Établir son budget DSI facilement ? C’est possible grâce à ces 5 étapes simples et efficaces!

Par Rita Hassani Idrissi
Le 08/11/2021
how-to backgroundÉtablir son budget DSI facilement ? C’est possible grâce à ces 6 étapes simples et efficaces !

Chers directeurs des services informatiques (DSI), sachez qu’établir un budget informatique n’est pas forcément une tâche longue et fastidieuse.

Car souvent, y ajouter trop d’informations ou au contraire pas assez, vient compliquer cette construction budgétaire, pourtant si essentielle à la stratégie d’entreprise.

Ainsi, on vous liste les 5 étapes clés (et simples) pour établir et optimiser votre budget DSI facilement.

Comment établir un budget DSI en 5 étapes clés ?

1 - Faire un audit de vos dépenses et projets

Sauf dans le cas d’une création d’entreprise, vous disposez normalement d’une première estimation des coûts grâce aux dépenses déjà réalisées les années précédentes. Cela représente une première base (Ô non négligeable) qui vous permettra de mieux prévoir le budget de l’année suivante.

👉 Analysez vos coûts et regardez comment a été dépensé l’argent au cours de l’année avant d’établir un budget pour l’année à venir.

Cet audit va également vous permettre de mettre en évidence les éléments hors budget et ainsi prévoir de potentiels nouveaux dépassements. Cela peut entraîner une baisse des coûts.

En moyenne, le budget d’une DSI représente 1 à 9 % du chiffre d’affaires selon la taille et le secteur de l’entreprise

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2 - Définir vos objectifs stratégiques et SI

Le budget informatique est essentiel à la stratégie d’entreprise ; il doit ainsi répondre aux objectifs stratégiques établis entre la direction générale et la DSI. Ce dernier est indispensable, surtout aux entreprises en pleine transformation digitale. Il peut concerner des projets majeurs dans l’entreprise tels que :

La fixation de vos objectifs SI va également dépendre du degré de maturité technologique de votre entreprise : si vous avez déjà bien avancé en termes de transformation numérique, ou si vous n’avez pas encore sauté le pas.

👉 Ainsi, définissez vos objectifs en conciliant la vision du chef d’entreprise ainsi que la stratégie globale de l’organisation. Priorisez les projets et donc les objectifs les plus urgents en axant sur le retour sur investissement escompté plutôt que sur du jargon technique.

Les priorités IT pour les DSI en 2020 se concentrent sur le cloud et la sécurité informatique

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3 - Établir le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement est essentiel, il doit garantir aux équipes SI une autonomie financière et leur permettre ainsi de couvrir les dépenses administratives de leur(s) projet(s). Cela peut concerner :

  • les frais matériels (fournitures, ordinateur...),
  • les frais de télécommunication (fixe, portable…),
  • les frais de formation (en cas de prise en main d’un logiciel, d’un nouvel outil ou d’un nouveau processus informatique),
  • les salaires ou charges sociales des personnes recrutées à titre permanent ou temporaire (services de conseils et de formation sur la transformation digitale en entreprise, ou la venue d’un expert dans l’utilisation de tel ou tel outil informatique…), etc.

☝️ À retenir : construisez votre budget de fonctionnement en prolongation du budget de l’année précédente, tout en actualisant les inventaires, les moyens et les évolutions attendues.

4 - Dégager des marges de manœuvre

Maintenant que vous avez établi votre budget de fonctionnement, estimez le coût total des ressources que vous allez devoir allouer. Vous devez donc réaliser et valider le schéma directeur d’infrastructure informatique :

  • Sur la base de vos estimations, établissez et évaluez les activités, les coûts, les impacts et les risques ;
  • Définissez et priorisez les ressources ;
  • Déterminez une approche budgétaire précise.

👉 Pensez à intégrer les projets informatiques en cours et/ou en croissance, déjà lancés et qui ont des impacts sur le budget à venir.

5 - Définir des indicateurs de calcul du ROI

Afin de donner plus de poids à votre construction budgétaire informatique, il est important de proposer des indicateurs de calcul du ROI (retour sur investissement).

