Comment récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?

Comment récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?

La TVA est un sujet casse-tête pour toutes les entreprises. Le cas de la TVA sur les frais d’hôtel ne fait pas exception et suscite de nombreuses questions. Quel taux de TVA s’applique ? Le taux est-il le même sur toutes les prestations hôtelières ? Et surtout, la TVA est-elle récupérable ?

Différents cas de figure existent en ce qui concerne la déduction de la TVA sur les frais d’hébergement. Nous tentons de répondre à toutes vos interrogations et vous aidons à cerner tous les enjeux des notes de frais sur les frais d’hôtel.

SOMMAIRE

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Quel taux de TVA est applicable pour les frais d’hébergement ?

Comment s’y retrouver entre les différents taux de TVA ? Le tableau suivant recense les différents taux de TVA en vigueur applicables pour les différentes prestations hôtelières : frais d’hébergement et frais de bouche.

Note : ces taux sont applicables en France continentale, c.-à-d. hors Corse et outre-mer.

Taux de TVA applicable sur les frais d'hébergement
Prestation Taux de TVA en vigueur en avril 2018
Location d’une nuit d’hôtel, ou autre fourniture de logement
 
Taux intermédiaire de 10 %
Repas, dont petit-déjeuner Taux intermédiaire de 10 %
Achat de boisson alcoolisée 20 %

Dans quels cas la TVA est-elle récupérable ?

Règle générale

L’annexe 2 du Code général des impôts est claire : la TVA sur les prestations hôtelières n’est pas déductible « lorsque le bien ou le service est relatif à la fourniture à titre gratuit du logement des dirigeants ou du personnel de l’entreprise, à l’exception de celui du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise ».

Il est donc impossible pour une entreprise de déduire la TVA versée sur des frais d’hôtel.

Exceptions

Cependant, à toute règle existent ses exceptions. La TVA peut effectivement être récupérée par l’entreprise dans certains cas :

  • si l’hébergement a été fourni à un tiers de l’entreprise, comme un client, un fournisseur ou un prestataire, par exemple.
  • la TVA appliquée sur les repas, et notamment sur les petits-déjeuners, peut faire l’objet d’une déduction.

Certaines conditions doivent être remplies pour bénéficier d’une déduction de la TVA.

  • Les dépenses doivent être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise : les dépenses personnelles sont formellement exclues.
  • Il est impératif de conserver une facture mentionnant la prestation et le montant de la TVA appliqué.
  • La facture doit être établie au nom de l’entreprise, et en aucun cas à celui du dirigeant ou de l’un des salariés.

Vous suivez ? Voici les cas particuliers.

Cas particuliers

Frais de mission, frais d’hébergement, frais de déplacement… Il est facile de se perdre entre toutes ces notions, d’autant plus qu’elles renferment chacune leurs particularités, y compris en ce qui concerne la déduction de la TVA.

Les frais de repas

Les frais de repas sont considérés comme des frais de mission. À ce titre, la TVA qui s’y applique peut être récupérée par l’entreprise dans les cas suivants :

  • repas d’un salarié,
  • repas d’un dirigeant,
  • repas d’affaires avec un client,
  • repas lors duquel se déroule une réunion entre salariés de l’entreprise, etc.

Dans le cadre d’une nuit passée à l’hôtel pour des raisons professionnelles, la TVA appliquée sur le petit-déjeuner peut faire l’objet d’une déduction. Là encore, il faut respecter certaines conditions : le montant de la prestation et taux de TVA appliqué doivent être affichés clairement sur une ligne distincte de celle concernant le prix de la chambre sur la facture.

Les frais de déplacement

En ce qui concerne les frais de déplacement induits par un déplacement professionnel, la possible récupération se fait au cas par cas. Nous vous résumons la situation dans le tableau suivant :

TVA récupérable sur les frais de déplacement
TVA récupérable sur : TVA non-récupérable sur :
  • les frais de péage d’autoroute,
  • les frais de carburant pour le gazole (à 80 % pour un véhicule de tourisme et à 100 % pour un véhicule utilitaire)
  • Les frais de carburant pour l’essence,
  • Le transport en avion, train, taxi, bus, bateau, etc.,
  • L’achat, la location ou l’entretien d’un véhicule de tourisme,
  • La location ou l’achat d’une place de parking (hors lieu de travail)

Modèle de notes de frais gratuit à télécharger

Pour simplifier votre gestion des notes de frais et pouvoir récupérer la TVA, le cas échéant, appvizer met à votre disposition un modèle de notes de frais au format Excel.

