[Tutoriel] Comment centraliser l'information d'une entreprise, de la prospection à la facturation ?

De nos jours, la majorité des entreprises françaises utilisent plusieurs outils dans la gestion quotidienne de leur entreprise :

• Un CRM,
• Un outil de devis & facturation,
• Un logiciel comptable,
• Word & Excel,
• Un outil de gestion de projet,
• Etc.

Il est facile d’imaginer l’usine à gaz qui en ressort : perte de temps à retrouver l’information, double saisie, perte pure de l’information, aspect non collaboratif…

Centraliser toute l’information d’une entreprise sur un outil, simple d’utilisation et accessible depuis n’importe où, permettra une meilleure gestion quotidienne et une automatisation des tâches !

Dans ce tutoriel en gestion, nous allons vous démontrez comment centraliser vos données et ainsi garantir une meilleure croissance et sécurité de votre entreprise !

La multitude d’outils amène souvent son lot de mauvaises surprises :

• La saisie sur de multiples plateformes des différentes informations entraînant une perte de temps non négligeable dans l’opérationnel du quotidien.
• La perte de temps à retrouver les informations réparties sur les différents outils.
• Les erreurs faites qui viendront polluer vos interfaces. Cela apportera un doute sur vos actions et donc une perte de temps lors de la vérification.

Une centralisation de l’information efficace dans votre entreprise optimisera vos ressources internes : financières, humaines, technologiques.

La saisie de l’information doit se faire de la manière la plus simple et fluide possible. Tout centraliser sur un outil avec un processus clair facilitera la prise d’information et surtout son partage (par exemple : transformer son devis en facture sans tout resaisir).

Une structure organisée gagnera du temps sur les tâches chronophages : chercher l’information, la corriger si nécessaire. Le 1^er avantage sera donc une meilleure organisation et donc un focus sur ce qui importe vraiment : moins de process administratifs, plus d’activités commerciales et donc plus de Chiffre d’Affaires, plus de fidélisation !

Lorsqu’un de vos employés est en vacances, en déplacement, au téléphone ou encore en arrêt maladie, il ne pourra pas traiter les prospects/clients. L’avantage le plus important dans la centralisation de l’information réside dans le partage et l’aspect collaboratif de votre outil !

Pour le côté commercial et relation client, nous venons de voir l’importance de la centralisation. Mais il ne faut pas oublier les autres services de votre structure. En effet, le service Facturation ou Comptabilité pourra travailler en ayant l’ensemble des données : qui facturer ? quelle adresse ? sans demander à la partie commerciale : gain de temps, baisse des frictions entre services…

Une mauvaise gestion en interne aura toujours des répercussions importantes sur la gestion externe : celle de vos prospects/clients !

C’est à ce moment que les fiches clients qui centralisent l’information viennent vous apporter une grande valeur ajoutée ! Tous les employés pourront noter les échanges eus (appel, RENDEZ-VOUS, e-mails). L’historique complet en plus d’améliorer la gestion de votre entreprise, apportera une relation commerciale personnalisée. À l’heure d’une concurrence accrue, où les détails comptent, votre professionnalisme sera apprécié et pourra faire toute la différence !

En effet, si ce cas se présente, tous les employés habilités pourront accéder facilement à l’information. Si un de ses clients appelle, sans centralisation et partage de l’information, vous n’avez aucun moyen de savoir de qui il s’agit, ses antécédents, ses besoins. Cela n’est pas professionnel et l’expérience client ressentie ne sera pas bonne.

Acquérir un nouveau client coûte 7 fois plus cher que d’en fidéliser un ! Cet aspect de l’entreprise est donc primordial, surtout pour les petites structures. La fidélisation va se jouer sur des petits détails de la relation commerciale comme nous venons de le voir ci-dessus.

Un cabinet : Bain & Cie a mené une étude et prouvé qu’augmenter la fidélisation de ses meilleurs clients pouvait amener une hausse du Chiffre d’Affaires de 25 % à 55 %.

Il faut donc mettre en place une gestion millimétrée de vos clients :

• Personnalisation des échanges : Mr Robert, Bonjour Julie…
• Personnalisation de sa consommation : produits les plus achetés…

Pour automatiser la personnalisation et augmenter la fidélisation, toutes les informations doivent être concentrées sur une interface, doivent pouvoir être partagées rapidement. La fidélisation se faisant via un lien affectif permettra de réduire le taux d’attrition.

Point important auquel on ne pense pas souvent : la revente de la société ! En effet, le jour où on veut céder son entreprise, avoir un outil bien renseigné, centralisé permet de beaucoup mieux valoriser son portefeuille client que le « j’ai tout dans la tête ». Le logiciel pourra faire office d’un actif non négligeable dans le prix de vente.

Comme nous venons de le voir, l’utilisation d’un logiciel pour la centralisation et le partage de vos données est un élément clé de votre réussite. Que vous soyez seul ou en équipe !

Pour ce tutoriel, nous utiliserons le logiciel CRM + ERP Axonaut. Solution globale qui regroupe toutes fonctionnalités dont a besoin une entreprise, quelle que soit sa taille :

• Un CRM simple relié aux e-mails et à l’agenda,
• L’édition des devis & factures avec signature et paiement en ligne, relance des impayés,
• Gestion de la trésorerie en lien direct avec votre compte bancaire,
• Export personnalisé pour le comptable,
• Gestion des fournisseurs et dépenses, notes de frais avec technologie OCR,
• Et bien d’autres : Marketing, Gestion de Stock, des Projets, des RH.

