Dites « non » avec bienveillance : comment rédiger un mail de refus de candidature ?

Recruteurs, sachez que la rédaction de lettres ou de mails de refus de candidatures est loin d’être une tâche à négliger !

Pourquoi ? C’est simple : 92 % des candidats découragent activement d’autres personnes de postuler auprès d’une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience (Robert Walters).

J’imagine que vous ne voulez pas que votre marque employeur en pâtisse ? Et vous avez bien raison ! C’est pour cela qu’on vous a concocté 5 conseils infaillibles pour rédiger un mail de refus de candidature bienveillant et pro !

Dites « stop » aux fameux messages automatiques de refus pas très motivants et inspirez-vous de nos modèles de mail gratuits et prêts à l’emploi !

Si de nombreuses entreprises négligent cette étape de leur procédure de recrutement, la rédaction d’un mail de refus de candidature revêt pourtant une importance capitale. Et pour cause, il reflète les valeurs de bienveillance de votre organisation envers les postulants.

Nombreuses, donc, sont les raisons qui devraient vous convaincre de vous plier à cet exercice :

• Respect et transparence : le mail de refus de candidature s’avère une marque de respect envers les candidats ayant investi du temps et des efforts pour postuler.
  
  
• Maintien d’une bonne réputation : le marché de l’emploi devient de plus en plus concurrentiel, et la réputation de votre entreprise compte. Un refus effectué en bonne et due forme montre que vous êtes une organisation se souciant de ses candidats, ce qui contribue à attirer des talents de qualité à l’avenir. Et c’est tout bénef pour votre marque employeur !
  
  
• Encouragement et feedback : ce mail peut également être une source d’encouragement, puisque vous y exprimez votre appréciation. De plus, fournir un feedback constructif aide les postulants à s’améliorer dans le cadre de leurs recherches d’emploi.
  
  
• Maintenir un pool de talents : enfin, n’oubliez pas que les candidats écartés aujourd’hui pourraient se révéler des talents potentiels pour des postes futurs. En maintenant une communication adaptée, il est plus facile de garder ces profils dans votre pool de candidats.

Il convient d’envoyer un mail de refus de candidature dès que vous avez pris la décision de ne pas retenir un profil, que cette décision intervienne après l’étude de son CV ou suite aux différents entretiens.

En effet, il est essentiel d’agir rapidement afin de ne pas laisser le candidat dans l’incertitude, d’autant plus s’il est impliqué dans d’autres processus de recrutement. En outre, votre réactivité contribue à maintenir une bonne relation avec lui… pour une potentielle collaboration future ?

La première des choses, et non des moindres, est d’accuser réception de la candidature et de remercier le candidat :

• pour l’intérêt qu’il porte à l’entreprise,
• pour le temps qu’il a consacré au processus,
• pour sa motivation ainsi que son investissement.

Prenez le temps de notifier l’effort fait par le postulant en exprimant votre gratitude, encore plus si ce dernier s’est déplacé pour passer l’entretien.

👉 Exemple : « Merci beaucoup d’avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l’entreprise]. Nous avons particulièrement apprécié votre motivation et enthousiasme ! »

Il faut ensuite expliquer au candidat pourquoi vous ne l’avez pas retenu, certes. Mais partagez-lui les motifs réels, personnalisez au maximum votre mail, vous lui devez au moins ça !

Pourquoi ? Plusieurs raisons :

• pour le temps consacré,
• pour son évolution professionnelle (éventuellement, modifier ou améliorer certains points dans son processus de candidature),
• pour son évolution personnelle (ne pas se démotiver, accepter l’échec et aller de l’avant).

👉 Exemple de raisons plausibles, mais que les employeurs n’osent pas présenter :

• sa personnalité trop en décalage avec la dynamique de l’équipe,
• sa candidature envoyée trop tardivement,
• ses expériences professionnelles qui ne correspondent pas au niveau/secteur/domaine du poste,
• ses compétences professionnelles sont bonnes, mais ses softs skills ne sont pas compatibles avec les prérequis du poste.

💡 Point important : vous n’êtes pas obligé de lui dire que vous conservez ses coordonnées si ce n’est pas le cas. Vous avez le droit de ne pas avoir été emballé par son profil !

