Kelio Notes de frais est un module SIRH dédié à la gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles en entreprise. Il s’adresse aux responsables RH, financiers ou de services généraux dans les PME, ETI et grandes entreprises, tous secteurs confondus. Ce logiciel permet de digitaliser la gestion des notes de frais, des indemnités kilométriques et autres dépenses, tout en assurant conformité réglementaire et intégration comptable. 

Ses atouts principaux : 

1. une saisie mobile simplifiée,
2. une validation automatisée,
3. et une intégration fluide aux outils de gestion existants.

Quelles sont les principales fonctionnalités de Kelio Notes de frais ?

Saisie automatisée des justificatifs de dépenses

Le module permet aux salariés de capturer facilement leurs justificatifs depuis un smartphone ou un ordinateur. Une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) lit automatiquement les informations essentielles (montant, TVA, date, fournisseur) et préremplit les champs du formulaire.

• Réduction du temps de saisie et des erreurs manuelles

• Saisie possible via mobile ou interface web

• Reconnaissance des formats courants de reçus

Exemple : un commercial peut photographier son reçu d’hôtel dès la fin de son déplacement. Le système extrait les données et les envoie pour validation sans ressaisie.

Validation fluide et traçable des notes de frais

Le logiciel intègre un workflow de validation personnalisable, permettant aux managers de traiter rapidement les notes de frais.

• Notifications automatiques envoyées aux valideurs

• Suivi en temps réel du statut de chaque note

• Possibilité de valider à distance depuis mobile

Cela réduit les délais de traitement et évite les relances chronophages, notamment dans les entreprises multisites.

Gestion des indemnités kilométriques

Kelio calcule automatiquement les indemnités selon les distances déclarées et les barèmes en vigueur. L’outil peut être paramétré pour s’adapter à la politique interne de l’entreprise.

• Intégration avec Google Maps pour le calcul des trajets

• Barèmes personnalisables selon type de véhicule

• Gestion des déplacements professionnels et personnels

Par exemple, un technicien peut déclarer un trajet en voiture entre deux sites client, avec remboursement au kilomètre selon le type de véhicule utilisé.

Intégration comptable et export de données

Les données saisies sont exportables vers les logiciels de paie et de comptabilité. Cela permet d’éviter les ressaisies et d’assurer la conformité des écritures.

• Connexion avec outils comptables tiers (ex. Sage, Cegid, etc.)

• Structuration automatique des écritures

• Archivage à valeur probante pour 10 ans

Cette fonction est essentielle pour les services comptables qui doivent traiter un grand volume de frais chaque mois tout en respectant la réglementation.

Reporting et pilotage des dépenses

Kelio fournit des tableaux de bord et exports analytiques permettant de suivre les dépenses par service, utilisateur ou nature.

• Suivi budgétaire consolidé

• Analyse des postes de dépenses récurrents

• Export Excel ou outils BI possible

Un responsable RH peut ainsi contrôler les dérives budgétaires sur les frais de déplacement par équipe ou par projet.

Pourquoi choisir Kelio Notes de frais ?

• Réduction du temps de traitement : grâce à l’automatisation de la saisie et de la validation, les frais sont traités plus vite.

• Conformité URSSAF et fiscale : l’archivage légal des justificatifs garantit la conformité des procédures en cas de contrôle.

• Gain de productivité pour les équipes RH et finance : moins de tâches manuelles, plus de fiabilité dans les calculs et exports.

• Expérience utilisateur simple et mobile : adoption facilitée grâce à une interface pensée pour les collaborateurs en déplacement.

• Intégration complète dans l’écosystème SIRH Kelio : le module s’insère naturellement dans un environnement RH plus large (temps, congés, paie).