Rédiger un compte rendu commercial en 7 étapes, c'est facile ! [+ modèle à télécharger]

Le compte rendu commercial est un document essentiel pour un bon suivi et une mise en application efficace des processus et de la stratégie d’une entreprise. Il permet de conserver une traçabilité des informations échangées lors d’une visite ou d'une réunion commerciale ainsi que des décisions prises. Il expose les tâches de chacun en sus des sujets abordés.

Pour rendre ce document complet et utile, il est nécessaire de suivre quelques étapes que l’on vous livre dans cet article. Vous trouverez également un modèle à télécharger pour vous aider à créer votre propre compte rendu commercial.

Voici un exemple de compte rendu commercial que vous pouvez télécharger gratuitement ! 

Pour produire un compte rendu commercial qui servira de base aux futures activités de chacun, voici les étapes à suivre.

Dans un premier temps, il est pertinent de noter succinctement les informations principales de la réunion en question :

• date et heure de la réunion,
• lieu de la séance,
• nom des participants présents et absents,
• éventuellement fonction des participants,
• objet de la réunion.

Vous pouvez ajouter toute information qui vous semble utile dans cet en-tête qui reprend les éléments brefs et essentiels à connaître pour la suite. Le compte rendu commercial ayant vocation à être consulté et utilisé, il est pertinent d’indiquer les informations qui permettront aux collaborateurs de le trouver en un coup d’œil et de s’en servir efficacement.

Outre le nom des participants, il est opportun d’indiquer le nom et la fonction de toutes personnes impliquées dans le projet ou dans les décisions prises.

Par exemple, il sera peut-être nécessaire de faire appel au service marketing pour mettre en place une action spécifique. Ou bien, il faudra contacter le service comptabilité pour vérifier la faisabilité d’un projet.

En ce sens, il est essentiel que toutes les parties prenantes apparaissent dans le compte rendu commercial d’une réunion.

Afin de ne pas se perdre et de rester concentré sur l’objectif principal, il est fondamental de le connaître et de l’indiquer précisément sur le compte rendu de réunion. Il doit alors être notifié clairement et lisiblement en haut de page du document.

Il peut être accompagné d’un rapide ordre du jour pouvant reprendre les thématiques abordées en parallèle.

Le compte rendu commercial doit être exhaustif et reprendre toutes les informations livrées lors d’une réunion. Toutefois, ces informations doivent être rapides à lire afin d’être utilisées. Il s’agit alors de faire un court résumé, de quelques mots ou de phrases rapides à lire, de la situation et du contexte dans lequel a eu lieu la réunion.

Chaque intervenant doit pouvoir se souvenir de la raison de la tenue de cette réunion, au-delà de son objectif principal. Nul besoin de s’épancher, au risque de perdre le lecteur qui mettra le document de côté. Ce résumé peut alors reprendre :

• le contexte rapide,
• les questions débattues,
• la liste des intervenants,
• une analyse chiffrée résumée.

Une fois l’objectif principal établi et la situation résumée en quelques mots, il est important de lister les tâches et les actions assignées à chacun. Elles constituent en effet le fil rouge faisant suite à la réunion commerciale.

Il peut être opportun de notifier :

• les tâches et les actions par personne,
• un délai pour chacune des tâches avec une date limite,
• un objectif à atteindre (qualitatif ou quantitatif),
• les outils de suivi,
• un rendez-vous programmé avec le manager pour suivre l’action en cours.

Il est effectivement important que chacun sache ce qu’il a à faire à la suite des décisions prises.

Pour cadrer le compte rendu commercial, les décisions prises doivent être inscrites afin de suivre les actions et les tâches à réaliser. À ce titre, il est opportun de détailler :

• les différents échanges,
• les questions soulevées,
• les votes éventuels pour chaque point évoqué,
• les participants aux votes et leurs choix,
• les décisions prises ainsi que les processus de leur suivi,
• les actions à venir,
• la date de la prochaine réunion.

Le compte rendu commercial doit donc faire état des éléments suivants :

• objectif,
• contexte,
• personnes impliquées et les participants à la réunion,
• actions à réaliser,
• décisions prises.

Pour vous aider, il existe des logiciels spécialisés comme Kizeo Forms qui propose des formulaires prêts à l’emploi. Les commerciaux remplissent les formulaires lors de leurs visites, y incluant des informations sur les prospects, les produits ou services présentés, les commentaires du client, les opportunités de vente, etc. Les formulaires remplis sont ensuite envoyés en temps réel à toutes les personnes pertinentes, éliminant ainsi la nécessité de saisir manuellement les données.

Si besoin, des pièces jointes peuvent être adossées au compte rendu commercial. Leur objectif est :

• d’accompagner l’action du collaborateur en charge d’une tâche,
• d’appuyer des résultats évoqués,
• de livrer des modèles à suivre pour réaliser les actions,
• de disposer d’un support d’aide à la rédaction.

Le compte rendu commercial est un document essentiel pour rendre utile une réunion. Il est un bon support pour :

• conserver une trace écrite de ce qui s’est dit,
• reporter clairement et de façon complète les informations transmises,
• éviter de fausses interprétations,
• impliquer les participants et les intervenants,
• attribuer les tâches et les actions à réaliser,
• anticiper les futures réunions pour le suivi de l’objectif défini.

Pour être efficace, il est donc nécessaire de suivre certaines étapes :

1. Noter les informations principales.
2. Ajouter les personnes impliquées.
3. Connaître son objectif principal.
4. Faire un court résumé de la situation.
5. Établir les tâches et actions assignées.
6. Rédiger les décisions prises.
7. Joindre des documents au besoin.

En suivant ces différentes phases, le compte rendu commercial sera plus facilement utilisé par les personnes impliquées dans le projet. Il est important de procéder à une relecture pour vérifier que rien n’a été oublié avant sa diffusion.