Quels sont les avantages en nature et comment les gérer ?

Les avantages en nature sont des éléments de rémunération ajoutés aux salaires, qui représentent aussi certains atouts pour les entreprises, en mettant à leur disposition d’autres moyens de rémunérer les salarié·es et de les engager à moindres frais.

Néanmoins, ils représentent aussi une contrainte : comment calculer les avantages en nature ? Et comment les comptabiliser ?

Si vous êtes responsable RH ou comptable, cet article va vous intéresser !

Un avantage en nature est un bien ou un service fourni par l’entreprise à un·e salarié·e, soit gratuitement, soit à un prix réduit, moyennant sa participation.

Il est utilisé dans le cadre professionnel mais aussi personnel.

Par exemple, un smartphone fourni uniquement pour contacter les clients pendant la journée de travail n’est pas un avantage en nature, idem si la voiture de fonction est restituée avant chaque repos hebdomadaire.

Néanmoins, l’avantage en nature est considéré comme un complément de rémunération. Il est à ce titre :

• renseigné dans une clause du contrat de travail ou dans un avenant,
• intégré à la rémunération et à la fiche de paie,
• soumis aux charges sociales salariales et patronales,
• soumis à l’impôt sur le revenu.

L’avantage en nature permet à l’employeur :

• de donner les meilleures conditions de travail possible à ses salarié·es ;
• de valoriser l’avantage dans le cadre des négociations salariales ;
• d’en déduire dans certains cas les cotisations sociales et les contributions chômage.

Il y a plusieurs types d’avantages en nature :

• l’avantage en nature nourriture ou avantage en nature repas,
• l’avantage en nature véhicule de fonction,
• l’avantage en nature logement de fonction,
• l’avantage en nature technologique ou NTIC.

Il y a aussi la prise en charge d’une partie des frais de transport et les cadeaux divers, comme les chèques-carburants ou les chèques-vacances.

Il s’agit des titres de restauration comme les tickets restaurants, chèques déjeuners ou pass restaurants, attribués dans le cas où il n’y a pas de cantine ni de restaurant d’entreprise.

⚠️ Les repas consommés et payés par les salarié·es lors de déplacements professionnels ne sont pas des avantages en nature mais des frais professionnels.

Un véhicule d’entreprise peut être mis à disposition d’un·e salarié·e. Si sa fourniture est indispensable à l’exercice de sa fonction, c’est l’usage privé, hors trajet domicile-travail, qui constitue un avantage en nature, que l’employeur soit propriétaire ou locataire du moyen de locomotion.

Comme pour les véhicules de fonction, peu importe si l’employeur est propriétaire ou locataire, le logement de fonction est un logement attribué par l’entreprise à un·e salarié·e, qui ne doit pas en supporter le loyer. Si l’employeur lui demande une participation financière, elle doit être infime, bien inférieure à un loyer.

Deux types de logements de fonction :

• le logement de fonction d’utilité de service, attribué pour des raisons pratiques, pour lequel une participation peut être demandée ;
• le logement de fonction dit « de nécessité absolue », si le salarié est contraint de s’expatrier pour occuper ses fonctions. L’employeur doit alors prendre en charge le loyer plus les charges inhérentes au logement.

⚠️ Si l’employé·e a déjà une résidence principale, à moins d’une dérogation, celle-ci devient résidence secondaire, sujette à des taxations plus conséquentes.

Les outils issus des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) regroupent entre autres :

• les ordinateurs,
• les progiciels,
• les logiciels,
• les forfaits internet,
• les téléphones mobiles.

L’avantage en nature est avéré, même si le matériel en question est déjà amorti, dès lors que l’usage est mixte (professionnel et privé).

Les frais professionnels sont les sommes engagées par les salarié·es dans le cadre de l’exercice de leur activité professionnelle. Elles sont avancées puis remboursées par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépense.

Il ne s’agit pas de rémunération, l’employé·e n’a donc pas besoin de les déclarer à l’administration fiscale.

