Entretien professionnel et annuel : un exercice gagnant pour l'entreprise !

Entretien professionnel et annuel : un exercice gagnant pour l'entreprise !

L’entretien professionnel et l’entretien annuel rythment la vie du salarié en entreprise. Ces moments d’échanges constituent, pour lui, une occasion privilégiée de faire le point sur sa situation professionnelle et ses aspirations.

Mais nous dénombrons également de nombreux avantages pour l’entreprise. En effet, ces rencontres sont autant d’occasions de concilier ses besoins avec ceux des employés, afin que l’ensemble des collaborateurs avance de concert dans la bonne direction.

Encore faut-il assurer le succès de l’exercice en conduisant correctement ces entretiens !

Quels sont les entretiens professionnels obligatoires ? Comment préparer convenablement ces rencontres ? Sous quel angle orienter les échanges avec le salarié ? Grâce aux définitions et bonnes pratiques livrées dans cet article, instaurez une politique d’entretiens gagnant-gagnant.

Pour commencer, il convient cependant de rappeler les différences entre entretien annuel et entretien professionnel.

Sommaire

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Quid de l’entretien annuel

Principe de l’entretien annuel

Nommé aussi entretien annuel d’évaluation, il est centré sur les résultats opérationnels du salarié et son apport à l’entreprise.

S’il n’existe pas de règles strictes quant à sa planification, il est d’usage de l’organiser, comme son nom l’indique, chaque année.

But de l’entretien annuel

L’entretien annuel s’inscrit dans une vision court-termiste.

  • Il consiste, avant toute chose, à évaluer le salarié dans son occupation de poste et à dresser le bilan du travail ainsi que des objectifs accomplis sur l’année écoulée.
  • Ensuite, dans une démarche de perfectionnement, des axes d’amélioration sont dégagés pour les prochains mois.

Notez cependant que seules les aptitudes professionnelles de l’employé doivent faire l’objet de l’échange. Aborder des informations relatives à sa vie privée est proscrit.

Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes. Le salarié est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations.

Article L1222-2 du Code du travail

☝️ Même si ce n’est pas l’objet principal de l’entretien annuel, la rencontre s’avère aussi une occasion appropriée pour le salarié de donner son feedback, de faire part de ses besoins de formation, de négocier une augmentation ou encore de demander une évolution de poste.

Les salariés concernés

Dès lors que cette pratique est instaurée dans l’entreprise, elle doit impliquer tous les salariés, indépendamment de leur contrat de travail.

Les obligations légales

Est-ce que l’entretien individuel annuel est obligatoire ?

  • Contrairement à certaines idées reçues, il relève en réalité d’une pratique managériale et d’une politique interne propre à l’entreprise. L’entretien annuel n’est pas une obligation légale, sauf mention contraire dans la convention collective ou l’accord de branche de l’entreprise ; dans ce cas, l’employeur a pour obligation de se conformer aux dispositions prévues par ceux-ci.
  • D’autre part, la mise en place d’entretiens annuels implique d’informer et de consulter le comité social et économique de l’entreprise (ou CSE).
  • Enfin, prévenir le salarié des méthodes utilisées pour l’évaluer durant l’entretien est obligatoire :

Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels.

Article L1222-3 du Code du travail

Quelles sanctions prévues en l’absence d’entretien annuel ?

Compte tenu du caractère non obligatoire de l’entretien annuel, aucune sanction n’est prévue.

En revanche, l’absence d’entretiens annuels peut procurer aux salariés le sentiment que leur évaluation et la définition de leurs objectifs ne résultent pas de critères objectifs.

entretien professionnel et entretien annuel

© Jacob Lund

Quid de l’entretien professionnel

Principe de l’entretien professionnel

Programmé tous les deux ans, l’entretien professionnel s’inscrit dans une démarche de gestion des compétences du salarié. Il s’axe donc davantage sur ses attentes professionnelles.

Par ailleurs, il constitue une opportunité pour l’entreprise de croiser ses besoins en matière de ressources humaines avec les desiderata de l’employé.

