Cleemy : Automatisez la gestion de vos notes de frais

Le logiciel Cleemy permet d'automatiser la gestion des notes de frais et d'éliminer une fois pour toute la paperasse. Du déclarant au comptable, tout le monde gagne du temps.

Les règles de gestion sont entièrement paramétrables. Cleemy répond ainsi aux besoins des petites comme des grandes organisations, quel que soit le secteur d'activité. 

Le traitement des notes de frais au fil de l'eau

Cleemy gère tous les types de notes de frais (kilométriques, hôtel, repas, etc.), et automatise l'ensemble du processus de remboursement des notes de frais : de la déclaration au remboursement, en passant par la validation, le contrôle et la comptabilisation.

Cette solution en SaaS est également accompagnée d'une application mobile dotée d'une interface ergonomique et conviviale. Cleemy simplifie l'élaboration des notes de frais tout au long du processus de traitement :

  • La saisie des notes de frais est fludifiée. Une fois le justificatif scanné, la technologie OCR lit automatiquement les informations et en extrait les données importantes  : nature, montant, date, fournisseur, devise etc. Les forfaits et imputations sont proposés en fonction du profil du déclarant et le système d'auto-complétion mâche le travail de saisie.
  • La déclaration d'une note de frais déclenche l'envoi d'une notification de validation au manager. Il peut tout à fait refuser une dépense au sein de la note de frais et valider le reste. Une fois validée, la note de frais passe dans l'interface de contrôle des comptables. 
  • Cleemy propose également l'option Anytime, une flotte de cartes bancaires qui remonte automatiquement en note de frais toutes les transactions réalisées sur l'outil Cleemy.
  • Cleemy collecte nativement les justificatifs depuis les applications fournisseurs telles ques : OUI.sncf , Trainline, Uber, Fnac, Amazone etc.
  • Cleemy génère des écritures vers n'importe quel ERP ou logiciels de comptablité du marché : Sage, Ciel, Navision, JD Edwards... Les charges sont automatiquement imputées sur le plan comptable général et la TVA récupérable est parfaitement gérée.

Grâce à la dématérialisation à valeur probante, plus besoin de conserver de justificatifs papiers. Cleemy centralise et archive toutes factures de l'organisation.

Cleemy facilite le traitement administratif des notes de frais et évite les maux de tête

Cleemy est la solution idéale pour économiser le temps de vos équipes et optimiser ses procédures de gestion des notes de frais. Que les utilisateurs soient commerciaux itinérants, techniciens d'intervention, ingénieurs en mission, Cleemy est là pour eux. 

Cleemy fluidifie la validation des notes de frais par le manager :

  • Plus aucune note de frais égarée ni de justificatif chiffonné au fond des poches.
  • Les contrôles sont automatisés en fonction des profils des collaborateurs supervisés.
  • Une analyse claire des frais par collaborateur, par service et par affaire.

Un gain de temps pour le service administratif : 

  • Le rapprochement des justificatifs avec les dépenses est facilité
  • Une interface permettant de contrôler de nombreuses notes de frais à la fois
  • Les contrôles sont automatisés notamment sur les plafonds, les imputations...
  • Les saisies en comptabilité sont supprimées grâce à l'intégration des données
  • Le passage des écritures de paiement est automatique.

Un soulagement pour les collaborateurs : 

  • Plus besoin d'attendre des mois pour être remboursé, le traitement des notes de frais est accéléré.
  • Plus de visibilité sur l'état d'avancement du traitement,  une notification est envoyée à chaque étape du processus.  

Remboursement des notes de frais kilométriques

Saisir des frais kilométriques peut s'avérer laborieux. Cleemy permet de saisir les frais kilométriques simplement à partir des règles de calcul propres à chaque organisation :

  • Cleemy prend en compte les évolutions législatives du barème officiel des frais kilométriques.

  • Règles de remboursement personnalisées en fonction des profils de collaborateurs.

Cleemy permet d'automatiser l'enregistrement des frais kilométriques en indiquant simplement le lieu de départ et le lieu d'arrivée, ou par géolocalisation.

Pour obtenir un suivi exact des déplacements des collaborateurs, l'application mobile Cleemy prend en charge les coordonnées GPS des smartphones. 

Cleemy évalue automatiquement le coût du trajet, une simple validation permet de soumettre la demande de remboursement au manager référent.

Éditeur : Lucca

Avantages de Cleemy

  • Prise en photo des justificatifs sur smartphone
  • Intégration automatique des écritures en comptabilité
  • OCR et archivage à valeur probante
  • Certifications : GDPR

Démonstration et interface de Cleemy

Références clients de Cleemy

Intégrations pour Cleemy

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Prix et fonctionnalités de Cleemy

Offres & Tarifs

Standard
Prix sur demande

Grille tarifaire dégressive selon le nombre d'utilisateurs

Fonctionnalités

Administration de l'application
Backup
Export PDF
Gestion de plusieurs devises Possibilité de gérer plusieurs monnaies
Gestion des droits
Gestion des utilisateurs
Import et export de données (CSV, XLS)
Multisociétés Multi-raisons sociales, multi-organisations
Analytique
Import/export de données
Rapports
Tableaux de bord
Facturation
Approbation / validation des factures
Gestion automatique de la TVA
Gestion de plusieurs devises Devises multiples (euro, dollar, livre, etc.)
Gestion du taux de change
Virements internationaux SEPA
Notes de frais
Analyse des dépenses - Audit
Avances de frais
Déclaration de frais kilométrique Déclaration fiable en Excel, PDF ou CSV pour votre expert-comptable
Frais de déplacement
Gestion des justificatifs de paiement
Génération des écritures comptables
Indemnités kilométriques
Process de validation des notes de frais workflow de validation par étapes et notifications
Saisie des dépenses/frais
Suivi du remboursement
Support Client
Gestion des problèmes récurrents
Help Desk Service d'assistance
Historique des communications Historique des appels, courriers, emails…
Workflow & processus
Actions automatiques
Process de validation

Services

Integration & interopérabilité
API, Web service APIs Restful
Support
Base de savoir (tutoriels, démos)
Support (téléphone, email, ticket, Chat)
Sécurité et confidentialité
Redondance géographique des données
Sauvegarde quotidienne sauvegarde journalière des données
Single Sign-On (SSO) Authentification Unique

Données hébergées dans les pays suivants : France

Autres caractéristiques de Cleemy

Notes de frais SARL

Notes de frais entreprise individuelle

Notes de frais sasu

Notes de frais ipad

Notes de frais open source

Notes de frais tpe

Notes de frais profession liberale

Notes de frais auto entrepreneur

Notes de frais gratuit

Notes de frais en ligne

Voir toutes les caractéristiques

Fabien Paupier

Un outil très pratique qui devient vite indispensable

Si vous utilisez encore Excel pour organiser la gestion de vos notes de frais alors considérez Cleemy avec attention. Ce logiciel est très simple de prise en main comme la plupart des solution de la marque Lucca. Les employés en déplacement peuvent saisir leur note de frais instantanément depuis leur téléphone mobile. Cleemy sait reconnaitre les montants, libellés et dates.

Astuce intéressante : Cleemy permet d'afficher sa politique de notes de frais directement dans l'écran de saisie ce qui permet d'informer les salariés des conditions de remboursement.