Les 10 commandements pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur

Selon une étude Mercuri Urval, 65 % des entreprises n’ont pas défini de processus d’intégration de nouveau collaborateur. Autrement dit, nombre de RH ne consacrent pas suffisamment d’efforts à l’onboarding, étape pourtant cruciale du parcours salarié.

Imaginez un peu : vous êtes à la fois stressé·e et excité·e à l’idée de faire votre rentrée dans une nouvelle société. Mais le Jour J, vous recevez un accueil plus que mitigé… de quoi ébranler votre motivation !

Ne faites plus l’erreur, et découvrez comment faire une bonne intégration d’un nouveau collaborateur, en 10 commandements.

L’intégration, également appelée onboarding, constitue une étape clé du parcours collaborateur. Et pour cause, une première mauvaise impression marque durablement les esprits, et peut compromettre l’envie de rester dans l’organisation. D’ailleurs, selon une étude Mercuri Urval, 50 % des salariés ont déjà envisagé de quitter leur entreprise avant la fin de leur période d’essai.

Or, dans un contexte de recrutement tendu et de « guerre des talents », il est important qu’en tant que RH, vous mettiez tout en œuvre pour fidéliser la perle rare, pour maintenir son engagement tout le long de sa vie dans la société.

Ainsi, vous :

• gagnez du temps dans vos opérations quotidiennes ;
• réalisez des économies sur les coûts de recrutement ;
• et surtout, conservez précieusement vos compétences en interne pour faire prospérer l’entreprise.

En parallèle, un collaborateur mal intégré est un collaborateur qui devient moins rapidement opérationnel, et dont la motivation se délite. Ce qui altère à terme la productivité de l’entreprise.

Vous comprendrez alors pourquoi il est crucial de vous demander comment intégrer de nouveaux collaborateurs en bonne et due forme. Pour ce faire, voici les bonnes pratiques à observer 👉

L’intégration d’un nouveau collaborateur commence dès que les contours de sa fiche de poste sont dressés. Comment la perçoit-il à la lecture de l’annonce de recrutement ou lors des différents entretiens d’embauche ?

Autrement dit, si la réalité du terrain ne coïncide pas avec l’idée qu’il s’en faisait, ça risque de coincer.

Il convient donc d’établir rigoureusement cette fiche de poste, et de préciser en détail :

• l’identification du poste en question ;
• la manière dont le salarié sera inclus au reste de l’entreprise (service auquel il sera rattaché, hiérarchie, etc.) ;
• la nature des missions et des tâches qu’il exercera ;
• les objectifs à atteindre ;
• les conditions d’exercice (horaires, lieu de travail, etc.) ;
• la rémunération.

Afin que les équipes réservent l’accueil le plus chaleureux au nouveau collaborateur, encore faut-il qu’elles soient au courant de sa venue ! En effet, ce dernier percevra rapidement si ses nouveaux collègues sont étonnés de son arrivée… de quoi créer le malaise.

La solution ? Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à toute l’entreprise, en envoyant un mail ou un message dans le chat interne expliquant :

• qui il est et quel est son parcours ;
• quel sera son poste ;
• jusqu’où s’étendra le périmètre de ses missions ;
• qui seront les salariés impliqués dans son intégration.

Certaines questions administratives peuvent être réglées une fois les collaborateurs en poste.

Toutefois, on vous conseille de le décharger au maximum de ces obligations en amont, de sorte qu’il se consacre pleinement à ses missions ainsi qu’à son acculturation une fois sur place.

Prenez donc soin, avant son arrivée, de réceptionner les documents nécessaires (RIB, diplômes, etc.).

La signature du contrat de travail, quant à elle, peut être effectuée le Jour J. Toutefois, grâce à des dispositifs tels que la signature électronique, il est possible là aussi d’anticiper.

💡 Astuce : de nos jours, il existe des logiciels pour soutenir l’ensemble des processus RH, notamment l’onboarding. Grâce à eux, vous vous déchargez des tâches à faible valeur ajoutée afin de vous focaliser sur ce qui compte vraiment.

Citons, par exemple, Foederis, à la fois SIRH et solution de gestion des talents. Onboarding, entretien, formation, administratif, gestion des compétences… tout est centralisé et automatisé au sein d’un seul et même outil. De cette manière, la nouvelle recrue arrive et évolue dans un environnement structuré et orienté expérience collaborateur. Le tout à l’aide d’un outil qui propose une gamme de solutions adaptées à tout type d’organisation (startups/PME, ETI et grands comptes).

Dès lors que vous avez annoncé la bonne nouvelle au futur collaborateur, ne restez pas silencieux.

Maintenez la communication jusqu’à sa prise de poste et transmettez-lui un maximum d’éléments pour préparer correctement sa venue :

• les horaires auxquels il est attendu ;
• le déroulé de la journée ;
• toute info pratique bonne à connaître :
  • doit-il préparer son déjeuner ou disposez-vous de restaurants à proximité pour manger ? ;
  • faut-il amener son propre mug pour la machine à café, etc.

Il n’y a rien de pire que de faire son entrée dans sa nouvelle entreprise… et de constater que son poste de travail n’est pas opérationnel.

