Comment définir et mettre en place une politique de recrutement ?

Quels que soient les métiers ou les secteurs concernés, la politique de recrutement définit les bonnes pratiques appliquées pour le recrutement au sein d’une organisation. Elle dessine les grandes lignes du processus de recrutement en incluant les actions, les décisions et les moyens mis en œuvre par une équipe ou un service pour pourvoir les postes vacants ou nouvellement créés au sein d’une entreprise.

Direction des ressources humaines, manager, responsable RH ou chargé de recrutement d’un service, tout recruteur que vous soyez, la politique de ressources humaines que vous menez a une importance essentielle dans la stratégie globale de l’organisation : elle garantit l’application de procédures tout en améliorant l’expérience des futurs collaborateurs et en promouvant les valeurs et la culture de l’entreprise.

Comment mettre en place une politique de recrutement, au cœur de votre démarche RH et réussir votre recrutement ? 

Si le recrutement a pour visée d’acquérir de nouveaux talents, la mise en place d’une politique de recrutement définit les conditions de la pratique du recrutement.

Elle servira non seulement à trouver des candidatures adaptées, mais également :

• à optimiser les processus,
• à accompagner l’évolution de l’entreprise,
• et à assurer un développement pérenne de ses activités.

Voyons quels enjeux se cachent derrière la définition d’une politique de recrutement.

Suivre une politique bien définie permet de limiter les incidences sur les activités de l’entreprise. Le recrutement est un système complexe à mettre en œuvre, qui est exposé à différents types de contraintes :

• il induit du temps et des coûts : la préparation des actions en vue du recrutement, la publication de l’annonce, mais aussi l’éventuel recours à une agence ou un prestataire externe de recrutement engendrent des dépenses ;
• il est dépendant des changements au sein de l’entreprise : face à des mutations d’ordre technique, organisationnel, etc., les démarches de recrutement doivent s’adapter aux changements et accompagner ces exigences ;
• il est tributaire de la situation économique et de l’état du marché : les autres offres sur le marché, sur des secteurs spécifiques très demandés, rendent la recherche de la perle rare plus difficile.

Définir une politique de recrutement, liée à une stratégie, permet de contourner les difficultés pressenties ou d’en atténuer les effets, par exemple en renforçant sa marque employeur afin de se distinguer des autres recruteurs à la chasse aux talents.

Quand une politique de recrutement est définie, suivie et respectée, les actions mises en œuvre se rationalisent. Ainsi, un véritable processus de recrutement peut se mettre en place et des bonnes pratiques peuvent être appliquées de façon systématique.

Afin d’établir des procédures à suivre, voici quelques pistes de réflexion :

• Comment et sur quels critères puis-je sélectionner et valider les compétences ?
• Quels outils de recherche ou de gestion des talents vais-je utiliser ? Un SIRH sera-t-il nécessaire ?
• Comment mener l’entretien d’embauche ? Y aura-t-il plusieurs entretiens ? En présence de quels collaborateurs ?
• Quels tests d’évaluation ou outils d’appréciation mettre en place ?
• Quels éléments seront indispensables pour déterminer mon choix final ?
• Quelles actions vais-je mettre en place afin d’intégrer les nouveaux collaborateurs ?

Pour la transparence de la démarche, un parcours de recrutement bien tracé peut ainsi être annoncé à chaque candidat :

• passage d’un entretien de présélection ou non,
• nombre d’entretiens et avec quel interlocuteur (manager, responsable RH, futur responsable ou collaborateur, etc.)
• le passage d’une évaluation métier ou technique,
• le passage d’un test de personnalité, etc.
  
  

Et pourquoi ne pas aller plus loin en détaillant le processus d’intégration de la nouvelle recrue : période d’onboarding, stage de découverte de l’entreprise et ses métiers, afterwork de bienvenue avec l’équipe, etc. La·le candidat·e trouvera certainement avantageux de savoir ce qui l’attend pendant et après le processus et peut déterminer son choix de postuler ou non.

