Les cartes bancaires d’entreprise : une nouvelle gestion de frais

Par Bechir Ben Farhat
Le 21/06/2021
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Dans notre quotidien et avec la transition vers l’industrie 4.0, nous faisons de plus en plus d’achats en ligne. Cette habitude a donc naturellement pris le dessus dans le monde de l’entreprise. Ces achats professionnels e-commerce sont nombreux et variés (abonnements logiciels SaaS, billets d’avion et de train, chambres d’hôtel, les locations de véhicules, etc.).

De nos jours, les achats en ligne sont plus récurrents : près d’un quart des achats se font désormais en ligne, une montée fulgurante pour le monde du e-commerce.

Une nouvelle tendance s’installe avec l’automatisation des processus et la digitalisation. Comment les cartes bancaires d’entreprise ont-elles changé la donne ? C’est ce que nous allons vous expliquer tout au long de cet article !

Qu’est-ce qu’une carte bancaire d’entreprise ?

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, la carte virtuelle d’entreprise a fait son entrée récemment dans le marché. C’est une carte prépayée à laquelle sera attribué un certain montant. Cette dernière comprend de nombreux avantages tels qu’un niveau de sécurité plus élevé et une meilleure gestion des dépenses en entreprise.

Comment utiliser une carte virtuelle de paiement ?

La carte virtuelle est utilisée de la même manière qu’une carte bancaire traditionnelle. Elle dispose d’une date d’expiration et d’un code CVV à 3 chiffres.

Comme vous l’aurez compris, la particularité de la carte virtuelle est qu’elle est totalement dématérialisée. Cette transition représente une révolution pour la gestion des dépenses des employés en entreprise.

Quels sont les différents types de cartes bancaires d’entreprise ?

Les cartes corporate

Une carte corporate est une carte de paiement fournie aux collaborateurs par leur entreprise. Ces cartes sont plutôt destinées aux grandes structures internationales impliquant des déplacements professionnels fréquents et des devises étrangères.

Les collaborateurs peuvent réaliser leurs dépenses professionnelles en toute autonomie et sans fournir d’avance. La carte corporate et le compte bancaire de l’entreprise sont directement reliés : plus besoin de notes de frais pour rembourser les collaborateurs.

Les cartes business

Les cartes business, cartes entreprise, ou encore cartes affaires sont principalement destinées aux petites et moyennes entreprises.

La carte business facilite l’optimisation et le contrôle des dépenses effectuées dans le cadre d’une mission professionnelle.

Les cartes logées

La carte logée est une solution de paiement centralisé qui permet de régler et de contrôler toutes les dépenses effectuées au cours d’un voyage d’affaires.

Les cartes achats

La carte d’achats ou P-card en anglais (Purchasing Card) simplifie le processus d’achats récurrents dans un cadre professionnel tout en gardant une traçabilité accrue des dépenses engagées. Les employés règlent des factures dues à des fournisseurs présélectionnés par les dirigeants de l’entreprise.

Les cartes virtuelles

Comme mentionné plus haut, une carte virtuelle est une carte prépayée à laquelle sera attribué un montant prédéfini. Cette dernière sera notamment utilisée de la même manière qu’une carte bancaire traditionnelle, elle dispose d’une date d’expiration et d’un code CVV à 3 chiffres. Elle a de nombreux avantages que nous allons évoquer dans la partie suivante de l’article.

Quels sont les avantages des cartes bancaires d’entreprise ?

Ne plus engager des dépenses sur les budgets personnels des employés

Grâce aux cartes virtuelles, les employés ne seront plus amenés à engager des dépenses de leur propre poche pendant les déplacements professionnels.

En effet, avant l’apparition des cartes bancaires d’entreprise, cette pratique était courante. L’utilisation d’une application innovante de gestion de dépenses couplée à une carte bancaire, comme nous le proposons chez Expensya, représente un élément crucial pour automatiser le processus financier.

De plus, le fait d’impliquer les budgets personnels de vos collaborateurs n’est pas pratique pour ces derniers. Vos collaborateurs n’ont pas forcément les fonds nécessaires pour couvrir ces dépenses professionnelles.

De ce fait, les cartes bancaires d’entreprise sont nécessaires pour le bon déroulement des choses. Ces dernières vous permettront de verser des sommes précises à vos collaborateurs pour leur épargner ces désagréments.

Gain de temps et de productivité

Tout le temps perdu à créer des notes de frais sur Excel sera désormais économisé. En effet, le paiement par carte virtuelle permet de sauvegarder toutes les transactions engagées par chaque collaborateur sur le compte bancaire de l’entreprise ainsi que sur l’application en ligne de gestion de dépenses professionnelles.

