Cleemy  : La gestion des notes de frais, Avis, Prix | Lucca

Cleemy Notes de frais

Une gestion aiguisée de vos notes de frais
Présentation de Cleemy Notes de frais

Le logiciel Cleemy Notes de frais permet d'automatiser la gestion des notes de frais et d'éliminer une fois pour toute la paperasse. Du déclarant au comptable, tout le monde gagne du temps.

Les règles de gestion sont entièrement paramétrables. Cleemy Notes de frais répond ainsi aux besoins des petites comme des grandes organisations, quel que soit le secteur d'activité. 

Le traitement des notes de frais au fil de l'eau

Cleemy gère tous les types de notes de frais (kilométriques, hôtel, repas, etc.), et automatise l'ensemble du processus de remboursement des notes de frais : de la déclaration au remboursement, en passant par la validation, le contrôle et la comptabilisation.

Cette solution en SaaS est également accompagnée d'une application mobile dotée d'une interface ergonomique et conviviale. Cleemy simplifie l'élaboration des notes de frais tout au long du processus de traitement :

  • La saisie des notes de frais est fludifiée. Une fois le justificatif scanné, la technologie OCR lit automatiquement les informations et en extrait les données importantes  : nature, montant, date, fournisseur, devise etc. Les forfaits et imputations sont proposés en fonction du profil du déclarant et le système d'auto-complétion mâche le travail de saisie.
  • La déclaration d'une note de frais déclenche l'envoi d'une notification de validation au manager. Il peut tout à fait refuser une dépense au sein de la note de frais et valider le reste. Une fois validée, la note de frais passe dans l'interface de contrôle des comptables. 
  • Cleemy propose également l'option Anytime, une flotte de cartes bancaires qui remonte automatiquement en note de frais toutes les transactions réalisées sur l'outil Cleemy.
  • Cleemy collecte nativement les justificatifs depuis les applications fournisseurs telles ques : OUI.sncf , Trainline, Uber, Fnac, Amazone etc.
  • Cleemy génère des écritures vers n'importe quel ERP ou logiciels de comptablité du marché : Sage, Ciel, Navision, JD Edwards... Les charges sont automatiquement imputées sur le plan comptable général et la TVA récupérable est parfaitement gérée.

Grâce à la dématérialisation à valeur probante, plus besoin de conserver de justificatifs papiers. Cleemy centralise et archive toutes factures de l'organisation.

Cleemy facilite le traitement administratif des dépenses professionnelles et évite les maux de tête

Cleemy est la solution idéale pour économiser le temps de vos équipes et optimiser ses procédures de gestion des notes de frais. Que les utilisateurs soient commerciaux itinérants, techniciens d'intervention, ingénieurs en mission, Cleemy est là pour eux. 

Cleemy fluidifie la validation des notes de frais par le manager :

  • Plus aucune note de frais égarée ni de justificatif chiffonné au fond des poches.
  • Les contrôles sont automatisés en fonction des profils des collaborateurs supervisés.
  • Une analyse claire des frais par collaborateur, par service et par affaire.

Un gain de temps pour le service administratif : 

  • Le rapprochement des justificatifs avec les dépenses est facilité
  • Une interface permettant de contrôler de nombreuses notes de frais à la fois
  • Les contrôles sont automatisés notamment sur les plafonds, les imputations...
  • Les saisies en comptabilité sont supprimées grâce à l'intégration des données
  • Le passage des écritures de paiement est automatique.

Un soulagement pour les collaborateurs : 

  • Plus besoin d'attendre des mois pour être remboursé, le traitement des notes de frais est accéléré.
  • Plus de visibilité sur l'état d'avancement du traitement,  une notification est envoyée à chaque étape du processus.  

Remboursement des notes de frais kilométriques

Saisir des frais kilométriques peut s'avérer laborieux. Cleemy permet de saisir les frais kilométriques simplement à partir des règles de calcul propres à chaque organisation :

  • Cleemy prend en compte les évolutions législatives du barème officiel des frais kilométriques.

  • Règles de remboursement personnalisées en fonction des profils de collaborateurs.

Cleemy permet d'automatiser l'enregistrement des frais kilométriques en indiquant simplement le lieu de départ et le lieu d'arrivée, ou par géolocalisation.

Pour obtenir un suivi exact des déplacements des collaborateurs, l'application mobile Cleemy prend en charge les coordonnées GPS des smartphones. 

Cleemy évalue automatiquement le coût du trajet, une simple validation permet de soumettre la demande de remboursement au manager référent.

Avantages de Cleemy Notes de frais

  • Prise en photo des justificatifs sur smartphone
  • Intégration automatique des écritures en comptabilité
  • OCR et archivage à valeur probante
  • Certifications : GDPR
information sur Cleemy Notes de frais
Logiciel édité par Lucca
Données hébergées dans les pays suivants : France
Liste des langues disponibles : Allemand, Anglais, Espagnol, Français
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Tarifs et fonctionnalités de Cleemy Notes de frais

Standard
Tarif

sur demande

Grille tarifaire dégressive selon le nombre d'utilisateurs

Administration de l'application

Backup
Export PDF
Gestion de plusieurs devises
Gestion des droits
Gestion des utilisateurs
Import et export de données (CSV, XLS)
Multisociétés
+ 29 autres fonctionnalités

Alternatives clients sur Cleemy Notes de frais

Avis clients sur Cleemy Notes de frais (1)

Un outil très pratique qui devient vite indispensable

Fabien Paupier

Un outil très pratique qui devient vite indispensable

Fabien Paupier, appvizer, publié le 26/09/2017

Si vous utilisez encore Excel pour organiser la gestion de vos notes de frais alors considérez Cleemy avec attention. Ce logiciel est très simple de prise en main comme la plupart des solution de la marque Lucca. Les employés en déplacement peuvent saisir leur note de frais instantanément depuis leur téléphone mobile. Cleemy sait reconnaitre les montants, libellés et dates.

Astuce intéressante : Cleemy permet d'afficher sa politique de notes de frais directement dans l'écran de saisie ce qui permet d'informer les salariés des conditions de remboursement.

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