But de l’entretien professionnel

Par conséquent, l’entretien professionnel sert une vision plus long-termiste.

Lors de cette rencontre, les deux parties se penchent sur la progression du salarié au-delà de son poste du moment, et sur l’ensemble de ses compétences, même celles non exploitées dans le cadre de ses fonctions actuelles. L’objectif ? Identifier ses perspectives d’évolution et ses besoins en formation.

L’entretien professionnel s’inscrit, en somme, dans une démarche de construction d’un projet professionnel, en cohérence avec les besoins de la structure, les aspirations du salarié, mais également les évolutions du secteur d’activité. D’ailleurs, tous les six ans, cet entretien revêt la forme d’un bilan de parcours professionnel, occasion de faire le point sur les actions menées en ce sens.

Les salariés concernés

L’entretien professionnel concerne l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise (CDI, CDD, employés à temps plein, à temps partiel, etc.), dès lors qu’ils ont plus de deux ans d’ancienneté.

Seuls les salariés mis à disposition de l’entreprise, ceux travaillant dans le cadre d’une sous-traitance et les employés intérimaires sont exclus du processus.

Les obligations légales

Est-ce que l’entretien professionnel est obligatoire ?

Oui. L’employeur le programme obligatoirement dès que l’employé a passé deux années dans l’entreprise, puis tous les deux ans à compter du dernier entretien professionnel.

Par ailleurs, la loi prévoit un entretien professionnel pour tout salarié reprenant ses fonctions suite à une période d’interruption :

  • congé maternité,
  • congé parental,
  • congé de proche aidant,
  • congé d’adoption,
  • congé sabbatique,
  • période de mobilité volontaire sécurisée,
  • période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption,
  • arrêt de travail pour longue maladie,
  • mandat syndical.

Pour finir, notez que tout entretien, aussi bien d’évaluation que professionnel, doit se dérouler sur le temps de travail.

Quelles sanctions prévues en l’absence d’entretien professionnel ?

Votre entreprise compte plus de 50 salariés ?

Vous êtes dans l’obligation d’abonder de 3000 € le compte personnel formation (ou CPF) de tout employé n’ayant pas disposé, au cours des six dernières années, de l’entretien professionnel. Le respect de la loi peut être contrôlé par les inspecteurs du travail.

☝️L’employeur s’expose également aux mêmes sanctions si, au cours des six dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des dispositions suivantes :

  • suivi d’au moins une action de formation,
  • acquisition d’un élément de certification professionnelle validant une formation ou une VAE (validation des acquis de l’expérience),
  • au moins une progression salariale ou professionnelle.

Votre entreprise compte moins de 50 salariés ?

Aucune sanction n’est explicitement prévue par la loi. Cependant, l’absence d’entretiens professionnels peut être interprétée comme discriminatoire. En cas de litiges, il appartiendra au juge de se prononcer et de caractériser, ou non, ce manquement comme une faute de l’employeur.

entretien professionnel versus entretien annuel

Comment réussir ses entretiens professionnel et annuel ?

Nous venons de voir les différences entre les entretiens professionnel et annuel, et nous avons constaté que, même s’ils se rejoignent parfois, leurs objectifs se distinguent.

Il convient, de ce fait, de les préparer et de les aborder différemment.

Voyons comment.

Comment réussir son entretien annuel ?

comment réussir son entretien annuel ?

En amont de l’entretien annuel

Pour commencer notez l’importance, autant pour l’entreprise que pour le salarié, d’une préparation minutieuse en amont.

En effet, même si l’exercice constitue rarement une obligation légale, un entretien annuel réussi se révèle bénéfique pour les deux parties. Nous conseillons donc de prévenir suffisamment en avance le salarié pour qu’il s’y prépare, afin de rendre l’échange constructif.

☝️De nombreuses entreprises fournissent au préalable, au salarié ainsi qu’à son manager, une grille d’évaluation à remplir. La confrontation des deux versions, lors de l’entretien annuel, servira alors de base d’échange.

