Facilitez l’intégration des salariés avec un livret d'accueil en entreprise

Le livret d’accueil en entreprise est un document précieux pour chaque nouveau salarié. Il le guide dans son nouvel environnement de travail en lui fournissant toutes les informations nécessaires à une intégration réussie : gestion de l’entreprise, règlement intérieur, sécurité, formation, outils, etc.

Pour un onboarding réussi, les entreprises ont tout intérêt à prévoir un livret d’accueil. Cet outil RH se révèle être un repère autant pour les derniers arrivés que pour le personnel déjà intégré dans l’entreprise.

Que contient le livret d’accueil ? Comment en faire un atout pour l’intégration de vos collaborateurs ? Réponses dans cet article !

Le livret d’accueil est un document délivré à chaque nouveau collaborateur ou nouvelle collaboratrice d’une entreprise au moment de sa prise de poste.

C’est un outil RH qui sert à faciliter l’intégration d’un salarié (on parle d’onboarding) et à l’accompagner dès son premier jour dans l’entreprise. Cette boîte à outils est destinée à répondre aux interrogations des nouvelles recrues.

Dans le contexte de dématérialisation des entreprises, pensez à proposer à vos collaborateurs un livret d’accueil numérique ! Cela présente plusieurs avantages :

• les informations sont mises à jour régulièrement et en temps réel pour tous ;
• le livret est accessible à tous les collaborateurs, à tout moment, où qu’ils se trouvent : si votre entreprise est multisite, cela permet à tout le monde d’avoir le même niveau d’information.

Pourquoi ne pas aller plus loin en proposant un livret d’accueil digital sous la forme d’une vidéo ? Plus ludique, ce format aide à transmettre des informations plus rapidement, si la vidéo est bien réalisée.

Le livret d’accueil est utile :

• aux nouveaux collaborateurs, qui se voient guidés dans leur nouvel environnement de travail,
• aux managers, qui profitent de collaborateurs opérationnels plus rapidement,
• aux ressources humaines, qui auront déjà répondu à certaines questions RH par le biais du livret d’accueil,
• à la DSI (direction des systèmes d’information), pour la même raison que les RH mais du point de vue technique et outils,
• à l’entreprise tout entière qui, par une gestion RH mieux maîtrisée, parvient à fidéliser des talents.

Créer un livret d’accueil en entreprise remplit plusieurs objectifs :

• Pour l’entreprise :
  • formaliser la culture d’entreprise : valeurs, fonctionnement, relations interpersonnelles, etc. ;
  • fidéliser les profils, retenir les compétences dans votre entreprise et réduire le turnover ;
  • simplifier les processus pour faire gagner du temps, notamment sur les démarches administratives ;
  • faciliter l’adhésion de collaborateurs au projet de l’entreprise.
• Pour le nouveau collaborateur :
  • être au fait du règlement intérieur de l’entreprise : les droits et devoirs du salarié sont connus ;
  • s’adapter plus rapidement, trouver des repères et des automatismes, comprendre l’environnement dans lequel le nouveau salarié évolue ;
  • être opérationnel au plus vite, ce qui est bénéfique pour l’entreprise comme pour les nouveaux salariés eux-mêmes ;
  • rendre l’environnement de travail agréable ;
  • développer un attachement à l’entreprise.

À l’exception des établissements de santé, les entreprises ne sont soumises à aucune législation ou réglementation quant au livret d’accueil en entreprise.

Au sommaire du livret d’accueil, on retrouve :

👉 Le plus souvent, le mot de la direction qui introduit le livret d’accueil.

👉 Une présentation de l’entreprise :

• son projet, son business modèle, sa stratégie, ses ambitions,
• ses activités,
• son histoire,
• son organigramme pour aider à identifier clairement ses interlocuteurs dans l’entreprise :
• les services qui composent l’entreprise,
• les membres de la direction,
• les personnes à contacter pour telle ou telle question, etc.

👉 La présentation du site de l’entreprise et de son environnement :

• comment venir : transports en commun, local vélo, parking,
• où déjeuner : cantine d’entreprise, salle repas, commerces alentours, etc.,
• où faire une pause : salle de pause, extérieur, jeux ou activités éventuellement disponibles,
• où il est autorisé de fumer, etc.

👉 Les règles qui régissent la vie de l’entreprise :

• le règlement intérieur,
• les horaires,
• les règles de sécurité au travail,
• une politique RSE, le cas échéant.

👉 La culture d’entreprise :

• ses valeurs, 
• des bonnes pratiques une vie d’entreprise paisible et heureuse.

