Informatique décisionnelle : vos données vous donnent des ailes !

L'informatique décisionnelle plus connue sous le nom de Business Intelligence (BI) est née dans les mains de décideurs de grandes entreprises entre 1990 et 2000. Le terme est utilisé pour désigner l'ensemble des concepts, méthodes et outils qui permettent d'améliorer la prise de décision sur la base faits réels. Ces faits réels sont plus concrètement des données disponibles dans le système d'information de l'entreprise grâce à tous les échanges numériques.

Depuis 2010 environs, l'informatique décisionnelle se répand partout. A tel point que beaucoup de personnes, même dans de petites entreprises, en bénéficient sans le savoir. Nous allons vous expliquer comment en tirer parti dans votre entreprise pour accélérer votre développement et vous donner notre avis sur la Business Intelligence pour prendre les meilleures décisions.

SOMMAIRE

Dans les années 90 seules les grandes entreprises disposaient de deux facteurs fondamentaux qui tractaient l'informatique décisionnelle :

• Le volume de données disponible : dans les entreprises de plus de 500 personnes, vous disposez systématiqement de logiciels métiers comme l'ERP, le CRM, les logiciels RH (paie, SIRH) ainsi que les logiciels transversaux comme les ERP. Les données qui transitent dans ces systèmes d'information peuvent être analysées pour diagnostiquer, identifier, prévoir, se projeter et décider.
• Le besoin d'information : diriger un grand groupe vous coupe des opérations et de la réalité du terrain. Cette compréhension de la situation interne (RH, finance et comptabilité) comme externe (ventes) est pourtant indispensable pour prendre des décisions. Seule l'analyse des données permet cela.

Depuis les années 2010 deux choses ont changé :

• La première se situe au niveau des usages des managers et des entrepreneurs. Ceux-ci utilisent de plus en plus de logiciels en ligne plus ergonomiques et connectés entre eux qui permettent d'exploiter plus facilement les données collectées. Pour ne citer que deux exemples, les logiciels de facturation vous permettent d'optimiser votre trésorerie et de réduire vos délais de paiement ; Les logiciels d'email marketing analysent le comportement de vos abonnés pour vous aider à construire des messages plus pertinents.
• Le second paramètre se nomme Big Data. Comme on peut le voir sur le graphique de Google Trends, l'intérêt pour ce sujet a explosé tout comme le volume de données créées et disponibles sur Internet. L'exploitation de ces données offre des applications pour tous : entrepreneurs, managers, responsables marketing, commerciaux, etc. :

L'informatique décisionnelle (BI) est basée sur des données présentes dans le sytème d'information de l'entreprise et en externe (Internet, bases de données externes).
Ces données sont ensuites stockées dans un data warehouse pour êtres analysées. Ces entrepôts de données peuvent historiser de très gros volumes de données structurées ou non. 
Les données sont stockées dans des bases de données relationnelles, des fichers plats ou des cubes OLAP qui permettent d'intégrer plusieurs dimensions aux données.

L'outil de business intelligence vient ensuite se connecter à ces sources données, s'il ne les intégrent pas déjà. La tendance forte dans le domaine de la BI est d'accéder à des sources de données via Internet grâce aux API. Le logiciel de BI vient lire les données dont il a besoin et les restitue sous forme d'information (rapports et tableaux de bord). 

Les projets de BI sont généralement conduits par des statisticiens ou des Data Scientists quand il s'agit d'analyser et de comprendre de très grands volumes de données non structurées. A ce niveau on parle de Data Mining ou forage de données. Cependant, les nouveaux outils d'analyse de données comme Vizzboard ou Bime ont rendu la création de tableaux de bord extrêment simple. Un manager peut ainsi construire lui-même son reporting sans nécessairement recourir à un spécialiste.

On dénombre aujourd'hui un certain nombre de logiciels qui ne se contentent plus de gérer les données que l'utilisateur créé au travers de son activité quotidienne. En effet, de nombreux CRM et logiciels marketing crawlent (comprendre "parcourent") le Web pour enrichir vos bases de données d'informations publiques. Cette orientation change la donne car elle démultiplie la puissance de l'informatique décisionnelle. Elle permet de prendre des décisions avec des données plus nombreuses et plus précises.

