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Créez votre vivier de candidats en 3 étapes pour des recrutements qui matchent !

Par Samantha MurLe 22/09/2022

Quoi de plus frustrant que de rencontrer plusieurs candidats passionnants quand on ne peut choisir qu’une personne, lors d’un recrutement ? 😬

Vous triez les CV, étudiez attentivement les candidatures, faites passer des entretiens d’embauche, voire vous testez les candidats… Mais à la fin, il n’en restera qu’un.

Fort heureusement, le recrutement, c’est pas Koh Lanta : gardez les bons profils dans un vivier de candidats ! Qui sait, vous pourriez avoir un nouveau besoin de recrutement dans quelques mois. Le moment venu, vous n’avez “qu’à” piocher dans votre vivier sans répéter toutes les étapes 🤩

Comment faire ? Et avec quels outils (Excel, un logiciel ATS) ? C’est tout l’objet de cet article. C’est parti ! 🛫

Déjà, qu’est-ce qu’un vivier de candidats ? Définition

Un vivier de candidats, c’est une base de données qui regroupe :

  • les candidats ayant déjà répondu à une offre mais non retenus,
  • les personnes ayant envoyé une candidature spontanée,
  • vos salariés actuels,
  • vos anciens employés,
  • des personnes recommandées par vos salariés ou cooptées, etc.

Bref : le vivier concerne toutes les personnes préqualifiées pour travailler dans votre entreprise.

💡 Un vivier bien structuré, par zone géographique, type de poste ou compétence par exemple, et mis à jour régulièrement représente un gain de temps considérable pour les RH. Et en plus, il simplifie largement votre stratégie de sourcing en recrutement.

Important : Et le RGPD dans tout ça ?

Lorsque vous récoltez des informations pour les intégrer dans votre vivier de candidats, vous devez bien sûr toujours garder le RGPD à l’esprit. Les données gardées doivent être strictement limitées aux besoins du service RH. On évite à tout prix les commentaires libres et les informations inutiles pour le poste (nombre d’enfants, statut marital ou description physique, par exemple).

Pourquoi créer un vivier de talents ?

  1. Pour être plus réactif en cas de remplacement d’une absence ou d’un départ en interne : un fauteuil reste moins longtemps vide et votre productivit�� n’est pas entachée ;
  2. Pour être plus efficace dans toutes vos procédures de recrutement ;
  3. Pour trouver plus facilement un profil avec une compétence très spécifique ou une expertise rare ;
  4. Pour se passer d’un cabinet de recrutement (et donc économiser un petit billet au passage) ;
  5. Pour faire gagner du temps aux recruteurs ! Vous contactez d’abord ceux présents dans votre base de données. S’ils sont dans votre logiciel, c’est qu’ils sont déjà préqualifiés. Vous pouvez donc sauter les premières étapes du recrutement 👏

Quels sont les outils pour créer un vivier de candidats ?

Excel (et ses limites)

Qui dit base de données dit Excel. On est d’accord, c’est évident 😁. Est-ce pour autant la solution la plus pertinente ? À vous de voir.

C’est simple, accessible à tout le monde, donc Excel a de bons arguments pour se défendre.

De notre côté, on a clairement mis en évidence certaines limites aux tableurs :

  • l’absence de mode collaboratif si vous ne passez pas par un cloud ;
  • l’esthétique très (très 😶) rudimentaire ;
  • le manque de maniabilité (aussi exprimé par « mais comment j’ajoute une photo ?!? 🤬 » ou encore « aaahhh 😱 ! Qui a bougé toutes les colonnes ? »)

L’atout d’un logiciel de recrutement (ATS)

Vous l’aurez compris, les logiciels de recrutement possèdent une place à part dans notre petit cœur ❤️.

Leur plus gros atout, selon nous : proposer une mise à jour automatique des données. En allant collecter les données directement sur les banques de CV (MétéoJob, Pôle Emploi, etc.) ou sur LinkedIn, les ATS vous donnent une image précise et en temps réel du parcours d’un candidat. Vous évitez les dialogues de ce type :

  • « Bonjour, je vous appelle pour un poste de responsable du service R&D. Seriez-vous intéressé ? »
  • « Non, désolé je me suis reconvertie et je suis maintenant à la tête d’une ferme de 120 lamas et alpagas 🦙. »

Grâce à un logiciel, vous pouvez aussi :

  • trier les informations et ajouter des filtres très facilement ;
  • automatiser les envois de mails ;
  • tracer le processus de recrutement ;
  • avoir une vision complète des salariés souhaitant effectuer une mobilité interne, etc.

