Créez la fiche de poste parfaite + exemple et modèle pour gagner du temps !

Votre entreprise se développe, et vous avez besoin d’agrandir votre dream team. C’est une bonne nouvelle ! Mais vous avez aussi besoin d’être le plus efficace possible.

Pour cela, il vous faut des outils de recrutement pratiques pour garantir le succès de votre processus. Et la fiche de poste en fait partie.

Afin de l’élaborer en bonne et due forme, prenez quelques instants pour réfléchir aux contours du rôle et des missions de vos (futurs) collaborateurs, à leur place au sein de l’équipe et à leurs évolutions possibles.

Pas le temps ? On vous guide et on vous facilite la tâche avec un exemple, des conseils de rédaction et bien sûr un modèle de fiche de poste vierge à télécharger, à compléter avec vos propres infos ! 🧑‍💻

La fiche de poste est un document qui définit tous les éléments clés d’une situation professionnelle, partant de l’intitulé du poste, le rôle du poste, et la liste des activités et tâches qu’il regroupe.

Elle est un outil RH essentiel pour définir l’organisation au quotidien de l’entreprise, et soutenir la gestion des ressources humaines.

Se prêter à l’exercice de sa rédaction (pas si fastidieux que ça, vous allez voir), c’est s’offrir un temps de recul nécessaire sur la répartition des rôles et des attributions dans votre entreprise. Finalement, c’est aussi mener la réflexion d’un point de vue stratégique.

Plus précisément, elle est à la fois :

• un outil de communication,
• un outil de management,
• et un support d’évaluation des compétences.

👉 Elle pose un cadre pour le fonctionnement global de l’entreprise et sert également pour des besoins ponctuels et pragmatiques. Lors d’une création de poste par exemple, elle intervient pour formaliser toutes les missions et compétences clés requises pour ce poste.

Sur le moyen et le long terme, on la retrouve au cœur de différents processus avec comme finalité l’anticipation de la gestion des ressources humaines :

• recrutement :
  • définition du profil du candidat idéal,
  • aide à préparer les annonces d’emploi,
  • support pour organiser et optimiser le processus de recrutement ;
    
    
• gestion des compétences :
  • création d’un référentiel de compétences,
  • recensement des besoins en formation et définition du plan de formation,
  • gestion des évolutions professionnelles et carrières,
  • évaluation des compétences sur la base de critères définis,
  • support de préparation des entretiens professionnels et entretiens annuels d’évaluation.

La fiche de poste est rédigée par les équipes RH le plus souvent, mais peut également être le fruit d’un travail collaboratif, impliquant les responsables métiers.

🤔 Et en retour, qui l’utilise ? Elle est destinée à la fois :

• aux collaborateurs : principaux concernés, ils peuvent s’y référer pour mieux appréhender le contenu de leur poste et le sens de leurs missions. Elle leur offre une vision sur l’étendue de leurs responsabilités, leur inscription dans la chaîne de management et leur degré d’autonomie ;
  
  
• aux dirigeants : pour avoir une vision globale des compétences, identifier et définir les besoins en personnel ;
  
  
• au service RH : pour disposer d’un support dans la procédure de recrutement et la gestion des compétences dans l’entreprise.

• Le profil de poste sert à déterminer toutes les compétences attendues pour un poste, un peu comme le portrait-robot du candidat idéal recherché. En pratique, une personne peut très bien occuper un poste sans toutefois réunir 100 % des compétences requises.
  
  
• La fiche de poste est le document transmis à la nouvelle recrue pour lister les activités, responsabilités et missions qui lui sont confiées par son employeur, afin que les deux parties soient alignées. Elle est une photographie d’un poste à un instant précis, et non pas une vision idéale ou future du poste. Elle pourra être mise à jour en fonction du développement de l’activité.
  
  
• La fiche de fonction métier, quant à elle, est le descriptif des grandes missions types associées à un métier donné, la liste des compétences requises, les diplômes généralement demandés et les fourchettes de rémunération valables sur le marché (aussi connu sous le nom de fiche métier).

👍 La fiche de poste peut faire apparaître dans sa structure une partie plus générale basée sur des éléments de la fiche de fonction métier.

