Procédure de recrutement : 7 étapes pour recruter efficacement

Procédure de recrutement : 7 étapes à suivre pour recruter efficacement

Procédure de recrutement : 7 étapes à suivre pour recruter efficacement

Manager ou responsable du recrutement, vous cherchez à améliorer votre procédure de recrutement ? Vous souhaitez mettre en œuvre une stratégie visant à trouver le bon profil avec plus de précision et d’efficacité ?

Une méthodologie est indispensable pour structurer son processus de recrutement. Nous passons en revue les 7 étapes clés à suivre, de la définition du poste à pourvoir jusqu’à l’embauche, afin de sélectionner les meilleurs candidats, et de mettre toutes les chances de votre côté pour les garder !

Sommaire :

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L’objectif d’une procédure de recrutement

L’objectif d’une procédure de recrutement est de formaliser le déroulement par étapes de ce processus, afin de gagner en rigueur et en rapidité.

Quelles sont les 7 étapes du recrutement ?

Étape n° 1 : définir un besoin en recrutement

Demandez-vous : pourquoi l’entreprise a-t-elle des besoins en recrutement ? Pour continuer à mener son activité avec les ressources humaines appropriées. Une nouvelle recrue peut s’avérer indispensable dans les cas suivants :

  • un départ temporaire ou définitif d’un collaborateur,
  • de nouveaux objectifs de développement de l’entreprise,
  • une croissance forte de l’activité, etc.

Ce besoin doit être budgété, car il implique des coûts, entre la mobilisation des personnes qui prennent part au processus, l’intégration et la formation de la nouvelle recrue, le nouveau salaire à verser, etc.

Pour les employeurs, l’État propose des aides en matière de recrutement, notamment :

  • un allègement ou une exonération des charges sociales employeurs,
  • des aides forfaitaires de la région,
  • des aides pour la formation d’un jeune en alternance,
  • des aides de Pôle emploi, etc.

☝️ Vérifiez votre éligibilité sur le site economie.gouv.fr, renseignez-vous sur les conditions d’attribution de ces aides et estimez le coût d’une embauche grâce à leur simulateur.

Étape n° 2 : définir le poste et le profil recherché

Afin de mieux cibler vos recherches, analysez précisément le besoin de votre service ou entreprise. Échangez avec les opérationnels concernés :

  • quel profil est requis ?
  • quelle formation est idéale pour le poste ? ou quelles autres expériences professionnelles ?
  • quel niveau d’expérience dans le domaine est demandé ?
  • quelles compétences techniques sont essentielles ?

La fiche de poste doit clairement comprendre les missions, tâches et attributions de la personne qui occupera le poste. Soyez précis, mais adoptez une certaine flexibilité entre les compétences essentielles et celles fortement souhaitées, mais pas indispensables, afin d’éviter de chercher en vain un profil peu réaliste.

☑️ Interrogez-vous aussi sur le volume horaire nécessaire pour déterminer si vous avez besoin d’un temps plein ou d’un temps partiel.

Définissez également le type de contrat que vous proposez :

  • CDI pour du long terme ;
  • CDD qui débouchera sur un CDI ou simple CDD ;
  • Intérim pour une mission temporaire, un besoin ponctuel ;
  • un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, etc.

Enfin, définissez une fourchette de rémunération.

Étape n° 3 : rédiger et diffuser l’annonce

Avant de rédiger l’offre

Assurez-vous qu’il n’existe pas de personnes prioritaires à l’emploi au sein de votre entreprise : retour de congé maternité, passage d’un temps complet à un temps partiel ou l’inverse, licenciement économique de moins d’un an, etc.

💡 Le profil adéquat se trouve peut-être déjà dans votre entreprise ou, si ce n’est pas le cas, vous avez également l’occasion de sonder votre propre vivier de candidatures.

Rédiger l’annonce

Appuyez-vous sur la description du profil et prenez soin de faire figurer toutes les informations importantes :

  • titre du poste,
  • entreprise,
  • nature du contrat,
  • compétences requises et niveau d’expérience souhaité, etc.

Veillez à éliminer tout critère discriminant, interdit par la loi.

Prenez le plus grand soin à rédiger votre annonce :

  • réfléchissez au ton à adopter,
  • soyez le plus clair possible et fournissez toutes les informations nécessaires
  • insérez des mots-clés essentiels, etc.

Il est essentiel de soigner votre image pour attirer les talents.

Diffuser l’annonce

Soit vous faites circuler votre annonce en interne, soit vous vous tournez vers l’extérieur en choisissant parmi de multiples possibilités :

  • Apec, Pôle emploi, presse, salons professionnels ;
  • la multidiffusion sur internet, des canaux tels que des sites emplois spécialisés, des job boards, les réseaux sociaux, etc. ;
  • ou un recours éventuel à un cabinet de recrutement ou une agence de travail temporaire.

☝️ Les facteurs qui vont influencer votre choix en matière de diffusion sont notamment liés :

  • au budget dont vous disposez,
  • au caractère urgent du recrutement,
  • à la spécificité du profil recherché.

Étape n° 4 : trier les candidatures

Si vous êtes chargé du recrutement, vous avez centralisé la réception de l’ensemble des candidatures et opérez désormais un tri : celles que vous retenez, les « peut-être » et celles que vous éliminez.

