Dire « non » avec bienveillance : comment rédiger un mail de refus de candidature après entretien ?

Recruteurs, ne négligez surtout pas la rédaction de lettres ou de mails de refus de candidatures après un entretien !

Pourquoi ? C’est simple : 92 % des candidats découragent activement d’autres personnes à postuler auprès d’une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience (Robert Walters).

J’imagine que vous ne voulez pas que votre marque employeur en pâtisse ? Et vous avez bien raison ! C’est pour cela qu’on vous a concocté quelques exemples pour rédiger un mail de refus de candidature à la fois bienveillant et pro… le tout saupoudré de précieux conseils !

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Exemples de mail de refus de candidature après entretien

Mail de refus de candidature après entretien

Bonjour [nom et prénom du candidat],

Merci beaucoup d’avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l’entreprise]. Nous avons tous été ravis de vous rencontrer et d’en apprendre davantage sur vous.

Malheureusement, nous nous concentrons actuellement sur l’embauche des candidats qui ont plus d’expérience. Votre candidature n’a donc pas pu être retenue.

Toutefois, notre équipe a été vraiment impressionnée par votre motivation et vos compétences personnelles malgré seulement quelques années d’expérience dans vos missions précédentes.

C’est pourquoi nous nous permettons de conserver votre candidature au cas où celle-ci pourrait correspondre à nos prochaines ouvertures de poste. Ainsi, si nous avons un poste vacant qui correspond mieux à votre profil, nous nous ferons un plaisir de vous contacter.

Si vous avez d’autres questions ou si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à nous écrire. Je me ferai un plaisir d’y répondre et d’échanger avec vous.

Je vous souhaite bonne chance dans vos recherches et projets futurs,

Cordialement,

[nom de l’expéditeur]

Mail de refus de candidature interne

Bonjour [nom et prénom du candidat],

Merci beaucoup d'avoir postulé pour notre poste de [titre du poste]. Nous avons apprécié le temps et les efforts que vous avez investis.

J'aimerais cependant vous faire part de notre décision d'aller de l'avant avec un autre candidat pour ce rôle.

Nous apprécions tout le travail que vous avez accompli à votre poste actuel et nous admirons votre désir d'assumer un nouveau rôle, mais pour l'instant, nous recherchons une personne ayant une plus grande expérience en gestion.

En fonction de vos compétences et de l'expérience que vous avez acquise dans votre rôle de [titre du poste actuel], vous pourriez envisager de postuler pour un poste de [titre du poste] lorsque nous commencerons à accepter les candidatures le [date].

Je vous souhaite bonne chance et vous remercie à nouveau pour votre candidature et votre dévouement envers [Nom de l'entreprise]. N'hésitez pas à poser votre candidature pour tout autre poste interne qui vous intéresse.

Cordialement,

[nom de l'expéditeur]

Pourquoi est-il important de rédiger un mail de refus de candidature après un entretien ?

Si beaucoup d'entreprises omettent cette étape dans leur processus de recrutement, la rédaction d’un mail de refus de candidature après un entretien reste pourtant essentielle.

Pourquoi ? Parce qu'il reflète les valeurs de bienveillance et de respect de votre organisation envers les candidats.

Voici quelques raisons qui devraient vous convaincre de vous prêter à cet exercice. 👉

Respect et transparence

Envoyer un mail de refus est une manière de montrer aux candidats que vous reconnaissez l’investissement et l'énergie qu’ils ont fourni. Ce geste dépasse largement la simple formalité administrative : il clarifie la situation et démontre que vous respectez le processus de candidature dans son ensemble.

Par ailleurs, un refus bien formulé garantit également que le candidat ne reste pas dans l’incertitude, sentiment qui génère beaucoup de frustration.

Maintien d’une bonne réputation

Dans un marché de l'emploi où les entreprises se battent pour attirer les meilleurs profils, votre réputation peut clairement faire la différence.

Un mail de refus bien rédigé soutient l’image de votre organisation, en prouvant que vous valorisez les candidats et que vous agissez avec professionnalisme.

Cette attention à l'égard des postulants contribue à renforcer votre marque employeur et à vous distinguer de la concurrence. En agissant ainsi, vous vous positionnez comme une structure qui se soucie de l’expérience candidat.

Encouragement et feedback

Le refus ne se limite pas à un simple rejet : il peut aussi constituer une source d’encouragement, car vous y exprimez votre appréciation.

En effet, même si la candidature n’a pas été retenue, un retour détaillé fournit des éléments précieux pour aider le postulant progresser. Donner du feedback et des conseils sur des points à améliorer transforme, pour lui, cet « échec » en opportunité d’évolution.

Maintenir un pool de talents

Même si des candidats n’ont pas été retenus pour un poste précis, ils peuvent se révéler des talents de choix dans le cadre de vos prochains recrutements.

En maintenant une communication respectueuse, vous créez avec eux une relation durable. Et ainsi, vous gardez sous la main une réserve de talents pour de potentielles collaborations futures !

Comment rédiger un bon mail de refus de candidature après entretien ? Nos 5 conseils

1 — Remerciez le candidat !

La première des choses, et non des moindres, est de remercier le candidat :

• pour l’intérêt qu’il porte à l’entreprise ;
• pour le temps qu’il a consacré au processus ;
• pour sa motivation ainsi que son investissement.

