Digitalisation RH : la transformation digitale des ressources humaines de l’entreprise de demain

par Nathalie Pouillard. Article mis à jour le 9 avril 2021, publié initialement en août 2020
Digitalisation RH : la transformation digitale des ressources humaines de l’entreprise de demain

La digitalisation RH est partout : fiches de paie en ligne, gestion des demandes de congés et de télétravail en ligne, stockage et signature des contrats de travail en ligne, recrutement en ligne, formation en ligne… vous l’avez compris, ces nouvelles pratiques sont aussi vastes que le web.

Le numérique a non seulement révolutionné nos façons de travailler, mais aussi la fonction RH et les processus RH.

Mais qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines exactement ? Pourquoi faut-il digitaliser les processus RH ?

Responsables RH, vous trouverez aussi quelques tendances et outils (dont le SIRH) pour faciliter vos tâches récurrentes et apporter plus de qualité à vos missions à forte valeur ajoutée.

Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?

Digitalisation RH : définition

La digitalisation RH se définit comme l’ensemble des procédés permettant de dématérialiser les pratiques RH, à l’aide d’outils spécialisés et numériques.

Pourquoi digitaliser les RH ? L’évolution de leurs missions

La digitalisation des RH a émergé dans un contexte de transformation numérique croissante des entreprises, qui n’a pas épargné le département des ressources humaines.

En parallèle, les missions de ces dernières se sont diversifiées. Elles ne se cantonnent plus à la gestion administrative du personnel, et doivent désormais :

  • venir en support des autres services pour leur bonne organisation,
  • et intégrer dans leurs processus le respect des nombreuses réglementations ainsi que les évolutions sociales et légales.

Les RH se sont donc retrouvées au fil des ans au cœur de la stratégie globale des entreprises. D’ailleurs, selon une étude APEC, +7 % d’entre elles ont été amenées à siéger aux Comités de Direction entre 2005 et 2015. Dans ce contexte, et face à l’émergence de nouveaux enjeux, les RH se sont donc digitalisées pour gagner en efficacité sur la gestion :

Les attentes des DRH face à la digitalisation

En tant que responsable RH, vous avez pour objectif d’améliorer les processus en place et de vous adapter, voire d’être moteur de la digitalisation des pratiques et des outils au sein de votre entreprise.

Selon une étude de Sopra RH datant de décembre 2018, les principaux bénéfices du digital dans les ressources humaines attendus sont :

  • l’amélioration de la performance de la fonction RH (62 %),
  • le suivi du déploiement de nouvelles pratiques RH (54 %),
  • le gain en fiabilité (53 %),
  • le développement de la communication RH (52 %),
  • l’analyse pointue des données RH (48 %).

Vous avez aussi pour mission de développer votre stratégie RH et d’y intégrer les innovations à votre disposition, bouleversant votre métier en profondeur.

Mise à jour 2021 👉 La dernière étude d’Infopro Digital Études réalisée pour Sopra HR Software et L’Usine Digitale (2020) a mis en exergue que les entreprises trouvent dans la digitalisation RH :

  • une collecte d’informations simplifiée (65 %),
  • des processus RH optimisés (54 %),
  • « le contrôle et la supervision d’informations » facilités (41 %).

Les attentes des salariés

Si la digitalisation RH assiste les services ressources humaines au quotidien, n’en oublions pas les collaborateurs et collaboratrices. En effet, leurs attentes professionnelles, ainsi que les modes de travail, n’ont cessé d’évoluer ces dernières années.

La digitalisation RH permet donc de faire face à ces nouveaux enjeux :

  • plus d’écoute pour tendre vers une qualité de vie au travail supérieure,
  • une meilleure prise en compte de leur bien-être au travail,
  • plus de flexibilité, avec le développement du flex office ou encore de la souplesse des horaires de travail,
  • la forte progression du télétravail, du fait notamment de la crise sanitaire de la Covid-19,
  • mais aussi, de manière plus triviale, un gain de temps pour gérer les formalités administratives telles que les demandes de congés,
  • en bref : une meilleure expérience collaborateur !

Les enjeux de la digitalisation RH

L’automatisation des processus RH

« Automatiser les processus » c’est un peu la tarte à la crème de la transformation numérique. Et pourtant, supprimer les tâches chronophages de votre quotidien fait gagner un temps fou et dégage de la bande passante pour traiter les sujets de fond (amélioration du bien-être au travail par exemple), souvent relégués au second plan par manque de temps.

