Cleemy : Logiciel et application mobile de gestion des notes de frais

Le logiciel Cleemy permet d'automatiser la gestion des notes de frais et d'éliminer une fois pour toute la paperasse. Du déclarant au comptable, tout le monde gagne du temps.

Les règles de gestion sont entièrement paramétrables. Cleemy répond ainsi aux besoins des petites comme des grandes organisations, quel que soit le secteur d'activité. 

Le traitement des notes de frais au fil de l'eau

Cleemy gère tous les types de notes de frais (kilométriques, hôtel, repas, etc.), et automatise l'ensemble du processus de remboursement des notes de frais : de la déclaration au remboursement, en passant par la validation, le contrôle et la comptabilisation.

Proposée en SaaS, doublée d'une application mobile native, et dotée d'une interface ergonomique et conviviale, Cleemy simplifie l'élaboration des notes de frais :

  • Cleemy optimise la saisie des notes de frais. Une fois le justificatif scanné, la technologie OCR lit les informations et en extrait les données importantes : nature, montant, date... Les forfaits et imputations sont proposés en fonction du profil du déclarant et le système d'auto-complétion mâche le travail de saisie. 
  • La déclaration d'une note de frais déclenche l'envoi d'une notification de validation au manager. Il peut tout à fait refuser une dépense mais valider le reste de la note de frais. Une fois validée, la note de frais passe dans l'interface de contrôle des comptables. 
  • Synchronisé à une carte bancaire, Cleemy enregistre automatiquement en note de frais toutes les transactions réalisées à partir d'une carte d'affaires
  • Cleemy génère des écritures vers n'importe quel ERP ou logiciels de comptablité du marché : Sage, Ciel, Navision, JD Edwards... Les charges sont automatiquement imputées sur le plan comptable général et la TVA récupérable est parfaitement gérée.

Grâce à la dématérialisation à valeur probante, plus besoin de conserver de justificatifs papiers. Cleemy centralise et archive toutes factures de l'organisation.

Cleemy la gestion des notes de frais sans les maux de tête

Cleemy est la solution idéale pour qui souhaite optimiser ses procédures de gestion des notes de frais. Que les utilisateurs soient commerciaux itinérants, techniciens d'intervention, ingénieurs en mission, Cleemy est là pour eux. 

Pour les managers, Cleemy est un véritable assistant : 

  • Plus aucune note de frais égarée ni de justificatif chiffonné au fond des poches.
  • Les contrôles sont automatisés en fonction des profils des collaborateurs supervisés.
  • Pour les managers, Cleemy est un véritable assistant : Une analyse claire des frais par collaborateur, par service et par affaire.

Un gain de temps pour le service administratif : 

  • Le rapprochement des justificatifs avec les dépenses est facilité
  • Les contrôles sont automatisés notamment sur les plafonds, les imputations...
  • Les saisies en comptabilité sont supprimées grâce à l'intégration des données
  • Le passage des écritures de paiement est automatique.

Un soulagement pour les collaborateurs : 

  • Plus besoin d'attendre des mois pour être remboursé, le traitement des notes de frais est accéléré.
  • Plus de visibilité sur l'état d'avancement du traitement,  une notification est envoyée à chaque étape du processus.  

Remboursement des notes de frais kilométriques

Saisir des frais kilométriques peut s'avérer laborieux. Cleemy permet de saisir les frais kilométriques simplement à partir des règles de calcul propres à chaque organisation :

  • Barème officiel des frais kilométriques. Cleemy prend en compte les évolutions législatives.
  • Règles de remboursement personnalisées

Cleemy permet d'automatiser l'enregistrement des frais kilométriques en indiquant simplement le lieu de départ et le lieu d'arrivée, ou par géolocalisation.

Pour obtenir un suivi exact des déplacements des collaborateurs, l'application mobile Cleemy prend en charge les coordonnées GPS des smartphones. 

Cleemy évalue automatiquement le coût du trajet, une simple validation permet de soumettre la demande de remboursement au manager référent.

Éditeur : Lucca

Avantages de Cleemy

  • Certifications : GDPR

Démonstration et interface de Cleemy

cleemy-notes-de-frais-de-a-a-z.pngcleemy-solution-ouverte.png

Références clients de Cleemy

Client CleemyClient CleemyClient CleemyClient CleemyClient CleemyClient Cleemy

Prix et fonctionnalités de Cleemy

Offres & Tarifs

Moins de 10 déclarants
40 à 49 déclarants
100 à 199 déclarants
500 à 799 déclarants
50 €/mois pour 10 utilisateurs
4,25 €/mois /utilisateur
3,6 €/mois /utilisateur
2,9 €/mois /utilisateur

Grille tarifaire dégressive selon le nombre d'utilisateurs

Grille tarifaire dégressive selon le nombre d'utilisateurs

Grille tarifaire dégressive selon le nombre d'utilisateurs

Fonctionnalités

Administration de l'application
Backup
Export PDF
Gestion de plusieurs devises Possibilité de gérer plusieurs monnaies
Gestion des droits
Gestion des utilisateurs
Import et export de données (CSV, XLS)
Multisociétés Multi-raisons sociales, multi-organisations
Analytique
Import/export de données
Rapports
Tableaux de bord
Facturation
Approbation / validation des factures
Gestion automatique de la TVA
Gestion de plusieurs devises Devises multiples (euro, dollar, livre, etc.)
Gestion du taux de change
Virements internationaux SEPA
Notes de frais
Analyse des dépenses
Avances de frais
Déclaration de frais kilométrique Déclaration fiable en Excel, PDF ou CSV pour votre expert-comptable
Frais de déplacement
Gestion des justificatifs de paiement
Génération des écritures comptables
Indemnités kilométriques
Process de validation des notes de frais workflow de validation par étapes et notifications
Saisie des dépenses/frais
Suivi du remboursement
Support Client
Gestion des problèmes récurrents
Help Desk Service d'assistance
Historique des communications Historique des appels, courriers, emails…
Workflow & processus
Actions automatiques
Process de validation

Services

Integration & interopérabilité
API, Web service APIs Restful
Support
Base de savoir (tutoriels, démos)
Support (téléphone, email, ticket, Chat)
Sécurité et confidentialité
Redondance géographique des données
Sauvegarde quotidienne sauvegarde journalière des données
Single Sign-On (SSO) Authentification Unique

Données hébergées dans les pays suivants : France

Fabien Paupier

Un outil très pratique qui devient vite indispensable

Si vous utilisez encore Excel pour organiser la gestion de vos notes de frais alors considérez Cleemy avec attention. Ce logiciel est très simple de prise en main comme la plupart des solution de la marque Lucca. Les employés en déplacement peuvent saisir leur note de frais instantanément depuis leur téléphone mobile. Cleemy sait reconnaitre les montants, libellés et dates.

Astuce intéressante : Cleemy permet d'afficher sa politique de notes de frais directement dans l'écran de saisie ce qui permet d'informer les salariés des conditions de remboursement.