Programme de cooptation, la stratégie de recrutement idéale pour les entreprises

Le recours à la cooptation en recrutement peut être une option de choix pour déceler des talents bien cachés, qui vous correspondent et qui bénéficient de la validation de vos employés.

Mais dans quels cas est-il pertinent ? Y a-t-il des conditions pour sa mise en place ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?

Avant de solliciter des recommandations auprès de vos collaborateurs, nous vous recommandons de lire cet article pour réussir votre stratégie de sourcing 😉

La cooptation est un moyen innovant pour trouver des talents en dehors du processus classique de recrutement.

Pour ne pas passer à côté :

• de profils atypiques,
• de talents rares sur le marché,
• ou encore d’experts qui ne sont pas en recherche active ;

l’entreprise propose à ses employé·es de participer à un programme de cooptation, c’est-à-dire de recommandation d’un candidat, pour répondre à un besoin en recrutement spécifique, souvent contre versement d’une prime ou d’un cadeau.

Il s’agit en quelque sorte d’une opération de parrainage, de recrutement collaboratif, où l’employeur laisse le soin à ses équipes de procéder au sourcing de profils pertinents.

La cooptation consiste donc à impliquer vos ressources humaines et à exploiter leur réseau professionnel ou privé.

Pour ce faire, il est impératif d’établir les conditions du programme de cooptation en amont, mais aussi la fiche de poste ou l’offre d’emploi la plus claire possible pour que la recommandation se fasse sur des critères de recherche bien définis.

Le candidat recommandé devra néanmoins respecter la procédure de recrutement habituel, c’est-à-dire le passage par les étapes d’entretiens et de tests soumis à tous les candidats.

Bien souvent, l’employé « coopteur » reçoit une prime de cooptation ou un cadeau en contrepartie de sa recommandation et de la mise en relation.

Mais certaines entreprises ne proposent pas de rémunération pour la cooptation, seulement l’avantage de participer à la sélection du personnel, réel gage de confiance, et la reconnaissance de ses employeurs et collègues.

Tout dépend du profil recherché, de sa rareté, et du montant estimé de l’économie réalisée.

Une prime de cooptation peut être :

• fixe et communiquée à l’avance,
• variable, en plus ou en substitut de la prime fixe, selon la qualité du profil coopté (expérience, ancienneté, contrat conclu, etc.),
• un avantage en nature, comme un chèque voyage,
• une participation à une opération spéciale au sein de l’entreprise, par exemple au gala de lancement d’un produit important,
• un don à une association caritative.

☝️ À titre d’exemple de prime, Capgemini verse une prime de cooptation de 1200 € pour un profil sans expérience et 2 000 € lorsqu’il est expérimenté.

La prime ou la récompense peut être donnée :

• directement sur la prochaine paie,
• via un placement sur un plan épargne entreprise (PEE), etc.
• dès l’acte de cooptation, sans condition de résultat,
• lors de la concrétisation du recrutement,
• à la fin de période d’essai,
• ou de façon échelonnée, une partie lors de la cooptation, une autre au moment du recrutement définitif.

Pour les employés d’une entreprise, l’intérêt de participer à un programme de cooptation est principalement financier, lorsqu’il y a contrepartie.

Mais il réside aussi dans la participation à la sélection de futurs collègues.

Néanmoins, ils engagent forcément un peu leur responsabilité auprès de leurs supérieurs et de leurs connaissances, et prennent le risque de perdre en crédibilité.

Pour la DRH ou la direction générale, la cooptation présente plusieurs avantages aussi :

• l’augmentation du nombre de candidatures qualifiées,
• la réduction du temps et des frais liés à la recherche de candidats, notamment le coût d’un cabinet de recrutement spécialisé,
• l’engagement et la valorisation du personnel,
• le recrutement de profils aux compétences mais aussi aux savoir-être adaptés à la culture d’entreprise,
• la réduction du turnover : c’est statistique, selon une étude de Careerfy, une recrue cooptée a 23 fois moins de chances de quitter son poste.

Dans certains cas, la cooptation est même un argument avancé pour recruter, comme le montre cet exemple de campagne de Gan Prévoyance :

Attention cependant aux risques de copinages et conflits internes. Avec l’appât du gain, certains employés se mettent parfois en mode « chasseurs de têtes ». Il est utile de limiter le nombre de candidats recevables par employé et le montant de la prime.