Exemple de grille d’évaluation :

exemple de grille d'évaluation entretien annuel

Pendant l’entretien annuel

D’une durée d’une heure environ, la rencontre se déroule de préférence dans un environnement calme. Le manager, généralement en charge de faire passer l’entretien annuel, doit adopter une posture bienveillante et favorisant les échanges constructifs et apaisés. N’oubliez pas que l’exercice se révèle parfois stressant pour le salarié évalué !

Pour animer l’entretien, et déterminer les objectifs futurs, le manager enclenche la discussion à l’aide d’une série de questions préparées en amont. Tout comme la grille d’évaluation, elles sont définies en fonction de la culture d’entreprise, de ses valeurs et de ses perspectives d’évolution.

Ces questions s’orientent autour de différents axes. Citons par exemple :

  • les objectifs :
    • quels objectifs avez-vous réalisés avec succès et pourquoi ?
    • de quoi avez-vous manqué lorsque vos objectifs n’ont pas été atteints ?
    • quels progrès avez-vous accomplis depuis le précédent entretien ?
    • etc.
  • les compétences :
    • quelles compétences exploitez-vous le plus au quotidien ?
    • quelles compétences inexploitées pourraient s’avérer utiles à l’entreprise ?
    • quelles tâches vous causent le plus de difficultés ?
    • etc.
  • les missions :
    • pourriez-vous décrire vos missions actuelles ?
    • quelles sont celles qui vous plaisent le plus ?
    • et celles qui vous plaisent le moins ?
    • etc.
  • l’évolution :
    • quelles évolutions possibles, dans le cadre de votre poste, avez-vous identifiées ?
    • quels sont vos souhaits en matière d’évolution dans l’entreprise ?
    • quelles formations avez-vous envisagées pour évoluer dans l’entreprise ?
    • etc.

Enfin, au terme de l’entretien, nous recommandons d’établir un compte rendu de l’entretien à faire signer par le salarié.

Comment réussir son entretien professionnel ?

En amont de l’entretien professionnel

Tout comme l’entretien annuel, l’entretien professionnel se prépare rigoureusement par la personne (manager direct, responsable RH ou chef d’entreprise) qui le conduira. Celle-ci doit donc être avertie suffisamment en avance de la date de la rencontre. L’usage convient également de prévenir les représentants du personnel.

Pour se préparer, nous conseillons à l’interlocuteur de l’employé de rassembler et d’étudier tous les éléments utiles à la réussite de l’entretien, c’est-à-dire :

  • la fiche de poste du salarié afin d’avoir un bon aperçu de son périmètre d’action,
  • son CV pour identifier les compétences non exploitées,
  • les comptes rendus des précédents entretiens professionnels le cas échéant,
  • toute information/document lui permettant de recenser les besoins en compétences et les opportunités de l’entreprise.

☝️Malgré le cadre légal entourant l’entretien professionnel, l’entreprise est libre de disposer de ses propres outils. Nous suggérons toutefois aux deux parties de remplir au préalable une grille d’entretien professionnel, pour mieux se préparer.

Exemple de grille à remplir par l’employeur :

exemple de grille d'évaluation d'entretien professionnel

© slideshare.net

Pendant l’entretien professionnel

D’une durée recommandée d’une à deux heures, l’entretien professionnel, à l’instar de l’entretien annuel, doit se dérouler dans un environnement calme et propice à l’échange. Le salarié appréciera également une posture bienveillante et encourageante de la part de son interlocuteur, car cet échange est l’occasion de faire part de ses désirs d’évolution au sein de l’entreprise.

Nous conseillons donc aux managers, responsables RH ou chefs d’entreprise de mener l’entretien de manière structurée et rassurante. Pour ce faire, il s’avère judicieux de s’appuyer sur des questions préparées en avance.