La trésorerie est un indicateur fondamental de la santé de l'entreprise. Cependant beaucoup d'entrepreneurs ne peuvent pas la gérer au mieux du fait du temps alloué à leur activité. Les logiciels de gestion commerciale, facturation ou comptabilité vous alertent en cas de trésorerie trop haute ou trop basse. Ces logiciels sont souvent connectés à votre banque pour synchroniser les comptes bancaires avec le logiciels. Il permettent enfin de surveiller les délais de paiement pour relancer les clients qui occasionnent des retards. Cela améliore significativement la trésorerie.

Les logiciels de gestion commerciales permettent de réduire les coûts à leur strict minimum en mutualisant les informations de l'entreprise : suivi des fournisseurs et des contrats, optimisation des stocks, gestion des prix de vente, valorisation des stocks, etc. Toutes ces données permettent de visualiser la santé de l'entreprise pour éliminer les dérives, facturer au prix juste, payer au moins cher, réduire son espace de stockage, etc.

L'informatique décisionnelle bénéficie de plus en plus aux marketeurs car la collecte et l'analyse de données n'a jamais été aussi abondante et simple. Les logiciels d'email marketing, par exemple, permettent de tagger (comprendre "marquer") les inscrits, les localiser et les segmenter automatiquement. Cette segmentation permet de cibler ses campagnes (messages plus pertinents) pour augmenter ses taux de conversions.

L'informatique assiste également les marketeurs dans leur positionnement prix et leur orientation stratégique en matière de mix marketing en général. Désormais, la veille concurrentielle et l'étude de marché en temps réel est rendue possible grâce à des outils tels que PriceComparator.

On note par ailleurs l'abondance de solutions qui permettent de recouper des informations pour enrichir les données dont vous disposez déjà : avec un email vous pouvez obtenir un poste, un nom d'entreprise, le sexe, etc.

D'un système d'information composé d'un CRM, d'un ERP et de données RH, il est relativement simple de construire des reporting financiers. La force des outils de BI actuels est qu'ils lisent l'information en temps réel : l'analyste ne passe plus par des extractions et des modélisations, il construit immédiatement son tableau de bor qui se met à jour à chaque chargement.

La plupart des CRM permettent de constater les ventes réalisées ainsi que le pipe commercial, mais peu offrent une prévision réaliste des ventes qui tient compte du contexte et de l'historique commercial de l'entreprise. Certaines solutions de BI permettent cependant de réaliser cet objectif en se basant sur les données anciennes et les saisonalités. Exemple :
 

Capture d'écran Bime Analytics

Il est relativement simple de mettre en place les bonnes fondations pour faciliter l'aide à la décision et améliorer sa gestion d'entreprise.
Premièrement, vous devez choisir des logiciels en lignes et ouverts pour capitaliser vos propres données : CRM, logiciel de facturation, logiciel RH, logiciel d'email marketing, etc.
Dans un second temps vous devez lister les sources de données externes auxquelles vous pouvez accéder comme Google Analytics (traffic de votre site) Facebook, Twitter, Linkedin ou des bases de données externes (Sparklane, data.gouv.fr, etc.).

Enfin, un analyste (dans le cas d'un projet BI global) ou une personne issue d'un métier (responsable RH, responsable marketing) doit dresser ses KPI et mettre en face les données nécessaires pour construire des tableaux de bord pertinents.
Un logiciel de visualisation de données comme Vizzboard ou Bime viendra en bout de chaîne pour consolider l'ensemble des données et leur donner du sens.

Le sens que vous pourrez donner à vos données est la clé d'un bon pilotage d'entreprise. Vous constaterez, en utilisant des outils modernes, que la présence d'un informaticien ou d'un mathématicien n'est absolument pas nécessaire pour mettre en place son informatique décisionnelle.