Autre inconvénient potentiel : le frein à la diversité. Un collaborateur qui recommande un ancien collègue ou un ancien camarade de classe, au parcours trop similaire dans la formation ou l’expérience professionnelle, peut empêcher l’apport d’un nouveau souffle à l’entreprise.

Enfin vous gagnez un temps certain sur le recrutement, mais vous devez en perdre un peu à définir les conditions de cooptation pour anticiper tout conflit en cas de refus d’un candidat ou du versement d’une prime.

Avant toute chose, votre stratégie de recrutement doit être bien définie, notamment les cas où le recours à la cooptation est pertinent.

Quels sont vos objectifs ? Si c’est de recruter des profils différents, rares, de développer le recrutement participatif ou de faire des économies de temps et d’argent, la cooptation peut en effet être la bonne solution.

Une fois le type de recrutement concerné, définissez quels collaborateurs peuvent y participer (managers, équipes), voire quels partenaires, et selon quelles modalités :

• montant de la prime,
• format de la prime,
• conditions de versement de la prime, etc.

Donner un délai peut transformer le programme en réel challenge ! Un système d’attribution de points par candidats proposés et par avancement dans le processus de recrutement peut en plus le rendre ludique, surtout s’il n’y a pas de récompense.

Enfin, en cas de recherche de candidats très rares, la cooptation peut aussi sortir du cadre interne, par exemple avec ce cabinet de recrutement spécialisé en BigData et DataScience qui remplit son pipe de candidats avec une campagne de cooptation ouverte en ligne :

Des logiciels spécialisés dans le recrutement et le suivi de candidats proposent un module de cooptation, à l’instar de Softy. Celui-ci permet au recruteur de suivre les processus de cooptation en cours et d’identifier les coopteurs éligibles au versement d’une prime selon la politique de cooptation mise en place dans l’entreprise.

Il permet aussi aux employés de proposer des candidats directement sur sa plateforme, sur un espace dédié.

Et si vous cherchez un logiciel ATS pour favoriser les recommandations internes, softgarden est fait pour vous. Sécurisée et personnalisée, la solution propose une intégration native pour recevoir les feedbacks de vos anciens collaborateurs sur une fiche de poste, un système de récompense intégré et une multidiffusion pour toucher un maximum de personnes sur les réseaux sociaux.

☝️ Autre outil à ne pas négliger : LinkedIn. Il permet une forme de cooptation indirecte et digitalisée. En effet, en demandant à vos collaborateurs de relier leur profil à votre entreprise, et de relayer vos offres par exemple, vous favorisez une entrée en contact avec leur réseau, par leur intermédiaire.

Bien établi, il est temps de passer à la communication du programme de cooptation auprès de vos employé·es, toutes ses règles et ses avantages, pour les motiver à y participer.

En plus des critères relatifs à la récompense éventuelle, n’oubliez pas de bien expliquer :

• les offres d’emploi ouvertes à la cooptation,
• les postes prioritaires,
• les compétences et les profils recherchés.

N’hésitez pas à les tenir informé·es sur l’avancement des recrutements pour faire vivre le programme, par exemple sur le réseau social de l’entreprise. C’est aussi le bon endroit pour valoriser les coopteurs, même ceux pour lesquels les candidats qui n’ont pas été jusqu’au bout. Sinon, vous risquez leur désengagement.

💡 Pourquoi ne pas prévoir une petite récompense aux collaborateurs qui s’impliquent dans votre recherche de candidats mais qui n’arrivent pas jusqu’à la prime, avec un lot de consolation ? Valoriser leur implication d’une manière ou d’une autre est primordial.

Soignez bien votre marque employeur et veillez au bien-être de vos ressources humaines avant de proposer une meilleure opération de cooptation.

En effet, la cooptation représente de réels avantages pour booster le sentiment d’appartenance de vos salariés et trouver des talents qui colleront à votre culture d’entreprise, mais il faut être certain de leur engagement dans cette démarche à vos côtés, afin que l’intérêt ne soit pas seulement financier.