Afin d’appuyer votre budget, pensez donc à faire un bilan de l’année précédente, accompagné de données quantitatives et qualitatives. Pensez aussi à bien maîtriser vos lignes budgétaires !

👉 Exemple : l’année dernière vous aviez investi dans de nouveaux outils informatiques (ordinateurs), cela vous a-t-il permis de faire gagner du temps à vos équipes ? Si oui, combien ? Si non, pourquoi ?

Bonus : 3 conseils pour optimiser son budget DSI

Communiquez en continu avec les directions métier

Il est important de communiquer en amont et en continu du projet afin d’aider les équipes à se projeter et éviter une mauvaise adaptation ou un manque d’informations qui peut nuire au succès des projets. Pour cela, on vous recommande de :

  • détailler la stratégie de la DSI en amont,
  • indiquer le niveau attendu des dépenses avant la prévision définitive,
  • présenter les projets retenus,
  • informer les équipes des évolutions pertinentes au cours du processus, etc.

Équipez-vous d’un logiciel adapté

S’équiper d’un logiciel adapté à la gestion de projet et à la prévision budgétaire peut représenter un grand plus à votre projet informatique. Avez-vous pensé à vous tourner vers des logiciels PPM (outils de portefeuille de projet).

On vous explique tout !

Ce type d’outil ultra-efficace vous accompagne pour gérer 3 aspects indispensables au bon fonctionnement de votre projet et de votre entreprise :

  • la gestion des activités : vous pourrez gérer plus facilement vos activités grâce à un plan détaillé listant les attributs et affectations à chaque projet. Vous savez combien de temps a été passé pour chaque utilisateur et pour chaque projet.

  • la gestion des coûts : il vous permet de renforcer votre organisation et votre construction budgétaire grâce à une visibilité complète et transparente des dépenses nécessaires. Vous avez une meilleure visibilité sur les contraintes éventuelles et sur les coûts supplémentaires potentiels.

  • l’analyse des performances : ce genre d’outil vous fait bénéficier de tableaux de bord et de reporting intuitifs accompagnés d’indicateurs clés qui se mettent à jour automatiquement. Vous avez un suivi complet pour analyser la faisabilité des projets.

Ainsi, s’équiper d’un logiciel spécialement conçu pour la gestion de projet et la construction budgétaire, est un réel avantage pour votre entreprise, encore plus lorsqu’il est dédié aux problématiques spécifiques que vous rencontrez en tant que DSI.

Abraxio, par exemple, est la seule plateforme de management globale spécialisée DSI qui permet un pilotage du budget 100 % dédié aux équipes informatiques. En plus de permettre la gestion des projets, des fournisseurs et des équipes, elle possède des fonctionnalités avancées de gestion budgétaire DSI

  • structuration de budgets clairs avec Build et Run, projets et activités récurrentes,
  • catégorisation fine des dépenses (par nature d’achat, enjeu….) et choix des vues adaptées aux besoins (DSI, DAF, contrôle de gestion…),
  • suivi facile et maîtrisé des engagements (devis, factures...),
  • vision dans le temps (comparaisons, prolongations, simulations…),
  • outils d’analyse et de reporting avancés, automatisés et mis à jour en temps réel, etc.  

Créée par des DSI pour des DSI, cette solution ergonomique, complète et facile à prendre main, transforme le quotidien des responsables informatiques en centralisant le management de leur activité.

Mettez en place un suivi budgétaire

On ne le répètera jamais assez : le suivi au sein d’un projet qu’importe sa finalité est indispensable ! Suivez l’avancement de votre projet et de sa construction budgétaire au fil du temps. Pour quoi faire ? Un tas de raisons, dont voici un aperçu :

  • de vous assurer du bon déroulement du projet et de l’exactitude du budget prévu,
  • de mettre en place des actions correctives si besoin,
  • de correctement tenir informées les équipes ainsi que la direction générale,
  • d’augmenter le budget si celui-ci s’avère insuffisant (et de pouvoir s’y préparer afin d’allouer les ressources nécessaires à temps), etc.

👉 Pour ce faire, vous pouvez mettre en place des indicateurs de mesures (KPI) et mettre en place un système de rapports mensuels.

Alors, prêt à construire votre budget DSI ? Dites-nous si nos conseils vous ont été utiles !

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