Procédure de recrutement : 7 étapes à suivre pour recruter efficacement

Par Samantha Mur
Mis à jour le 18 octobre 2021, publié initialement en mars 2020
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Manager ou responsable du recrutement, vous cherchez à améliorer votre processus de recrutement ? Vous souhaitez mettre en œuvre une stratégie visant à trouver le bon profil avec plus de précision et d’efficacité ? Quelles sont les techniques de recrutement ?

Une méthodologie est indispensable pour structurer son processus de recrutement. Nous passons en revue les 7 étapes clés à suivre, de la définition du poste à pourvoir jusqu’à l’embauche, afin de sélectionner les meilleurs candidats, et de mettre toutes les chances de votre côté pour les garder !

Quelles sont les 7 étapes du processus de recrutement ?

1. Définir un besoin en recrutement

Pourquoi un processus de recrutement ?

Demandez-vous : pourquoi l’entreprise a-t-elle des besoins en recrutement ? Pour continuer à mener son activité avec les ressources humaines appropriées. Une nouvelle recrue peut s’avérer indispensable dans les cas suivants :

  • un départ temporaire ou définitif d’un salarié,
  • de nouveaux objectifs de développement de l’entreprise,
  • une croissance forte de l’activité, etc.

Ce besoin doit être budgété, car il implique des coûts, entre la mobilisation des personnes qui prennent part au processus, l’intégration et la formation de la nouvelle recrue, le nouveau salaire à verser, etc.

Pour les employeurs, l’État propose des aides en matière de recrutement, par exemple :

  • un allègement ou une exonération des charges sociales employeurs,
  • des aides forfaitaires de la région,
  • des aides pour la formation d’un jeune en alternance,
  • des aides de Pôle emploi, etc.

☝️ Vérifiez votre éligibilité sur le site economie.gouv.fr, renseignez-vous sur les conditions d’attribution de ces aides et estimez le coût d’une embauche grâce à leur simulateur.

2. Définir le poste et le profil recherché

Afin de mieux cibler vos recherches, analysez précisément le besoin de votre service ou entreprise. Échangez avec les opérationnels concernés sur les questions suivantes :

  • quel profil est requis ?
  • quelle formation est idéale pour le poste ? ou quelles autres expériences professionnelles ?
  • quel niveau d’expérience dans le domaine est demandé ?
  • quelles compétences techniques sont essentielles ?

La fiche de poste doit clairement comprendre les missions, tâches et attributions de la personne qui occupera le poste. Soyez précis, mais adoptez une certaine flexibilité entre les compétences essentielles et celles fortement souhaitées, mais pas indispensables, afin d’éviter de chercher en vain un profil peu réaliste.

☑️ Interrogez-vous aussi sur le volume horaire nécessaire pour déterminer si vous avez besoin d’un temps plein ou d’un temps partiel.

Définissez également le type de contrat que vous proposez :

  • CDI pour du long terme ;
  • CDD qui débouchera sur un CDI ou simple CDD ;
  • Intérim pour une mission temporaire, un besoin ponctuel ;
  • un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, etc.

Enfin, définissez une fourchette de rémunération.

3. Rédiger et diffuser l’offre d'emploi

Avant de rédiger l’offre

Assurez-vous qu’il n’existe pas de personnes prioritaires à l’emploi parmi les salariés de votre entreprise. Par exemple, un retour de congé maternité, un passage d’un temps complet à un temps partiel ou l’inverse, un licenciement économique de moins d’un an, etc.

💡 Le profil adéquat se trouve peut-être déjà dans votre entreprise ou, si ce n’est pas le cas, vous avez également l’occasion de sonder votre propre vivier de candidatures.

Rédiger l’annonce

Appuyez-vous sur la description du profil et prenez soin de faire figurer toutes les informations importantes, par exemple :

  • titre du poste,
  • entreprise,
  • nature du contrat,
  • compétences requises et niveau d’expérience souhaité, etc.

Veillez à éliminer tout critère discriminant, interdit par la loi.

Prenez le plus grand soin à rédiger votre annonce :

  • réfléchissez au ton à adopter,
  • soyez le plus clair possible et fournissez toutes les informations nécessaires
  • insérez des mots-clés essentiels, etc.

Il est essentiel de soigner votre image pour attirer les talents.

Diffuser l’annonce

Soit vous faites circuler votre annonce en interne, soit vous vous tournez vers l’extérieur en choisissant parmi de multiples possibilités :

  • Apec, Pôle emploi, presse, salons professionnels,
  • la multidiffusion sur internet, des canaux tels que des sites emplois spécialisés, des job boards, les réseaux sociaux, etc.,
  • un programme de cooptation,
  • ou un recours éventuel à un cabinet de recrutement ou une agence de travail temporaire.

☝️ Les facteurs qui vont influencer votre choix en matière de diffusion sont notamment liés :

  • au budget dont vous disposez,
  • au caractère urgent du recrutement,
  • à la spécificité du profil recherché.

4. Trier les candidatures

Si vous êtes chargé du recrutement, vous avez centralisé la réception de l’ensemble des candidatures et opérez désormais un tri :

  • celles que vous retenez,
  • les « peut-être »,
  • et celles que vous éliminez.

