Le Welcome Pack, ou l'art d'accueillir ses nouveaux collaborateurs : exemples et avantages

Vous êtes arrivé·e au terme d’un processus de recrutement et avez enfin trouvé la perle rare ? Bonne nouvelle ! Mais ne vous arrêtez pas en si bon chemin : réservez le meilleur accueil à votre nouvelle recrue en lui offrant un welcome pack pour qu’elle se sente attendue et à l’aise dès le premier jour.

Qu’est-ce qu’un welcome pack ? Quelle est l’utilité d’un kit de bienvenue et comment aide-t-il à optimiser votre onboarding RH ? Explications et idées de welcome packs dans cet article !

Le welcome pack, ou welcome kit, est un kit de bienvenue délivré à chaque nouvelle personne rejoignant une entreprise. Lors de la première semaine d’intégration en entreprise de vos recrues, il peut être opportun d’offrir ce kit pour leur faire sentir qu’elles sont les bienvenues dans l’équipe et qu’elles font désormais partie des vôtres.

Cela peut paraître futile, mais c’est un véritable outil d’intégration (on parle également d’onboarding en anglais). L’arrivée de la personne a été prévue, préparée, jusque dans les moindres détails : son recrutement n’est pas un hasard.

Un welcome pack peut contenir un large choix de goodies, personnalisables à souhait :

• un message de bienvenue de la direction et/ou de l’équipe,
• des goodies à l’image de votre marque employeur, comme un porte-cartes de visite,
• des fournitures de bureau (carnet, stylo, bloc-notes),
• des objets pour faciliter le quotidien au bureau (un mug pour le café, une housse d’ordinateur pour les jours de télétravail, un sac à dos, un parapluie),
• des textiles (tee-shirt, sweat shirt, chaussettes),
• de quoi grignoter à la pause.

Note : on parle ici du welcome pack salarié, mais certaines entreprises sont aussi adeptes du welcome pack client. Le principe est le même : souhaiter la bienvenue à un nouveau client, entamer une relation client sur de bonnes bases dans le but de fidéliser.

©️ Welcome to the Jungle

Le welcome pack peut être accompagné ou contenir un livret d’accueil en entreprise, un guide pour comprendre la vie de l’entreprise et mieux s’y adapter.

Cet outil RH est un moyen de dire « bienvenue » à une personne arrivant dans l’entreprise. Il sous-entend que son arrivée a été préparée et que toute l’entreprise est prête à l’intégrer et à travailler avec elle.

Il aide aussi à créer un sentiment d’appartenance, dès le premier jour, et à développer l’esprit d’équipe.

💡 Pensez à personnaliser le message et/ou les objets publicitaires, avec le prénom de la personne par exemple, pour aller jusqu’au bout de la démarche d’accueil !

Le welcome pack est la première chose que verra une nouvelle recrue sur son bureau le jour de son arrivée. C’est l’occasion de lui transmettre vos valeurs et votre culture d’entreprise.

• Qui êtes-vous ? Quel est votre ADN ?
• Quelles sont vos habitudes ?
• Quelles sont les valeurs fortes de l’entreprise ?
• Comment l’entreprise ou l’équipe fonctionnent-elles ?

Le choix des objets qui composent votre welcome pack doit transmettre les réponses à ces questions. L’onboarding, ou le premier jour d’intégration d’un·e salarié·e, est le moment où elle ou il doit séduire ses nouveaux collègues, mais l’entreprise doit aussi séduire cette nouvelle recrue !

L’engagement des collaborateurs est un enjeu de plus en plus prépondérant pour les directions d’entreprises et les ressources humaines. Comment faire en sorte que les salarié·e·s s’engagent et aient envie de s’investir dans leur entreprise ?

Un recrutement réussi ne se joue pas qu’au niveau du matching de compétences. L’environnement de travail, les relations humaines ou encore l’organisation sont des facteurs déterminants pour qu’un·e collaborateur·rice se sente bien à son nouveau poste et souhaite poursuivre l’aventure avec sa nouvelle entreprise.

