N'embauchez plus au hasard en suivant les 9 étapes de la procédure de recrutement

Manager ou responsable du recrutement, vous cherchez à améliorer votre procédure de recrutement ? Vous souhaitez mettre en œuvre une stratégie visant à trouver le bon profil avec plus de précision et d’efficacité ?

La bonne méthodologie demeure indispensable pour structurer votre gestion du recrutement.

Dans cet article, nous passons en revue les 9 étapes clés à suivre, de la définition du poste à pourvoir jusqu’à l’embauche, afin de sélectionner les meilleurs candidats… et de mettre toutes les chances de votre côté pour les garder !

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Résumé des 9 étapes de la procédure de recrutement

Étape n° 1 : identifier le besoin en recrutement

Avant toute chose, commencez par vous interroger quant aux besoins réels en recrutement au sein de votre entreprise.

Par exemple, il convient d’embaucher une nouvelle recrue dans les cas suivants :

• le départ temporaire ou définitif d’un collaborateur ;
• de nouveaux objectifs de développement ;
• une croissance forte de l’activité, etc.

Ce besoin doit être budgété, car il implique fatalement des coûts : mobilisation des personnes qui prennent part au processus, intégration et formation de la nouvelle recrue et, bien sûr, nouveau salaire à verser.

💡 Employeurs, sachez que l’État propose des aides en matière de recrutement, entre autres un allègement des charges sociales. Vérifiez votre éligibilité sur le site economie.gouv.fr !

Étape n° 2 : définir le poste et le profil recherché

Afin de mieux cibler vos recherches, analysez précisément le besoin du service en question, ou plus largement de l’entreprise.

Pour ce faire, échangez avec les opérationnels concernés :

• quel profil requérir ?
• quelle formation exiger pour le poste ? ou quelles autres expériences professionnelles ?
• quel niveau d’expérience demander ?
• quelles compétences techniques sont essentielles ?

☝️ Il importe que la fiche de poste reflète clairement les missions, tâches et attributions de la personne qui occupera le poste. Soyez précis, mais adoptez une certaine flexibilité entre les compétences essentielles et celles fortement souhaitées, mais pas indispensables. Autrement dit, restez réaliste !

☑️ Interrogez-vous aussi sur :

• le volume horaire nécessaire, pour déterminer si vous avez besoin d’un temps plein ou d’un temps partiel ;
• le type de contrat (CDI, CDD, intérim, etc.) ;
• la fourchette de rémunération.

Étape n° 3 : rédiger l’annonce

���� Avant de rédiger l’annonce, assurez-vous qu’il n’existe pas de collaborateurs prioritaires à l’emploi au sein de votre organisation : retour de congé maternité, passage d’un temps complet à un temps partiel ou l’inverse, licenciement économique de moins d’un an, etc.

Pour la rédaction en elle-même, appuyez-vous sur la description du profil et prenez soin de faire figurer toutes les informations importantes :

• titre du poste ;
• présentation de l’entreprise ;
• nature du contrat ;
• compétences requises et niveau d’expérience souhaité, etc.

Veillez également à éliminer tout critère discriminant, interdit par la loi.

Enfin, accordez le plus grand soin au texte de votre offre d’emploi :

• réfléchissez au ton à adopter ;
• soyez le plus clair possible et fournissez toutes les informations nécessaires ;
• insérez des mots-clés essentiels, etc.

✨ Il vous faut soigner votre marque employeur pour attirer les talents !

Étape n° 4 : diffuser l’offre d’emploi

Ici, deux possibilités s’offrent à vous :

• soit vous faites circuler votre annonce en interne ;
• soit vous vous tournez vers l’extérieur en choisissant parmi de multiples possibilités :
• Apec, Pôle emploi, presse, salons professionnels ;
• la multidiffusion sur internet, via des canaux tels que des job boards, les réseaux sociaux, etc. ;
• le recours éventuel à un cabinet de recrutement ou à une agence de travail temporaire.

☝️ Ici, certains facteurs influenceront votre choix en matière de diffusion :

• le budget dont vous disposez ;
• le caractère urgent du recrutement ;
• la spécificité du profil recherché.

Étape n° 5 : trier les candidatures

Une fois votre annonce diffusée, ça y est, les candidatures pleuvent ! 🤩

Il vous faut alors centraliser leur réception et opérer un tri : celles que vous retenez, les « peut-être » et celles que vous éliminez.

