour développer le knowledge management au sein de votre organisation, en tirant parti de toutes les connaissances inexploitées des employés.
  
  
• Shortways, solution intuitive de formation digitale, conçue entre autres pour accompagner les salariés dans leur transition vers le numérique.

Outils pour la gestion des congés et absences

Le planning des congés et absences

Comment savoir qui est en congé et qui est présent dans l’entreprise ? Grâce au planning des congés et absences, vous suivez clairement les présences et absences de sorte à éviter les trous dans l’organisation. C’est l’outil qui vous aide à planifier… sans découvrir trop tard que tout le monde a posé la même semaine.

👉 Modèle de planning des congés et absences

Le formulaire de demande de congés

Avant de poser ses congés, encore faut-il que la demande soit claire (et validée). Le formulaire de demande de congés sert à formaliser les dates souhaitées, le type d’absence (congés payés, RTT, sans solde, etc.) ainsi que la validation par le manager.

👉 Modèle de formulaire de demande de congés

Les logiciels de gestion des congés et des absences

Une fois n’est pas coutume, les logiciels se révèlent des alliés de taille pour les responsables des ressources humaines. Parmi leurs promesses (tenues !), ils vous assurent d’accorder les congés dans la limite des soldes disponibles, garantissent la fiabilité des informations et fluidifient les processus de demande et de validation.

🛠️ Exemple de logiciel de gestion des congés et absences :

Eurécia Congés & Absences, développé pour optimiser et fiabiliser au maximum le processus de gestion des congés, pour le plus grand bonheur des RH, mais aussi des collaborateurs.

Outils de gestion et de suivi des temps de travail

Le tableau de suivi d’activité

Impossible de piloter l’organisation sans savoir qui fait quoi, quand et combien de temps. D’où l’intérêt de s’appuyer sur un tableau de suivi d’activité, servant à suivre au quotidien le temps de travail et les situations associées (présences, absences, heures sup, travail de nuit, déplacements, etc.), avec des axes personnalisables par projet, service, tâche ou client.

👉 Modèle de tableau de suivi d’activité

La fiche de présence

Quand il faut prouver qu’une personne était bien là (au travail, en formation, en AG ou lors d’un événement), la fiche de présence se révèle votre meilleure alliée. Elle vise à justifier l’assiduité de façon formelle, avec une trace claire et exploitable.

👉 Modèle de fiche de présence

Les logiciels de gestion et de suivi des temps de travail

Comme la gestion des congés, la gestion des temps gagne à être digitalisée et automatisée.

L’utilisation de fichiers Excel pour suivre les heures de vos équipes présente rapidement ses limites : risques d’erreurs, difficulté de reporting pour un suivi précis, manque de collaboration, etc. Pour éviter ces écueils, tournez-vous vers une solution numérique, qui en plus, est capable d’envoyer automatiquement les données vers la paie ou la comptabilité !

🛠️ Exemple de logiciel de gestion des temps :

Beebole, solution qui simplifie le suivi des temps des PME, tout en s’intégrant parfaitement à leurs outils de paie, CRM et autres ERP.

Outils pour la QVT et le bien-être au travail

Le questionnaire de satisfaction salarié

Pour savoir si les équipes vont bien, le mieux reste encore de leur demander (oui, vraiment). Utilisez donc le questionnaire de satisfaction salarié pour mesurer le ressenti des collaborateurs sur des sujets clés tels que le management et les conditions de travail. De cette manière, vous identifierez rapidement ce qui fonctionne, ce qui coince, et donc vos priorités d’action. Le but ? Éviter les vagues de départs ou la démotivation silencieuse.

👉 Modèle questionnaire de satisfaction salarié

Les logiciels de gestion de la QVT

Pour aider les ressources humaines à assurer une qualité de vie au travail (QVT) optimale, il existe des outils RH spécialisés. Ils proposent par exemple la mise en place d’enquêtes de terrain pour recueillir le feedback des collaborateurs, ou encore la mise en place d’un système de reconnaissance qui valorise les salariés.

🛠️ Exemples de logiciels contribuant au bien-être au travail :

• Bleexo, un logiciel tout-en-un dédié à l’expérience collaborateur, avec des fonctionnalités pour le suivi du climat social, l’optimisation de l’engagement, le soutien des managers ou encore le développement de la marque employeur.
  
  
• Zest, qui aide les RH à booster l’engagement et la performance des salariés, par la gestion des entretiens annuels, la mesure du climat social et le renforcement de la communication interne.

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Outils RH : que retenir ?

Ne nous méprenons pas : les outils RH ne remplaceront jamais les humains pour une fonction aussi délicate que la gestion des ressources humaines. Cela dit, ils constituent une aide précieuse pour automatiser des tâches rébarbatives à faible valeur ajoutée.

Appuyez-vous sur les données de vos logiciels afin de piloter votre stratégie RH efficacement. Et profitez de la transformation numérique de votre entreprise pour passer moins de temps à faire de l’administratif, et plus de temps à veiller au bien-être de vos collaborateurs !