Tout sur le tableau de bord pour piloter efficacement votre entreprise !

Aujourd’hui, nous vous proposons de lâcher l’accélérateur cinq minutes et de regarder le tableau de bord d’entreprise, pour mieux redémarrer après.

En tant que chef·fe d’entreprise ou chef·fe de service, vous devez déjouer les aléas du court terme et mettre en œuvre une vision plus large.

C’est ce que fait tout entrepreneur qui se lance. Et c’est ce que tous les responsables devraient continuer à faire, régulièrement.

Car c’est cette vision long terme qui porte votre activité, vous aide à fixer des objectifs, et vous permet d’apprécier vos réussites aussi bien que vos points d’amélioration.

Mais qu’est-ce qu’un bon tableau de bord ? Quels indicateurs choisir pour obtenir une analyse claire et fiable de votre activité ?

Vous avez votre vision des objectifs à atteindre, mais comment la traduire dans le contexte présent ? Et comment la garder clairement à l’esprit jour après jour ?

Un tableau de bord, ou dashboard, est un outil de gestion servant :

• au pilotage de l’activité de l’entreprise,
• à la visualisation des résultats,
• à l’aide à la prise de décision pour mener des actions correctives.

En effet, au même titre qu’un pilote de ligne, vous avez besoin d’un certain nombre de données pour prendre vos décisions : vitesse de déplacement, altitude, niveau de carburant… Toutes ces informations, qu’on appelle des indicateurs, vous sont transmises au moyen de cadrans visuels, formant le tableau de bord.

Exemple d’un tableau de bord 👉

Il existe trois types principaux de tableaux de bord, se différenciant selon leur finalité :

• Le tableau de bord de contrôle de gestion : il sert à la supervision budgétaire, à comparer les prévisions avec la réalité, afin d’orienter les prises de décision.
  
  
• Le tableau de bord stratégique, ou prospectif : il accompagne le pilotage de la stratégie globale, sur le long terme, et guide les différents projets dans le but d’atteindre les objectifs de l’entreprise.
  
  
• Le tableau de bord opérationnel : à l’image d’un tableau de bord projet, il permet aux responsables opérationnels de déployer le plan d’action qui découle de la stratégie générale.

Par ailleurs, vous pouvez créer un tableau de bord par département, suivant des indicateurs très précis, par exemple :

• le tableau de bord marketing,
• le tableau de bord commercial,
• le tableau de bord RH.

Enfin, pour les plus petites structures, il est possible de réaliser un tableau de bord global récapitulant les informations essentielles.

💡 À savoir : l’élaboration d’un tableau de bord, sa mise à jour en temps réel et la lecture des analyses sont grandement facilitées par l’utilisation de logiciels de data visualisation. Découvrez dans notre Livre Blanc pourquoi vous devriez (enfin !) franchir le pas :

Les indicateurs (ou KPIs) à suivre dépendent de votre secteur d’activité (prestation de service, commerce, fabrication, etc.), de vos objectifs et de la finalité du tableau de bord (pilotage global, ou orienté RH, ventes, finances, etc.).

Voici quelques exemples d’indicateurs :

• le chiffre d’affaires,
• le panier moyen sur votre site e-commerce,
• les encours (fournisseurs et clients),
• les dépenses RH (comme les notes de frais),
• le montant des devis en attente,
• les litiges en cours de traitement en SAV,
• le nombre de visiteurs uniques sur votre site internet, etc.

Ils peuvent être classifiés selon plusieurs critères :

• les indicateurs de performance, qui calculent et comparent des données chiffrées ;
• les indicateurs de pilotage, qui déterminent l’état d’avancement, la progression des actions (en cours, réalisé, retard, etc.).

Dans tous les cas, ils doivent être clairs, non manipulables, prédictifs et pouvoir évoluer avec votre stratégie.

💡 Nos conseils pour choisir vos indicateurs :

• Posez-vous les bonnes questions : quels sont vos objectifs (par exemple l’augmentation de la satisfaction client) et quels indicateurs peuvent vous aider à analyser vos performances en la matière (nombre de réclamations, taux de réachat, évolution du score NPS, etc.) ?
  
  
• Pour une vision globale, combinez les indicateurs financiers (chiffre d’affaires, trésorerie, dépenses), aux indicateurs commerciaux (nombre de clients, taux de transformation) ainsi qu’aux indicateurs de satisfaction client.
  
  
• Limitez le nombre de KPIs (Key Performance indicators) à 10 maximum, pour une analyse et un suivi facilités, grâce à une présentation du tableau de bord aérée et exploitable.
  
  
• Déterminez une période à observer, et comparez-la avec une période similaire (N-1 par exemple) si votre activité est soumise à une saisonnalité, afin d’obtenir des résultats représentatifs.

💡 Faites appel à un outil pour les trier et analyser :

Zoho Analytics est un logiciel de veille stratégique et d’analyse des données capable de collecter, fusionner et analyser des informations, quelle que soit leur origine. Vous recevez des rapports personnalisés sur des analyses détaillées, optimisées par l’IA. Préparez vos données en amont de l’analyse : le module de préparation et gestion vous permettra de nettoyer, transformer, enrichir et cataloguer toutes vos données !

Un tableau de bord se construit conformément à un besoin précis.

Il convient alors, dans un premier temps, de vous rapprocher des principaux collaborateurs à qui il est destiné, afin de déterminer quelles données répondent à leurs problématiques métier (RH, marketing, opérations, etc.).

☝️ Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un outil qui doit aller droit au but. Il ne faut pas noyer les utilisateurs finaux sous une masse d’informations qui ne leur sera pas nécessaire.

