Digitalisation RH : définition, objectifs, exemples

Digitalisation RH : la transformation digitale des ressources humaines

Digitalisation RH : la transformation digitale des ressources humaines

La digitalisation RH est partout : fiches de paie en ligne, gestion des demandes de congés et de télétravail en ligne, stockage et signature des contrats de travail en ligne, recrutement en ligne, formation en ligne... vous l’avez compris, ces nouvelles pratiques sont aussi vastes que le web.

Le numérique a non seulement révolutionné nos façons de travailler, mais aussi la fonction RH et les processus RH.

Mais qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines exactement ? Pourquoi faut-il digitaliser les processus RH ?

Responsables RH, vous trouverez aussi quelques tendances et outils pour faciliter vos tâches récurrentes et apporter plus de qualité à vos missions à forte valeur ajoutée.

Sommaire digital :

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Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?

Digitalisation RH : définition

La digitalisation RH est l’ensemble des procédés permettant de dématérialiser les pratiques RH, à l’aide d’outils spécialisés et numériques.

La transformation numérique n’a pas épargné le département des ressources humaines, dont les nombreuses missions :

  • viennent en support des autres services pour leur bonne organisation,
  • impliquent le respect de nombreuses réglementations sociales et légales.

Au cœur de la stratégie de l’entreprise, les RH se sont donc digitalisées pour une gestion en ligne plus efficace :

  • de la paie,
  • des congés et des absences,
  • des plannings,
  • du recrutement (e-recrutement),
  • des notes de frais,
  • des formations (e-learning),
  • des entretiens professionnels,
  • des déclarations sociales,
  • du suivi des performances RH, etc.

Pourquoi digitaliser les RH ? Avantages et limites

Les principaux objectifs de la digitalisation RH sont :

  1. de faire gagner du temps aux responsables RH dans leurs tâches récurrentes les plus chronophages grâce à l’automatisation des process RH ;
     
  2. de leur permettre ainsi de se concentrer sur une mission plus complexe et stratégique : la gestion des talents, dont la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), nécessaires au développement de l’entreprise.

Autres avantages

  • la gestion documentaire facilitée par la réduction du papier et l’archivage numérique plus intuitif ;
     
  • la sécurisation des données RH confidentielles, stockées dans des espaces numériques cryptés ;
     
  • le respect de la réglementation grâce :
    • à l’intégration des conventions collectives et des obligations légales à jour,
    • et à la télétransmission des déclarations, pour une gestion sans faille et sans risques de pénalités ;
       
  • l’accompagnement des collaborateurs, leur productivité et leur bien-être, grâce à la facilitation des demandes des congés, de télétravail, de remboursement des notes de frais professionnels, etc. ;
     
  • la gestion et le suivi optimisés des temps de travail, des campagnes de recrutement, d’évaluation, de formation ;
     
  • la communication RH et la valorisation de la marque employeur, permettant l’attraction mais aussi la rétention des talents ;
     
  • la génération de rapports de performances du service RH grâce à la centralisation des données et au suivi des indicateurs et des tableaux de bord ;
     
  • l’adaptation aux nouveaux modes de travail, plus nomades, dématérialisés et collaboratifs.

Les limites de la digitalisation RH

  • Pour certains elle déshumanise la fonction RH ;
  • Elle nécessite un investissement, notamment en formation, pour :
    • ne pas créer de fracture entre les différentes générations en poste,
    • favoriser l’adoption des nouveaux outils,
    • établir de nouveaux processus RH de façon claire.

Les attentes des DRH face à la digitalisation

En tant que responsable RH, vous avez pour objectif d’améliorer les processus en place et de vous adapter, voire d’être moteur, de la digitalisation des pratiques et des outils au sein de votre entreprise.

Selon une étude de Sopra RH datant de décembre 2018, les principaux bénéfices du digital dans les ressources humaines attendus sont :

  • l’amélioration de la performance de la fonction RH (62 %),
  • le suivi du déploiement de nouvelles pratiques RH (54 %),
  • le gain en fiabilité (53 %),
  • le développement de la communication RH (52 %),
  • l’analyse pointue des données RH (48 %).

Vous avez aussi pour mission de développer votre stratégie RH et d’y intégrer les innovations à votre disposition, bouleversant votre métier en profondeur.

Les enjeux de la digitalisation RH

Digitalisation RH : enjeux
© Obea

Les nouveaux modes de recrutement

Le e-recrutement permet de réaliser des campagnes plus rapides et mieux ciblées, grâce à la multidiffusion en quelques clics d’offres d’emploi sur une grande variété de plateformes, comme les job boards et les réseaux sociaux professionnels par exemple.

D’autre part, les techniques de recrutement se renouvellent constamment : les employés y participent en notant leurs futurs collaborateurs (on parle de recrutement collaboratif), et les entretiens d’embauche peuvent se faire via des applications de vidéos différées.

Le digital facilite aussi l’exploitation de la data, pour constituer des viviers de talents (sourcing) et exploiter une Cvthèque à l’aide de tags, d’étiquettes mots-clés.

