Cartes de paiement professionnelles : une nouvelle gestion des frais !

La part des achats en ligne ne cesse d’augmenter : désormais, cela concerne près de 20 % des achats globaux. Une tendance forte pour les particuliers, mais aussi pour les entreprises avec la transformation numérique des produits et services. Abonnements à des logiciels SaaS, billets d’avion et de train, chambres d’hôtel, locations de véhicules, etc. : les paiements B2B en ligne se généralisent. 

La montée de ce nouveau mode de paiement, en parallèle des paiements physiques, implique de revoir ses processus financiers, pour fournir à ses équipes des moyens de paiement autonomes, contrôlés et sécurisés. Comment les cartes de paiement ont-elles changé la donne ? C’est ce que nous allons vous expliquer tout au long de cet article.

Vous vous dites peut-être que les cartes de paiement ne sont pas une grande nouveauté. Après tout, votre entreprise dispose bien d’une ou plusieurs carte(s) avec son compte bancaire. Mais, comme d’autres outils financiers, les cartes ont également évolué. 

Les cartes d’entreprise proposées par les banques traditionnelles sont directement rattachées au compte bancaire de l’entreprise. Le plus souvent, pour assurer le meilleur contrôle possible sur les dépenses, elles sont distribuées uniquement à l’équipe de direction.

Quand un salarié doit réaliser un paiement, il doit soit avancer les frais avec sa carte personnelle, soit demander la carte bancaire à son supérieur le temps de réaliser l’achat. Une situation inconfortable dans le premier cas, non sécuritaire et peu efficace dans le deuxième.

Surtout avec le développement du télétravail : il n’est plus possible de se passer la carte de main en main, il faut appeler l’autre personne ou lui demander les numéros sur la messagerie d’entreprise, puis s’assurer de sa disponibilité au moment de l’achat pour qu’elle puisse envoyer le code de sécurité reçu par SMS. 

Pour résoudre ces dysfonctionnements dans les paiements en entreprise, de nouvelles cartes de paiement sont proposées par des start-up de la finance, comme Expensya.

Elles permettent de donner de l’autonomie aux salariés en les équipant de cartes de paiement, tout en garantissant le contrôle sur le budget de l’entreprise.

💡 Autre innovation : ces cartes peuvent être virtuelles, en plus des cartes physiques habituelles.

La carte virtuelle est utilisée de la même manière qu’une carte traditionnelle.

Elle dispose d’une date d’expiration et d’un code CVV à 3 chiffres. Sa seule différence est d’être sous forme dématérialisée. Vous ne l’avez plus dans la poche, mais directement dans votre application de paiement. Pourquoi cela est intéressant ?

D’une part, cela permet d’équiper vos salariés plus rapidement. Les cartes virtuelles sont créées en quelques clics, et elles sont utilisables immédiatement. Une facilité particulièrement adaptée au télétravail.

D’autre part, cela accompagne la montée en puissance des paiements en ligne. Beaucoup de vos salariés ont seulement besoin d’effectuer des transactions sur internet, pas en magasins. Les cartes virtuelles remplissent parfaitement ce rôle.

La carte corporate, ou carte de paiement d’entreprise, débite les dépenses engagées directement sur le compte de l’entreprise. Elles sont souvent attribuées aux dirigeants ou à certains collaborateurs ayant un poste particulier, comme le service des achats ou le service en charge des réservations de voyages.  

Les cartes d’entreprise peuvent être physiques (les cartes que nous avons l’habitude d’avoir entre nos mains) ou virtuelles (dématérialisées) en fonction des usages qui en sont faits :

• si elles sont utilisées pour accompagner la mobilité des collaborateurs, alors une carte physique sera nécessaire ;
• s’il s’agit uniquement de payer des dépenses professionnelles en ligne, alors la carte virtuelle est suffisante et limite le risque de fraude. Celles-ci ont les mêmes caractéristiques qu’une carte bancaire physique (numéro de carte bancaire, date d’expiration et code CVV). 

La carte logée centralise l’ensemble des frais liés aux voyages professionnels (du billet de train ou d’avion à la chambre d’hôtel).