En tant que candidat et demandeur d’emploi, il est difficile de se voir refuser une offre. Cet échec se révèle parfois très démotivant et peut réellement atteindre sa confiance en soi. Surtout lorsque les refus se multiplient…

On vous conseille donc de valoriser les points forts du postulant. Vous l’aidez ainsi à continuer ses recherches sereinement.

👉 Exemple : par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes !

Si vous êtes une PME ou un grand groupe, on peut comprendre qu’il est difficile de faire un feedback de l’entretien avec tous les candidats refusés.

Mais si quelqu’un vous le demande (surtout s’il vous a déjà rencontré une ou plusieurs fois), il convient de répondre à ses questions. C’est la moindre des choses, encore plus lorsqu’il s’est investi sur une longue période.

Au-delà du côté humain, le fait d’être ouvert à la discussion permet au postulant :

• de terminer son expérience candidat au sein de votre entreprise satisfait et plus sûr de lui,
• d’être remotivé et plus serein lors de ses prochaines recherches,
• d’obtenir des réponses claires et précises sur les questions qu’il se pose,
• d’éventuellement améliorer certains éléments sur sa candidature.

Si vous pensez qu’un candidat serait bon pour un autre poste au sein de votre entreprise, faites-le-lui savoir. Vous pouvez l’inviter à postuler pour des jobs à venir par exemple.

💡 On vous déconseille cependant d’inclure cette invitation à votre message si vous ne le pensez pas réellement. Ne donnez pas de faux espoirs juste pour paraître aimable !

Bonjour [nom et prénom du candidat],

Merci beaucoup d’avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l’entreprise]. Nous avons tous été ravis de vous rencontrer et d’en apprendre davantage sur vous.

Malheureusement, nous nous concentrons actuellement sur l’embauche des candidats qui ont plus d’expérience. Votre candidature n’a donc pas pu être retenue.

Toutefois, notre équipe a été vraiment impressionnée par votre motivation et vos compétences personnelles malgré seulement quelques années d’expérience dans vos missions précédentes.

C’est pourquoi nous nous permettons de conserver votre candidature au cas où celle-ci pourrait correspondre à nos prochaines ouvertures de poste. Ainsi, si nous avons un poste vacant qui correspond mieux à votre profil, nous nous ferons un plaisir de vous contacter.

Si vous avez d’autres questions ou si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à nous écrire. Je me ferai un plaisir d’y répondre et d’échanger avec vous.

Je vous souhaite bonne chance dans vos recherches et projets futurs,

Cordialement,

[nom de l’expéditeur]

Si on vous disait qu’il existe des outils pour vous accompagner dans cette tâche ?

On pense aux logiciels spécialisés dans le recrutement qui simplifient l’élaboration et la gestion des courriers de refus de candidature de plusieurs manières.

Tout d’abord, ils permettent de créer des modèles de mails personnalisables, garantissant ainsi une communication cohérente… et surtout un gain de temps considérable dans la rédaction du contenu !

En outre, ces outils peuvent automatiser l’envoi de ces mails, assurant la réactivité nécessaire à la bonne image de votre entreprise.

🛠️ Exemples de logiciels :

• Factorial fait gagner beaucoup de temps aux recruteurs grâce aux réponses automatiques envoyées aux candidats refusés ou acceptés dans votre entreprise. Il existe différents modèles de mail pour améliorer non seulement l’expérience candidat, mais également votre image de marque.
  
  
• softgarden est un ATS (Applicant Tracking System) destiné à optimiser tout votre processus de recrutement. Avec ce logiciel, fini le temps perdu sur des tâches chronophages et répétitives : grâce à ses nombreux modèles et messages prédéfinis, à l’automatisation et à la mise à place de workflows, répondez en temps et en heure aux candidats, au bénéfice de votre marque employeur.

• Remercier le candidat pour le temps qu’il a investi dans le processus de recrutement.
• Valoriser les points forts de la candidature (ex. : « Par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes ! »).
• Présenter les détails précis qui vous ont poussé à refuser la candidature (ex. : « Votre manque d’expérience en marketing de contenu serait un problème sur ce poste. »).
• Donner des pistes d’amélioration, tant au niveau des compétences professionnelles que personnelles.
• Suggérer de conserver le CV et les coordonnées du candidat si le profil de ce dernier pouvait correspondre à un poste vacant dans le futur.