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Vous recrutez ? Voici comment faire une fiche de recrutement facilement grâce à notre modèle !
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Vous recrutez ? Voici comment faire une fiche de recrutement facilement grâce à notre modèle !

Par Maëlys De Santis•Mis à jour le 30 août 2022, publié initialement en mars 2020

La fiche de recrutement, aussi appelée grille d’entretien de recrutement, est un outil utile aux responsables des ressources humaines ou aux chargés de recrutement pour effectuer le suivi des candidatures et des entretiens.

Ce tableau de bord implique que vous ayez préalablement défini votre profil de poste idéal (compétences requises, motivations ou parcours professionnel), et donc des critères à évaluer en amont des entretiens.

La fiche de recrutement sert donc à gérer les candidatures et à faire passer des entretiens d’embauche en toute objectivité. Elle diffère donc de la fiche de poste, rédigée après l’embauche.

Vous recherchez une fiche de recrutement type, voire un outil pour optimiser votre gestion des candidatures ? Vous êtes au bon endroit !

Comment créer une fiche de recrutement ?

4 étapes pour faire une fiche de recrutement utile et simple

  1. Identifier les critères à évaluer en entretien puis à comparer entre candidats.
  2. Lister les critères par catégorie pour vous y retrouver plus facilement (voir notre liste de critères plus bas).
  3. Prévoir une colonne par candidat·e évalué·e.
  4. Faire une sauvegarde du document pour en faire un modèle à réutiliser à chaque nouveau recrutement.

Note : cela intervient une fois votre sourcing en recrutement effectué.

Lire aussi

Les éléments à faire figurer sur la fiche de recrutement

Le contexte du recrutement :

  • titre du poste,
  • origine du besoin de recrutement,
  • le type de contrat et la durée du travail,
  • nom de l’équipe,
  • nom du ou de la futur·e manager.

Les informations personnelles des candidats :

  • nom et prénom,
  • numéro de téléphone,
  • adresse email,
  • adresse postale,
  • permis de conduire, le cas échéant.

Les informations pratiques liées à l’entretien :

  • date,
  • heure,
  • personnes présentes lors de l’entretien,
  • remarques générales (la personne évaluée a pris des notes, ou la personne était en retard au rendez-vous).

L’évaluation des compétences du candidat :

  • diplômes,
  • expériences pertinentes pour le poste et leurs durées,
  • parcours professionnel en général,
  • maîtrise d’outils (informatique, machines, engins, etc.),
  • maîtrise de compétences-clés pour le poste,
  • maîtrise de langues,
  • connaissances du secteur.

L’évaluation du savoir-être du candidat :

Il s’agit de savoir si la personne en face de vous pourrait bien s’intégrer dans une équipe et apporter quelque chose à votre entreprise. Quelques critères à observer :

  • les motivations,
  • le comportement lors de l’entretien, la communication non verbale,
  • la communication par téléphone et par email (réactivité, politesse, courtoisie, etc.),
  • la capacité à s’exprimer oralement, si le poste le requiert,
  • la capacité d’écoute, pour un poste de management notamment,
  • le dynamisme, etc.

👉 Préférez-vous une·e candidat·e avec moins d’expérience, mais plus enclin·e à s’adapter à votre entreprise et à apprendre vite, ou une·e candidat·e au bagage idéal pour le poste, mais qui risque de mal s’adapter ? Cela dépend du contexte de votre entreprise.

Informations RH à retenir :

  • disponibilité de la personne,
  • rémunération souhaitée,
  • avantages souhaités.

Une conclusion de l’entretien d’embauche :

Notez un avis général sur l’entretien, votre ressenti sur la candidature et éventuellement une issue à donner (entretien avec un·e manager, un test à faire passer, ou la fin du processus de recrutement).

Bonnes pratiques pour l’utiliser dans votre processus de recrutement

  1. Faites figurer dans votre fiche de recrutement uniquement les critères les plus pertinents pour vous. Dans le cas contraire, vous risquez de vous y perdre (ou de perdre les candidat·es !) et de faire traîner l’entretien en longueur.
     
  2. Adaptez votre grille d’entretien au poste à pourvoir.
     
  3. Utilisez une codification claire pour que la fiche soit compréhensible de tous, des managers qui font passer un second entretien, notamment. Exemple :
    • A = compétence acquise,
    • AV = compétence à vérifier,
    • NA = compétence non acquise et à développer.
       