De ce recensement des besoins découlera la définition des objectifs prioritaires que chaque tableau de bord aidera à atteindre. Listez également les différents jalons, les étapes éventuelles qui mèneront à la réalisation de ces objectifs.

💡 À savoir : un bon objectif est un objectif SMART, c’est-à-dire :

• Spécifique,
• Mesurable,
• Atteignable,
• Réaliste,
• Temporellement défini.

Nous avons déjà évoqué précédemment la question des indicateurs. Dans tous les cas, veillez toujours à sélectionner vos KPIs en accord avec :

• les différents objectifs préalablement définis,
• la stratégie de l’organisation,
• le contexte dans lequel vous évoluez.

Après avoir désigné les collaborateurs en charge de remplir le tableau de bord, il est temps de passer aux choses sérieuses.

Chaque responsable est tenu de recueillir la donnée pertinente au regard des indicateurs choisis, puis de la mettre en lumière dans un dashboard qui se veut à la fois :

• structuré,
• visuel (graphiques, cadrans, etc.),
• synthétique.

Pour ce faire, il est possible d’opérer via un tableur. Toutefois, concevoir un tableau de bord sur Excel présente vite des limites :

• remplissage du tableau chronophage (les data ne sont pas mises à jour en temps réel),
• risque d’erreurs,
• manque de transversalité de l’outil,
• collaboration difficile.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises ont recours à des logiciels spécialisés, les fameuses solutions de data visualisation.

💡 À savoir : l’introduction des tableaux de bord en entreprise s’accompagne toujours d’un travail de communication autour du processus de remplissage, de suivi et de partage. Pour favoriser l’adoption du dashboard par les différentes parties prenantes de l’organisation, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un outil co-construit avec les collaborateurs dotés d'une vraie expérience du terrain.

Un tableau de bord n’est pas figé dans le temps. Au fur et à mesure de l’évolution de l’entreprise, de ses perspectives, il convient d’auditer l’efficacité de votre dashboard.

De cette manière, vous garantissez en continu :

• sa pertinence par rapport aux objectifs du moment (choix des bons KPIs, de la donnée à restituer, etc.),
• sa bonne exploitation par les utilisateurs concernés.

Pourquoi adopter un logiciel ? Les avantages sont nombreux :

• la collecte et le traitement automatiques de vos données,
• la personnalisation des rapports en fonction de vos critères,
• le paramétrage d’alertes en cas de dépassement ou d’atteinte de seuils critiques,
• la possibilité d’avoir une analyse croisée, en rapprochant vos données provenant de Google Analytics par exemple, avec celles de votre outil de gestion CRM,
• la création de tableaux de bord très visuels par simple glisser-déposer,
• le travail collaboratif grâce aux accès partagés permettant aux différents acteurs d’unifier et d’échanger leurs données autour des objectifs fixés.

Pour élaborer un tableau de bord efficace et personnalisé, vous pouvez :

• opter pour un logiciel analytique plus poussé, reposant sur la Business Intelligence, qui collecte vos informations clés en se connectant à vos outils ;
• vous reposer sur un logiciel de gestion, qu’il soit ERP, CRM ou RH, intégrant cette fonctionnalité.

🛠️ Notre sélection :

Les outils de business intelligence :

• Flutilliant : cet outil de reporting est utilisé par les moyennes et grandes structures dans une perspective d’exploitation de la smart data. Il permet notamment la collecte en temps réel des données clés, en se connectant à tous leurs outils de gestion. Il calcule ensuite tous les KPIs grâce à son intelligence artificielle, et génère automatiquement des tableaux de bord facilitant les prises de décisions stratégiques. Sa force : il permet d’objectiver vos éléments subjectifs.
  
  
• MyReport : cette solution de business intelligence, à destination des PME et des ETI, s’adresse plus spécifiquement à la Direction, aux DAF, aux DRH ainsi qu’à la DSI. Afin d’exploiter au mieux vos données, elle repose sur trois piliers :
  • le Data Management, permettant de collecter vos données depuis tous vos outils (logiciel de comptabilité, ERP, CRM, etc.), puis de les centraliser et les unifier ;
  • la Data Analyse, destinée à construire vos KPIs ainsi que vos tableaux de bord ;
  • la Data Visualisation, servant à restituer et partager vos informations à l’aide de dashboards graphiques.

Les autres types de logiciels :

• Axonaut : l’outil ERP combine CRM et facturation pour une gestion d’entreprise complète et adaptée aux petites structures. Il propose un tableau de bord personnalisable et un large choix d’indicateurs (projets en cours, rendez-vous, impayés, notes de frais, congés, etc.), pour les aider à contrôler, diriger et organiser leur activité quotidienne.
  
  
• iovision : il s’agit d’un ERP qui réunit un ensemble de modules, recouvrant les tâches des différents services : facturation, gestion de projets, gestion des ressources humaines, CRM… L’analyse BI (business intelligence) se base sur ces informations. Si bien qu’à travers les différentes strates de l’organisation, ce sont les mêmes données qui circulent.

Le pilotage d’une entreprise est une mission complexe. Trop souvent pris de court, les dirigeants omettent de surveiller les indicateurs de performance de leur activité.

Que ce soit en vue de préparer une réunion, ou de faire un point à intervalles réguliers, la datavisualisation permise par le tableau de bord est un outil de gestion et d’aide à la décision très efficace.

Adapté à votre entreprise, votre pilotage ne se fait plus à vue : il se plie à votre vision stratégique.