Des mails de refus de candidatures pro et bienveillants ? C’est possible grâce à nos conseils et modèles à télécharger !

Par Rita Hassani Idrissi
Le 07/12/2021
how-to backgroundDes mails de candidatures bienveillants et pro, c’est possible grâce à nos conseils et modèles à télécharger

Recruteurs, sachez que la rédaction de lettres ou de mails de refus de candidatures est loin d'être une tâche à négliger !

Pourquoi ? C’est simple : 92% des candidats découragent activement d’autres personnes de postuler auprès d’une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience (Robert Walters).

J’imagine que vous ne voulez pas que votre image de marque en pâtisse ? Et vous avez bien raison ! C’est pour cela qu’on vous a concocté 5 conseils infaillibles pour rédiger un mail de refus de candidature bienveillant et pro !

Dites stop aux fameux messages automatiques de refus pas très motivants et inspirez-vous de nos modèles de mail gratuits et prêts à l’emploi !

5 conseils infaillibles pour humaniser vos mails de refus de candidatures

1 - Remerciez le candidat !

La première des choses et non des moindres est d'accuser réception de la candidature et de remercier le candidat :

  • pour l’intérêt qu’il porte à l’entreprise,
  • pour le temps qu’il a consacré au processus,
  • pour sa motivation et son investissement.

Prenez le temps de notifier l’effort fait par le candidat en exprimant votre gratitude,ncore plus si ce dernier s’est déplacé pour passer l’entretien !

👉 Exemple : “Merci beaucoup d'avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l'entreprise]. Nous avons particulièrement apprécié votre motivation et enthousiasme !”

2 - La franchise est de mise, soyez transparent !

Vous devez expliquer au candidat pourquoi vous ne l’avez pas retenu,certes. Mais donnez-lui les réelles raisons, personnalisez au maximum votre mail, vous lui devez au moins ça !

Pourquoi ? Plusieurs raisons :

  • Pour le temps qu’il y a consacré ;
  • Pour son évolution professionnelle (éventuellement modifier ou améliorer certains points dans son processus de candidature) ;
  • Pour son évolution personnelle (ne pas se démotiver, accepter l'échec et aller de l’avant).

👉 Exemple de raisons plausibles,mais que les employeurs n’osent pas présentés :

  • Sa personnalité était trop en décalage avec la dynamique de l'équipe ;
  • Sa candidature a été envoyée trop tardivement ;
  • Ses expériences professionnelles ne correspondent pas au niveau/secteur/domaine du poste ;
  • Ses compétences professionnelles sont bonnes, mais ses soft skills ne sont pas suffisantes ni/ou compatibles avec les prérequis du poste.

💡 Point important : Par ailleurs, vous n'êtes pas obligé de lui dire que vous conservez ses coordonnées si ce n'est pas le cas. Vous avez le droit de ne pas avoir été emballé(e) par son profil et de ne pas y donner suite.

3 - Ne présentez pas que le négatif, valorisez les points forts du candidat !

En tant que candidat et demandeur d’emploi, il est difficile de se voir refuser une offre ou un poste. Cela peut être très démotivant et peut réellement atteindre sa confiance en soi. Surtout, lorsque ce sont plusieurs refus successifs.

Il est donc nécessaire de valoriser les points forts du candidat pour lui permettre de continuer ses recherches sereinement.

👉 Exemple : par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes !

4 - Ne vous renfermez pas, restez ouvert à la discussion !

Si vous êtes une PME ou un grand groupe, je peux comprendre que vous ne puissiez pas faire de feed-back de l’entretien avec tous les candidats refusés.

Mais si ce dernier vous le demande (surtout s’il vous a déjà rencontré une ou plusieurs fois en entretien), vous devez répondre à ses questions. C’est la moindre des choses, encore plus lorsqu’il s'est investi sur une longue période.

Au-delà du côté humain, le fait d’être ouvert à la discussion permettra au candidat :

  • de finir son expérience candidat au sein de votre entreprise satisfait et plus sûr de lui,
  • d’être remotivé et plus serein lors de ses prochaines recherches,
  • d’avoir des réponses claires et précises sur les questions qu’ils se posaient,
  • d’éventuellement améliorer certains éléments sur sa candidature.

5 - (Facultatif) Suggérez aux candidats de postuler de nouveau

Si vous pensez qu’un candidat serait bon pour un autre poste au sein de votre entreprise, faites-le-lui savoir. Vous pouvez l’inviter à postuler pour d’autres opportunités à venir ou pour un autre poste.

💡 Cependant, il n’est pas nécessaire d’inclure cette invitation à votre message si vous ne le pensez pas réellement. Ne donnez pas de faux espoirs aux candidats juste pour paraître aimable !

Modèle de refus de candidature après un entretien

L’exemple à suivre

Bonjour [nom et prénom du candidat],

Merci beaucoup d'avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l'entreprise]. Nous avons tous été ravis de vous rencontrer et d’en apprendre davantage sur vous.

Malheureusement, nous nous concentrons actuellement sur l'embauche des candidats qui ont plus d'expérience. Votre candidature n’a donc pas pu être retenue.

Toutefois, notre équipe a été vraiment impressionnée par votre motivation et vos compétences personnelles malgré seulement quelques années d'expérience dans vos missions précédentes.

C'est pourquoi nous nous permettons de conserver votre candidature au cas où celle-ci pourrait correspondre à nos prochaines ouvertures de poste. Ainsi, si nous avons un poste vacant qui correspond mieux à votre profil, nous nous ferons un plaisir de vous contacter.

Si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à nous écrire. Je me ferai un plaisir d’y répondre et d'échanger avec vous.

Je vous souhaite bonne chance dans vos recherches et projets futurs,

Cordialement,

[nom de l'expéditeur]

L’exemple à ne pas suivre

"Bonjour,

Merci d'avoir postulé au [titre du poste] chez [nom de l’entreprise].

Nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n’a pas pu être retenue ; d’autres candidats présentaient un profil correspondant mieux à nos attentes.

Toutefois, nous conserverons tout de même votre CV dans nos dossiers.

Bonne continuation."

Ici, on n’explique clairement pas pourquoi le candidat n’a pas été retenu. D'accord, quelqu'un d’autre correspondait mieux au poste, mais pourquoi ? Parce qu’il avait plus d'expérience ? Des qualités personnelles qui étaient plus compatibles avec la dynamique de l’équipe ? Des compétences linguistiques plus avancées ?

👉 Donnez des raisons concrètes pour que le candidat comprenne réellement son refus de dossier. Cela va considérablement l’aider à passer à autre chose.

Les modèles de refus de candidature à télécharger gratuitement

Modèle de mail de refus de candidature après tri du CV

Modèle de mail de refus après une candidature spontanée

Modèle de mail de refus pour une candidature interne

Modèle de mail de refus pour une candidature de stage

Rédiger un mail de refus de candidature pro et bienveillant : en bref

  • Remercier le candidat pour le temps qu’il a investi au processus de recrutement ;
  • Valoriser les points forts de la candidature (ex : « Par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes ! ») ;
  • Présenter les détails précis de la candidature qui vous ont poussé à refuser la candidature (ex : « Votre manque d'expérience en marketing de contenu serait un problème sur ce poste. »)
  • Donner des pistes d’amélioration, tant au niveau des compétences professionnelles que personnelles.
  • Suggérer de conserver le CV et les coordonnées du candidat si le profil de ce dernier pourrait correspondre à un poste vacant.
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