Les 6 étapes à suivre pour établir le budget de votre entreprise (et ne rien oublier)

Le budget en entreprise est un indispensable. Il n’y a pas de réussite sans prévision, et pas de prévision sans budget.

En tant que professionnel de la finance, ou non, prenez du temps et soignez la réalisation de votre budget.

Que ce soit pour anticiper les dépenses, pour convaincre des parties prenantes ou pour éviter les mauvaises surprises, le budget a toujours un intérêt.

Tour d’horizon sur l’utilité du budget en entreprise ainsi que sur les 6 étapes indispensables pour établir votre budget. 💸

Le budget en entreprise est une prévision des dépenses et recettes à réaliser pour atteindre les objectifs fixés. C’est pourquoi on parle également de budget prévisionnel.

Le plus souvent, le budget est établi pour une année et prend la forme d’un tableau financier, qui peut être réalisé sur Excel ou grâce à un logiciel spécialisé.

💡 Attention à ne pas confondre business plan et budget ! Le budget d’entreprise aborde seulement la partie financière tandis que le business plan regroupe plusieurs éléments comme le marché, la stratégie et également les prévisions financières.

La création d’un budget est vitale pour votre entreprise, qu’importent sa taille ou son secteur d’activité.

Le budget va vous permettre, entre autres :

• de mieux gérer votre argent,
• d’anticiper les dépenses et recettes,
• de vous aider à piloter votre activité,
• de vérifier la viabilité, la performance et la rentabilité de votre activité,
• d’anticiper les problèmes,
• de mieux affecter vos ressources,
• de respecter vos objectifs,
• d’augmenter la motivation des collaborateurs.

💡 À noter : ce budget va servir également et surtout de référence durant l’année. Les responsables pourront s’y référer pour vérifier si les objectifs financiers ont été atteints.

Avant même de débuter cette tâche plutôt fastidieuse qu’est l’élaboration du budget prévisionnel, posez-vous toutes les questions essentielles.

• Quelles sont les ventes estimées pour la période concernée ? Bien entendu, restez réaliste, car si vous surestimez vos recettes, cela vous posera des problèmes plus tard.
• Quels sont les coûts directs des ventes ? Par exemple, les coûts des matières premières, des livraisons ou des sous-traitants pour certains services.
• Quels sont les coûts fixes et les divers frais ? Ou plus globalement, quelle est la liste de toutes vos dépenses ?

Établir un budget d’entreprise n’est pas donné à tout le monde, cela nécessite des compétences particulières.

Des compétences techniques en finance sont primordiales. On pense ici au directeur financier et son équipe ou même au directeur de l’entreprise s’il possède ces compétences. Pour les plus grandes entreprises, les comptables ou les contrôleurs de gestion peuvent aussi apporter leur pierre à l’édifice.

Des compétences métiers sont également essentielles pour contribuer à l’élaboration d’un budget. Elles sont détenues par les responsables de service ou les managers, qui connaissent sur le bout des doigts leur secteur et leur marché.

Le plus souvent, chaque responsable transmet le budget de son équipe à la personne chargée d’établir le budget. C’est ensuite à cette personne de regrouper tous les autres budgets et d’en établir un global : le budget d’entreprise.

C’est enfin au directeur ou aux dirigeants d’ajuster et de valider le budget.

Il est conseillé de recueillir les données des années précédentes. Si vous les avez, reprenez l’historique de vos ventes et des coûts, cela vous donnera un bon point de départ.

Vous pouvez vous en inspirer pour l’élaboration de votre budget prévisionnel. Mais attention tout de même à ne pas faire de « copier coller » ! Chaque année est différente, prenez donc en compte vos objectifs en termes de recrutement, la quête de nouveaux marchés, ou encore les nouveaux prix négociés des matières premières.

Il est donc important de savoir anticiper au maximum les choses pour espérer coller au plus près à la réalité.

Les évolutions peuvent concerner de nombreux éléments, par exemple :

• Votre loyer va augmenter de 8 % l’année prochaine ? Appliquez donc cette augmentation dans le calcul de votre budget.
• Vous comptez embaucher un stagiaire et également un assistant marketing ? Prenez en compte leurs salaires dans le calcul des dépenses de votre budget prévisionnel.
• Vous souhaitez sous-traiter certaines de vos tâches ? Prenez ainsi en compte le coût induit par cette externalisation.