Analysez les candidatures reçues au regard de la description du poste et de l’annonce divulguée, en vous appuyant sur le CV et la lettre de motivation, ou tout autre support exposant les motivations. Puis vérifiez les références, le cas échéant. Cette présélection peut être révisée et affinée dans un second temps par le responsable hiérarchique concerné.

💡 Sachez que le scoring et la préqualification des candidatures peuvent être grandement facilités grâce à l’utilisation d’un logiciel de recrutement !

Enfin, conservez les profils les plus adaptés pour la suite du processus, et contactez-les afin d’organiser un entretien avec elles.

Étape n° 6 : faire passer les entretiens d’embauche

Votre première sélection peut d’abord s’opérer par l’intermédiaire d’un entretien téléphonique ou d’un entretien vidéo.

Puis, une fois votre liste de candidats réduite, organisez des entretiens physiques. Par exemple, une première rencontre, puis une seconde en présence d’autres parties prenantes : le responsable hiérarchique de la future recrue, un collaborateur doté d’une expertise métier clé, etc.

☝️ Avant tout entretien, préparez-vous. En d’autres termes, déterminez au préalable les sujets à aborder (présentation, expériences passées, motivations, qualités requises pour le poste, etc.). Et n’oubliez pas d’observer le savoir-être de la personne en face de vous.

Étape n° 7 : confirmer avec des tests d’évaluation

En fonction des profils recherchés, on vous recommande de faire passer des tests d’évaluation des compétences ou des tests de personnalité. La meilleure manière d’obtenir un aperçu concret des aptitudes professionnelles et des soft skills des candidats !

À vous de créer le parcours d’entretiens/tests le plus pertinent au regard des enjeux du poste et du marché dans lequel vous évoluez.

Étape n° 8 : sélectionner un candidat

Une fois la phase des entretiens terminée, faites le point avec la future équipe afin de valider le profil retenu et prenez la décision finale en commun.

La candidature arrêtée, annoncez la nouvelle à l’heureux élu ! Une réponse personnalisée sera également grandement appréciée par les personnes non sélectionnées.

💡 Conseil, conservez les candidatures non retenues pour ce poste dans votre vivier de candidats. Elles pourront révéler un intérêt dans le cadre d’une future embauche.

Effectuez ensuite les formalités liées à l’embauche :

• promesse d’embauche : engagement de l’entreprise à réserver le poste prévu à future la personne embauchée ;
• déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : à adresser à l’URSSAF ou à la MSA dans les 8 jours précédant l’embauche ;
• inscription de la personne recrutée au registre du personnel ;
• signature du contrat de travail ;
• planification de la visite médicale obligatoire.

Étape n° 9 : intégrer la nouvelle recrue

Pour finir, ne négligez surtout pas l’accueil et l’onboarding de votre nouveau collaborateur. Cette étape essentielle fait partie intégrante de la procédure et doit être pensée en amont.

Mettez tout en place pour favoriser la bonne intégration de cette personne au sein de son poste, de son équipe et de l’entreprise, afin qu’elle se sente à l’aise dès ses débuts et décide de rester comme de s’investir.

Digitaliser sa procédure de recrutement avec les bons logiciels ?

En matière de procédure de recrutement, il convient d’être méthodique et de vous organiser suffisamment pour gagner en réactivité et en compétitivité sur le marché visé, et ainsi attirer les meilleurs talents.

Et de nos jours, pour parvenir à tirer son épingle du jeu, il paraît compliqué de faire l’impasse sur la digitalisation des opérations. En effet, des outils dédiés aident à automatiser les tâches chronophages et fastidieuses, tout en s’adaptant à vos propres processus. Résultat : vous gagnez du temps, de l’argent et de l’énergie.

🛠️ Quelques exemples de logiciels de recrutement :

• Beehire : ce logiciel simple et intuitif digitalise et fluidifie l’ensemble du processus d’embauche. Il permet de diffuser des offres sur plus de 200 sites, de préqualifier automatiquement les candidatures grâce à un indice de matching ainsi qu’à la vidéo, et de centraliser toutes les candidatures et communications au sein d’un seul outil collaboratif. De plus, avec ses fonctionnalités dédiées à la marque employeur (page carrière personnalisée, offres dynamiques, vidéos de présentation, etc.), il vous aide à attirer et séduire davantage de talents.
  