Pourquoi dématérialiser votre gestion des notes de frais ?

La gestion manuelle des notes de frais est coûteuse pour votre entreprise : elle prend du temps et mobilise des ressources. Pour revenir au cas particulier des frais d’hébergement en hôtel, la TVA n’étant récupérable que sur des prestations annexes comme le petit-déjeuner, la somme qu’il est possible de récupérer est en réalité minime. En moyenne, le prix d’un petit-déjeuner à l’hôtel est de 9 €. La TVA récupérable sur une nuit d’hôtel s’élève donc à 0,90 €.

Est-il pertinent de mobiliser tant de ressources pour une somme si faible ?

Grâce à la dématérialisation des notes de frais, il est aujourd’hui possible de déduire cette TVA sans que votre entreprise ne dépense plus d’argent qu’elle n’en récupère. Le marché des logiciels de gestion des notes de frais en ligne offre pléthore d’outils. Ces derniers détectent les différentes TVA sur vos factures, y compris la taxe de séjour, et gèrent automatiquement la déductibilité de la TVA sur vos frais hôteliers.

Quels sont leurs avantages ?

  • Vous n’avez plus d’erreur de saisie.
  • Les factures sont saisies automatiquement grâce à l’extraction des données à partir d’une simple photo.
  • Vous en perdez plus vos pièces justificatives pour le remboursement des notes de frais.
  • La TVA est détectée automatiquement : il n’y a plus d’erreur.
  • Le montant de la TVA récupérable est calculé automatiquement.
  • La tenue de votre comptabilité est simplifiée.
  • Vous ne mobilisez plus des ressources à perte.
  • Salariés, managers et ressources humaines sont satisfaits.
  • Vous gérez vos notes de frais en mobilité grâce à une application mobile : pas besoin d’être de retour au bureau pour faire une demande de remboursement de notes de frais.
  • Vous avez perdu votre justificatif papier ? Pas de problème : l’archivage de la photo peut désormais avoir une valeur légale.
  • Vous simplifiez votre politique et vos processus de gestion des notes de frais.

Quel outil pour la gestion de notes de frais ?

Expensya
Expensya TVA hotel notes de frais

  • Entreprises concernées : toutes les entreprises
  • Avantages : extraction des données à partir de la photo d’une facture, gestion des TVA multiples, système de notifications, traitement des factures reçues par email, gestion des frais kilométriques.
  • Inconvénients : l’hébergement des données hors de France
  • Prix : à partir de 5 € HT/utilisateur/mois ; offre d’essai de 30 jours
  • Application mobile : oui, disponible sur Android, iOs et Windows phone
  • Hébergement des données : Pays-Bas

N2F
N2F tva hotel notes de frais

  • Entreprises concernées : les TPE, PME et ETI
  • Avantages : scan des factures et extraction des données, catégorisation des frais à rembourser, simplicité d’utilisation, fonctionne hors connexion, alerte en cas de dépassement pour les managers, gestion multidevise, tableau de bord de suivi des notes de frais, calcul automatique des TVA.
  • Inconvénients : l’assistance prioritaire n’est disponible que pour la tarification Advanced (sur devis).
  • Prix : à partir de 3 € HT/mois
  • Application mobile : oui, disponible sur Android et iOs
  • Hébergement des données : France

Les deux solutions sont compatibles avec les logiciels de comptabilité du marché, comme Quickbooks, Sage, Cegid, EBP ou SAP.

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La récupération de la TVA sur les nuits d’hôtel dans le cadre de déplacements professionnels est un imbroglio pour toutes les entreprises. La fiscalité française ne permet pas aujourd’hui de déduire la TVA du prix d’une nuit à l’hôtel, mais c’est en revanche possible pour des prestations annexes, comme le petit-déjeuner.

Les gestionnaires d’entreprise ou les directions des ressources humaines ont tout intérêt à s’équiper d’un outil de gestion des notes de frais afin d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Vous serez en mesure de récupérer la TVA, lorsque cela est possible, de manière automatisée, sans craindre les erreurs ou les oublis.

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