Voici le modèle de fiche de poste que vous attendiez tant : il se présente sous forme d’un tableau, que vous pouvez utiliser directement en complétant les champs vides avec vos informations.

Téléchargez-le gratuitement au format Word !

En règle générale, la fiche de poste contient les informations suivantes :

1. L’intitulé du poste
   • Identification de l’emploi : nom du poste.
   • Positionnement du poste dans l’organisation : service auquel il se rattache, ses responsabilités managériales et ses liens hiérarchiques, avec quels autres postes.
     
     
2. La description du poste
   • Description des enjeux du poste : quel est son rôle, dans quelle dynamique d’équipe s’inscrit-il ? Avec qui est-il en contact ? Se référer à la fiche de fonction métier.
   • Description des missions : liste les grandes missions qui lui reviennent, leur finalité et raisons de l’existence du poste.
   • Description des activités et tâches : liste dans le détail des tâches qui incombent au titulaire du poste et les actions à effectuer pour réussir ses missions. Répondre au Quoi/Comment et donner le pourcentage de temps dédié à chaque tâche, si applicable.
     
     
3. Les conditions d’exercice du poste
   • Lieu de travail : localisation du poste, pays, région, ville et établissement (magasin, agence, usine, etc.).
   • Spécificités et contraintes du poste : environnement, horaires de travail, mobilité, etc.
     
     
4. Le profil du poste
   • Compétences et aptitudes requises, en se basant sur le référentiel de compétences.
   • Expérience professionnelle acquise dans le domaine.
   • Formations : diplômes et certifications.
     
     

💡 Vous pouvez également ajouter des informations d’ordre plus pratique avec des aspects logistiques tels que la rémunération, le type de contrat, les congés, etc.

Si vous souhaitez élaborer votre propre fiche de poste, ces quelques points pourront vous aider :

• Veillez à ce que la fiche de poste soit claire et compréhensible par l’ensemble de vos collaborateurs, pour que chacun s’y réfère aisément.
  
  
• Gardez le même format standardisé pour toute l’entreprise, et centralisez leur rangement pour faciliter leur accès.
  
  
• Déterminez toutes les informations à faire figurer sur la fiche de poste selon ce qui est essentiel pour votre activité et votre entreprise. Si des informations ne sont pas cruciales selon vous, pas la peine de les ajouter !
  
  
• Faites-vous aider par les bons outils. En effet, certains SIRH ou logiciels de recrutement facilitent le stockage et la modification de vos fiches de poste.

💡 Exemples de solutions :

• Beehire est un logiciel simple et intuitif qui vous accompagne dans la digitalisation de votre recrutement. Il centralise l’ensemble de vos documents (dont vos fiches de poste), communications et candidatures, afin de fluidifier le processus et favoriser la collaboration au sein de l’entreprise.
  
  

• Beetween, solution de recrutement à destination des moyennes et grandes entreprises, permet également de regrouper vos fiches de poste. Grâce à cet accès plus facile à vos données, vous gagnez du temps dans la préparation de vos offres d’emploi et dans l’organisation de votre recrutement.

• Factorial Acquisition Talents stocke lui aussi vos documents en toute sécurité. Ne perdez plus de temps à les chercher et accédez à vos fiches de poste en quelques clics !
  
  
• Softgarden facilite la création de fiches de poste avec ses modèles personnalisables et son intégration avec les réseaux sociaux et sites d'emploi pour les diffuser : vos annonces sont plus visibles ! De plus, il propose des outils d'analyse pour évaluer l'efficacité de vos fiches de poste, rendant le processus de recrutement plus efficace et ciblé.

Une fiche de poste décrit donc toutes les activités et les tâches liées à un poste, sans être nominative. Elle donne la photographie actuelle d’une situation professionnelle, et indique comment elle se situe dans l’entreprise.

Vous pouvez la rédiger vous-même, avec les informations essentielles à votre entreprise, et en la standardisant pour que le même format se retrouve dans toute l’entreprise.

Pour encore mieux réussir votre travail de gestion des ressources humaines, et notamment faciliter la gestion des compétences et vos recrutements, n’hésitez pas à regarder du côté des logiciels pour vous aider à gagner du temps et en fluidité :

• des logiciels de recrutement,
• des SIRH avec un module de gestion des compétences.

À vous de jouer !