Bien entendu, ça serait illusoire de penser que tout peut être anticipé. Certains événements inattendus surviennent durant l’année comme l’inflation, la hausse brutale d’une matière première, ou l’augmentation des frais de transport par exemple.

Pour éviter les mauvaises surprises et être à court de trésorerie à cause de certains événements inattendus, il est conseillé d’établir plusieurs budgets en fonction de différents scénarios

Ces différents budgets vont suivre diverses situations d’urgence. Souvent pessimistes, ces budgets devront être utilisés si tout ne se déroule pas comme prévu.

Établissez des scénarios d’urgence détaillés et opérationnels, chacun prenant en compte des hypothèses différentes telles qu’une pénurie de matières premières, une hausse des demandes, l’arrivée de nouveaux concurrents, etc.

La réalisation d’un budget ne s’arrête pas une fois qu’il est établi. Chaque mois, vous devez consulter votre budget afin de vérifier si la réalité est en accord avec vos prévisions et votre stratégie, et l’ajuster si besoin.

L’analyse de votre budget portera sur :

• la comparaison entre le revenu réel et votre budget de ventes. Quelles sont les raisons d’un manque à gagner ? Quelles sont les raisons d’une hausse du chiffre d’affaires ?
  
  
• la comparaison de vos dépenses réelles par rapport aux dépenses prévisionnelles. Quel type de coût est impacté ? Quelles sont les raisons de la hausse des dépenses ? Est-ce que les fournisseurs ont été payés trop tôt ? Trop tard ? etc.

L’analyse de ces variations vous aidera à y voir plus clair, à créer des budgets au plus proche de la réalité et surtout à intervenir directement pour régler au mieux le problème.

🛠 Certains logiciels de trésorerie ou de comptabilité facilitent la création, le suivi et l’analyse de votre budget, grâce entre autres à des tableaux et des graphiques détaillés.

Exemples de logiciels :

• Iziago est un logiciel de cash management à destination des TPE et PME. Cet outil intelligent vous permet de renseigner, centraliser puis analyser les dépenses et recettes de votre entreprise, puis de prendre des décisions éclairées grâce à un module de prévisions de trésorerie. Le tout au moyen d’une plateforme complète et simple d’utilisation !
  
  
• Pennylane est une plateforme de gestion financière complète s’adressant aux PME. Outre des fonctionnalités de gestion des ventes et des achats, elle permet de piloter plus finement votre trésorerie grâce à la production de tableaux de bord et de reportings mis à jour en temps réel. Ainsi, vous gagnez en visibilité sur votre trésorerie et anticipez mieux vos budgets futurs.

Les dépenses peuvent être très variées d’une entreprise à une autre. Lister toutes les dépenses serait quasi impossible, et surtout très fastidieux…

Voici quelques exemples de dépenses les plus courantes :

• les achats de fournitures (électricité, eau, fournitures administratives, etc.),
• les charges d’exploitation (sous-traitance et approvisionnement),
• les charges externes (loyer, assurance, entretien, etc.),
• les autres charges externes (frais de transport, publicité, etc.)
• les impôts et taxes,
• les frais de personnels,
• les charges financières,
• les charges exceptionnelles (amendes, dons, etc.).

Le meilleur pour la fin : les recettes.

Ces recettes concernent tout ce qui peut rapporter de l’argent à votre entreprise.

• ventes de marchandises,
• prestations de services,
• cotisations ou adhésions,
• produits financiers,
• produits stockés (variation de stocks de produits finis),
• subventions et aides diverses, etc.

Grâce à la liste de vos recettes, il sera possible de calculer votre chiffre d’affaires annuel prévisionnel. Comme évoquées précédemment, les prévisions en termes de chiffre d’affaires sont habituellement fondées sur l’historique de vos ventes et sur l’efficacité que vous attendez de vos futurs efforts.

Le budget d’entreprise est au premier abord un travail fastidieux. Mais, s’il est bien réalisé, il va vous faire gagner un temps considérable et vous éclairer sur pas mal de situations.

Alors, prenez votre temps, concentrez-vous et réalisez un budget d’entreprise de qualité. ✨