Le tableau de bord commercial : un outil de pilotage et de suivi essentiel

Le tableau de bord commercial est un outil d’analyse et de pilotage indispensable en gestion d’entreprise. 
Il relève plus particulièrement de la gestion commerciale, management unifié des processus de vente (devis, facturation, gestion des fournisseurs, suivi clientèle).
Au cœur de l’activité de l’entreprise, cette notion touche ainsi à la fois à la relation client et aux opérations. 
Nous allons définir ce qu’est un tableau de bord commercial et en détailler l’utilisation et les enjeux.

• La gestion d’entreprise
• La gestion commerciale
• Le tableau de bord commercial : définition
• Enjeux du tableau de bord commercial
• Utilisation du tableau de bord commercial
  • Qui peut s’en servir et pourquoi ?
  • Autres objectifs
  • Fréquence
  • Choix des indicateurs clés de performance commerciale
  • Les facteurs clés de succès commerciaux (ou leviers d’action)
  • Élaboration du tableau de bord par étapes
  • Présentation du tableau de bord
• Les solutions logicielles
  • Le tableur Excel
  • Les outils adaptés à un usage mobile et collaboratif
  • Tableau comparatif des 3 solutions présentées
• Un outil évolutif adapté au management agile

La gestion d’entreprise

La gestion d’entreprise (ou management d’entreprise) est, d’après le plan comptable général, la mise en œuvre des ressources de l’entreprise en vue d’atteindre les objectifs préalablement fixés (chiffre d’affaires, parts de marché, etc.), dans le cadre d’une politique déterminée.

Source : Wikipedia

Elle s’appuie en partie sur la comptabilité financière et analytique.

La gestion commerciale

Une bonne gestion d’entreprise nécessite une bonne gestion commerciale, qui joue un rôle prépondérant dans le fonctionnement et le développement de la structure. 
Ainsi, la maîtrise des données de votre facturation, de vos créances clients et du suivi de vos fournisseurs est essentielle pour assurer la continuité d’exploitation de votre société.

La gestion commerciale offre une vision globale de l’activité de l’entreprise et fait référence aux tâches liées à son activité commerciale : 

• l’administration des stocks, 
• l’organisation des conditionnements des produits, 
• le suivi des commandes clients et des règlements (devis et facturation), 
• la gestion de portefeuilles d’articles, etc.

Le tableau de bord commercial : définition

Appelé commercial dashboard en anglais, c’est un élément de gestion et d’aide à la décision en temps réel qui s’appuie sur une évaluation chiffrée des activités de l’entreprise.
 
Outil de pilotage et d’amélioration de la performance commerciale, il représente un levier d’identification des forces et des faiblesses de l’entreprise servant au manager commercial et à ses équipes, comme à la direction.

Enjeux du tableau de bord commercial

À ne pas confondre avec le reporting commercial, qui est un outil de contrôle à un instant T uniquement destiné aux décideurs, le tableau de bord commercial est un document de suivi de l’évolution de l’activité commerciale au regard des objectifs fixés, sur une période définie.

Différences entre tableau de bord commercial et reporting commercial

Critères	Tableau de bord	Reporting
Destinataires	Le service commercial La direction	La direction
Indicateurs	Indicateurs de performance Indicateurs de leviers	Indicateurs de résultats
Objectifs	Pilotage de la performance Management du service commercial	Évaluation de la performance de l’activité commerciale

Le tableau de bord permet d’analyser, visualiser et prendre les décisions qui impactent positivement votre structure, en présentant de manière synthétique les activités commerciales et leurs résultats, grâce à des indicateurs clés de performance (KPI, Key Performance Indicators).

En 2016, seuls 34,55 % des commerciaux avaient une culture analytique.

Source : sondage en ligne ActionCo 

Le pilotage de l’activité commerciale se concentre en général sur deux dimensions : 

• les ventes globales,
• les performances des commerciaux. 

Dans les deux cas, les experts s’accordent à préconiser des indicateurs commerciaux (repères analytiques) :

• limités en nombre, pour être facilement compréhensibles par tous,
• évolutifs, pour s’adapter aux priorités et aux besoins de l’entreprise,
• suivis par toute la chaîne managériale, pour une prise en compte avec de réelles répercussions.

Utilisation du tableau de bord commercial

Qui peut s’en servir et pourquoi ?

• les responsables des ventes (directeurs, inspecteurs des ventes, directeurs point de vente) pour suivre l’activité commerciale en temps réel par produit, service, point de vente, collaborateur ou zone géographique,
• les commerciaux, pour se situer dans la réalisation de leurs objectifs.

Autres objectifs

• évaluer la réalisation d’objectifs,
• analyser la situation en temps réel pour en dégager un diagnostic et un plan d’actions, 
• rendre compte des objectifs visés, des écarts et de la performance,
• donner une ligne directrice à l’équipe commerciale,
• recevoir des alertes pour réagir rapidement,
• se projeter dans l’avenir, effectuer des prévisions de ventes, d’embauche, etc.,
• adapter les objectifs et la stratégie,
• limiter les reportings et les réunions,
• mieux connaître les clients,
• communiquer et informer au sein du service, voire à la direction.