En ce sens, le welcome pack n’est pas juste un détail matériel, mais une attention portée à la nouvelle recrue pour qu’elle ait envie de rester à ce poste, d’abord, et ensuite pour qu’elle soit motivée et ait envie de s’engager.

Soigner votre marque employeur doit faire partie de votre stratégie RH pour attirer des talents. Mais encore une fois, le recrutement ne prend pas fin le premier jour d’onboarding d’une nouvelle personne.

Savoir accueillir, mettre à l’aise, former et faire grandir un·e salarié·e n’est pas forcément évident, mais cela fait aussi partie d’une intégration réussie. Et qui dit recrue bien intégrée et engagée, dit collaborateur ou collaboratrice capable d’attirer de nouveaux talents lorsque d’autres besoins de recrutement se font sentir.

Un autre exemple de welcome pack dans les bureaux londoniens de Sega :

©️ SEGA UK — Profil de l’entreprise sur Glassdoor

Place à la pratique ! Comment composer votre welcome pack ? Objets utiles, corporates, écologiques ou gadgets ? Vous avez l’embarras du choix.

Vous pouvez au choix :

• faire appel à un prestataire qui prépare pour vous les welcome packs selon vos envies (exemples : welcome-pack.net, pimpmypack.fr),
• opter pour des welcome packs prêts à l’emploi, plus impersonnels mais pratiques si vous n’avez pas beaucoup de temps,
• choisir vous-mêmes tous les éléments qui composeront votre welcome pack sur-mesure : personnalisation garantie !

Nous avons préparé pour vous une liste d’idées originales ou plus classiques pour créer votre welcome pack.

• une carte de bienvenue personnalisée avec un message de l’équipe,
• un carnet, un bloc-notes,
• des Post-it,
• des stylos,
• un porte-clé,
• une clé USB,
• un mug portant le logo de votre marque et le prénom de la personne,
• un calendrier,
• un t-shirt, un sweat shirt, des chaussettes ou une casquette personnalisés.

• le trombinoscope de l’équipe avec des photos décalées,
• un chargeur universel,
• une batterie portable,
• des écouteurs ou un casque pour écouter de la musique ou passer des appels,
• une housse d’ordinateur ou un sac de transport,
• un cache cam,
• un cadre photo pour ne pas oublier votre famille ou votre chat au bureau,
• un abonnement de cinéma ou de théâtre,
• un abonnement à une salle de sport,
• des réductions chez des commerçants locaux,
• un déjeuner offert le premier jour,
• du café ou du thé,
• une collation pour 16 h,
• des fruits.

L’écologie vous tient à cœur et fait partie de vos valeurs, voire de votre politique RSE ? Faites-le transparaître dans votre welcome pack en choisissant des objets à plus faible impact pour la planète. Quelques objets bien choisis sont plus pertinents que des gadgets qui finiront dans un tiroir.

• un message sur du papier ensemensé à planter,
• un sac réutilisable ou un tote bag, si votre nouvelle recrue n’en a pas déjà cinquante chez elle,
• un mug en matière biosourcée (plastique recyclé, plastique végétal, bambou, marc de café recyclé, etc.)
• une gourde pour éviter les gobelets ou les bouteilles d’eau,
• une lunch box pour éviter les déchets liés au repas,
• une plante pour décorer le bureau.

Certaines entreprises optent pour un budget prédéfini et laissent la liberté aux nouveaux arrivants de choisir ce qu’ils souhaitent mettre dans leur welcome pack.

Par exemple, l’entreprise Lunchr utilisent le site Panopli :

• la boutique en ligne dédiée aux collaborateurs et collaboratrices Lunchr comprend des objets brandés à l’image de la marque ;
• les nouvelles recrues font leur choix parmi ce qu’elles préfèrent ou ont le plus besoin.

©️ capture d’écran Panopli

Vous souhaitez mettre en place ou améliorer le welcome pack de votre entreprise ? Faites appel à la créativité et aux idées de vos équipes ! La composition collaborative du kit de bienvenue est également une manière de les engager, et, qui sait, vos salarié·e·s penseront peut-être à des idées que vous n’avez pas eues.

Quel est pour vous le welcome pack idéal ? Quel objet vous semble indispensable ?