Recrutement : Nos 9 astuces pour un processus de recrutement efficace et à moindre frais !

Mettre en place un processus de recrutement qui permette de sourcer les meilleurs profils de candidats est à la fois un challenge et une opportunité. Cependant, les entreprises qui se contentent de répondre aux candidatures émanant de l’APEC ou de Pôle Emploi passent à côté des meilleurs candidats.

Alors, comment recruter ces individus si difficiles à trouver sans dépenser des fortunes ? Nous avons investigué pour vous : voici les 9 astuces pour recruter efficacement et à moindres frais dès aujourd’hui.

• Définition du processus de recrutement
• Recrutement : quels sont les challenges des TPE et des PME ?
• 9 astuces pour mettre en place un processus de recrutement efficace
  • Astuce 1 : Anticiper ses recrutements pour éviter l’urgence   
  • Astuce 2 : Attirer les bons profils avec sa marque employeur
  • Astuce 3 : Faire participer les employés aux entretiens RH
  • Astuce 4 : Diffuser les offres d’emploi sur les sites de recrutement   
  • Astuce 5 : Se faire connaître dans les domaines d’expertise dans lesquels vous recrutez
  • Astuce 6 : Utiliser le site internet d’entreprise pour recruter
  • Astuce 7 : Créer une expérience candidat en parallèle du processus RH   
  • Astuce 8 : Réduire les risques de recrutement
  • Astuce 9 : Proposer des packages plus attractifs que la concurrence   
• Conclusion

Le processus de recrutement fait référence à la succession logique des phases de recrutement qui permettent d’aboutir à l’intégration d’un nouveau salarié dans une entreprise. Il existe classiquement 6 étapes dans le processus de recrutement qui peuvent être subdivisées en sous-étapes : définition du poste ouvert, définition du profil nécessaire, sourcing de candidats, sélection, accord bilatéral entre employeur et candidat et enfin intégration (onboarding en anglais).

Selon une étude Brookings Data de juillet 2014, 75 % des embauches en 2025 seront des millenials. Or, nous savons que les attentes de ces candidats et candidats potentiels n’ont rien en commun avec les générations passées pour qui le salaire et la reconnaissance régulière étaient suffisants. Les millenials, aujourd’hui étudiants, alternants ou jeunes cadres, ont de nouvelles attentes :

• ils veulent être considérés, impliqués ;
• ils montrent beaucoup d’importance au projet d’entreprise, mais n’aiment pas le corporatisme ;
• ils sont prêts à travailler avec un plus faible salaire, mais veulent de la liberté dans leurs horaires, etc.

Ce changement de paradigme est un véritable challenge pour la fonction RH qui doit, en plus de remplir les postes à pourvoir, participer au changement de culture de l’entreprise.

Ce défi ne fait que se confirmer dans les entreprises modernes, dont la croissance et l’évolution des besoins changent rapidement. Dans ce cas, la politique RH doit être en avance par rapport aux attentes des employés.

Nous avons extrait quelques chiffres d’une récente étude réalisée par le cabinet Wide Open auprès des TPE et PME. Celle-ci illustre à quel point la pression augmente sur les DRH et les recruteurs. Ce que nous verrons ensuite montre en revanche qu’il est possible de mettre en place des changements immédiatement sans engager plus de ressources humaines et financières. Bien au contraire.

Cette étude met en évidence le fait que les attentes en Gestion des Ressources Humaines (GRH) sont disproportionnées par rapport aux moyens à la disposition des recruteurs. Beaucoup de SIRH se limitent à la gestion de la paie et aux obligations légales quand il faudrait plus d’outils collaboratifs et connectés. Par ailleurs, la formation des Directions des Ressources Humaines (DRH) n’est pas en adéquation avec les besoins actuels en gestion des carrières, en sourcing et en recrutement de talents.

Vous vous retrouvez dans cette situation ? Lisez la suite pour optimiser chaque étape de votre processus de recrutement.

Sans plus attendre, voici des outils et des conseils RH simples à déployer dès maintenant pour redonner de la puissance à votre management des ressources humaines.

Pourvoir un poste et chercher un emploi ont une chose en commun : commencer les recherches quand le besoin est là équivaut à partir avec un handicap important. Nous l’avons vu dans l’extrait de l’étude Wide Open, 95 % des recruteurs se sentent en permanence sous pression pour pourvoir des postes, ce qui a une incidence sur la qualité du processus de recrutement, sur la qualité des candidats, mais surtout sur les chances de réussite de la mission de recrutement.
Le cas est d’autant plus vrai dans les entreprises à forte croissance. Dans ce contexte, l’urgence est permanente et les erreurs de recrutement plus fréquentes s’il n’y a pas d’anticipation.

De fait, le recruteur doit avoir une veille et des outils de sourcing constamment actifs pour amorcer rapidement la promotion d’un nouveau poste (CDI, CDD ou même stage). Il faut donc avoir un premier contact avec les candidats avant d’en avoir besoin, détecter des profils en permanence et attirer les talents. Les logiciels de recrutement remplissent une part de cette mission (CVthèques, chasse de têtes sur les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn et Viadeo, etc.). L’autre est faite de bonnes pratiques que nous allons découvrir plus bas.