L’affirmation claire des valeurs de l’entreprise peut susciter l’intérêt des candidats qualifiés en amont de l’embauche. En intégrant ces valeurs fortes à la politique de recrutement, vous véhiculez une image de cohésion et d’harmonie auprès des postulants. Votre objectif : attirer les nouveaux talents, mais aussi, sur un plus long terme, leur donner envie de rester.

Votre marque employeur se fonde sur un ensemble de valeurs fortes qui créent votre culture d’entreprise : innovation, leadership, solidarité, éthique, égalité des chances, développement des compétences, etc.

Voici un exemple de la mise en avant des valeurs clés du Groupe Parot, sur leur site internet à la rubrique « Notre politique RH » / « Nos valeurs » :

Dans ce cas concret, les valeurs que prône l’entreprise sont clairement identifiées et promues avec simplicité et esthétisme.

Vous aussi, soignez votre communication employeur afin de développer une image attractive auprès des candidats, que ce soit :

• via la page carrière de votre site,
• votre profil corporate sur LinkedIn,
• ou lors d’un événement professionnel.

Est-ce que votre entreprise choisira de mettre en avant la reconnaissance, le bien-être au travail, la performance ? Sachez communiquer sur les valeurs, la mission et les attentes de l’entreprise de manière à vous distinguer et à souligner vos forces en tant qu’employeur.

⭐  Notre conseil pour valoriser votre marque employeur : optez pour un outil qui fluidifie la communication entre vous et les candidat·es (et futures recrues), comme Flatchr (plus d'infos plus bas). Votre culture d'entreprise est visible sur votre site carrière, vous centralisez et gérez mieux les candidatures et donnez ainsi une image de positive de votre entreprise... Bref, vous maîtrisez votre image de marque pour mieux recruter !

Une politique de recrutement devra également tenir compte des impératifs sur le plan de l’équité et de l’égalité des chances. Dans le monde du travail, la loi vise à favoriser l’accès à tout un chacun à tout type de poste, que ce soit dans le secteur public ou secteur privé, sans aucune distinction :

• de race,
• de sexe,
• d’âge,
• de religion,
• d’ethnie,
• d’état de santé, etc.

Dès la sélection des candidats, toute forme de discrimination doit ainsi être évitée.

Une politique de recrutement permet de fixer des règles pour que les personnes chargées du recrutement ne se laissent pas influencer par des préjugés, des pratiques ou des coutumes discriminatoires (mais possiblement inconscients).

L’exclusion ou la préférence d’un·e candidat·e plutôt qu’un·e autre devra se baser essentiellement sur les compétences recherchées sur le poste à pourvoir (incluant à la fois le savoir, les compétences techniques et les soft skills).

D’autres paramètres sont à prendre en compte, comme :

• la protection des informations personnelles, traitées lors de tout recrutement,
• les droits de la personne,
• et tout ce qui a trait à la santé et à la sécurité au travail.

Recruter représente un investissement sur plusieurs plans (budget, temps, ressources, etc.). On comprend toute l’importance d’une politique de recrutement qui inscrit ses actions sur le long (ou du moins moyen) terme. Elle a pour objectif d’accomplir des recrutements pérennes. Pour cela, elle prévoit les moyens qui favorisent :

• l’adéquation poste/compétences,
• la bonne intégration de la nouvelle recrue : parcours d’intégration, livret d’accueil, etc.
• des valeurs et une culture d’entreprise fortes auxquelles le futur collaborateur peut s’identifier,
• le bien-être employé ou la qualité de vie au travail : santé au travail, horaires et conditions de travail, qualité des relations professionnelles, etc.

Finalement, la politique comprend un ensemble de mesures en vue de l’épanouissement des collaborateurs. Cela s’inscrit dans la politique RH plus générale de l’entreprise, qui vise à instaurer, par exemple, un climat de travail sain et ouvert au dialogue.

Afin d’être pertinente et de porter ses fruits, toute stratégie de recrutement doit être réfléchie en amont et en accord avec la stratégie globale de l’entreprise.

