Comment définir et mettre en place une politique de recrutement ?

Comment définir et mettre en place une politique de recrutement ?

Quels que soient les métiers ou les secteurs concernés, la politique de recrutement définit les bonnes pratiques appliquées pour le recrutement au sein d’une organisation. Elle dessine les grandes lignes du processus de recrutement en incluant les actions, les décisions et les moyens mis en œuvre par une équipe ou un service pour pourvoir les postes vacants ou nouvellement créés au sein d’une entreprise.

Direction des ressources humaines, manager, responsable RH ou chargé de recrutement d’un service, tout recruteur que vous soyez, la politique de ressources humaines que vous menez a une importance essentielle dans la stratégie globale de l’organisation : elle garantit l’application de procédures tout en améliorant l’expérience des futurs collaborateurs et en promouvant les valeurs et la culture de l’entreprise.

Comment mettre en place une politique de recrutement, au cœur de votre démarche RH ?

Sommaire :

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Pourquoi définir une politique de recrutement ?

Si le recrutement a pour visée d’acquérir de nouveaux talents, la mise en place d’une politique de recrutement définit les conditions de la pratique du recrutement.

Elle servira non seulement à trouver des candidatures adaptées, mais également à optimiser les processus, à accompagner l’évolution de l’entreprise, et à assurer un développement pérenne de ses activités.

Voyons quels enjeux se cachent derrière la définition d’une politique de recrutement.

S’adapter aux principales contraintes du recrutement

Suivre une politique bien définie permet de limiter les incidences sur les activités de l’entreprise. Le recrutement est un système complexe à mettre en œuvre, qui est exposé à différents types de contraintes :

  • il induit du temps et des coûts : la préparation des actions en vue du recrutement, la publication de l’annonce, mais aussi l’éventuel recours à une agence ou un prestataire externe de recrutement engendrent des dépenses ;
  • il est dépendant des changements au sein de l’entreprise : face à des mutations d’ordre technique, organisationnel, etc., les démarches de recrutement doivent s’adapter aux changements et accompagner ces exigences ;
  • il est tributaire de la situation économique et de l’état du marché : les autres offres sur le marché, sur des secteurs spécifiques très demandés, rendent la recherche de la perle rare plus difficile.

Définir une politique de recrutement, liée à une stratégie, permet de contourner les difficultés pressenties ou d’en atténuer les effets, par exemple en renforçant sa marque employeur afin de se distinguer des autres recruteurs à la chasse aux talents.

Adopter une démarche cohérente et transparente

Quand une politique de recrutement est définie, suivie et respectée, les actions mises en œuvre se rationalisent. Ainsi, un véritable processus de recrutement peut se mettre en place, et des bonnes pratiques peuvent être appliquées de façon systématique.

Afin d’établir des procédures à suivre, voici quelques pistes de réflexion :

  • Comment et sur quels critères puis-je sélectionner et valider les compétences ?
  • Quels outils de recherche ou de gestion des talents vais-je utiliser ? Un SIRH sera-t-il nécessaire ?
  • Comment mener l’entretien d’embauche ? Y aura-t-il plusieurs entretiens ? En présence de quels collaborateurs ?
  • Quels tests d’évaluation ou outils d’appréciation mettre en place ?
  • Quels éléments seront indispensables pour déterminer mon choix final ?
  • Quelles actions vais-je mettre en place afin d’intégrer les nouveaux collaborateurs ?

Pour la transparence de la démarche, un parcours de recrutement bien tracé peut ainsi être annoncé à chaque candidat :

  • passage d’un entretien de présélection ou non,
  • nombre d’entretiens et avec quel interlocuteur (manager, responsable RH, futur responsable ou collaborateur, etc.)
  • le passage d’une évaluation métier ou technique,
  • le passage d’un test de personnalité, etc.

Et pourquoi ne pas aller plus loin en détaillant le processus d’intégration de la nouvelle recrue : période d’onboarding, stage de découverte de l’entreprise et ses métiers, afterwork de bienvenue avec l’équipe, etc. La·le candidat·e trouvera certainement avantageux de savoir ce qui l’attend pendant et après le processus et peut déterminer son choix de postuler ou non.

Faire rayonner sa marque employeur

L’affirmation claire des valeurs de l’entreprise peut susciter l’intérêt des candidats qualifiés en amont de l’embauche. En intégrant ces valeurs fortes à la politique de recrutement, vous véhiculez une image de cohésion et d’harmonie auprès des postulants. Votre objectif : attirer les nouveaux talents, mais aussi, sur un plus long terme, leur donner envie de rester.

Votre marque employeur se fonde sur un ensemble de valeurs fortes qui créent votre culture d’entreprise : innovation, leadership, solidarité, éthique, égalité des chances, le développement des compétences, etc.

Voici un exemple de la mise en avant des valeurs clés du Groupe Parot, sur leur site internet à la rubrique « Notre politique RH » / « Nos valeurs » :

 

politique_recrutement_nos-valeurs_groupe-parot

© Groupe Parot

Dans ce cas concret, les valeurs que prône l’entreprise sont clairement identifiées et promues avec simplicité et esthétisme.