Cette plateforme numérise les justificatifs de paiement, crée des notes de frais et les transfère automatiquement aux managers et comptables. Ce qui fait gagner aux employés un temps considérable et les aide à libérer leur agenda pour des tâches plus importantes.

Paiements sécurisés

La carte bancaire virtuelle peut être bloquée en un seul clic, augmentant ainsi le niveau de sécurité. C’est pour cette raison précise que les entreprises optent pour cette pratique qui permettra d’une part d’augmenter le niveau de sécurité des collaborateurs d’une entreprise et d’autre part, de pouvoir tracer leurs dépenses professionnelles avec un meilleur suivi. Ceci pourra donc limiter, voire même éliminer complètement toute anomalie ou tentative de fraude.

Avec une solution de gestion de dépenses intégrée, contourner la politique de dépense mise en place par l’entreprise n’est pas une possibilité, notamment grâce à la supervision constante de la direction financière et administrative.

Facilité du paiement à l’international

Les collaborateurs peuvent aussi utiliser leurs cartes bancaires à l’international. Ils pourront ainsi payer en devises sans passer par des bureaux de change. De plus, avec cette nouvelle méthode de paiement, les collaborateurs seront plus sereins car ils n’auront pas à se déplacer avec des sommes importantes en liquide.

Les cartes virtuelles, quant à elles, sont les mieux adaptées aux paiements en ligne, et garantissent un niveau de sécurité élevé. Chaque employé génère un numéro de carte spécifique à lui et à son achat ponctuel. Cela diminue le risque de fraude et de piratage de la carte bancaire de l’entreprise.

Cependant, toute chose comporte ses limites, et la digitalisation des processus en fait partie.

Quelles sont les limites des cartes bancaires d’entreprise ?

Un moyen de paiement qui n’est pas aussi polyvalent

Les cartes bancaires d’entreprise, comme toutes les autres solutions de paiement, présentent certaines limites. Certains marchands ne possèdent pas de dispositif de paiement par carte bancaire (TPE) ou ne l’acceptent qu’au-delà d’une certaine somme.

Cependant, en nouant des partenariats avec plusieurs prestataires de services, des chaînes de restauration, hébergement ou des marques, cela peut être évité.

Justificatifs perdus

Avec cette transition aux cartes virtuelles et aux montants versés au préalable par l’entreprise sur le compte du collaborateur, ce dernier peut négliger les reçus et factures de ses dépenses lors d’un déplacement professionnel.

Cependant, les justificatifs de paiements restent une étape cruciale dans le processus de gestion des notes de frais. Lorsque le paiement par carte bancaire d’entreprise est complété par une application de gestion des notes de frais, ce problème peut être évité. En effet, en utilisant leurs smartphones, les employés peuvent numériser leurs reçus et factures, qui seront sauvegardés sur le cloud, et auront une valeur probante devant les établissements de contrôle.

Comment obtenir des cartes bancaires d’entreprise ?

Il existe des solutions en ligne qui automatisent tout le processus de gestion des dépenses en entreprise, du paiement jusqu’à la comptabilisation des frais. Chez Expensya, par exemple, il suffit de créer un compte pour pouvoir profiter d’une carte bancaire d’entreprise virtuelle complétée par une application native de gestion des frais professionnels.

Les achats en ligne de vos collaborateurs sont contrôlés à partir de votre compte admin, les cartes virtuelles de paiements sont générées en deux clics et peuvent être configurées selon le besoin (plafond de paiement, délai d’expiration, type d’achat, etc.) et les justificatifs de paiement sont numérisés et sauvegardés sur le Cloud.

Une création de compte rapide et une efficacité assurée pour la gestion de vos dépenses grâce aux solutions innovantes proposées.

Cette solution est donc plus pratique, dispose d’un niveau de sécurité plus élevé et simplifie considérablement le quotidien des collaborateurs d’une entreprise.

Grâce à une technologie de pointe en gestion de frais professionnels proposée par des SaaS comme Expensya, les collaborateurs pourront bénéficier de cartes virtuelles pour leurs achats en ligne, mais surtout de ces avantages : facilité d’utilisation, un niveau de sécurité de paiement élevé, des processus plus rapides et la disparition des risques de fraude.

Bechir Ben Farhat a rejoint Expensya en 2020 au poste de Communication and Content Manager. Expensya propose une multitude de fonctionnalités pensées pour une solution end-to-end qui couvre toutes les dépenses impliquant le salarié.

Bechir Ben Farhat

Bechir Ben Farhat, Communication and Content Manager

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