Par exemple, simplifiez votre processus de recrutement avec softgarden, l’ATS facile d'utilisation, rapide et sécurisé. Grâce à un outil intuitif, créez et structurez votre vivier de candidats pour ensuite gagner du temps et trouver plus facilement le profil recherché. Et tout ça dans le respect du RGPD !

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Comment créer et animer un vivier de candidatures au top ? 3 conseils

On ne le répétera jamais assez, les logiciels aident grandement, mais ne font pas tout. Pour optimiser votre vivier de talents, vous devez (un peu) mettre la main à la pâte 👨‍🍳. Pas d'inquiétude, on vous donne de bons conseils pour y parvenir !

#1. Garder un lien avec ses candidats

Pour être réellement efficace, votre vivier de candidats, ça s’entretient, que vous soyez, ou non, en période de recrutement. Un potentiel employé sera plus enclin à vous écouter s’il vous connaît et qu’il entend régulièrement parler de vous.

Pour cela, plusieurs solutions efficaces existent :

  • une newsletter : parlez de vos nouvelles recrues, des actions mises en place pour améliorer le quotidien de vos salariés, mettez en avant votre marque employeur. En un mot : donnez envie à votre vivier de venir travailler chez vous.
  • les réseaux sociaux : Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram ou même TikTok sont de formidables outils pour entretenir votre réputation et rester en contact.

💡 Notre conseil : privilégiez la qualité du contenu à la quantité. Il n’est pas nécessaire d’envoyer un email toutes les semaines ; une fois par trimestre ou semestre, ça suffit. Vous gardez le contact sans paraître intrusif.

#2. Actualiser régulièrement les données du vivier

Il n’existe pas de parcours linéaire - les profils atypiques sont de plus en plus courants, vous le savez comme nous. Difficile donc parfois de se fier aux données récoltées un an plus tôt (souvenez-vous du lama 🦙).

Si les logiciels ATS font le job de recherche d’informations pour vous, il est aussi utile de faire un tri manuel régulièrement. Certains profils ne sont plus du tout intéressants pour votre entreprise :

  • Vous n’avez sans doute pas envie d’embaucher une personne partie vivre au Brésil si votre entreprise est basée à Lyon.
  • Idem, conserver le CV d’une personne désormais à la retraite n’est pas utile, même si son expertise est indéniable et difficilement remplaçable.

Envoyer un email rapide pour actualiser vos informations est une très bonne idée. D’autant que cela vous permet de renouer contact !

#3. Suivez le parcours de vos anciens employés

Vous aviez adoré la juriste qui avait remplacé votre directrice juridique pendant son congé maternité. Malheureusement, à l’époque vous n’aviez pas pu lui proposer un poste. Depuis, elle a été embauchée par votre concurrent et a l’air de gérer son poste avec brio. Mais comment savez-vous tout ça ? 🤔

Vous suivez son parcours sur LinkedIn et autres réseaux sociaux grâce à votre logiciel de recrutement ! Aujourd’hui, votre société a bien grandi, le service juridique aussi. Vous allez pouvoir lui proposer un poste à la hauteur de ses compétences.

Si vos anciens salariés constituent des candidats idéaux, très souvent, il existe une autre technique alternative pour trouver vos futurs employés. Pensez à la cooptation pour vos recrutements. Le bouche-à-oreille 👄👂 est une méthode aussi ancienne qu’efficace.

En résumé : Comment avoir un vivier de candidats qui déchire ?

Pour avoir un vivier de talents au top, il n’y a pas de secret. Il faut le mettre à jour, l’animer et l’enrichir régulièrement.

Trouver les bons employés nécessite de réaliser une sorte de petit networking. Créer votre réseau de candidats potentiels vous permet de gagner un temps fou lors de vos recrutements.

Pour optimiser la création ou l’organisation de votre vivier de candidats, on vous conseille de vous tourner vers les solutions de logiciels de recrutement. Ces solutions sont ergonomiques et possèdent des fonctionnalités vraiment pratiques au quotidien.

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