La collaboration entre une entreprise et un salarié est bien plus complexe qu’un échange de compétences et de temps contre rémunération. Les candidats cherchent plus que jamais du sens dans leur emploi, c’est pour cela que la marque est importante. Elle permet de répondre au POURQUOI autant qu’au QUOI, au OU, et au COMBIEN.

Le POURQUOI permet au recruteur comme au candidat de confirmer qu’ils partagent la même croyance. Les autres questions sont de l’ordre du pratique et ne font que valider la croyance.

Plus concrètement, la marque employeur doit faire ressortir plusieurs points essentiels :

• La culture d’entreprise : équilibre entre vie privée et travail, le soutien de causes nobles, l’encouragement de l’entrepreneuriat, l’égalité des chances, etc. 
   
• Les valeurs : confiance, exigence, égalité, etc. Ce sont autant de points qui structurent le développement de l’entreprise. Plus un candidat partage de valeurs avec l’entreprise, plus sa motivation sera importante.
   
• La mission : celle-ci est très souvent explicite dans les sociétés américaines et moins dans les entreprises françaises. Pourtant, elle est fondamentale : quel est votre rôle dans le monde ? Exemple : « Airbnb is a trusted community marketplace for people to list, discover, and book unique accommodations around the world » que l’on pourrait traduire par : « Airbnb est une plateforme collaborative permettant à ses utilisateurs de mettre à disposition, de découvrir et de réserver des logements exceptionnels dans le monde entier ».
   
• La vision : on peut qualifier la vision « d’objectif ultime » de l’entreprise dans un contexte qu’elle imagine. Elle offre aux candidats la possibilité de se projeter à long terme et de comprendre le sens des objectifs fixés.
   
• Les objectifs : les objectifs cadrent la mission des salariés à court et moyen terme. Ils permettent de se projeter d’un point de vue plus opérationnel.
   
• Le produit : ce point est essentiel et pourtant beaucoup de recruteurs en font l’économie. Il matérialise la contribution et la place du candidat.

Les salariés d’une entreprise sont en mesure de relayer les offres d’emploi auprès d’excellents candidats dans leur réseau personnel. Par ailleurs, les candidats potentiels seront plus facilement convaincus par les employés que par des messages « corporate ». 
C’est pour ces deux raisons que les entreprises qui souhaitent recruter plus facilement et à moindres coûts doivent inciter leurs collaborateurs à relayer les offres d’emploi et à encourager les candidatures spontanées de personnes qui leur semblent correspondre aux attentes de l’entreprise. La première étape est d’informer tous les collaborateurs des futures vagues de recrutement ou des ouvertures ponctuelles de postes. La seconde étape est de mettre en place un système de cooptation qui sera, dans tous les cas, moins onéreux qu’un cabinet de chasseurs de têtes.

Au-delà de l’acquisition de dossiers de candidatures, il est très économique et efficace de faire participer les salariés au processus de sélection des candidats. Ils seront plus attentifs aux compétences techniques et aux expériences passées, ce qui ajoute un contrôle interne supplémentaire. Le recruteur peut quant à lui se concentrer sur les compétences interpersonnelles, les tests de personnalité et les aspects administratifs.

Il existe quasiment 200 job boards et sites de recrutement qui vont de l’intranet d’une université parisienne à des sites d’offres internationaux comme Indeed, en passant par le site de Pôle Emploi et l’APEC. Ces plateformes étant de véritables viviers de candidats en France, il est fortement recommandé d’y figurer et, qui plus est, d’être plus visible que les autres recruteurs.

Pour cela, il existe des outils de recrutement comme Gestmax ou Taleez qui diffusent votre offre sur tous les job boards pertinents en quelques secondes quand cela vous prendrait des jours en procédant à la main. Dans l’exemple de Gestmax, l’outil positionne votre offre sur des emplacements premium sans pour autant vous imposer de frais supplémentaires.

Les économies sont immédiates :

• Le temps de diffusion de l’annonce est nul. Le recruteur peut se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée.
• Les emplacements premiums sur les job boards sont intégrés dans l’abonnement au logiciel de recrutement.
• Il n’est plus utile de solliciter les services d’un cabinet de recrutement ou d’un chasseur de têtes, car votre méthode sera aussi efficace.

Les logiciels de recrutement que vous pouvez retrouver ici vous permettent également de suivre le processus de recrutement et de constituer une CVthèque. Ils permettent aussi de tisser des relations avec les grandes écoles (ESSEC, HEC) sans plus d’effort.

Être visible dans les événements qui intéressent vos candidats potentiels est un excellent moyen d’attirer les meilleurs à peu de frais. Voici quelques avantages concrets :

• Côté candidats :
  • Seules les personnes les plus motivées se rendent à des événements ;
  • Les événements autour de thématiques précises intéressent les plus experts.
• Côté recruteurs :
  • Les interventions dans ce genre d’événements sont généralement gratuites ;
  • L’exposition et l’attention sont maximales et le contexte crédibilise votre message.