Pour cela, il s’agit de se familiariser les visées stratégiques de l’entreprise sur les plans économique, financier, technologique, social, etc.

De là s’ensuit la définition des priorités : les besoins stratégiques sont hiérarchisés, puis les besoins en compétences sont identifiés. Finalement, les types de profils requis pour le développement ou la pérennité de l’entreprise peuvent être validés.

Les visées du recrutement doivent être définies en amont et dépendent des objectifs de l’entreprise à court, moyen, long terme ainsi que de ses projets ou évolutions en cours : développements, mutations, délocalisations, restructurations, etc. Ces variables peuvent avoir un impact direct sur le recrutement : un budget gonflé pour une période donnée ou au contraire le gel des embauches, etc.

Les objectifs peuvent également être fixés à l’échelle d’un service ou d’une équipe. Par exemple, un service peut s’astreindre à trouver des compétences et expériences professionnelles précises et adaptées afin de diminuer les coûts d’une formation ultérieure. Autre cas de figure : un service fonctionnant sur un mode agile et valorisant les compétences transverses cherchera plutôt une personnalité flexible et à l’esprit collaboratif.

💡Parallèlement à la définition des objectifs, il peut être pertinent d’identifier ce qui peut conditionner leur atteinte ou leur échec : n’hésitez pas à réfléchir aux facteurs clés de risque ou de succès d’une embauche.

Après analyse des besoins, et formulation des objectifs, il s’agit de détailler les conditions de la mise en place de la politique. Quels sont les moyens d’action à disposition ? Le recrutement en fait partie, mais parfois il pourra s’agir d’un plan de formation, si les ressources existantes correspondent aux compétences requises, ou de construction de nouveaux processus de travail.

L’établissement d’un cahier des charges répondra à plusieurs impératifs pour la mise en place efficace d’une politique de recrutement :

• formuler la réponse à apporter aux critères de diversité ou d’égalité des chances dans l’entreprise ;
• déterminer les fondamentaux de la politique et inscrire ses objectifs spécifiques,
• identifier les phases clés du processus.

Suite à ces étapes préparatoires, la politique peut être formalisée. Elle peut prendre la forme d’un document papier ou électronique, qui contient :

• l’objet de la politique,
• la portée de la politique,
• l’énoncé des différentes règles et bonnes pratiques telles que définies pour le processus de recrutement,
• les définitions de termes techniques ou spécifiques employés, le cas échéant,
• les références ou annexes pour une meilleure compréhension de la politique,
• sa date d’entrée en vigueur et, si nécessaire, la ou les dates de révision.

Dès lors que tout est en place, la politique doit alors être appliquée au cours du processus de recrutement, et pour cela, assurez-vous qu’elle répond aux enjeux évoqués plus haut, à la croisée entre :

• le respect de la loi,
• l’efficacité et le développement pérenne de l’entreprise,
• et l’adéquation avec les valeurs de l’organisation.

Veillez donc à sa bonne communication entre tous les collaborateurs. Ainsi, chaque partie prenante suivra les différentes procédures mises en place pour chaque étape clé du recrutement :

• préparation : identification ou expression du besoin, définition du poste, mise au point de la démarche,
• recherche des candidats : choix de l’outil, des ressources impliquées pour la campagne de recrutement,
• sélection des candidats : tri des candidatures, entretiens d’embauche et tests,
• accueil des candidats : communication de la décision positive, accueil au sein de l’entreprise et intégration dans le poste de travail.

De la recherche à l’intégration, en passant par les entretiens d’embauche, le texte de référence qu’est la politique accompagne et guide vos collaborateurs.

Quand on définit des objectifs, il est essentiel de vérifier si on les a atteints et de prévoir l’évaluation de leurs retombées. Au terme des phases mentionnées ci-dessus, on est en mesure d’évaluer la réussite d’un recrutement.