Exemples :

  • La campagne d’entretiens annuels approche : une fois paramétré, votre outil envoie automatiquement les emails aux collaborateurs et managers pour leur indiquer de préparer l’entretien et communique une date.

  • Un collaborateur formule une demande de congés : en un clic, son manager la lui valide, les RH sont notifiées et le solde de congés est mis à jour automatiquement.

Les nouveaux modes de recrutement

Le e-recrutement permet de réaliser des campagnes plus rapides et mieux ciblées, grâce à la multidiffusion en quelques clics d’offres d’emploi sur une grande variété de plateformes, comme les job boards et les réseaux sociaux professionnels par exemple.

D’autre part, les techniques de recrutement se renouvellent constamment : les employés y participent en notant leurs futurs collaborateurs (on parle de recrutement collaboratif), et les entretiens d’embauche peuvent se faire via des applications de vidéos différées.

Le digital facilite aussi l’exploitation de la data, pour constituer des viviers de talents (sourcing) et exploiter une Cvthèque à l’aide de tags, d’étiquettes mots-clés.

💡 Exemple de digitalisation RH : le responsable du recrutement suit le statut des candidatures et envoie des mails automatiques et personnalisables aux candidats retenus ou écartés, ainsi que des invitations à effectuer des tests en ligne.

La digitalisation de la formation et des ressources pédagogiques

L’e-learning va aussi dans le sens des nouvelles organisations en entreprise, avec des collaborateurs travaillant de chez eux ou depuis des sites variés. Il peut prendre différentes formes :

  • un MOOC, une formation en ligne pour un grand nombre de participants,
  • un SPOC, un MOOC en petit groupe pour un développement de compétences plus précis et rapide,
  • un COOC (Corporate Online Open Cours) : l’entreprise met en place sa propre formation en ligne.

Sans compter les plateformes e-learning dédiées au partage des connaissances, pour encourager l’intelligence collective !

💡 Exemple de digitalisation RH : le responsable des formations accède au planning des formations obligatoires en ligne et envoie les convocations en quelques clics.

Le développement de la qualité de vie au travail (QVT)

Le bien-être au travail est au cœur de nombreux sujets. À cet effet :

  • l’avis des collaborateurs est sollicité,
  • le climat est mesuré grâce à des baromètres et des sondages en ligne anonymes,
  • les employés sont aussi félicités ouvertement lorsqu’ils atteignent leurs objectifs.

C’est toute l’expérience collaborateur qui est au centre de l’attention, avec pour finalité sa fidélisation, l’engagement des collaborateurs et la valorisation de la marque employeur par conséquent.

Le management participatif et le décloisonnement des services impliquent aussi une communication RH horizontale. Les réseaux sociaux d’entreprise y contribuent.

L’intelligence artificielle au service de la communication RH

Les chatbots ne sont plus seulement réservés aux visiteurs d’un site e-commerce ou d’une plateforme institutionnelle !

Les ressources humaines utilisent parfois ces outils digitaux pour guider les employés sur le portail RH, comme en 2019 lors du passage au prélèvement à la source.

Les questions simples sont traitées par le robot, et celles restant à résoudre font l’objet d’un rendez-vous proposé automatiquement, grâce à une connexion avec l’agenda de l’équipe RH.

Quoi qu’il en soit, la transformation digitale au sein des RH est difficile à résumer et évolue vite, mais qu’elle touche à la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie ou la gestion des talents, elle implique l’utilisation de logiciels professionnels.

Elle nécessite parfois un accompagnement du service RH pour l’adoption et la mise en œuvre des nouveaux outils et processus de digitalisation.

