Sélection d’outils RH pour moderniser votre gestion des ressources humaines

Sélection d’outils RH pour moderniser votre gestion des ressources humaines

La fonction RH n’échappe pas à la transformation numérique des entreprises, et elle se doit, elle aussi, d’adopter les meilleurs outils RH pour travailler plus efficacement.

Recrutement, paie, gestion des compétences et des carrières, formation… tous les aspects des ressources humaines disposent aujourd’hui de solutions pour faciliter le quotidien des responsables et directions RH.

Pour mieux maîtriser votre gestion des ressources humaines, piochez dans notre comparatif de logiciels RH !

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Quels sont les différents outils RH ?

Vaste question ! Les outils RH regroupent beaucoup de logiciels très différents, qui couvrent l’ensemble des besoins des services de ressources humaines, de la gestion des congés et des absences, à l'engagement des collaborateurs, en passant par un pilotage RH global grâce à un tableau de bord.

Sélection de 5 outils RH :

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💡 Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons catégorisé les logiciels RH des plus essentiels aux plus spécialisés dans les besoins qu’ils couvrent. Nous vous présentons des exemples de logiciels RH pour chaque catégorie d’outils, à vous de trouver celui qui vous correspond le mieux !

1. La boîte à outils RH indispensables pour démarrer

Cette boîte à outils RH conviendra particulièrement aux gestionnaires RH débutants. Les responsables RH à un poste nouvellement créé dans une petite structure recherchant des outils pour mener à bien leurs missions y trouveront également leur bonheur. En bref : le b.a.-ba des logiciels pour faciliter le travail des RH.

Les outils bureautiques RH et de gestion documentaire

Contrats de travail, avenants, arrêts maladie, promesses d’embauche ou lettres de rupture de période d’essai… Les services RH ont à créer et à gérer beaucoup de documents au quotidien.

Au-delà des traditionnels outils bureautiques comme Word ou Google Docs pour rédiger et mettre à jour des documents, il faut pouvoir les stocker, les organiser… et les retrouver quand on les cherche !

C’est en cela que les outils de gestion électronique de documents sont utiles pour les RH :

  • création et mise à jour d’une base documentaire,
  • centralisation et archivage des documents dans un espace numérique sécurisé,
  • dématérialisation de documents administratifs,
  • automatisation de tâches à faible valeur ajoutée,
  • indexation de documents,
  • recherches avancées pour ne plus perdre de temps à trouver le bon document, etc.

🛠️Exemple d’outil utile à la gestion documentaire : Zeendoc

Les logiciels de gestion des congés et absences

  • Quel est le solde de congés d’un collaborateur ?
  • La demande de congés a-t-elle été validée, ou le manager a-t-il oublié le document à signer sur son bureau ?
  • Comment simplifier le processus de demande de congés ou d’absence ?
  • Comment visualiser le planning des congés par collaborateur, par équipe ou par type d’absence pour anticiper au mieux votre activité ?

Autant de problématiques auxquelles répond un outil en ligne de gestion des congés. Au revoir paperasse, bonjour collaboration et automatisation des demandes et des validations !

🛠️ Exemple de logiciel de gestion des congés et absences : Eurécia Congés & Absences

Les solutions de gestion des temps

Comme la gestion des congés, la gestion des temps gagne à être digitalisée et automatisée. Les fichiers Excel pour suivre les temps de vos équipes montrent rapidement leurs limites : risques d’erreurs, difficulté de reporting pour un suivi précis, copier-coller de données dans d’autres fichiers, manque de collaboration, etc.

Au-delà du suivi des temps, ces outils permettent :

  • la gestion du personnel à temps partiel ou au forfait jour,
  • la gestion des heures supplémentaires,
  • la validation des heures simplifiée,
  • un reporting facilité pour les managers ou chefs de projet,
  • le report automatique des données pour la paie ou la comptabilité.

🛠️ Exemple de logiciel de gestion des temps : BeeBole

La gestion de la paie simplifiée

Si l'externalisation de la paie n’est pas faite pour vous, vous aurez besoin des meilleurs outils de paie. Pourquoi oublier Excel et opter pour un logiciel en ligne ?