En résumé, les frais professionnels sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise, les avantages en nature dans l’intérêt des salarié·es.

⚠️ Il y a fraude si l’employeur fait passer un avantage en nature pour des frais professionnels, ce dernier étant exempt de cotisations dans une certaine mesure.

En cas de contrôle, l’entreprise subit un redressement, verse les cotisations dues et des pénalités de retard, entre autres sanctions.

En outre, s’il y a beaucoup de frais professionnels et qu’ils sont réguliers, il y a suspicion d’avantage en nature et donc de rémunération déguisée.

Contrairement à l’avantage en nature, soumis à des barèmes et bénéficiant de certaines exonérations, un avantage en espèces est un élément de rémunération de l’employé·e assujetti aux cotisations sociales dès le premier euro.

🤓 Exemple concret : la fourniture d’un logement est un avantage en nature, pour lequel l’employé·e doit payer la taxe d’habitation et l’assurance.

Mais si l’employeur prend en charge ces dernières, il s’agit d’avantages en espèces soumis aux cotisations et contributions dans leur totalité.

Il en va de même s’il prend en charge le loyer avec un bail locatif au nom de l’employé·e.

Pour l’employé·e, l’avantage en nature fait partie de ses revenus et doit donc être déclaré aux impôts, dans la catégorie des traitements et des salaires.

→ Seul le titre-restaurant n’est pas imposable.

Les avantages exonérés de charges sociales et fiscales pour l’entreprise sont :

• sa contribution à l’achat des titres-restaurants, à condition de les financer à hauteur de 50 à 60 %, dans la limite de 5,56 € par jour travaillé pour 2020 ;
• la prise en charge de 50 % des frais de transport pour les salarié·es d’Île-de-France ;
• la contribution aux chèques-vacances, dans la limite d’un SMIC mensuel par salarié par an.

Les cadeaux sont exonérés d’impôts et de charges sociales dans la limite de 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par an.

Si le bien ou le service est fourni gratuitement, il peut être calculé selon un forfait ou selon sa valeur réelle.

Dans le cas où une participation est demandée au salarié, il convient d’évaluer son prix normal (toutes taxes comprises) et d’y soustraire cette participation.

La quasi-totalité des avantages en nature énumérés plus haut peut être évaluée de façon forfaitaire :

• la nourriture,
• le logement,
• les outils NTIC,
• les véhicules.

Quelques exemples et précisions :

• la fourniture d’un repas au salarié (comme une cantine gratuite) est évaluée au forfait ;
• l’entreprise peut utiliser le barème kilométrique administratif pour évaluer la mise à disposition d’un véhicule à titre privé, totalement ou partiellement ;
• la fourniture d’un téléphone mobile, d’un ordinateur ou d’un abonnement internet peut être évaluée à 10 % du prix d’achat public du matériel ou de l’abonnement.

Les avantages en nature qui ne sont pas mentionnés dans la liste ci-dessus, tels que les cadeaux, les chèques-vacances, etc., doivent être évalués selon leur valeur réelle.

Quelques exemples :

• s’il profite aux dirigeant·es de l’entreprise, le logement de fonction est évalué et donc taxé sur sa valeur réelle, c’est-à-dire suivant la valeur locative servant au calcul de la taxe d’habitation ;
• l’estimation au réel fonctionne uniquement sur présentation des factures et preuve de l’utilisation privée (la date faisant foi), sinon c’est le forfait qui s’applique ;
• si c’est le montant réel qui est retenu pour le véhicule de fonction, le coût annuel de l’assurance et de l’entretien est rapporté au mois, et à la distance totale mensuelle effectuée pour un usage privé ;
• pour les dirigeants et mandataires sociaux, l’avantage en nature repas est calculé au réel.

En revanche, depuis le 1er janvier 2020, ces dirigeants peuvent appliquer le forfait :

• les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou SELARL (exercice libéral),
• les présidents de conseil d’administration et directeurs généraux de SA et sociétés anonymes d’exercice libéral, d’institutions de prévoyance ou de protection sociale,
• les présidents et directeurs de sociétés par actions simplifiées (exercice libéral compris).