Comment évaluer le retour sur investissement ? De façon directe, il s’agit de voir si les missions entreprises par la personne nouvellement arrivée comblent les besoins définis en amont en observant, entre autres, les éléments suivants :

• quelle est la performance du service ou de l’équipe ?
• quel est le degré de satisfaction des collègues ou managers directs ?
• quel est le ressenti de la personne elle-même vis-à-vis de son poste, ses missions, son accueil au sein de l’équipe, la qualité de vie au travail, etc. ?

Autant d’éléments qui permettent de juger de l’efficacité de la politique de recrutement menée. Le travail de la fonction de ressources humaines ne s’arrête pas là ! D’autres politiques RH peuvent venir compléter l’étape essentielle du recrutement.

Elle permettra à la future recrue de monter en compétences pour faire évoluer son poste et ses missions.

Grâce à la gestion des carrières et du parcours professionnel, le service RH “recrute” au sein même de l’entreprise. C’est pourquoi il est important de mener en parallèle du recrutement une politique de mobilité interne.

Une politique de bien-être au travail (activités de team building, espace de travail convivial, etc.) favorise la motivation et l’implication des employé·es. Un bon moyen de conserver ses nouvelles recrues !

Pour assurer la mise en œuvre et l’efficience de toute politique de ressources humaines et ses déclinaisons, des outils permettent à l’entreprise de gagner en temps et en productivité et finalement d’optimiser ses investissements en capital humain. Découvrons lesquels !

Bien recruter implique de mettre en place un processus bien défini, comme nous l’avons vu. Certaines tâches peuvent être automatisées et le travail accompli sur un mode collaboratif.

Pour cela, des logiciels vous assistent et présentent de nombreux avantages, pour optimiser l’ensemble de votre processus de recrutement, tels que :

• la diffusion automatique des offres de postes à pourvoir,
• la constitution d’un vivier de candidats et CV,
• la gestion des candidatures et leur suivi selon les différentes phases,
• des tableaux de bord de suivi des tâches ou de données statistiques,
• l’automatisation de la correspondance, etc.

L’automatisation des tâches, leur suivi en temps réel et la centralisation de l’information facilitent et accélèrent indéniablement votre processus de recrutement.

Beetween est une plateforme digitale de gestion du recrutement qui digitalise et centralise l’ensemble de vos processus de recrutement : multidiffusion parmi plus de 150 jobboards au choix, sourcing depuis LinkedIn, création de site carrière, recrutement collaboratif avec workflows de validation internes, etc. Son vaste éventail de fonctionnalités répondra à tous vos besoins !

Pourquoi choisir Beetween ?

• un logiciel entièrement sur mesure et très simple à utiliser,
• la pertinence des rapports statistiques pour évaluer et améliorer votre activité de recrutement,
• la réactivité et l’efficacité des équipes support qui vous accompagnent sur l’utilisation optimale de l’outil.

Logiciel de recrutement et de suivi des candidats, Flatchr promet aux recruteurs de simplifier la gestion et l’acquisition de candidatures et de les accompagner sur l’ensemble du processus. Multidiffusion d’offres, rapports statistiques, CVthèque en ligne, etc., passez à la digitalisation de vos recrutements avec cet outil collaboratif simple et ergonomique !

Pourquoi choisir Flatchr ?

• la gestion des recrutements selon un processus entièrement personnalisable,
• des tarifs adaptés et des offres sur mesure en fonction de vos besoins,
• une équipe support motivée, experte et efficace à votre service.

La solution Greenhouse ATS propose de faire du recrutement, un avantage compétitif. Automatisez tous les aspects de l'embauche, et simplifiez la gestion des CV afin de permettre à vos équipes de trouver plus efficacement des talents.

Le logiciel va jusqu'à envoyer des rapports détaillés et données mesurables à chaque étape du processus de recrutement de sorte à ce que vous puissiez les utiliser pour améliorer vos processus.

Pourquoi choisir Greenhouse ?

• Simple d'utilisation et intégrable à plus de 150 autres systèmes partenaires.
• Des alertes et notifications pour réduire vos délais de réaction et vous permettre d'être proactif.
• Les plans de recrutement sont customisables et peuvent être individualisés pour chaque membre de l'équipe de recrutement.

