

Chaque mois, en tant qu'employeur, vous n'échappez pas à la DSN (eh non). Voici toutes les infos essentielles pour être en conformité et éviter les pénalités !
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Les avantages en nature sont des éléments de rémunération ajoutés aux salaires, qui représentent aussi certains atouts pour les entreprises, en mettant à leur disposition d’autres moyens de rémunérer les salarié·es et de les engager à moindres frais.
Néanmoins, ils représentent aussi une contrainte : comment calculer les avantages en nature ? Et comment les comptabiliser ?
Si vous êtes responsable RH ou comptable, cet article va vous intéresser !
Un avantage en nature est un bien ou un service fourni par l’entreprise à un·e salarié·e, soit gratuitement, soit à un prix réduit, moyennant sa participation.
Il est utilisé dans le cadre professionnel mais aussi personnel.
Par exemple, un smartphone fourni uniquement pour contacter les clients pendant la journée de travail n’est pas un avantage en nature, idem si la voiture de fonction est restituée avant chaque repos hebdomadaire.
Néanmoins, l’avantage en nature est considéré comme un complément de rémunération. Il est à ce titre :
L’avantage en nature permet à l’employeur :
Il y a plusieurs types d’avantages en nature :
Il y a aussi la prise en charge d’une partie des frais de transport et les cadeaux divers, comme les chèques-carburants ou les chèques-vacances.
Il s’agit des titres de restauration comme les tickets restaurants, chèques déjeuners ou pass restaurants, attribués dans le cas où il n’y a pas de cantine ni de restaurant d’entreprise.
⚠️ Les repas consommés et payés par les salarié·es lors de déplacements professionnels ne sont pas des avantages en nature mais des frais professionnels.
Un véhicule d’entreprise peut être mis à disposition d’un·e salarié·e. Si sa fourniture est indispensable à l’exercice de sa fonction, c’est l’usage privé, hors trajet domicile-travail, qui constitue un avantage en nature, que l’employeur soit propriétaire ou locataire du moyen de locomotion.
Comme pour les véhicules de fonction, peu importe si l’employeur est propriétaire ou locataire, le logement de fonction est un logement attribué par l’entreprise à un·e salarié·e, qui ne doit pas en supporter le loyer. Si l’employeur lui demande une participation financière, elle doit être infime, bien inférieure à un loyer.
Deux types de logements de fonction :
⚠️ Si l’employé·e a déjà une résidence principale, à moins d’une dérogation, celle-ci devient résidence secondaire, sujette à des taxations plus conséquentes.
Les outils issus des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) regroupent entre autres :
L’avantage en nature est avéré, même si le matériel en question est déjà amorti, dès lors que l’usage est mixte (professionnel et privé).
Les frais professionnels sont les sommes engagées par les salarié·es dans le cadre de l’exercice de leur activité professionnelle. Elles sont avancées puis remboursées par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépense.
Il ne s’agit pas de rémunération, l’employé·e n’a donc pas besoin de les déclarer à l’administration fiscale.
En résumé, les frais professionnels sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise, les avantages en nature dans l’intérêt des salarié·es.
⚠️ Il y a fraude si l’employeur fait passer un avantage en nature pour des frais professionnels, ce dernier étant exempt de cotisations dans une certaine mesure.
En cas de contrôle, l’entreprise subit un redressement, verse les cotisations dues et des pénalités de retard, entre autres sanctions.
En outre, s’il y a beaucoup de frais professionnels et qu’ils sont réguliers, il y a suspicion d’avantage en nature et donc de rémunération déguisée.
Contrairement à l’avantage en nature, soumis à des barèmes et bénéficiant de certaines exonérations, un avantage en espèces est un élément de rémunération de l’employé·e assujetti aux cotisations sociales dès le premier euro.
🤓 Exemple concret : la fourniture d’un logement est un avantage en nature, pour lequel l’employé·e doit payer la taxe d’habitation et l’assurance.
Mais si l’employeur prend en charge ces dernières, il s’agit d’avantages en espèces soumis aux cotisations et contributions dans leur totalité.
Il en va de même s’il prend en charge le loyer avec un bail locatif au nom de l’employé·e.
Pour l’employé·e, l’avantage en nature fait partie de ses revenus et doit donc être déclaré aux impôts, dans la catégorie des traitements et des salaires.
→ Seul le titre-restaurant n’est pas imposable.
Les avantages exonérés de charges sociales et fiscales pour l’entreprise sont :
Les cadeaux sont exonérés d’impôts et de charges sociales dans la limite de 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par an.