Elle est assez différente des cartes de paiement classiques, car elle a la particularité d’être « logée » chez votre agence de voyages partenaire (ou autre prestataire de services). Cela signifie que votre entreprise dispose d’une seule carte dématérialisée, utilisée par l’ensemble des collaborateurs habilités, liée à un compte de paiement enregistré dans le SI de votre partenaire.  

La carte achat permet de régler les commandes de biens et de services de fonctionnement par des salariés mandatés par l’entreprise auprès de fournisseurs préalablement référencés. 

Il existe donc plusieurs types de cartes de paiement, qui s’adaptent aux différents usages des entreprises. Chacune a ses spécificités et ses limites. Pour faire votre choix, il convient donc de bien se renseigner en amont sur chaque type de carte et comprendre leurs différences.  

Les cartes de paiement, virtuelles ou physiques, connectées à une application de gestion des dépenses professionnelles peuvent être bloquées en un seul clic en cas de perte ou de suspicion de fraude. Cela apporte un niveau de sécurité important par rapport aux cartes bancaires traditionnelles.

Par ailleurs, avec les paramétrages fins des cartes de paiement et l’attribution de budgets, contourner la politique de dépenses mise en place par l’entreprise n’est plus une possibilité. Tous les paiements qui sont effectués sont préapprouvés. De quoi sécuriser l’ensemble des transactions effectuées par vos collaborateurs.

Grâce aux cartes de paiement, virtuelles et physiques, les employés ne sont plus amenés à engager des dépenses de leur propre poche de leurs déplacements professionnels ou pour les achats en ligne. Finis, les notes de frais et leur traitement chronophage.

Un système gagnant-gagnant : vous allégez le stress financier que peut représenter l’avance des frais pour vos collaborateurs, tout en gagnant du temps sur la gestion des dépenses de votre entreprise.

Tout le temps perdu à créer et traiter des notes de frais sur Excel est désormais économisé.

Les dépenses engagées par vos collaborateurs sont immédiatement visibles sur votre plateforme en ligne de gestion de dépenses professionnelles. Ils n’ont qu’à prendre en photo ou télécharger leur justificatif de paiement. Grâce aux intégrations comptables, vous récupérez automatiquement les transactions et les justificatifs dans votre logiciel comptable. 

Cela réduit le temps de traitement ainsi que le risque d’erreurs. 2 jours par mois sont gagnés en comptabilité fournisseur. Cela libère l’agenda de vos salariés et managers pour des tâches plus importantes. 

Grâce à une technologie de pointe en gestion de frais professionnels proposée par des SaaS comme Expensya, vos collaborateurs pourront bénéficier d’une expérience de paiement de bout en bout, de la validation des budgets à l’intégration comptable. Pourquoi opter pour les cartes de paiement ? 

• Sécurité et contrôle sur votre budget : les managers approuvent les cartes de paiement pour les membres de leur équipe et définissent leurs règles d’utilisation. Ces cartes sont connectées à un budget préapprouvé par les managers, aucun euro n’est dépensé sans validation.
   
• Une vision en temps réel de vos budgets et transactions : chaque dépense engagée est immédiatement visible sur votre plateforme en ligne, imputée au budget défini en amont. Finies les mauvaises surprises !
   
• Une productivité accrue : plus d’erreurs possibles, toutes les dépenses engagées par vos collaborateurs sont conformes à la politique de l’entreprise. Vous économisez de l’argent, mais aussi du temps grâce à l’automatisation de vos processus.

• Des moyens de paiement innovants : vos collaborateurs pourront effectuer leurs dépenses en toute autonomie grâce à leur carte de paiement physique ou virtuelle et vous pourrez contrôler votre budget en temps réel. Sécurisez les dépenses de votre entreprise grâce une solution agile et innovante ! 

Les cartes de paiement changent la donne pour la gestion des dépenses professionnelles en entreprise. Elles apportent l’autonomie aux équipes, tout en garantissant contrôle et sécurité aux équipes financières, et un gain de temps pour tous.