  
• Beetween : c’est l’ATS pensé par des recruteurs pour recruter vite et bien. Grâce à lui, vous mutualisez vos efforts et gagnez un temps fou : rédigez l’annonce, sélectionnez les sites qui vous intéressent parmi les 150 jobboards généralistes et spécialisés connectés à la solution. Puis cliquez, c’est publié !
  
  
• Cegid HR : avec cette solution complète de gestion des talents et de la formation, vous centralisez toutes les données des candidats et personnalisez vos pages carrières pour renforcer votre marque employeur. Conçue pour les entreprises de plus de 250 salariés, elle optimise chaque étape du recrutement, de la diffusion des offres à la sélection finale, grâce à une gestion mobile.
  
  
• Flatchr : multidiffusez vos offres en un clic, recevez les candidatures sur une plateforme unique en centralisant toutes les informations et recrutez de manière collaborative. Les salariés concernés peuvent rédiger leurs avis et partager leurs retours directement sur la plateforme afin de fluidifier le processus de recrutement. En bonus, personnalisez votre site carrière et programmez des réponses automatiques et personnalisées aux candidats pour améliorer votre marque employeur.
  
  
• JobAffinity : cet outil français est pensé pour automatiser les tâches chronophages, centraliser les échanges avec les candidats et optimiser l’ensemble du processus de recrutement. Conçu par des experts RH, il s’adresse aussi bien aux startups et PME qu’aux grandes entreprises, cabinets ou collectivités. Ses atouts incluent la multidiffusion des offres, la gestion complète des candidatures, la création de viviers de talents ou encore l’automatisation des communications.
  
  
• Softy : profitez de fonctionnalités RH complètes, personnalisables et automatisées (sourcing, site carrière, CVthèque, multidiffusion, gestion des candidatures, etc.) en plus de bénéficier de tests de recrutement en illimité, de tout genre et directement intégrés à l’outil. Ainsi, vous identifiez les meilleurs candidats, confortez vos choix avec des tests de recrutement reconnus mondialement et analysez les réponses via un outil intuitif.
  
  
• Taleez ATS Recrutement : logiciel de recrutement français, il mise sur trois piliers : fiabilité, réactivité et transparence. Adopté par plus de 600 clients, il propose un ATS complet permettant de gérer tout le processus de recrutement, de la demande de poste à l’intégration finale. Flexible et intuitif, il s’adapte aux méthodes de travail des équipes et simplifie leur quotidien.
  
  
• Teamtailor : cet ATS est élaboré pour fluidifier le recrutement tout en valorisant l’expérience candidat et la marque employeur. Adapté aussi bien aux start-ups qu’aux grandes entreprises ou PME, il répond aux besoins de toutes les structures en quête de croissance. La plateforme propose des fonctionnalités avancées comme la multidiffusion d’offres, un site carrière personnalisable, l’automatisation des tâches ou encore un assistant IA.
  
  
• Tellent Recruitee : disposez d’une plateforme centralisée et intuitive depuis laquelle diffuser rapidement vos offres d’emplois sur différents canaux de recrutement (plus de 1 450 job boards disponibles, par exemple). Avec le suivi des performances et des annonces ainsi que l’analyse des candidatures, vos équipes RH optimisent leur stratégie de diffusion pour ne cibler que les meilleurs talents.

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Procédure de recrutement : que retenir ?

En définitive, une procédure de recrutement réussie repose avant tout sur une méthodologie claire, structurée et adaptée à chaque étape.

Toutefois, l’usage d’outils digitaux vient renforcer cette démarche en automatisant les tâches répétitives et en améliorant l’expérience candidat.

Mais au-delà de la méthode et de la technologie, le véritable enjeu reste d’attirer, convaincre et fidéliser les talents, d’autant plus sur un marché concurrentiel.

La prochaine étape ? Parvenir à intégrer davantage l’intelligence artificielle au processus afin d’anticiper les besoins et gagner encore en efficacité… sans pour autant reléguer l’humain au second plan ! Car le recrutement demeure avant tout une aventure humaine, où l’échange, la confiance et la culture d’entreprise jouent un rôle déterminant dans la réussite d’une collaboration durable.