  • Pour ne pas recommencer les mêmes manipulations chronophages chaque fin de mois,
  • Pour automatiser des calculs et gagner du temps,
  • Pour éviter les erreurs en paie et travailler avec des données à jour,
  • Pour s’assurer que les bulletins de salaire émis sont conformes aux normes en vigueur, intégrées automatiquement dans les logiciels SaaS,
  • Pour simplifier les déclarations sociales (DSN, charges, etc.),
  • Pour exporter les données de paie en comptabilité et éviter les erreurs, etc.

🛠️ Exemple de logiciel de paie : Inexpaie

Les SIRH pour la gestion administrative du personnel

Vous vous rendez compte que vous avez besoin de plus d’un outil pour moderniser votre gestion RH. Plutôt que de multiplier les outils, orientez-vous vers un SIRH : un Système d’Informations de gestion des Ressources Humaines.

Dans un même environnement de travail et sans passer d’un outil à un autre, vous pouvez gérer :

  • l'administration du personnel,
  • les congés et absences et les plannings,
  • les temps,
  • la paie,
  • la gestion des talents et la cartographie des compétences,
  • le pilotage RH, etc.

ℹ️ Tous les SIRH du marché ne se ressemblent pas : certains proposent des fonctionnalités « essentielles », là où d’autres ont une offre complète qui couvre tous les aspects RH. À vous de comparer et de trouver ce qui répond à vos besoins, au risque de vous retrouver noyé sous les fonctionnalités et de perdre en simplicité d'utilisation. Le mieux est parfois l’ennemi du bien.

🛠️ Exemple de logiciel SIRH : Lucca SIRH

2. Les outils RH pour automatiser votre gestion RH

Tableau de bord RH et gestion des données collaborateurs

✅ BDES : base de données économiques et sociales

Comment assurer la gestion des données RH ? La gestion administrative du personnel ne peut se faire sans un pilotage RH bien mené, qui s’appuie sur des informations fiables, à jour et exploitables.

Toutes les entreprises de plus 50 salarié·es ont désormais l’obligation de tenir une BDES, une base de données économiques et sociales (aussi appelée BDU, base de données unique). Son contenu et ses mentions obligatoires varient selon la taille de votre entreprise : entre 50 et 299 salarié·es, ou plus de 300 salarié·es.

🛠️ Exemple d’outil pour mettre en place une BDES : Alcuin BDES

✅ Un tableau de bord pour un pilotage RH maîtrisé

Le tableau de bord sert à visualiser et à suivre un certain nombre d’indicateurs de performance RH que vous aurez préalablement choisis : effectif, masse salariale, turnover, absentéisme, heures supplémentaires, etc. Il s’appuie sur les données RH dont dispose l'entreprise pour aider les responsables RH à prendre des décisions quant à la stratégie à adopter.

👉 D’où l’importance de choisir les meilleurs outils RH pour vous au départ, afin d’exploiter leurs données de manière pertinente dans votre tableau de bord !

🛠️ Exemple d’outil pour faire un tableau de bord RH : QuickMS

Gestion des compétences (GPEC) et évaluation du personnel

Êtes-vous sûr·e de solliciter et de tirer partie de toutes les compétences de vos équipes ? Vos collaborateurs et collaboratrices n’auraient-ils pas des compétences dont vous n’avez pas connaissance, qui pourraient servir un projet ou votre stratégie d’entreprise ?

Mener une politique de gestion des compétences (GPEC) en réalisant une cartographie des compétences disponibles dans l'entreprise par exemple, vous aidera à répondre à ces questions et à faire progresser votre stratégie RH.

🛠️ Exemple de logiciel GPEC : Talentsoft

L’évaluation du personnel est un bon moment pour sonder vos collaborateurs, écouter leurs souhaits d’évolution et repérer ces compétences inexploitées. Au-delà de l’obligation légale pour l’entreprise, les entretiens professionnels aident à déceler le potentiel de vos équipes.

🛠️ Exemple de logiciel pour mener des entretiens : Poplee Entretiens & Objectifs

Les outils RH de recrutement

Un logiciel de recrutement en ligne (ou logiciel ATS) est utile pour :

  • automatiser la publication d’offres d’emploi sur des job boards,
  • améliorer le sourcing de candidatures et augmenter vos chances de trouver le mouton à cinq pattes,
  • trier les candidatures,
  • assurer un recrutement collaboratif avec les personnes concernées en interne pour sélectionner les profils les plus pertinents,
  • constituer une CVthèque,
  • améliorer l’expérience candidat, et donc votre marque employeur, etc.