Fréquence

Les périodes observées peuvent évoluer selon les entreprises (hebdomadaires, mensuelles, etc.).
Plus la fréquence est grande, plus vous bénéficiez d’une visibilité et d’une réactivité optimales. Mais plus cela nécessite un investissement en temps. Tout dépend de la stabilité de votre secteur et de votre activité.

[Liste] Choix des indicateurs clés de performance commerciale

Le tableau de bord peut évoluer suivant les indicateurs pertinents à l’instant T, en fonction des nouveaux leviers de performance identifiés, mais il doit présenter une certaine continuité pour être exploitable et permettre des comparaisons.

Il est aussi important de sélectionner des indicateurs de performance cohérents vis-à-vis des objectifs commerciaux.

Ils doivent en effet : 

• répondre aux besoins de l’entreprise, aux questions de la hiérarchie et des équipes, 
• répondre à la situation et aux attentes du moment,
• mesurer le degré d’atteinte d’un facteur clé de succès,
• être clairs et simples à comprendre et à analyser,
• être non manipulables et obtenus rapidement.

Il ne faut pas s’arrêter aux seuls indicateurs de coûts et de productivité pour évaluer la performance du service commercial. Parmi les KPI commerciaux possibles :

• le chiffre d’affaires (CA) réalisé (par rapport au chiffre d’affaires prévu),
• la commande moyenne réalisée,
• la marge dégagée,
• le chiffre d’affaires par vendeur,
• le nombre de commandes annulées sur le nombre de commandes totales,
• le nombre de nouveaux clients,
• le pourcentage d’impayés par rapport au CA total,
• la répartition du CA par rapport aux familles de produits ou de services,
• le nombre de réclamations clients,
• le nombre de contacts entrants,
• le nombre de contacts par type de prise de contact (appel téléphonique, e-mail, prospection directe…),
• le taux de transformation par type de prise de contact,
• le taux de transformation moyen par commercial,
• le nombre de dossiers en cours par commercial,
• le taux de réalisation de l’objectif commercial,
• le taux de recommandation,
• le taux de fidélisation, etc.

© Cirrus Shield

Les facteurs clés de succès commerciaux (ou leviers d’action)

Les KPI sont définis en fonction de votre stratégie et de vos leviers d’action, appelés facteurs clés de succès :

• les résultats (augmentation du CA, de la marge, pourcentage de parts de marché et de clients satisfaits, etc.) ;
• les objectifs commerciaux (pourcentage de renouvellement dans le CA du commercial, pourcentage de prospects contactés, etc.) ;
• les activités de vente (activités journalières et hebdomadaires organisées dans un pipeline [processus de traitement et de transformation des leads ou contacts commerciaux, dans un contexte B2B]).

Parmi ces activités :

• la recherche de contacts (sur Linkedin par exemple),
• les tentatives d’appel de prospects (appels à froid, envoi de mails),
• les messages vocaux à laisser,
• les conversations téléphoniques avec des prospects,
• l’identification des besoins des nouveaux clients potentiels,
• la présentation d’offres d’affaires, etc.

Exemple de tableau de bord de prospection © Sellsy

Élaboration du tableau de bord par étapes

Étape n° 1

Identification des facteurs clés de succès et des objectifs à atteindre.
Quels sont les axes de progrès de la force de vente selon la stratégie commerciale en vigueur ?

Étape n° 2

Choix des indicateurs de performance permettant d’évaluer ces axes.
Soyez sélectif, s’il y a trop de données, le résultat ne sera pas meilleur, il sera brouillon.

Étape n° 3 

Détermination des responsables pour la collecte, le renseignement des données par service (s’il y en a plusieurs) et le suivi.
La collecte est souvent fastidieuse et susceptible de comporter des erreurs. Son automatisation avec des outils appropriés peut être salvatrice. 

Étape n° 4

Choix de l’outil :

• création d’un projet de tableau de bord,
• test sur une période d’essai,
• ajustement des indicateurs,
• lancement de la version définitive,
• attribution aux personnes concernées.

Présentation du tableau de bord

Le mode de présentation d’un tableau de bord commercial dépend des destinataires et de leurs objectifs.
Il se présente sous forme de tableaux et de graphiques pour montrer les informations essentielles en un seul coup d’œil.
Il doit se limiter à un maximum de 10 KPI commerciaux pour être lisible, aéré et donc exploitable.
Des repères dans le temps, appelés points de passage, sont définis pour permettre une mesure des écarts à ces endroits.

Un tableau de bord commercial est élaboré soit :

• à l’aide d’un tableur Excel, 
• dans un logiciel dédié à la gestion commerciale, 
• dans un système d’information plus global.

Ces deux dernières solutions permettent une automatisation de la collecte et du traitement des données.