  4. Communiquez auprès des candidat·es : faites preuve de transparence en précisant que vous vous appuyez sur une fiche de recrutement pour mener un recrutement objectif. Cela jouera également en faveur de votre marque employeur.

Exemple de fiche de recrutement + Modèle à télécharger

Nous mettons à votre disposition gratuitement une fiche de recrutement type, prête à l’emploi pour mener vos recrutements.

En voici un aperçu :

Fiche de recrutement exemple modèle word

Vous avez diffusé une offre d’emploi, recueilli CV et lettres de motivation, et cherchez maintenant à mener des entretiens en toute objectivité pour les candidatures retenues ? Essayez cette grille d’évaluation !

Modèle de fiche de recrutement

Télécharger

Les nouveaux outils de recrutement pour améliorer votre processus

Avantages des outils de recrutement

Vous avez atteint les limites d’un modèle Word ou Excel ? Un tel document n’est plus gérable compte tenu du grand nombre de recrutements que vous menez ? Vous souhaitez aller plus loin et améliorer vos pratiques de recrutement ?

✅  Les logiciels de recrutement en ligne (logiciels ATS) sont des outils simples et à la portée de tous, que vous soyez responsable des ressources humaines ou chargé·e de recrutement dans une agence d’intérim, par exemple. Ils remplacent la fiche de recrutement pour une gestion des candidatures facilitée et plus fluide.

🛠️  Quels sont leurs avantages ?

  • la centralisation des candidatures dans un seul outil : oubliez les documents rangés… dans quel dossier, déjà ?
  • une CVthèque qui comprend toutes les candidatures que vous avez pu recevoir : vous ne retenez pas ce profil, bien qu’il soit intéressant ? Laissez-le dans votre CVthèque, vous pourrez le recontacter lors d’un prochain recrutement en piochant dans votre vivier de candidatures.
  • un système de commentaires et/ou de notation de chaque candidature directement dans le logiciel : vous repérez les meilleurs profils en un coup d’œil.

Les outils de recrutement les plus utilisés

Parmi ces outils, nous pouvons citer :

Logiciel Points forts Entreprises
Beetween
  • la recherche avancée de profils dans une CVthèque
  • un classement personnalisable des candidatures
  • la vérification de la validité des diplômes
  • des notes et des commentaires sur chaque candidature
 TPE, PME, ETI
Flatchr
  • tout-en-un, de la diffusion des offres au suivi des candidatures
  • la visualisation de la fiche candidat avec rappel de la source, contact et statut dans le processus de recrutement
  • l’intégration d’un nombre illimité de managers pour un recrutement collaboratif
 PME, ETI

Softy
  • la création d'entretiens vidéos différés en illimité,
  • des tests de recrutement reconnus mondialement, disponibles en illimité, 
  • une mise en lumière des candidats les plus adaptés au poste à pourvoir (selon vos critères) grâce à un algorithme de matching, 
  • un suivi des candidatures via un système de statut (A contacter, A rejeter, recruté ...)

TPE, PME, ETI et grands groupes

softgarden
  • la planification des entretiens en un clin d'œil avec l’intégration Smart Calendar : évitez le surplus de mails pour caler des rendez-vous,
  • l’accès à plus de 300 sites d’emploi internationaux et locaux pour attirer les meilleures candidatures,
  • la gestion des entretiens vidéos,
  • un suivi des candidats collaboratifs.

Toutes les entreprises
Taleez
  • la centralisation des candidatures issues d’une centaine de sites d’emploi
  • le suivi des candidat·es à chaque étape du processus de recrutement
  • une gestion collaborative des recrutements par votre équipe (notes et commentaires)
  • l’envoi de messages de refus personnalisés automatisé
 PME, ETI

Envie de plus de choix ? Découvrez plus de logiciels de ressources humaines.

💡  Bon à savoir : en plus de la gestion des candidatures, ces outils proposent également :

  • la multidiffusion des annonces d’emploi sur les job boards,
  • une messagerie intégrée pour communiquer avec les candidat·es,
  • l’automatisation de tâches comme la prise de rendez-vous, l’envoi d’email de réponse, etc.

Prêt·es pour le recrutement 2.0 ?

La digitalisation des entreprises modifie les processus de recrutement : les entreprises sont aujourd’hui contraintes d’utiliser des outils de recrutement en ligne pour gérer les candidatures qu’elles reçoivent.

Il en va de leur compétitivité sur le marché de l’emploi, et de leur capacité à attirer les meilleurs talents pour soutenir leur développement !

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