Si le bien ou le service est fourni gratuitement, il peut être calculé selon un forfait ou selon sa valeur réelle.
Dans le cas où une participation est demandée au salarié, il convient d’évaluer son prix normal (toutes taxes comprises) et d’y soustraire cette participation.
La quasi-totalité des avantages en nature énumérés plus haut peut être évaluée de façon forfaitaire :
Quelques exemples et précisions :
Les avantages en nature qui ne sont pas mentionnés dans la liste ci-dessus, tels que les cadeaux, les chèques-vacances, etc., doivent être évalués selon leur valeur réelle.
Quelques exemples :
En revanche, depuis le 1er janvier 2020, ces dirigeants peuvent appliquer le forfait :
Les barèmes forfaitaires sont encadrés par l’Urssaf. Les voici par type d’avantages en nature (montants au 1er janvier 2020).
1 repas |
1 repas pour les salarié·es en hôtellerie et restauration |
4,90 € |
3,65 € minimum garanti (MG) |
Salaire brut mensuel |
Pour 1 pièce |
Par pièce supplémentaire |
< 1 714 € |
70,80 € |
37,90 € |
de 1 714 € à 2 056,79 € |
82,70 € |
53,10 € |
de 2 056,80 € à 2 399,59 € |
94,30 € |
70,80 € |
de 2 399,60 € à 3 085,19 € |
106,10 € |
88,40 € |
de 3 085,20 € à 3 770,79 € |
129,90 € |
112,00 € |
de 3 770,80 € à 4 456,39 € |
153,40 € |
135,40 € |
de 4 456,39 € à 5 141,99 € |
177,00 € |
165,00 € |
> 5 141,99 € |
200,50 € |
188,70 € |
Ce barème forfaitaire comprend les charges relatives à l’eau, le gaz et l’électricité.
Si l’employeur est propriétaire du véhicule de fonction :
Forfait annuel |
Sans prise en charge du carburant |
Avec prise en charge du carburant |
Véhicule acheté depuis moins de 5 ans |
9 % du prix d’achat |
9 % du prix d’achat + frais réels |
Véhicule acheté depuis plus de 5 ans |
6 % du prix d’achat
|
6 % du prix d’achat + frais réels |
Si l’employeur est locataire du véhicule de fonction l’avantage forfaitaire est égal à :
Sur le bulletin de salaire de l’employé·e, les avantages en nature apparaissent deux fois (sauf pour les titres restaurants qui sont exonérés de cotisation dans les limites abordées plus haut) :
Pour vous faciliter la gestion des avantages en nature, vous pouvez utiliser un logiciel de paie tel que PayFit.
Via la section « Éléments de rémunération » du profil de votre employé, cliquez sur
« Ajouter » et renseignez l’avantage, sa nature (logement, nourriture, etc.) et le mode de calcul choisi (au forfait ou valeur réelle).
Si vous optez pour le forfait, remplissez le nombre de jours pour les repas, ou le nombre de pièces et le loyer pour le logement, etc. Le calcul se fait automatiquement.
Vous pouvez les modifier, les supprimer ou les reporter d’un mois sur l’autre, et retrouver le résumé des avantages en nature dans la section Synthèse du mois.
☝️La contribution salariale aux avantages en nature ne doit pas faire passer le salaire sous le salaire minimum.
☝️Les avantages en nature entrent dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires avant majoration : valeur avantages en nature/nombre d’heures normales effectuées
= taux horaire à appliquer aux heures supplémentaires.
Dans la déclaration annuelle des salaires (la DADS est désormais remplacée par la DSN), et la déclaration annuelle des honoraires (DAS2), les avantages en nature ont une ligne qui leur est consacrée.
Après l’établissement des paies, le paiement des salaires et des charges sociales, il faut procéder à leur enregistrement en comptabilité.
En ce qui concerne les avantages en nature, il y a deux méthodes pour les enregistrer :
☝️ L’administration impose aux entreprises de tenir un état spécial, document annexe à la comptabilité, récapitulant les avantages en nature alloués à chaque salarié au cours de l’exercice, à l’instar des remboursements de frais professionnels et de déplacement.
Le plus simple est encore une fois de vous équiper d’un logiciel de comptabilité.
Les réglementations autour de la paie, et de la comptabilité en général, sont complexes et susceptibles de changer.
Pour que les avantages en nature ne deviennent pas des inconvénients, équipez-vous d’un logiciel SaaS et profitez de leurs nombreux avantages : mise à jour régulière, automatisation des calculs, vous allez gagner en temps et en sérénité !