Analysez les candidatures reçues au regard de la description du poste et de l’annonce divulguée, en vous appuyant sur le CV et la lettre de motivation ou un autre support exposant les motivations, puis vérifiez les références, le cas échéant. La présélection peut être révisée et affinée dans un second temps par le responsable hiérarchique concerné.

ℹ️ Sachez que le scoring et la préqualification des candidatures peuvent être automatiquement effectués par un logiciel de gestion et de suivi des candidatures.

Puis choisissez les personnes qualifiées pour la suite du processus, et contactez-les pour organiser un entretien avec elles.

Étape n° 5 : faire passer les entretiens d’embauche et les tests

Votre première sélection peut d’abord opérée par l’intermédiaire d’un entretien téléphonique ou d’un entretien vidéo.

Puis, une fois que vous avez réduit votre liste de candidats, vous souhaitez les convier en entretien physique. Il peut y avoir un premier, puis un second entretien en présence d’autres parties prenantes, en plus de la·du chargé·e de recrutement : la·le responsable hiérarchique de la future recrue, un·e collaborateur·rice avec une expertise métier clé, etc.

Avant tout entretien, préparez-vous : sachez quels sujets aborder (présentation, expériences passées, motivations, qualités requises pour le poste, etc.), et n’oubliez pas d’observer le savoir-être de la personne en face de vous.

Vous pouvez également décider de leur faire passer des tests d’évaluation des compétences ou des tests de personnalité, pour avoir une première idée de leurs aptitudes relationnelles et soft skills.

À vous de créer le parcours d’entretiens/tests le plus pertinent au regard des enjeux du poste que vous souhaitez pourvoir et du marché dans lequel vous évoluez.

💡 Renseignez-vous sur les pratiques d’un secteur pour connaître votre marge de manœuvre : si les candidats disponibles sont nombreux ou rares et très prisés ; et si la culture professionnelle du profil métier recherché privilégie les mêmes étapes du recrutement.

Étape n° 6 : sélectionner un candidat

Une fois la phase des entretiens terminée, faites le point avec la future équipe pour valider le profil retenu et prenez la décision finale en commun.

La candidature arrêtée, annoncez la nouvelle à l’heureux·se élu·e ! Une réponse personnalisée sera également grandement appréciée par les candidats non sélectionnés.

Conservez les candidatures non retenues pour ce poste dans votre vivier de candidats, elles pourront révéler un intérêt dans le cadre d’une future embauche.

Effectuez ensuite les formalités liées à l’embauche :

  • promesse d’embauche : engagement de l’entreprise à réserver le poste prévu à future la personne embauchée ;
  • déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : à adresser à l’URSSAF ou à la MSA dans les 8 jours précédant l’embauche ;
  • inscription de la personne recrutée au registre du personnel ;
  • signature du contrat de travail ;
  • planification de la visite médicale obligatoire.

Étape n° 7 : intégrer la nouvelle recrue

L’accueil et l’intégration de votre nouveau·elle collaborateur·rice ne doivent pas être négligés. Cette étape essentielle fait partie intégrante de la procédure et doit être pensée en amont.

Mettez tout en place pour accueillir cette personne et favoriser sa bonne intégration au sein de son poste, de son équipe et de l’entreprise, afin qu’elle se sente à l’aise dès ses débuts et ait envie de rester comme de s’investir.

Comment améliorer le processus de recrutement ?

Quelques conseils pour optimiser votre démarche, autant en qualité qu’en délais :

  • misez sur la transparence de votre processus de recrutement : tâchez d’accompagner et d’informer les candidats de chaque étape qui les attend. Vous établissez ainsi un lien de confiance avec les candidats et évitez de les perdre ;
  • multipliez les canaux pour diffuser largement votre offre et lui permettre de gagner en visibilité, puis utilisez un outil pour préqualifier vos candidatures selon un algorithme de matching ;
  • centralisez les CV reçus dans une CVthèque en ligne, en utilisant une solution de gestion des candidatures telle que Jobaffinity : grâce à cet outil agréable à utiliser et intuitif, vous suivez en temps réel l’ensemble des candidatures reçues, quelle que soit leur source ;
  • travaillez sur votre marque employeur : mettez en avant votre culture d’entreprise, ses valeurs, et sa mission en élaborant un site carrière qui les reflète : le logiciel de recrutement complet Softy vous permet de créer un site carrière moderne, aux couleurs de votre entreprise, en offrant la meilleure expérience utilisateur possible.

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Employez-vous à être méthodique !

Pour l’efficacité de votre procédure de recrutement, misez sur le suivi rigoureux de la méthode que vous aurez choisie.

Être méthodique vous permettra d’organiser votre procédure pour gagner en réactivité et en compétitivité sur le marché visé pour attirer les meilleurs talents et ne pas perdre certains profils intéressants en cours de route.

Enfin, pourquoi ne pas entièrement digitaliser votre procédure de recrutement ? Des outils dédiés aident à automatiser les tâches chronophages et fastidieuses, et sont personnalisables pour s’adapter à votre processus de recrutement. Vous gagnez du temps, de l’argent et de l’énergie.

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