Pour illustrer les étapes, prenons un exemple concret :

Jean, directeur d’une TPE de 5 employés sur la région toulousaine.

Lorsque Jean a débuté son aventure entrepreneuriale seul il y a 2 ans, il a fait comme tout le monde : il a utilisé Word et Excel pour sa gestion quotidienne. Cependant, il a eu le malheur de connaître de la croissance et donc d’embaucher de nouveaux salariés :)

Sa gestion sur Word et Excel s’est alors montrée désastreuse. Des rendez-vous étaient oubliés, des factures non envoyées, un manque de collaboration et d’échange entre les salariés… Même en utilisant la version online, les données étaient éparpillées, les tâches devenaient chronophages. Jean repoussait sans cesse le fait de facturer ses clients… malheureusement certains se sont retrouvés 5 mois plus tard en cessation de paiements, donc perte nette !

Il perdait de la croissance alors qu’il avait embauché des salariés !

Voyons comment Jean a amélioré sa gestion quotidienne et la centralisation de l’information au sein de son entreprise.

Jean souhaitait en priorité restructurer la partie commerciale de son entreprise. 3 commerciaux se partagent l’ensemble des prospects/clients.

Avant, tout était sur des fichiers Excel par commercial. La relation commerciale était mauvaise : aucune personnalisation de la relation client, des devis restaient en attente durant des mois. Les prospects n’étaient pas relancés…

Grâce à l’outil déployé, les commerciaux disposent d’une interface unique où tout est centralisé. Chaque commercial voit directement, les prospects affectés, les derniers échanges (e-mails, appels, rendez-vous), les prochaines étapes.

Aperçu du répertoire

En un coup d’œil, l’information est centralisée et organisée pour une meilleure productivité.

Cette vision ci-dessus est générique. Les fiches client permettent d’aller dans le détail pour chaque prospect/client et donc d’apporter une meilleure expérience client :

Aperçu d’une fiche client

Dans cette dernière, Jean et ses équipes retrouvent toutes les informations importantes pour gagner du temps et être proactifs :

• Les mentions légales de vos prospects/clients,
• Les contacts,
• Les échanges : que cela soit par mail, appel ou rendez-vous, vous avez tout l’historique,
• Les documents,
• Les Devis, Commandes et Factures.

Tout est centralisé dans la fiche du client. Jean peut être serein quant au partage des données entre ces commerciaux. En cas d’absence ou autre, tous les employés de la structure pourront récupérer facilement l’information !

Tous les matins, en arrivant au travail, Jean et ses commerciaux obtiennent la liste des tâches à effectuer pour la journée en lien direct avec leur agenda : les rendez-vous à faire, les devis à envoyer, les appels à recevoir/émettre…

Nous l’avons vu ci-dessus, certains des clients de Jean étaient en cessation de paiement. Un manque de trésorerie qui nuit à sa croissance. Pour permettre un gain de temps sur le suivi de la facturation, des relances, Jean passe par l’outil de facturation intégré à son outil.

Depuis la fiche de son client, il peut ajouter :

• Un devis,
• Une commande,
• Une facture.

Des documents à son image et professionnels sont édités.

Aperçu du portail client

Pour accélérer son processus commercial et signer plus rapidement les affaires, il propose même la signature électronique sécurisée des Devis.

Lorsque le devis est accepté, tout est centralisé dans la commande, nouvellement et automatiquement créée. Le devis, Les commandes fournisseurs, les Bons de livraison et les Factures.

Aperçu d’une commande

La facture se préremplit avec les informations du Devis. Plus de double saisie ! Comme pour les Devis, Jean propose à ses clients de payer la facture directement en ligne. Soit par CB ou Prélèvement.

Quand on sait que 25 % à 30 % des faillites françaises sont dues aux retards de paiement, c’est un enjeu crucial ! En lien avec le paiement en ligne, le logiciel tout-en-un de Jean permet de recevoir des notifications lorsqu’une facture n’a pas été réglée. Ainsi, il peut prévoir des relances automatiques. Les délais de paiement ont été divisés par 2.

Aperçu des notifications

Des modèles d’e-mails sont préenregistrés. Jean gagne ainsi du temps sur cette tâche chronophage et évite les erreurs de saisie, calculs…

Aperçu d’un nouvel échange

Jean peut connecter sa banque à son outil de gestion en ligne. Ainsi, il peut gérer les encaissements et les décaissements depuis la même interface.

Pour les dépenses, il peut soit créer la créer depuis son logiciel ou faire le rapprochement bancaire :

Aperçu du rapprochement bancaire

Et idem pour les factures clients :

Grâce à toutes ces fonctionnalités, Jean gère toute son entreprise sur un outil en ligne, simple et efficace.

Gérer une entreprise depuis une interface unique qui regroupe toute l’information, c’est possible ! C’est même conseillé pour éviter les erreurs, les oublis. Lorsqu’on dirige une structure, le quotidien peut vite nous dépasser. Détenir une solution où les données sont centralisées va aider la gestion (maîtrise de la Trésorerie), améliorer la relation commerciale (se faire payer plus rapidement), la fidélisation (augmenter le panier moyen, la récurrence des achats). De plus, vos employés seront plus productifs au quotidien !

Le but étant de vous concentrer sur l’essentiel : Votre savoir-faire ! Votre chiffre d’affaires !

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.