Analysez les candidatures reçues au regard de la description du poste et de l’annonce divulguée, en vous appuyant sur le CV et la lettre de motivation ou un autre support exposant les motivations, puis vérifiez les références, le cas échéant. La présélection peut être révisée et affinée dans un second temps par le responsable hiérarchique concerné.

ℹ️  Sachez que le scoring et la préqualification des candidatures peuvent être automatiquement effectués par un logiciel de gestion et de suivi des candidatures.

Puis choisissez les personnes qualifiées pour la suite du processus, et contactez-les pour organiser un entretien avec elles.

5. Faire passer les entretiens et les tests [exemple]

Votre première sélection peut d’abord s'opérer par l’intermédiaire d’un entretien téléphonique ou d’un entretien vidéo.

Puis, une fois que vous avez réduit votre liste de candidats, vous souhaiterez les convier en entretien physique. Il peut y avoir par exemple un premier, puis un second entretien en présence d’autres parties prenantes, en plus de la·du chargé·e de recrutement (la·le responsable hiérarchique de la future recrue, un·e collaborateur·rice avec une expertise métier clé, etc.).

Pour savoir bien mener un entretien d’embauche, préparez-vous : sachez quels sujets aborder (présentation, expériences passées, motivations, qualités requises pour le poste, etc.), et n’oubliez pas d’observer le savoir-être de la personne en face de vous.

Vous pouvez télécharger notre grille d’entretien pour structurer votre temps d’échanges :

Vous pouvez également décider de leur faire passer des tests d’évaluation des compétences ou des tests de personnalité, pour avoir une première idée de leurs aptitudes relationnelles et soft skills.

À vous de créer le parcours d’entretiens/tests le plus pertinent au regard des enjeux du poste que vous souhaitez pourvoir et du marché dans lequel vous évoluez.

💡 Renseignez-vous sur les pratiques d’un secteur pour connaître votre marge de manœuvre : si les candidats disponibles sont nombreux ou rares et très prisés ; et si la culture professionnelle du profil métier recherché privilégie les mêmes étapes du recrutement. 

6. Sélectionner le candidat

Une fois la phase des entretiens terminée, faites le point avec la future équipe pour valider le profil retenu et prenez la décision finale en commun.

La candidature arrêtée, annoncez la nouvelle à l’heureux·se élu·e ! Une réponse personnalisée sera également grandement appréciée par les candidats non sélectionnés.

Conservez les candidatures non retenues pour ce poste dans votre vivier de candidats, elles pourront révéler un intérêt dans le cadre d’une future embauche.

Effectuez ensuite les formalités liées à l’embauche :

  • promesse d’embauche : engagement de l’entreprise à réserver le poste prévu à future la personne embauchée ;
  • déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : à adresser à l’URSSAF ou à la MSA dans les 8 jours précédant l’embauche ;
  • inscription de la personne recrutée au registre du personnel ;
  • signature du contrat de travail ;
  • planification de la visite médicale obligatoire.

7. Intégrer la nouvelle recrue

L’accueil et l’intégration de votre nouveau·elle collaborateur·rice ne doivent pas être négligés. Cette étape essentielle fait partie intégrante de la procédure et doit être pensée en amont.

Mettez tout en place pour accueillir cette personne et favoriser sa bonne intégration au sein de son poste, de son équipe et de l’entreprise, afin qu’elle se sente à l’aise dès ses débuts et ait envie de rester comme de s’investir.

En utilisant l'espace de travail pour les RH de monday.com, vous pouvez créer un processus d'intégration fluide pour les nouveaux arrivants, facile à suivre visuellement. Utilisez le modèle prêt à l'emploi puis personnalisez-le pour l'adapter sur mesure à votre entreprise et au poste concerné. 

processus intégration monday.com© monday.com

Vous pourrez aussi gérer au même endroit votre pipeline de candidats, les demandes de congés, ou encore l'évaluation de la performance des collaborateurs·trices.

Conseils pour améliorer le processus de recrutement

Quelques conseils pour optimiser votre démarche, autant en qualité qu’en délais :

  • misez sur la transparence de votre processus de recrutement : tâchez d’accompagner et d’informer les candidats de chaque étape qui les attend. Vous établissez ainsi un lien de confiance avec les candidats et évitez de les perdre ;
  • multipliez les canaux pour diffuser largement votre offre et lui permettre de gagner en visibilité, puis utilisez un outil pour préqualifier vos candidatures selon un algorithme de matching ;
  • centralisez les CV reçus dans une CVthèque en ligne, en utilisant une solution de gestion des candidatures telle que Jobaffinity : grâce à cet outil agréable à utiliser et intuitif, vous suivez en temps réel l’ensemble des candidatures reçues, quelle que soit leur source ;
  • travaillez sur votre marque employeur : mettez en avant votre culture d’entreprise, ses valeurs, et sa mission en élaborant un site carrière qui les reflète : le logiciel de recrutement complet Softy vous permet de créer un site carrière moderne, aux couleurs de votre entreprise, en offrant la meilleure expérience utilisateur possible.

➡️  Pour découvrir plus de conseils, nous vous invitons à lire nos 9 astuces pour un processus de recrutement efficace et à moindre frais.

Enfin, pourquoi ne pas entièrement digitaliser votre procédure de recrutement ? Des outils dédiés aident à automatiser les tâches chronophages et fastidieuses, et sont personnalisables pour s’adapter à votre processus de recrutement. Vous gagnez du temps, de l’argent et de l’énergie.

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