Recruitee est un logiciel de recrutement et de gestion des talents conçu pour optimiser les efforts des équipes de recrutement afin qu’elles se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : ainsi, du sourcing à la diffusion automatique des offres, en passant par l’évaluation des compétences, la solution optimise le processus de recrutement. Il permet également de créer un site carrière et ainsi de participer à la valorisation de votre marque employeur.

Pourquoi choisir Recruitee ?

• des fonctionnalités avancées d’analyse de données,
• un nombre illimités d’utilisateurs, quel que soit l’abonnement choisi,
• une grande facilité d’utilisation.

softgarden est un outil pour recruter rapidement les meilleurs talents. Gérez automatiquement les CV de vos candidats afin de dénicher plus facilement les talents parmi eux.

Diffusez des offres en quelques clics grâce aux aides et modèles proposés par l’outil, que vous pouvez automatiquement diffuser sur plus de 300 sites partenaires spécialisés.

Pourquoi choisir softgarden ?

• Tout est mis en place de sorte à ne pas perdre de temps. Résultat : 60 % de temps de recrutement économisé ;
• Évaluation constante de vos processus internes et des canaux d’entrée afin de les optimiser ;
• Avec l’application mobile, recevez des notifications et réagissez dans l’instant. Vous dirigez vos campagnes de recrutement en temps réel.

Logiciel tout-en-un, Softy est un outil de recrutement et de gestion des candidatures qui exploite les dernières innovations technologiques : un algorithme de matching identifie le candidat le plus adapté à l’offre de poste à pourvoir, des envois de mails groupés optimisent vos communications avec les candidats, etc. Votre gestion des candidatures et du processus de recrutement est entièrement centralisée.

Pourquoi choisir Softy ?

• des tests de recrutement intégrés à l’outil : de personnalité, cognitifs, techniques et métiers,
• des entretiens vidéo peuvent être passés directement depuis l’interface Softy,
• un outil intuitif et rapide à prendre en main.

Pour mener à bien votre politique de recrutement, Taleez centralise les expériences recruteur et candidat sur une plateforme collaborative et simplifie le processus de recrutement.

Le logiciel automatise la diffusion des offres d'emploi et permet une gestion globale du recrutement, du sourcing des talents à la gestion des candidatures.

Pourquoi choisir Taleez ?

• une solution tout-en-un adaptée aux entreprises, de la start-up à la PME ou l'ETI,
• la création d'un site carrière personnalisé pour faire rayonner votre marque employeur,
• la multidiffusion d'offres sur une centaine de sites et 13 000 formations supérieures.

Créé « par des recruteurs pour des recruteurs », Talents’in est un logiciel tout-en-un qui s’adapte aux problématiques de toutes les organisations : PME, entreprise multisite, collectivité, cabinet de recrutement, ou agence, une solution existe pour vous. Le logiciel vous aide à mettre la collaboration et l’efficacité au cœur de votre démarche, en optimisant votre gestion des recrutements et en impliquant tous vos collaborateurs.

Pourquoi choisir Talents’in ?

• des fonctionnalités complètes dans un environnement ergonomique,
• la création d’une expérience candidat personnalisée qui valorise votre marque employeur,
• un accompagnement de qualité sur la prise en main de l’outil, votre stratégie et vos KPI.

Tout recrutement nécessite la mise en place et la gestion d’une politique de recrutement en adéquation avec les enjeux stratégiques de l’entreprise, tout en l’intégrant dans une démarche RH cohérente et globale… vaste chantier !

Pour ce programme, certes ambitieux mais réalisable, des méthodes et des outils sont au rendez-vous pour vous accompagner. Vous pouvez par exemple choisir de mettre en place la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, un outil de gestion RH qui vise à faire les choix stratégiques nécessaires pour relever au mieux les défis auxquels fera face une entreprise demain.

Quelle que soit l’approche adoptée, de nombreux leviers sont à votre disposition pour une mise en œuvre réussie de votre politique de recrutement. Lesquels choisissez-vous ?