🛠️ Exemple de logiciel de recrutement (ATS) : Recruitee

Les outils de signature électronique

Ces outils ne sont pas les premiers qui nous viennent en tête lorsqu’on pense « outils RH », et pourtant ils sont bien utiles ! Pour :

  • signer des documents en ligne simplement,
  • sécuriser la signature de documents,
  • assurer la valeur juridique des signatures,
  • simplifier les processus de signature par voie électronique,
  • archiver des documents signés dans un coffre-fort électronique, etc.

💡 Cas d’application : vous souhaitez recruter un nouveau collaborateur, mais savez que son profil est très demandé. Transmettez-lui une promesse d’embauche rapidement par voie électronique, puis accélérez le processus de recrutement en signant et en faisant signer numériquement un contrat de travail. Vous n’avez pas besoin d’attendre l’envoi et le retour des documents par voie postale ; la signature électronique fait foi et a une valeur juridique.

🛠️ Exemple de logiciel de signature électronique : DocuSign

3 . Les outils d’accompagnement RH pour soigner le capital humain

Formation et e-learning

Nous avons parlé plus haut de gestion des compétences : la formation est un enjeu RH à ne pas négliger pour développer les compétences de vos collaborateurs. Plus votre entreprise grandit, plus il devient indispensable d’établir un plan de formation.

Formation de courte ou longue durée, en présentiel ou en ligne… Les possibilités sont vastes. Si vous faites le choix de former vos collaborateurs en interne, dans le cas de l’intégration d’une nouvelle personne par exemple :

  • penchez-vous sur les Learning Management Systems (LMS) pour concevoir des modules de formation sur mesure et accessibles sur une plateforme e-learning en ligne, y compris pour les équipes à distance ;
  • facilitez l’adoption de nouveaux logiciels avec des assistants virtuels comme Shortways ;
  • tirez partie des connaissances inexploitées de vos collaborateurs grâce au knowledge management et Elium.

Bien-être des employés

Le sujet du bien-être au travail préoccupe de plus en plus les entreprises, et les responsables RH ont la lourde tâche de garantir ce bien-être. En effet, le lien entre environnement de travail plaisant et satisfaction des collaborateurs, d’une part, et productivité et performance, d’autre part, n’est plus à prouver.

Pour aider les RH à proposer une qualité de vie au travail (QVT) optimale, des outils proposent :

  • la mise en place d’enquêtes de terrain pour recueillir le feedback des collaborateurs,
  • du coaching pour aider les managers à accompagner leurs équipes,
  • ou encore la mise en place d’un système de reconnaissance pour valoriser les salarié·es.

🛠️ Exemple de logiciel : Bleexo

Engagement des employés

L’engagement des collaborateurs commence dès leur premier jour : une intégration (onboarding) réussie multiplie les chances de voir un·e salarié·e être force de proposition et s’engager pour son entreprise. Donnez envie à vos collaborateurs de s’investir dans leur mission et dans le projet d’entreprise de manière générale, et ils vous le rendront bien.

Concrètement, un outil vous aide à avoir une vision à 360° de l’état d’esprit des équipes, d’identifier des points de blocage, d’avoir des retours sur le management, de faire surgir des idées, etc. Le but étant que les collaborateurs soient entendus et que les responsables RH puissent mettre en place un plan d’action pour garantir l'engagement des salarié·es.

🛠️ Exemple de logiciel : Zest

Les outils comme socle de votre stratégie RH

Ne nous méprenons pas : les outils ne remplaceront jamais les humains pour une fonction aussi délicate que la gestion des ressources humaines. Cela dit, ils sont d’une aide précieuse pour automatiser des tâches rébarbatives à faible valeur ajoutée.

Appuyez-vous sur les données de vos outils pour piloter votre stratégie RH efficacement. Et profitez de la transformation numérique de votre entreprise pour passer moins de temps à faire de l’administratif, et plus de temps à veiller au bien-être de vos collaborateurs !

Quels outils RH avez-vous testé et pouvez recommander à vos pairs ?

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