Facture : définition, obligations et modèle à télécharger

Facture : définition, obligations et modèles

La première des bonnes pratiques en facturation est de savoir ce qu'est une facture. Vous devez absolument connaître les obligations et mentions obligatoires à inscrire sur vos factures. Un logiciel de facturation, ainsi que la facturation en ligne vous aident à automatiser un grand nombres de tâches et gagner en productivité.  

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Qu'est-ce qu'une facture ? Définition.

Une facture est un document électronique ou papier ayant une double vocation comptable et commerciale. La facture permet de constater une vente de service(s) et/ou de produit(s) faite par une personne morale (auto entepreneur, entreprise, association) auprès d'une autre structure juridique ou d'un individu. Ce document doit faire apparaitre des mentions spéciales pour être valide comme la date, la désignation du produit, le prix de vente hors taxe et TTC, le prix unitaire, les quantités, etc.

A quoi sert la facturation ?

La facture est un document qui officialise la vente d'un produit ou d'un service. En d'autres termes, facturer a deux fonctions :

  1. La fonction comptable de la facture : les montants hors taxe et TTC sont traduits en écritures comptables qui font foi dans le suivi de l'activité de l'entreprise ou de l'organisation à but non lucratif.
  2. La fonction commerciale : elle permet au vendeur de conclure sa vente avec des documents commerciaux en bonne et due forme. Quant à l'acheteur, il bénéficie d'un document officiel faisant la lumière sur toutes les modalités de son achat.

 

 

Obligations liées à vos factures

Mentions obligatoires sur les factures

Vos factures doivent faire apparaitre un certain nombre de mentions obligatoires qu'elles soient en ligne sur votre espace personnel, sur Excel ou éditées dans un logiciel de facturation.

Que doit comporter ma facture ? Que vous soyez en mirco-entreprise, en société (...), la règlementation française et votre comptabilité imposent les éléments suivants :

  • Numéro unique d'identification à la TVA
  • Numéro unique de facture
  • Date d'émission
  • Date de vente
  • Identité de l'acheteur (avec le numéro d'identification à la TVA si possible)
  • Identité du vendeur ou du prestataire de service
  • Désignation du produit ou de la prestation
  • Prix unitaire
  • Taux de TVA
  • Date d'échéance du paiement

Pour plus d'informations, nous vous invitons à lire notre artilce complémentaire consacré à la facture electronique.
 

Obligations de conservation des factures

Les factures sont à conserver en tant que pièce justificative comptable au même titre que les bons de commande, de livraison ou de réception. Selon l'article L 123-22 du code de commerce, ces documents sont à conserver pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l'exercice. Les documents comptables sous format papier sont à conserver dans un classeur classique alors que les factures en ligne sont à conserver dans un espace de stockage à valeur légale comme LegalBox, iExtranet ou Zeendoc. Ces solutions vous permettent de conserver vos pièces comptables au format PDF ou JPEG (non modifiables). Il existe la possibilité d'archiver ses factures dans un format éditable comme le XML à condition qu'il respecte la norme EDI (échange des données informatisées).

Signature électronique de factures

Inutile aujourd'hui de faire signer physiquement les factures. Cela peut être fait grâce à une signature électronique à condition qu'elle respecte les normes en vigeur. Pour cela orientez-vous vers un logiciel de signature électronique à valeur légale Comme CertSign ou YouSign. Vous disposerez d'un espace client dédié.

Comment relancer un client qui ne paye pas ?

Obtenir d'un client qu'il paie est un art. A ce jeu mieux, il vaut soigner votre relation avec lui dès le départ. Si la situation est floue, veillez à respecter la cadence des relances. Les logiciels de facturation vous permettent de suivre les impayés grâce à une synchronisation avec votre compte bancaire. Cependant les relances automatiques ne sont pas systématiquement présentes.

Comment apréhender la facturation en ligne ou électronique ?

Les logiciels de facturation permettent de gérer sans questionnement les devis et les factures de leur réalisation à l'archivage en passant par le paiement, comme le prélèvement automatique. En tant qu'entrepreneur, artisan ou auto-entrepreneur, vous devez vous concentrer sur votre activité commerciale et non sur les tâches comptables très chronophages. Les logiciels de facturation en ligne vous libèrent beaucoup de temps grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Créer un devis automatiquement à partir de votre gestionnaire de contacts et de votre catalogue.
  • Les devis sont convertis en factures en toute simplicité.
  • Les devis et les factures sont envoyés par email au format PDF. Certains logiciels permettent également de signer les documents électroniquement.
  • Gestion des paiements, gestion des moyens de paiements et optimisation des délais de paiement.
  • Génération des écritures comptables légales ou export comptable.
  • Relances clients, gestion de retards de paiements et des factures impayées. Certains logiciels proposent des services de recouvrement en cas de refus de paiement. Si vous n'arrivez toujours pas à vous faire régler, la procédure de recouvrement est souvent suivie par un avocat ou une agence.

La gestion fluide de la création de facture devis met un terme aux problèmes auquels vous faite face dans une situation ordinaire comme :

  • Non conformaité du document et de l'archivage
  • Perte d'information et de documents
  • Irrégularité dans la numérotation des factures
  • Temps de création des devis et facture trop long
  • Mauvaise image auprès de votre clientèle due aux délais et au format de la facture

Quel logiciel de devis-facture choisir ?

Il existe beaucoup de logiciels de facuration. Quelques critères de base sont à retenir absolument pour ma facture ? Retenons les 2 principaux :

  • Le logiciel doit être en ligne pour vous offrir un accès mobile et pour garantir la sauvegarde régulière de vos pièces comptables
  • Les factures doivent respecter la règlementation locale

L'ergonomie, le prix et la couverture fonctionnelle que vous attendez réduiront considérablement votre choix. N'hésitez pas à comparer les logiciels sur appvizer et à activer une période d'essai gratuite. Les périodes d'essai sont souvent de 30 jours et vous permettent ensuite de souscrire à un abonnement mensuel en toute confiance.

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Télécharger un modèle de facture gratuit

Vous souhaitez disposer d'un exemple de facture ? Si vous souhaitez poursuivre ou activer votre facturation mensuelle sous Excel, téléchargez notre modèle de facture format word gratuit disponible ci-dessous :

 

 

La facture est une pièce comptable mais aussi un outil important de la relation client, même pour la facture auto-entrepreneur ! Veillez donc à soigner ce document ainsi que les procédures associées (formatage, envoi, signature, chiffre,  escompte, paiement et relances). Les logiciels de facturation augmentent et facilitent signicativement vos standards pour des prix souvent très bas. Accédez à plus d'astuces et bonnes pratiques : continuez la lecture sur appvizer !

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