Prenez le temps de notifier l’effort fait par le postulant en exprimant votre gratitude, encore plus si ce dernier s’est déplacé pour passer l’entretien.

2 — La franchise est de mise, soyez transparent !

Il vous faut ensuite expliquer au candidat pourquoi vous ne l’avez pas retenu.

Partagez-lui les motifs réels, personnalisez au maximum votre mail, vous lui devez au moins ça !

Pourquoi ? Plusieurs raisons :

• pour le temps consacré ;
• pour son évolution professionnelle (éventuellement, modifier ou améliorer certains points dans son processus de candidature) ;
• pour son évolution personnelle (ne pas se démotiver, accepter l’échec et aller de l’avant).

👉 Exemples de raisons plausibles, mais que les employeurs n’osent pas présenter :

• sa personnalité trop en décalage avec la dynamique de l’équipe ;
• sa candidature envoyée trop tardivement ;
• ses expériences professionnelles qui ne correspondent pas au niveau/secteur/domaine du poste ;
• ses compétences professionnelles sont bonnes, mais ses softs skills ne sont pas compatibles avec les prérequis du poste.

💡 Point important : vous n’êtes pas obligé de lui dire que vous conservez ses coordonnées si ce n’est pas le cas. Vous avez le droit de ne pas avoir été emballé par son profil !

3 — Ne présentez pas que le négatif, valorisez les points forts du candidat !

En tant que candidat et demandeur d’emploi, il est difficile de se voir refuser une offre. Cet échec se révèle parfois très démotivant et peut réellement atteindre la confiance en soi. Surtout lorsque les refus se multiplient…

On vous conseille donc de valoriser les points forts du postulant. Vous l’aidez ainsi à continuer ses recherches sereinement.

👉 Exemple : par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes !

4 — Ne vous renfermez pas, restez ouvert à la discussion !

Si vous êtes une PME ou un grand groupe, on peut comprendre qu’il est difficile de faire un feedback de l’entretien avec tous les candidats refusés.

Mais si quelqu’un vous le demande (surtout s’il vous a déjà rencontré une ou plusieurs fois), il convient de répondre à ses questions. C’est la moindre des choses, encore plus lorsqu’il s’est investi sur une longue période.

Au-delà du côté humain, le fait d’être ouvert à la discussion permet au postulant :

• de terminer son expérience candidat, auprès de votre entreprise, satisfait et plus sûr de lui ;
• d’être remotivé et plus serein lors de ses prochaines recherches ;
• d’obtenir des réponses claires et précises sur les questions qu’il se pose ;
• d’éventuellement améliorer certains éléments sur sa candidature.

5 — (Facultatif) Suggérez aux candidats de postuler de nouveau

Si vous pensez qu’un candidat serait bon pour un autre poste au sein de votre entreprise, faites-le-lui savoir. Vous pouvez l’inviter à postuler pour des jobs à venir par exemple.

💡 On vous déconseille cependant d’inclure cette invitation à votre message si vous ne le pensez pas réellement. Ne donnez pas de faux espoirs juste pour paraître aimable !

Quid de l’automatisation du mail de refus de candidature ?

Si on vous disait qu’il existe des outils pour vous accompagner dans cette tâche ?

On pense aux logiciels spécialisés dans le recrutement qui simplifient l’élaboration et la gestion des courriers de refus de candidature de plusieurs manières.

Tout d’abord, ils permettent de créer des modèles de mails personnalisables, garantissant ainsi une communication cohérente… et surtout un gain de temps considérable dans la rédaction du contenu !

En outre, ces outils peuvent automatiser l’envoi de ces mails, assurant la réactivité nécessaire à la bonne image de votre entreprise.

🛠️ Exemples de logiciels :

• Beehire est une solution de recrutement fortement orientée « marque employeur ». Elle comprend donc toutes les fonctionnalités nécessaires pour garantir une expérience candidat au top, dont les mails de réponse automatisés et personnalisés. Autre atout : une messagerie instantanée pour échanger en temps réel avec les candidats.
  
  
• Factorial fait gagner beaucoup de temps aux recruteurs grâce aux réponses automatiques envoyées aux candidats refusés ou acceptés dans votre entreprise. Il existe différents modèles de mail pour améliorer non seulement l’expérience candidat, mais également votre image de marque.
  
  
• softgarden est un ATS (Applicant Tracking System) destiné à optimiser tout votre processus de recrutement. Avec ce logiciel, fini le temps perdu sur des tâches chronophages et répétitives : grâce à ses nombreux modèles et messages prédéfinis, à l’automatisation et à la mise à place de workflows, répondez en temps et en heure aux candidats.

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En bref, rédiger un mail de refus de candidature après entretien

Pour conclure, voici les points à retenir :

• Remerciez le candidat pour le temps qu’il a investi dans le processus de recrutement.
  
  
• Valorisez les points forts de la candidature (exemple : « Par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes ! »).
  
  
• Présentez les détails précis qui vous ont poussé à refuser la candidature (exemple : « Votre manque d’expérience en marketing de contenu serait un problème sur ce poste. »).
  
  
• Donnez des pistes d’amélioration, tant au niveau des compétences professionnelles que personnelles.
  
  
• Suggérez de conserver le CV et les coordonnées du candidat si le profil de ce dernier pouvait correspondre à un poste vacant dans le futur.