Exemple de présentation d’un tableau de bord axé factures, dépenses et CA © Quickbooks

Les solutions logicielles

Le tableur Excel

Excel est souvent utilisé pour la réalisation de tableaux et de graphiques. Il peut en effet s’avérer très utile lorsque le logiciel est maîtrisé dans ses fonctionnalités les plus complexes, mais il est chronophage. 
Les outils d’analyse doivent être intégrés dans vos solutions de gestion informatiques pour permettre un gain de temps et une visibilité en temps réel. Excel ne représente donc pas, malgré sa gratuité, la solution économique la plus efficace.

Voici un tuto assez révélateur de l’investissement en temps qu’Excel demande :

Les outils adaptés à un usage mobile et collaboratif

Les logiciels en mode SaaS (ou dans le cloud) sont les plus performants pour une utilisation intuitive, sécurisée, itinérante et à jour des nouvelles technologies.
En voici quelques exemples. N’hésitez pas à cliquer sur leurs liens respectifs pour un aperçu plus complet de leurs fonctionnalités et tarifs.

Idylis, la gestion d’entreprise tout-en-un

Cet outil ultra complet made in France vous soutient sur tous les plans : ventes, achats, affaires, CRM, comptabilité, paie, représentant une bonne alternative à un ERP plus lourd.
Il est facile d’utilisation, personnalisable à vos couleurs et sécurisé (hébergement des données en France et espace de stockage bénéficiant de la technologie IBM cloud).

Exemple de tableau de bord commercial sur Idylis

Idylis a de nombreuses fonctionnalités, il permet notamment de :

• migrer facilement vos données,
• réaliser des devis et facturer,
• gérer les règlements clients,
• gérer les stocks (entrées et sorties) et les achats,
• améliorer la relation prospects et clients,
• suivre les activités commerciales,
• suivre les opérations marketing,
• conserver l’historique de vos échanges,
• gérer la comptabilité (TVA, immobilisations),
• partager les données avec votre expert-comptable,
• réaliser votre liasse fiscale,
• gérer vos collaborateurs (congés, feuilles de temps, planification, contrats, paies),
• suivre en temps réel les performances de l’entreprise grâce aux statistiques et tableaux de bord, 
• automatiser votre gestion.

Essai et démonstration gratuite.

Sage 100 c Gestion commerciale, la solution des PME et ETI

Sage 100 c Gestion commerciale est une solution de gestion commerciale alliant gestion des achats, des ventes, des stocks, facturation et pilotage global de l’activité commerciale, pour un suivi et une traçabilité en temps réel.

Exemple de tableau de bord commercial sur Sage 100c Gestion commerciale

Parmi ses fonctionnalités :

• envoi, réception et saisie automatique de factures électroniques,
• import du catalogue et des prix fournisseurs,
• gestion des stocks en flux tendus,
• gestion de la chaîne de facturation, du devis initial au paiement final,
• suivi client (historiques, comptes, rappels),
• rapports commerciaux,
• tableau de bord en temps réel (chiffre d’affaires, analyse de la marge, prospective), 
• transformer vos devis, bons de commandes, bons de livraison en factures,
• gestion des remises clients,
• rationalisation des coûts,
• suivi de la progression des commandes et des retards,
• détection des erreurs de stocks,
• suivi des paiements et règlements,
• automatisation du commissionnement des commerciaux.

Essai gratuit pendant 30 jours.

TRADE.EASY, la gestion commerciale adaptée au transport de marchandises

TRADE.EASY est un outil de pilotage pour la gestion commerciale, la prospection, la gestion des achats et des fournisseurs, spécialisé dans l’import-export de marchandises.

Exemple de tableau de bord commercial sur TRADE.EASY

Il propose entre autres :

• la gestion et le suivi de la logistique,
• le suivi de la trésorerie,
• la gestion intégrée des commandes,
• l’édition d’un tableau de bord personnalisé et de rapports d’activité commerciale,
• le suivi des commandes,
• l’envoi par mail des rapports d’avancement des commandes et de livraison aux clients,
• le calcul en temps réel de la trésorerie réelle et prévisionnelle,
• une messagerie intégrée avec historiques des conversations,
• un outil GED pour archiver les documents commerciaux,
• la synchronisation bancaire,
• la gestion des documents réglementaires et douaniers,
• le tracking des produits et des références,
• la gestion des leads et des opportunités,
• la gestion de portefeuilles clients.

Démonstration sur demande.

Voir ce logiciel

Tableau comparatif des 3 solutions présentées

Logiciel	Cible	Avantage principal
Idylis	TPE et PME Sociétés de négoce (hors détail) et de service	Complet et personnalisable
Sage 100c Gestion commerciale	PME et ETI	Puissant et fiable
TRADE.EASY	TPE et PME Import-export, négoce, courtage et trading	Pilotage multilingue et multidevise

Un outil évolutif adapté au management agile

Le tableau de bord commercial est incontournable pour piloter et suivre vos activités commerciales.

Intégré dans une solution de gestion globale d’entreprise incluant des modules de comptabilité et un CRM, il donne accès à une visualisation et une analyse très fine des actions correctives à envisager dans votre stratégie, des axes d’amélioration, et de vos réussites bien sûr !