Vous aussi, soignez votre communication employeur, que ce soit via la page carrière de votre site, votre profil corporate sur LinkedIn ou lors d’un événement professionnel, afin de développer une image attractive auprès des candidats.

Est-ce que votre entreprise choisira de mettre en avant la reconnaissance, le bien-être au travail, la performance ? Sachez communiquer sur les valeurs, la mission et les attentes de l’entreprise de manière à vous distinguer et à souligner vos forces en tant qu’employeur.

Respecter la législation

Une politique de recrutement devra également tenir compte des impératifs sur le plan de l’équité et de l’égalité des chances. Dans le monde du travail, la loi vise à favoriser l’accès à tout un chacun à tout type de poste, que ce soit dans le secteur public ou secteur privé, sans aucune distinction :

  • de race,
  • de sexe,
  • d’âge,
  • de religion,
  • d’ethnie,
  • d’état de santé, etc.

Dès la sélection des candidats, toute forme de discrimination doit ainsi être évitée.

Une politique de recrutement permet de fixer des règles pour que les personnes chargées du recrutement ne se laissent pas influencer par des préjugés, des pratiques ou des coutumes discriminatoires (mais possiblement inconscients).

À ce jour, 20 critères discriminatoires sont inscrits dans le Code pénal.

L’exclusion ou la préférence d’un·e candidat·e plutôt qu’un·e autre devra se baser essentiellement sur les compétences recherchées sur le poste à pourvoir (incluant à la fois le savoir, les compétences techniques et les soft skills).

D’autres paramètres sont à prendre en compte, comme la protection des informations personnelles, traitées lors de tout recrutement, les droits de la personne, et tout ce qui a trait à la santé et à la sécurité au travail.

Pérenniser les recrutements

Recruter représente un investissement sur plusieurs plans (budget, temps, ressources, etc.). On comprend toute l’importance d’une politique de recrutement qui inscrit ses actions sur le long (ou du moins moyen) terme. Elle a pour objectif d’accomplir des recrutements pérennes. Pour cela, elle prévoit les moyens qui favorisent :

  • l’adéquation poste/compétences,
  • la bonne intégration de la nouvelle recrue : parcours d’intégration, livret d’accueil, etc.
  • des valeurs et une culture d’entreprise fortes auxquelles le futur collaborateur peut s’identifier,
  • le bien-être employé ou la qualité de vie au travail : santé au travail, horaires et conditions de travail, qualité des relations professionnelles, etc.

Finalement, la politique comprend un ensemble de mesures en vue de l’épanouissement des collaborateurs. Cela s’inscrit dans la politique RH plus générale de l’entreprise, qui vise à instaurer, par exemple, un climat de travail sain et ouvert au dialogue.

Comment mettre en place une politique de recrutement ?

Connaître la stratégie de l’entreprise

Afin d’être pertinente et de porter ses fruits, toute stratégie de recrutement doit être réfléchie en amont et en accord avec la stratégie globale de l’entreprise.

Pour cela, il s’agit de se familiariser les visées stratégiques de l’entreprise sur les plans économique, financier, technologique, social, etc.

De là s’ensuit la définition des priorités : les besoins stratégiques sont hiérarchisés, puis les besoins en compétences sont identifiés. Finalement, les types de profils requis pour le développement ou la pérennité de l’entreprise peuvent être validés.

Définir les objectifs du recrutement

Les visées du recrutement doivent être définies en amont et dépendent des objectifs de l’entreprise à court, moyen, long terme ainsi que de ses projets ou évolutions en cours : développements, mutations, délocalisations, restructurations, etc. Ces variables peuvent avoir un impact direct sur le recrutement : un budget gonflé pour une période donnée ou au contraire le gel des embauches, etc.

Les objectifs peuvent également être fixés à l’échelle d’un service ou d’une équipe. Par exemple, un service peut s’astreindre à trouver des compétences et expériences professionnelles précises et adaptées afin de diminuer les coûts d’une formation ultérieure. Autre cas de figure : un service fonctionnant sur un mode agile et valorisant les compétences transverses cherchera plutôt une personnalité flexible et à l’esprit collaboratif.

💡Parallèlement à la définition des objectifs, il peut être pertinent d’identifier ce qui peut conditionner leur atteinte ou leur échec : n’hésitez pas à réfléchir aux facteurs clés de risque ou de succès d’une embauche.

Établir un cahier des charges

Après analyse des besoins, et formulation des objectifs, il s’agit de détailler les conditions de la mise en place de la politique. Quels sont les moyens d’action à disposition ? Le recrutement en fait partie, mais parfois il pourra s’agir d’un plan de formation, si les ressources existantes correspondent aux compétences requises, ou de construction de nouveaux processus de travail.

L’établissement d’un cahier des charges répondra à plusieurs impératifs pour la mise en place efficace d’une politique de recrutement :

  • formuler la réponse à apporter aux critères de diversité ou d’égalité des chances dans l’entreprise ;
  • déterminer les fondamentaux de la politique et inscrire ses objectifs spécifiques,
  • identifier les phases clés du processus.