Exemple de digitalisation RH : le responsable du recrutement suit le statut des candidatures et envoie des mails automatiques et personnalisables aux candidats retenus ou écartés, ainsi que des invitations à effectuer des tests en ligne.

La digitalisation de la formation et des ressources pédagogiques

L’e-learning va aussi dans le sens des nouvelles organisations en entreprise, avec des collaborateurs travaillant de chez eux ou depuis des sites variés.

L’entreprise peut même mettre en place sa propre formation en ligne, appelée COOC, pour Corporate Online Open Course.

Sans compter les plateformes e-learning dédiées au partage des connaissances, pour encourager l’intelligence collective !

Exemple de digitalisation RH : le responsable des formations accède au planning des formations obligatoires en ligne et envoie les convocations en quelques clics.

Lire aussi : Zoom sur le COOC !

Le développement de la qualité de vie au travail (QVT)

Le bien-être au travail est au cœur de nombreux sujets.

À cet effet, l’avis des collaborateurs est sollicité, et le climat est mesuré grâce à des baromètres et des sondages en ligne anonymes.

Les employés sont aussi félicités ouvertement lorsqu’ils atteignent leurs objectifs.

C’est toute l’expérience collaborateur qui est au centre de l’attention, avec pour finalité sa fidélisation et la valorisation de la marque employeur par conséquent.

Le management participatif et le décloisonnement des services impliquent aussi une communication RH horizontale. Les réseaux sociaux d’entreprise y contribuent.

L’intelligence artificielle au service de la communication RH

Les chatbots ne sont plus seulement réservés aux visiteurs d’un site e-commerce ou d’une plateforme institutionnelle !

Les ressources humaines utilisent parfois ces outils digitaux pour guider les employés sur le portail RH, comme récemment lors du passage au prélèvement à la source.

Les questions simples sont traitées par le robot, et celles restant à résoudre font l’objet d’un rendez-vous proposé automatiquement, grâce à une connexion avec l’agenda de l’équipe RH.

Quoi qu’il en soit, la transformation digitale au sein des RH est difficile à résumer et évolue vite, mais qu’elle touche à la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie ou la gestion des talents, elle implique l’utilisation de logiciels professionnels.

Elle nécessite parfois un accompagnement du service RH pour l’adoption et la mise en œuvre des nouveaux outils et processus de digitalisation.

Les logiciels cloud comme leviers de la digitalisation RH

Un bon encadrement et les bons outils pallient les risques liés à la digitalisation RH.

Risques de la digitalisation RH
Étude Sopra RH sur les limites de la digitalisation RH © Parlons RH

Des logiciels en ligne performants sont dédiés à chaque pan de la fonction RH, entre autres :

  • l’outil de recrutement et du suivi des candidats (ATS), à l’image de Softy, pour gérer les candidatures, multidiffuser les offres, faire passer des tests de recrutement et des entretiens vidéo, et créer un site carrière personnalisé ;
  • la plateforme e-learning pour monter et suivre des formations en ligne, réaliser des plans de formations, suivre les dépenses, etc. ;
  • le logiciel de paie en ligne, pour éditer des fiches de paie, verser les salaires, gérer les avantages et les primes, prendre en compte les absences et les notes de frais ;
  • le logiciel de gestion des congés et absences, prenant en charge le solde des congés, les demandes d’absences, leur circuit de validation, etc. ;
  • le logiciel de gestion des talents, pour la mise en place d’une stratégie visant à recruter mais aussi à développer les compétences de profils à fort potentiel en interne, notamment par la formation, la gestion des primes et des carrières ;
  • la plateforme de reconnaissance des employés, pour encourager les feed-back sous forme d’enquêtes ou de sondages, le coaching des managers, la collaboration transversale et la valorisation des ressources humaines ;

Il y a aussi des logiciels SIRH, regroupant tous ou certains de ces modules, disponibles sous forme de package ou à la carte.

Par exemple, la Suite Essentiel SIRH de Lucca comprend la gestion du personnel, des congés et absences (Figgo) mais aussi des entretiens et objectifs.

Tous ces outils digitaux permettent d’accompagner la digitalisation des RH mais aussi d’améliorer l’expérience candidat, collaborateur et de valoriser la marque employeur.

Plus de digital, plus de productivité, plus d’humain

Télétravail, coworking, flexoffice, le temps et le lieu de travail ne sont plus les mêmes qu’avant et se gèrent différemment.

Pour plus de confort, de transparence, de réactivité et de flexibilité, que ce soit du côté de la direction des ressources humaines ou du côté des collaborateurs, la digitalisation RH est incontournable.

Mais il faut déjà lever certains freins et former le personnel aux nouveaux usages, grâce à des outils intuitifs et collaboratifs.

Il ne s’agit pas de tout automatiser, mais de gagner en efficacité pour enfin se concentrer sur le capital humain. Le cœur de votre métier en somme.

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