Les barèmes forfaitaires sont encadrés par l’Urssaf. Les voici par type d’avantages en nature (montants au 1er janvier 2020).

Ce barème forfaitaire comprend les charges relatives à l’eau, le gaz et l’électricité.

Si l’employeur est propriétaire du véhicule de fonction :

Si l’employeur est locataire du véhicule de fonction l’avantage forfaitaire est égal à :

• 30 % du coût global annuel TTC si l’employé·e paie le carburant ;
• 30 % du coût global annuel TTC + les frais réels de carburant si l’employeur paie le carburant utilisé à des fins personnelles ;
• 40 % du coût global annuel TTC + les frais réels de carburant si l’employeur paie le carburant utilisé à des fins personnelles et professionnelles.

Sur le bulletin de salaire de l’employé·e, les avantages en nature apparaissent deux fois (sauf pour les titres restaurants qui sont exonérés de cotisation dans les limites abordées plus haut) :

• ils sont ajoutés au salaire de base pour obtenir le salaire brut ;
• les cotisations salariales sont ensuite calculées sur ce salaire brut, et déduites pour obtenir le salaire net ;
• les avantages en nature sont ensuite déduits du salaire net, ce qui donne le net à payer au salarié.

Pour vous faciliter la gestion des avantages en nature, vous pouvez utiliser un logiciel de paie tel que PayFit.

Via la section « Éléments de rémunération » du profil de votre employé, cliquez sur

« Ajouter » et renseignez l’avantage, sa nature (logement, nourriture, etc.) et le mode de calcul choisi (au forfait ou valeur réelle).

Si vous optez pour le forfait, remplissez le nombre de jours pour les repas, ou le nombre de pièces et le loyer pour le logement, etc. Le calcul se fait automatiquement.

Vous pouvez les modifier, les supprimer ou les reporter d’un mois sur l’autre, et retrouver le résumé des avantages en nature dans la section Synthèse du mois.

☝️La contribution salariale aux avantages en nature ne doit pas faire passer le salaire sous le salaire minimum.

☝️Les avantages en nature entrent dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires avant majoration : valeur avantages en nature/nombre d’heures normales effectuées

= taux horaire à appliquer aux heures supplémentaires.

Dans la déclaration annuelle des salaires (la DADS est désormais remplacée par la DSN), et la déclaration annuelle des honoraires (DAS2), les avantages en nature ont une ligne qui leur est consacrée.

Après l’établissement des paies, le paiement des salaires et des charges sociales, il faut procéder à leur enregistrement en comptabilité.

En ce qui concerne les avantages en nature, il y a deux méthodes pour les enregistrer :

• la méthode du dédoublement de compte : elle consiste à débiter le compte « rémunérations du personnel - avantages en nature » 6417 pour créditer le compte « avantages en nature » 6418. Ils sont ainsi enregistrés pour mémoire au débit et au crédit d’un compte de charge.

• la méthode du compte de produit : pour les entreprises qui ont recours aux avantages en nature de façon significative, elle consiste à assimiler les avantages en nature aux charges de personnel. Le compte 6417 est débité pour créditer le compte de charge concerné, ou le compte 708 pour les avantages en nature en partie supportés par les salarié·es.

☝️ L’administration impose aux entreprises de tenir un état spécial, document annexe à la comptabilité, récapitulant les avantages en nature alloués à chaque salarié au cours de l’exercice, à l’instar des remboursements de frais professionnels et de déplacement.

Le plus simple est encore une fois de vous équiper d’un logiciel de comptabilité.

Les réglementations autour de la paie, et de la comptabilité en général, sont complexes et susceptibles de changer.

Pour que les avantages en nature ne deviennent pas des inconvénients, équipez-vous d’un logiciel SaaS et profitez de leurs nombreux avantages : mise à jour régulière, automatisation des calculs, vous allez gagner en temps et en sérénité !