Vérifiez donc au préalable que tout soit prêt :

• son ordinateur (parfaitement configuré),
• son adresse mail professionnelle,
• ses accès aux différents logiciels de l’entreprise,
• ses fournitures,
• son téléphone pro,
• ses badges d’accès aux locaux,
• les documents divers nécessaires à sa prise de poste.

Le Jour J, on vous recommande de faire le tour des bureaux avec le nouveau collaborateur, afin de lui présenter :

• les équipes 👉 expliquez qui fait quoi, comment chaque service fonctionne, quelles sont les interactions entre les différents pôles, etc. ;
• les locaux 👉 salle de pause, espaces de réunion, sanitaires… et bien sûr la sacro-sainte machine à café 😁.

Autre (très !) bonne pratique : organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner d’intégration. De cette façon, vous créez un moment de convivialité et d’échanges informels, parfait pour briser la glace, faire mieux connaissance et mettre la nouvelle recrue à l’aise.

Enfin, prenez le temps de bien lui expliquer toutes les composantes de l’entreprise, comme le fonctionnement du CSE ou encore les différents processus administratifs (demande de congés par exemple).

💡 Astuce : on vous recommande de fournir un livret d’accueil. Ce document facilite l’insertion dans le nouvel environnement de travail en formalisant l’ensemble des points à connaître : culture et valeurs de l’entreprise, organigramme, règles à respecter, etc.

Également appelé parrain ou marraine, le tuteur ou la tutrice se définit comme un salarié chargé de guider la nouvelle recrue lors de son intégration. Il ou elle sera pour lui un·e véritable référent·e, à qui poser toutes ses questions et auprès de qui s’imprégner de la culture de l’entreprise.

En revanche, évitez de choisir le manager pour tenir ce rôle, pour plus de neutralité et pour favoriser la libre expression du nouveau collaborateur. Privilégiez plutôt un autre employé, déjà bien en place dans l’organisation et qui en connaît parfaitement tous les rouages. Évidemment, assurez-vous qu’il soit volontaire pour cette mission.

Avant l’arrivée du collaborateur, rapprochez-vous de son futur manager, afin de vérifier que les missions à effectuer durant ses premières semaines ont déjà été identifiées. En effet, s’il se retrouve à ne pas savoir quoi faire les premiers jours et à solliciter en permanence ses collègues pour obtenir des tâches à réaliser, il risque de vite se lasser.

Les objectifs à atteindre dans les premiers temps doivent donc être parfaitement clarifiés. De cette manière, la nouvelle recrue sera rapidement dans le bain et s’appropriera pleinement son job. Gare cependant à ne pas la noyer sous une charge de travail qui menace de la faire fuir ! N’oubliez pas qu’elle débute dans votre organisation, il faut lui laisser le temps de prendre ses marques.

💡 Astuce : veillez aussi à ce que le nouveau collaborateur soit immédiatement convié aux réunions qui le concernent. Même s’il risque de se sentir un peu perdu au début, il appréciera faire partie intégrante de la vie de l’entreprise et s’immerger dans ses différents projets.

Formation et intégration du nouveau salarié vont de pair.

Malgré l’étendue de ses compétences, ce dernier aura besoin de nombreuses formations pour s’adapter aux spécificités de votre structure.

Il s’agit généralement de formations relatives à :

• vos propres processus,
• l’utilisation des outils,
• des compétences métier à approfondir, etc.

Ici, c’est souvent le manager qui s’en charge. Cependant, il arrive que cette responsabilité échoie à d’autres membres de l’équipe, en fonction de leur savoir-faire. Dans tous les cas, préparez les personnes concernées afin qu’elles dégagent la bande passante suffisante à l’accompagnement du nouveau collègue.

Le suivi d’intégration reste un enjeu majeur, qui se poursuit dans le temps.

Dès la première journée, puis les semaines qui suivent, recueillez le feedback du nouveau collaborateur. Organisez des points réguliers, lors desquels il vous fera part de ses questions et remarques. Ainsi, il ne restera pas dans le flou et s’imprégnera plus facilement de ses nouvelles missions ainsi que de la culture de l’entreprise.

De votre côté, vous suivrez son intégration au plus près, et veillerez à son épanouissement dans son nouvel environnement de travail.

💡 Astuce : pourquoi ne pas demander au nouveau collaborateur de fournir un rapport d’étonnement ? Rédigé par les nouvelles recrues quelques semaines après leur arrivée, ce document sert à obtenir un retour sur leur perception de l’entreprise, alors qu’ils portent sur elle un regard encore assez neuf. Un exercice gagnant-gagnant pour le salarié (valorisé par la prise en compte de son point de vue) et pour les RH (qui en déduisent des axes d’amélioration).

L’onboarding se révèle une étape cruciale dans la vie d’un collaborateur. Si vous souhaitez maintenir son niveau de motivation et garantir sa productivité, vous devez l’accompagner correctement lors de cette phase d’intégration : préparation du poste de travail, rencontre avec les équipes, mise en place des premières missions, etc. Et surtout CO-MMU-NI-CA-TION.

Toutefois, l’onboarding ne se résume pas aux premiers jours. Il s’étale dans le temps, d’où l’intérêt de programmer des points réguliers de sorte à prendre la température, même après la fin de la période d’essai.

Si vous respectez les 10 commandements énoncés ci-dessus, votre nouveau salarié se sentira parfaitement à l’aise dans ses baskets et s’engagera pleinement dans cette nouvelle aventure.