Infographie d’Obea sur les 7 piliers d’une transformation digitale des services RH réussie :

Digitalisation RH : les 7 priorités

© Obea

Avantages et inconvénients de la digitalisation RH

Les 10 avantages

  1. un gain de temps pour les responsables et directions RH dans leurs tâches récurrentes grâce à l’automatisation des process RH ;
  2. la mise à profit du temps économisé pour des missions plus stratégiques comme la gestion des talents ou des compétences (GPEC) ;
  3. la gestion documentaire facilitée par la réduction du papier et l’archivage numérique plus intuitif ;
  4. un meilleur suivi global et de chaque collaborateur grâce à :
    • la centralisation des informations,
    • la visibilité gagnée sur des indicateurs RH consignés dans un tableau de bord clair et facilement exploitable ;
  5. la communication RH et la valorisation de la marque employeur, permettant l’attraction, mais aussi la rétention des talents ;
  6. le respect de la réglementation grâce :
    • à l’intégration des conventions collectives et des obligations légales à jour,
    • à la télétransmission des déclarations, pour une gestion sans faille et sans risques de pénalités ;
  7. la sécurisation des données RH confidentielles, stockées dans des espaces numériques cryptés ;
  8. l’accompagnement des collaborateurs, leur productivité et leur bien-être, grâce à la facilitation des demandes de congés, de télétravail, de remboursement de frais professionnels, etc.
  9. l’adaptation aux nouveaux modes de travail, plus nomades, dématérialisés et collaboratifs ;
  10. l’analyse des données RH grâce à des rapports personnalisés, pour un meilleur fonctionnement du service RH, et pour toujours plus améliorer l’expérience collaborateur.

Les risques de la digitalisation RH

  • Pour certains, elle déshumanise la fonction RH. En effet, les outils viennent en soutien, mais ne remplaceront jamais le dialogue et l’intelligence émotionnelle. Bref, l’humain doit toujours primer.
  • Elle nécessite un investissement, notamment en formation, pour :
    • ne pas créer de fracture entre les différentes générations en poste,
    • favoriser l’adoption des nouveaux outils,
    • établir de nouveaux processus RH de façon claire.
Les risques de la digitalisation RH

© Parlons RH

Comment digitaliser la fonction RH ? Les outils à disposition des ressources humaines

Un bon encadrement et les bons outils pallient les risques liés à la digitalisation RH.

Des logiciels en ligne performants sont dédiés à chaque pan de la fonction RH, entre autres :

  • le logiciel de paie en ligne, pour éditer des fiches de paie, verser les salaires, gérer les avantages et les primes, prendre en compte les absences et les notes de frais ;

  • le logiciel de gestion des temps pour oublier Excel dans le suivi des temps des collaborateurs, et ainsi faciliter la paie ou la facturation à un prestataire ;

  • le logiciel de gestion des talents ou le logiciel GPEC, pour la mise en place d’une stratégie visant à recruter, mais aussi à développer les compétences de profils à fort potentiel en interne, notamment par la formation, la gestion des primes et des carrières ;

  • le logiciel pour une meilleure gestion des employés, comme Lumio qui automatise les procédures en droit du travail et soulage les RH grâce à des workflows et la génération automatiques de documents (contrats, conventions, avenants, etc.) ;

  • l’outil de recrutement et du suivi des candidats (ATS), à l’image de Softy, pour gérer les candidatures, multidiffuser les offres, faire passer des tests de recrutement et des entretiens vidéo, et créer un site carrière personnalisé ;

  • la plateforme e-learning pour monter et suivre des formations en ligne, réaliser des plans de formations, suivre les dépenses, etc. ;

  • la plateforme de reconnaissance des employés, pour encourager les feed-back sous forme d’enquêtes ou de sondages, le coaching des managers, la collaboration transversale et la valorisation des ressources humaines ;

Il y a aussi des logiciels SIRH, regroupant tous ou certains de ces modules, disponibles sous forme de package ou à la carte.

Par exemple, la Suite Essentiel SIRH de Lucca comprend la gestion du personnel, des congés et absences (Figgo), mais aussi des entretiens et objectifs.

✅ Tous ces outils digitaux permettent d’accompagner la digitalisation des RH, mais aussi d’améliorer l’expérience candidat, collaborateur, et de valoriser la marque employeur.

Plus de digital, plus de productivité, plus d’humain

Télétravail, coworking, flexoffice, le temps et le lieu de travail ne sont plus les mêmes qu’avant et se gèrent différemment.

Pour plus de confort, de transparence, de réactivité et de flexibilité, que ce soit du côté de la direction des ressources humaines ou du côté des collaborateurs, la digitalisation RH est incontournable.

Quels freins avez-vous rencontrés dans vos nouveaux usages ? Et comment les avez-vous contournés ?