Rédiger la politique

Suite à ces étapes préparatoires, la politique peut être formalisée. Elle peut prendre la forme d’un document papier ou électronique, qui contient :

  • l’objet de la politique,
  • la portée de la politique,
  • l’énoncé des différentes règles et bonnes pratiques telles que définies pour le processus de recrutement,
  • les définitions de termes techniques ou spécifiques employés, le cas échéant,
  • les références ou annexes pour une meilleure compréhension de la politique,
  • sa date d’entrée en vigueur et, si nécessaire, la ou les dates de révision.

Mettre en application les phases clés du processus

Dès lors que tout est en place, la politique doit alors être appliquée au cours du processus de recrutement, et pour cela, assurez-vous qu’elle répond aux enjeux évoqués plus haut, à la croisée entre le respect de la loi, l’efficacité et le développement pérenne de l’entreprise et l’adéquation avec les valeurs de l’organisation.

Veillez donc à sa bonne communication entre tous les collaborateurs. Ainsi, chaque partie prenante suivra les différentes procédures mises en place pour chaque étape clé du recrutement :

  • préparation : identification ou expression du besoin, définition du poste, mise au point de la démarche,
  • recherche des candidats : choix de l’outil, des ressources impliquées pour la campagne de recrutement,
  • sélection des candidats : tri des candidatures, entretiens d’embauche et tests,
  • accueil des candidats : communication de la décision positive, accueil au sein de l’entreprise et intégration dans le poste de travail.

De la recherche à l’intégration, en passant par les entretiens d’embauche, le texte de référence qu’est la politique accompagne et guide vos collaborateurs.

Mesurer les retombées des actions entreprises

Quand on définit des objectifs, il est essentiel de vérifier si on les a atteints et de prévoir l’évaluation de leurs retombées. Au terme des phases mentionnées ci-dessus, on est en mesure d’évaluer la réussite d’un recrutement.

Comment évaluer le retour sur investissement ? De façon directe, il s’agit de voir si les missions entreprises par la personne nouvellement arrivée comblent les besoins définis en amont en observant, entre autres, les éléments suivants :

  • quelle est la performance du service ou de l’équipe ?
  • quel est le degré de satisfaction des collègues ou managers directs ?
  • quelle est le ressenti de la personne elle-même vis-à-vis de son poste, ses missions, son accueil au sein de l’équipe, la qualité de vie au travail, etc.

Autant d’éléments qui permettent de juger de l’efficacité de la politique de recrutement menée. Le travail de la fonction de ressources humaines ne s’arrête pas là ! D’autres politiques RH peuvent venir compléter l’étape essentielle du recrutement.

Les autres politiques RH

Politique de formation

Elle permettra à la future recrue de monter en compétences pour faire évoluer son poste et ses missions.

Politique d’évolution interne

Grâce à la gestion des carrières et du parcours professionnel, le service RH “recrute” au sein même de l’entreprise. C’est pourquoi il est important de mener en parallèle du recrutement une politique de mobilité interne.

Politique de bien-être au travail

Une politique de bien-être au travail (activités de team building, espace de travail convivial, etc.) favorise la motivation et l’implication des employé·es. Un bon moyen de conserver ses nouvelles recrues !

Pour assurer la mise en œuvre et l’efficience de toute politique de ressources humaines et ses déclinaisons, des outils permettent à l’entreprise de gagner en temps et en productivité et finalement d’optimiser ses investissements en capital humain. Découvrons lesquels !

Des outils pour une politique de recrutement efficace

Quels avantages ?

Bien recruter implique de mettre en place un processus bien défini, comme nous l’avons vu. Certaines tâches peuvent être automatisées et le travail accompli sur un mode collaboratif.

Pour cela, des logiciels vous assistent et présentent de nombreux avantages, pour optimiser l’ensemble de votre processus de recrutement, tels que :

  • la diffusion automatique des offres de postes à pourvoir,
  • la constitution d’un vivier de candidats et CV,
  • la gestion des candidatures et leur suivi selon les différentes phases,
  • des tableaux de bord de suivi des tâches ou de données statistiques,
  • l’automatisation de la correspondance, etc.

L’automatisation des tâches, leur suivi en temps réel et la centralisation de l’information facilitent et accélèrent indéniablement votre processus de recrutement.

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  • des entretiens vidéo peuvent être passés directement depuis l’interface Softy,
  • un outil intuitif et rapide à prendre en main.

De la méthode et des outils adaptés pour une politique réussie

Tout recrutement nécessite la mise en place et la gestion d’une politique de recrutement en adéquation avec les enjeux stratégiques de l’entreprise, tout en l’intégrant dans une démarche RH cohérente et globale… vaste chantier !

Pour ce programme, certes ambitieux mais réalisable, des méthodes et des outils sont au rendez-vous pour vous accompagner. Vous pouvez par exemple choisir de mettre en place la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, un outil de gestion RH qui vise à faire les choix stratégiques nécessaires pour relever au mieux les défis auxquels fera face une entreprise demain.

Quelle que soit l’approche adoptée, de nombreux leviers sont à votre disposition pour une mise en œuvre réussie de votre politique de recrutement. Lesquels choisissez-vous ?

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