Il suffit en fin de présentation de conclure de manière corporate et de préciser que l’entreprise recrute. Ces meetups ou ces conférences en ligne sont de préférence à faire par des salariés issus du métier en question plutôt que par les RH.

Tirer parti de son site web ne coûte absolument rien si ce n’est quelques heures de préparation des pages et des textes. Créez une page « recrutement » pour décrire les postes ouverts, mais aussi pour répondre à une question fondamentale : pourquoi travailler pour vous ?

Les logiciels de recrutement comme Gestmax vous permettent d’encapsuler vos offres d’emploi directement sur votre site. Les visiteurs ont ainsi accès aux postes proposés en temps réel et peuvent postuler via un formulaire en ligne.

Une tendance forte du recrutement est l’inbound recruiting, inspirée de l’inbound marketing, qui consiste à imaginer un tunnel de conversion pour capter les meilleurs profils et les transformer en candidats. Ainsi, un inconnu devient visiteur puis candidat puis employé et enfin ambassadeur.

Pour ce faire, il s’agit d’utiliser tous les leviers du Web comme les bonnes pratiques SEO, votre blog, le site carrière, les pages entreprises, les job boards, et les réseaux sociaux. Si vous ouvrez un poste de développeur JAVA sur Lyon par exemple, nommez votre page « Développeur Java Lyon » pour remonter dans les positions de Google.

L’expérience candidat est inspirée des méthodes marketing et commerciales visant à soigner l’expérience client. L’idée est d’engager le candidat dans toutes les étapes qui vont mener à son embauche et, de fait, de supprimer les frictions potentielles.

Cela commence par des offres à jour sur votre site et les job boards (les logiciels de recrutement synchronisent les offres avec votre site et les job boards). La candidature en ligne doit par ailleurs être facile, fluide et rassurer le candidat. Un logiciel de recrutement, comme Taleez par exemple, avec son site carrière ergonomique et personnalisable, offre une expérience candidat exceptionnelle.

En plus de mettre en avant la marque employeur pour attirer directement les meilleurs profils, ce type de logiciel permet de créer un compte candidat et d’envoyer des notifications à chaque étape du processus de recrutement.

Les emails ainsi que les appels téléphoniques doivent témoigner d’une reconnaissance envers le candidat : il fait l’effort de venir vers vous alors remerciez-le. Enfin, les aspects collaboratifs du recrutement sont appréciés par les candidats : il en ressort une harmonie qui donne une image de professionnalisme et de culture saine dans l’entreprise (bonne communication interne).

Réduire les risques sans faire appel à un consultant en recrutement est à la portée de tous. Pour cela, il est inutile de procéder à un test psychotechnique ou à toute autre science. Voici 4 choses à mettre en place immédiatement :

• Demander des recommandations et les vérifier ;
• Laisser se livrer le candidat et savoir l’écouter. Détecter éventuellement les incohérences ;
• Faire passer les entretiens avec au moins 3 collaborateurs afin d’avoir 3 avis ;
• Cibler les bonnes personnes : selon Pfau et Ira Kay, vous devez solliciter des personnes qui ont fait le travail que vous recherchez, dans le même contexte et dans une entreprise de culture similaire. Ce conseil repose sur le constat que les habitudes passées sont la meilleure prédiction des habitudes futures.
  De la même manière, ne cherchez pas à former des personnes qui n’ont pas le profil pour la chose que vous souhaitez avoir. Si vous cherchez un responsable de projet, cherchez une personne qui a cette expérience et qui possède de la méthode ainsi qu’une aptitude à travailler avec les autres.

Toute la subtilité est dans la phrase. De manière générale, une bonne pratique est de proposer un salaire plus élevé que ce que propose la concurrence localement. Les meilleurs profils viendront spontanément vers vous plutôt que vos concurrents et, surtout, ils resteront chez vous. Le coût d’une démission s’élève à plusieurs milliers d’euros alors proposer un salaire plus élevé que la moyenne de quelques centaines d’euros est tout à votre avantage.

Cependant, le salaire n’est pas le seul moyen de considérer un salarié : tickets restaurants, allocation logement, participation aux bénéfices, stock-options, prime annuelle, complémentaire santé, etc. En jouant sur la fiscalité et les coûts (versus la valeur perçue) de ces avantages sociaux, vous pouvez offrir un package qui sera perçu comme plus attractif.

Pour que ces bénéfices soient appréciés, vous devez en revanche communiquer sur leur coût, leur difficulté de mise en place ou les risques.

Nous avons vu dans cet article que la gestion RH sur le seul plan du capital humain est un enjeu stratégique. Pour autant, les logiciels RH et les méthodes de recrutement ne sont pas en adéquation avec la pression exercée sur les directions des ressources humaines. Pour pallier ce problème, il n’est pas nécessaire de remettre en cause son SIRH ou de faire appel à un cabinet de conseil en recrutement : un logiciel de recrutement peu coûteux combiné à de bonnes pratiques permet de faire des économies et de recruter facilement des profils qui étaient si difficiles à trouver avant.

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2017.