👉 Le détail des avantages liés au poste :

• tickets restaurants,
• prise en charge éventuelle des frais de transport,
• mutuelle,
• plan d’épargne entreprise, etc.

👉 La normalisation des processus en ce qui concerne :

• les congés payés et autres absences,
• la gestion des temps,
• la gestion des notes de frais,
• la communication interne,
• la gestion des documents,
• … et tous les outils utilisés pour optimiser chacun de ces processus.

ℹ️ Nous vous proposons une liste d’outils dans cet article.

👉 Des informations pratiques utiles au quotidien :

• code d’accès au parking ou au bâtiment,
• plan du site,
• informations de contact.

👉 Une présentation du plan de formation en place dans l’entreprise, ou du moins, les perspectives de formations possibles.

👉 Une présentation des instances représentatives du personnel (IRL), le cas échéant :

• leur rôle dans l’entreprise,
• leurs champs d’action,
• les noms et coordonnées des représentants du personnel dans l’entreprise.

Vous trouverez en ligne de nombreux exemples de livrets d’accueil en entreprise, du plus classique au plus original.

Le livret est un document utile : il n’est pas voué à rester dans un dossier sur l’ordinateur des collaborateurs ou au fond d’un tiroir. Il doit être lu et pris en compte par vos équipes. Comment faire ?

✅ Soignez la présentation visuelle.
Vous devez donner envie de lire le livret d’accueil. Après tout, ce n’est rien de moins qu’un support de communication RH. Appliquez la charte graphique de votre entreprise : cela renforce la cohérence entre tous les documents que reçoit un nouveau collaborateur à son arrivée, et valorise votre image employeur.

✅ Le livret d’accueil doit être exhaustif, mais pas trop long ou rébarbatif : cela découragerait la lecture.

✅ Une image vaut mille mots : usez et abusez des images, schémas ou vidéos pour illustrer votre livret d’accueil. Sa lecture n’en sera que plus agréable !

Les outils peuvent vous changer la vie (professionnelle) : quand tout fonctionne, on n’y prête pas attention ; mais quand il y a un problème, on perd du temps et on s’énerve.

💡 D’où l’intérêt de mettre en place des outils qui fluidifient les processus et simplifient la vie des collaborateurs au quotidien. Prévoyez dans votre livret d’accueil de présenter les logiciels en place dans votre entreprise et renvoyez aux nouveaux arrivants l’image d’une entreprise moderne et bien équipée.

Nous vous proposons une liste de différents types d’outils pour aider à l’intégration de vos salariés :

• des outils pour renforcer l’engagement des collaborateurs : Briq, Kudify ;
• des outils pour gérer les congés et absences facilement : Figgo, Notys Congés et Absences ;
• des outils pour alléger la gestion des notes de frais : Philéas Gestion, SAP Concur ;
• des outils pour gérer les temps et activités : voir les logiciels ;
• des outils pour gérer des tâches grâce à des templates : Asana, Trello ;
• des outils collaboratifs pour échanger en interne (réseaux sociaux d’entreprise) : voir les logiciels ;
• des outils pour communiquer : voir les logiciels ;
• des outils pour gérer des projets : voir les logiciels ;
• des outils pour gérer électroniquement les documents : voir les logiciels ;
• des outils pour partager des fichiers : voir les logiciels.

🎯 À noter : il existe des outils dédiés à l’intégration de nouveaux collaborateurs en entreprise. Par exemple, le SIRH Eurécia, MonPortailRH ou encore Payfit intègrent les enjeux de l’onboarding à leurs solutions.

Le livret d’accueil est l’un des outils RH qui facilitent l’intégration de nouveaux collaborateurs. Il véhicule une marque employeur positive en démontrant l’attention portée aux salariés et une volonté de les intégrer rapidement au sein de l’équipe.

Quelques derniers conseils :

• la journée d’accueil des nouveaux collaborateurs peut être le bon moment pour remettre le livret d’accueil ;
• l’onboarding commence en réalité avant l’arrivée du salarié dans vos locaux, avec la préparation de son poste de travail, ses accès, ses outils, etc.
• le livret d’accueil peut faire partie d’un kit de bienvenue ou welcome pack : accessoires de bureau, goodies, encas, bonnes adresses, bref, de quoi mettre votre nouveau collaborateur à l’aise dès le premier jour !

Avez-vous adopté le livret d’accueil dans votre entreprise ? Quels sont les retours de vos collaborateurs ?