Citons quelques exemples :

  • le travail quotidien :
    • quelles sont vos missions au quotidien ?
    • rencontrez-vous des difficultés particulières dans l’exercice de vos fonctions ?
    • quels changements sont survenus depuis le dernier entretien ?
    • etc.
  • le projet professionnel et les évolutions :
    • quels sont vos désirs d’évolution au sein de l’entreprise ?
    • quels sont vos atouts pour cette évolution, et qu’est-ce qu’il vous manque ?
    • souhaitez-vous une mobilité vers une autre zone géographique ?
    • etc.
  • la formation professionnelle et l’accompagnement :
    • avez-vous identifié des formations pouvant vous aider à accomplir votre projet professionnel ?
    • quels autres moyens peut-on déployer pour vous accompagner dans votre projet professionnel ?
    • etc.

☝️Important ! L’employeur est tenu par la loi travail de 2016 d’informer le salarié sur la VAE lors de l’entretien professionnel.

Après l’entretien professionnel

Un compte rendu, récapitulant les éléments clés, est rédigé après l’entretien professionnel puis signé par les deux parties. Un exemplaire est alors remis au salarié.

S’il n’est pas strictement encadré par la loi, ce compte rendu se doit de contenir certains éléments :

  • la date de l’entretien,
  • le poste du salarié,
  • le motif de l’entretien, notamment s’il survient après une période d’inactivité,
  • un récapitulatif du parcours du salarié,
  • la synthèse des échanges,
  • les actions à mettre en place, notamment en matière de formation professionnelle.

Après les entretiens, suivre les objectifs…

L’ensemble des entretiens sont passés… mais le plus important reste à venir !

En effet, si les entretiens annuel et professionnel s’avèrent d’une importance majeure pour l’entreprise, la clé de la réussite vient du traitement des résultats et de la mise en place d’actions concrètes.

Comment accompagner le salarié dans l’atteinte des objectifs déterminés en entretien d’évaluation ?

Comment mettre en place un plan de formation consécutif à l’entretien professionnel ?

… grâce au bon logiciel

La mise en place d’actions concrètes donne toutes leurs valeurs aux entretiens. Sachez que pour assurer la réussite de cette mission RH, un appui logiciel est possible.

Poplee Entretiens & Objectifs, par exemple, accompagne les responsables RH dans l’après-entretien d’évaluation. Il leur permet en effet de recueillir de manière centralisée les grilles d’entretien remplies, et d’analyser facilement les réponses grâce aux graphiques. Ainsi, les actions à mener sont mieux identifiées et priorisées.

Vu du tableau de bord avec objectifs du salarié :

entretien professionnel annuel : visuel Poplee entretiens et objectifs

© lucca.fr

AppliRH, quant à lui, est un outil développé pour faciliter la mise en place des formations post entretiens. Du recensement des souhaits des collaborateurs à la gestion de la planification (horaires, intervenants, envoi de documents, etc.) et des sessions (inscriptions, coûts et prises en charge, etc.), il soulage les responsables RH. Enfin, il est possible de l’utiliser conjointement au module de gestion des entretiens et de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences).

 

Des entretiens gagnant-gagnant

 

Les entretiens individuels, qu’ils soient annuels ou professionnels, sont donc l’occasion de faire le point sur la situation du salarié à l’instant T et/ou sur ses attentes professionnelles à plus long terme. Si le Code du travail, et certains accords de branche et conventions collectives, encadrent ces pratiques, une certaine liberté est laissée aux entreprises.

Mais cette liberté ne doit pas leur faire perdre de vue les bénéfices de ces entretiens : en tirer le meilleur parti en matière de gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences.

C’est pourquoi entretiens annuels ou entretiens professionnels doivent être gérés de manière rigoureuse avant, pendant, et après. L’entreprise, autant que le salarié, ont tout à gagner avec ses moments d’échange.

Et vous, comment organisez-vous vos entretiens professionnel et annuel ? Nous vous invitons à partager vos bonnes pratiques en commentaire.

Article mis à jour, publié initialement en juin 2016.

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